高校學生檔案管理工作探討

[摘 要]高校學生檔案管理是日常教學活動和學生管理中的重要組成部分，本文在分析高校學生檔案管理工作內容與現(xiàn)狀的基礎上，探索現(xiàn)階段學生檔案管理工作中存在的問題與原因，并有針對性地提出相關建議，以期提升學生檔案管理工作效率，培養(yǎng)檔案管理工作意識，更新檔案管理手段，力求減少檔案管理問題。

[關鍵詞]高校管理；檔案管理；學生檔案

學生檔案是學生在校期間學業(yè)、生活、綜合素質等各項表現(xiàn)的重要記錄，是人事檔案的重要組成部分，對學生未來的升學、就業(yè)、落戶、工齡計算、退休等方面發(fā)揮著重要作用[1]。學生檔案管理包括新生檔案接收、整理、核對，在校期間檔案材料填寫、收集、移交，以及畢業(yè)生檔案檢查、封裝與派遣。高校因學生檔案數(shù)量多、材料內容繁多、管理人員調動頻繁等原因，給學生檔案管理帶來不小的挑戰(zhàn)，因此，需要逐步完善高校檔案管理工作。

一、高校學生檔案管理內容

（一）檔案接收

學生入學前檔案接收方式存在如下兩種：一是由原校密封加蓋公章后交由學生本人自行帶往高校；二是由原校通過郵政EMS專業(yè)通道以公對公方式轉寄到高校，包括高中學生檔案或?？茖W生檔案。高校一般在秋季學期新生開學兩個月內，完成入學前檔案接收與核對，確保實際接收檔案與實際報到新生一一對應，對于未報到學生檔案通常采取退回原校的處理方式。

（二）檔案建立

高校根據(jù)新生錄取報到信息核對學生入學前檔案，對于缺失材料通知學生及時聯(lián)系原校查詢和補辦，并著手建立新生入學后檔案，包括學生登記表、學年鑒定表、畢業(yè)生登記表、成績單、黨團員檔案、獎勵處分、學籍異動等其他相關材料。由學院將檔案各項材料登記在冊，檔案袋標注學院、專業(yè)、姓名、班級、學號等具體信息，以班級為單位列出檔案材料清單，以學院為單位向學校檔案室進行移交，以學年為單位于學年期末組織學生填寫個人信息、獎懲情況和在校期間表現(xiàn)，以便完成學生就讀大學期間檔案內容

更新。

（三）檔案查閱

對于部分考取事業(yè)單位或征兵入伍的學生，高校應根據(jù)相關工作函件要求，配合相關事業(yè)單位或征兵辦公室共同完成政審工作。通常情況下，用人單位在選擇人才時往往會先采集畢業(yè)生信息，查看其檔案材料，以此實現(xiàn)對學生綜合素質的相對準確的評估，最后確定面洽人選。在該過程中，學生檔案材料發(fā)揮著重要作用，是吸引用人單位的主要材料，完善、良好的檔案管理使學生具有更多選擇用人單位的機會[2]。

（四）檔案轉寄

對于應屆畢業(yè)生，高校于每年的3-5月組織學院審核學生檔案材料并收集學生檔案派遣信息。對于缺失材料要求學生按規(guī)定進行補充與完善，所有檔案材料核實無誤后裝入學生檔案袋，進行密封并加蓋公章，裝入防水防摔的泡沫袋后，貼上郵寄單號，再次密封并加蓋公章，轉寄前核對郵寄單、檔案袋以及檔案袋內材料，確保相關信息一致，于每年6-7月通過郵政EMS專業(yè)通道進行公對公轉寄至各地人才市場等相關單位。對于已經完成轉寄的檔案，檔案室應及時將郵寄單號、派遣單位、郵寄時間等具體信息告知學生本人，確保學生可以及時了解檔案派遣進度，實時關注檔案物流信息，精準掌握檔案接收單位信息。由于收件地址或單位信息有誤等原因造成的檔案拒收和退回，應及時告知學生，待確認正確收件信息，根據(jù)實際情況進行二次轉寄。

二、高校學生檔案管理現(xiàn)狀

（一）遺留檔案數(shù)量較多

對于應屆畢業(yè)的學生檔案，在學生辦理完畢業(yè)手續(xù)后，高校采取批量轉寄的方式寄往就業(yè)單位或相應生源地檔案管理部門。但是，對于延期畢業(yè)學生的檔案，由于輔導員輪轉接收新學生，以及學生本人未能及時更新檔案派遣信息，致使該部分檔案留存在校。這些異動狀態(tài)僅是依靠畢業(yè)歸檔時，各學院輔導員根據(jù)當時情況而記錄下來的，之后這些狀態(tài)有無改變，是否已經辦理了相關手續(xù)，檔案管理部門無從而知[3]。加之學生自身對檔案重視程度不夠，意識不到檔案的重要性，往往等到升學或就業(yè)后，新單位需要用到學生檔案建立人事檔案時，學生才主動聯(lián)系原輔導員、原校檔案管理部門查詢和處理自己的學生檔案。導致往屆遺留檔案較多的原因，一是間隔時間久遠，二是管理人員出現(xiàn)調動，三是學生聯(lián)系方式變更，部分遺留檔案留校時間甚至長達十年以上，一旦出現(xiàn)檔案材料丟失或材料不全的情況，追溯時間遙遠，補辦檔案更是難上加難。

（二）對檔案的重要性認識不足

高校檔案管理工作主體分為教師和學生。一方面，部分高校領導對檔案工作重要性認識不足，觀念較為落后，難以推動檔案工作融入高校管理工作的整體規(guī)劃發(fā)展之中，抱著“出現(xiàn)問題、解決問題”的心態(tài)，長久以往，檔案工作規(guī)章制度和工作條例愈發(fā)滯后，通常沿用以往慣例的工作方法，檔案管理人員也缺乏專業(yè)指導和培訓，缺少專業(yè)人員牽頭和專業(yè)技術支持。另一方面，學生在就讀大學期間，對自身檔案與檔案重要性了解甚少，只有出現(xiàn)考公、考研、留學、落戶等關鍵時間節(jié)點時，才注意到檔案，因各種原因檔案存于個人處或因好奇等原因私自拆封檔案的學生不在少數(shù)，導致畢業(yè)多年仍回過頭來聯(lián)系學校處理調檔、補檔等事宜，若檔案材料齊全，手續(xù)辦理相對快捷；若檔案材料缺失，補辦材料對學生本人和檔案管理人員都不是一件易事，不僅耗時耗力，還存在影響學生就業(yè)的風險性。

（三）檔案管理規(guī)范性有限

由于沒有專門的學生檔案管理方面的法律法規(guī)，大部分高校是基于教育部和國家檔案局于2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》（27號令）作為工作指南，所以目前各省市、各高校對學生檔案內容沒有一個明確且統(tǒng)一的界定范圍。在實際工作開展中還涉及以下難以統(tǒng)一的方面，一是涉及部門較多，聯(lián)動性較弱。由于學生因轉專業(yè)、休學、退學、復學、留級、入伍等情況產生學籍異動情況，材料涉及學院、教務處（部）、學工處（部）等多個部門，各部門無法在統(tǒng)一時間內處理，工作銜接上容易出現(xiàn)脫節(jié)的情況；二是歸檔工作不及時，存在滯后性。對于每學期新增檔案材料無法做到應歸盡歸，存在試圖批量歸檔材料的情況，保存材料過程中易產生疏漏，辦公室搬遷、輔導員更換、學生休學等原因都可能造成材料缺失，對大量學生檔案進行統(tǒng)一集中歸檔，也容易造成檔案材料的錯裝、漏裝以及丟失現(xiàn)象；三是學生檔案與黨、團員檔案管理脫節(jié)。一般學生檔案由校檔案室管理，團員檔案由校團委管理，黨員檔案由學院黨組織管理，三類檔案往往在畢業(yè)當年才會合并歸檔，期間管理流程與管理方式也并不一致，極易造成學生個人檔案已經轉寄至當?shù)貦n案管理部門，黨、團員檔案卻還遺留在學院。

（四）檔案信息化程度薄弱

高校管理工作中信息化的運用越來越廣泛，新舊管理理念不斷融合，管理方法與手段也在與時俱進。但是，當前仍有部分高校未能充分利用網絡技術手段開展檔案管理工作，信息化建設進展緩慢。一是工作認知不足，沒有充分認識到檔案管理在高校管理中發(fā)揮的重要作用。學信網、學位網、社會各用人單位對學生檔案資料的審核越來越嚴格、細致，學歷核查、學位核查工作量與日俱增，做好高校學生檔案管理工作，是保證各項核查工作的基礎[4]。高校和教師沒有充分意識到此問題，進而導致學生對檔案的重要性認識不足，對于檔案管理工作出現(xiàn)不配合、不理解和無所謂的心態(tài)；二是管理方法落后，對于新興技術手段接觸少、學習少、運用少。部分高校仍然采用傳統(tǒng)的紙質化檔案存放與流轉，不僅存在發(fā)霉、蟲害、丟失等風險，而且相關管理部門間信息出現(xiàn)斷層，無法達到統(tǒng)一與共享的要求，不便于學生、用人單位與高校其他管理部門查詢和了解檔案信息；三是資金投入不足，硬件和軟件配備不到位。部分高校沒有配備專業(yè)檔案人員和專門檔案室，采取校內人員兼職管理，檔案隨意存放在辦公室，來往人員復雜，出現(xiàn)情況則相互推諉，權責劃分不明，不利于檔案管理信息化建設。

三、高校學生檔案管理改進建議

（一）主動減少遺留檔案

在檔案管理工作中，只有教師與學生協(xié)同合作、雙線并行，才能從源頭上減少遺留檔案的數(shù)量。一方面，建立各部門聯(lián)動機制。對于當年未正常畢業(yè)的學生，學院輔導員、教務處（部）、學工處（部）、檔案室之間應形成信息共享，明確掌握未畢業(yè)學生具體名單，了解未畢業(yè)原因和預計畢業(yè)時間，并在當年內同步更新就讀狀態(tài)。同時，對學院做出具體工作要求，明確學生畢業(yè)后應及時告知檔案室辦理學生檔案轉寄事宜，避免檔案室對學生是否畢業(yè)不知情，無法及時開展相應工作。還應要求檔案管理部門做到“回頭看”，每一年對上一年遺留檔案進行核實與整理，做到應轉盡轉。另一方面，培養(yǎng)學生檔案意識。在學生就讀期間，應通過主題班會、晚點名、走訪宿舍等方式，大力宣傳檔案工作重要性，強調畢業(yè)生檔案材料歸檔的正確性及后續(xù)影響，將提升檔案意識納入日常學生管理工作中，培養(yǎng)學生了解檔案和重視檔案的積極心態(tài)，對于檔案管理部門而言，學生檔案數(shù)以萬計，但是對于學生本人而言，個人檔案僅此一份，只有學生主動關注，才能最大程度降低在畢業(yè)后對個人檔案不聞不問、不管不顧的可能性。

（二）提升檔案重視程度

高校領導和檔案管理工作人員應該充分認識到檔案管理的重要性，認識到檔案管理的效率和質量會直接影響大學生畢業(yè)與就業(yè)的效率和質量，檔案資料的真實性和完整性會影響到用人企業(yè)對大學生綜合素質與能力的判斷[5]。不僅應將學生檔案管理納入高校管理與經費預算工作中，加大對檔案管理工作的人力、物力、財力投入，還應根據(jù)檔案館標準化進行設施配置，購置計算機、掃描儀、除濕機、滅火器等規(guī)范化設備，為推進檔案信息化管理提供有效保障。同時，應充分發(fā)揮新招聘人員與現(xiàn)有人員的能動作用，不僅應及時招聘專業(yè)檔案管理人員，還應多鼓勵現(xiàn)有檔案管理人員積極參加檔案專業(yè)技能培訓與交流，加強對檔案專業(yè)知識與新興網絡技術的培訓，以提升自身專業(yè)素質與技能發(fā)展為目標，學習檔案管理新手段與新方法，以期提高檔案管理隊伍整體專業(yè)水平，確保檔案管理工作有章可循。

（三）制定檔案管理辦法

由于目前專門針對學生檔案方面的法律法規(guī)幾乎空白，高校應該在教育部和國家檔案局的總體指導下，從學校發(fā)展需要與自身部門職能出發(fā)，結合學校自身實際情況制定學生檔案管理辦法，為工作開展過程中遇到的各種實際情況提供解決依據(jù)和指導方向。首先，高校應該明確學生檔案歸檔材料目錄、范圍與清單，在把握總體的基礎上適當擴大檔案材料歸檔范圍，豐富學生檔案材料。其次，明確學生檔案管理的歸屬權，確定各相關部門的職責與工作，厘清學院、檔案館、學工部等不同部門存在的零散學生檔案應該如何交接與存儲。最后，應整理實際工作中遇到的情況和問題，進行復盤與思考。比如，出現(xiàn)不同檔案重名或由于改名出現(xiàn)一人檔案中存在多份不同材料的現(xiàn)象，應該明確告知需要補充戶口本復印件或公安部門改名材料等證明材料。應整理出歷年工作難點與痛點，不斷與時俱進，提高工作效率和覆蓋范圍。

（四）推進檔案管理信息化

在高校檔案管理工作中應該加強信息化技術的使用，建立檔案數(shù)據(jù)信息庫，提高整體工作運作效率。一方面，高校應在校園網絡的基礎上綜合考慮自身設備、技術與軟件的優(yōu)勢，建立并完善檔案管理系統(tǒng)，強化信息的安全管理，做好防火墻建設，避免出現(xiàn)信息泄露與系統(tǒng)崩潰的現(xiàn)象。檔案管理信息化可以實現(xiàn)部門間信息數(shù)據(jù)共享，將零散數(shù)據(jù)進行整合，實現(xiàn)檔案從接收、整理、入庫、檢索、查閱、轉出等完整的閉環(huán)管理，以便于及時高效地查閱和管理檔案。同時，應該了解學生需求，考慮到學生對于檔案的實際應用與需求，設置查閱檔案目錄、轉出或補辦個人檔案等功能，比如，畢業(yè)生通過檔案管理系統(tǒng)查閱個人檔案所在地、在校生通過管理系統(tǒng)查閱個人檔案中有何種材料等功能，檔案管理系統(tǒng)應做到面向不同使用人開設不同權限與功能，方便管理人員與被管理人員的核查。另一方面，高校應將檔案管理功能與日常學生工作相結合，采取專題材料專門歸檔的形式，將學生個人檔案信息進行分類歸檔、存儲、維護。比如，針對學生在校期間的競賽獲獎、獎勵懲處、學籍變動、入黨入團、更換姓名等不同類別的信息，各部門分門別類進行不同程度的數(shù)字化存儲與歸檔，能大大減輕畢業(yè)生檔案整理與核對的工作量及錯誤率，也便于在相關單位查閱檔案時提高信息了解的效率與程度，克服紙質檔案整理、收集、存儲過程中發(fā)生的錯誤遺漏、發(fā)霉蟲害等問題。

結束語

高校檔案管理工作是高校教育工作中的重要一環(huán)，實際工作開展過程中面臨不少“老辦法”與“新手段”的挑戰(zhàn)與融合。作為新時代的儲備人才，大學生的學生檔案全面記錄了其在校期間德智體美勞各方面的數(shù)據(jù)信息，對其日后就業(yè)與升學起到承上啟下的關鍵作用。高校管理部門應該通力合作，提升檔案管理意識，加強檔案管理信息化建設，最大程度拓展檔案服務功能，發(fā)揮學生檔案價值，提高檔案服務水平。

參考文獻

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[4]董麗麗.數(shù)字驅動高校學生檔案規(guī)范化管理研究[J].黑龍江檔案，2023（4）：75-77.

[5]朱迪.基于“互聯(lián)網+”的高校學生檔案管理研究[J].新課程研究，2023（20）：92-95.

作者簡介：顏毓楓（1996— ），女，漢族，湖南衡陽人，桂林電子科技大學，助教，本科。

研究方向：高校學生教育管理、檔案管理。