信息化系統(tǒng)建設(shè)及關(guān)鍵成功因素的思考

信息化項目的成功與否，不僅取決于是否采用了先進的技術(shù)手段，更在于如何恰當(dāng)?shù)乩卯?dāng)前先進的技術(shù)去實現(xiàn)現(xiàn)實業(yè)務(wù)工作中的實際需求，將人員精力從繁雜而重復(fù)的事項中脫離出來。信息化系統(tǒng)建設(shè)的根本目的：一是通過信息化手段自動化處理完成大量重復(fù)性業(yè)務(wù)工作，降低人為錯誤的發(fā)生率，提升數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度，從而切實提升工作效率；二是能夠及時收集、整合、存儲、備份、歸檔各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和素材，并通過科學(xué)有效的數(shù)據(jù)分析能力，挖掘出業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)背后的深層價值和關(guān)聯(lián)信息，為今后的決策制定、業(yè)務(wù)優(yōu)化提供強有力的依據(jù)（數(shù)據(jù)）支撐。

信息化系統(tǒng)建設(shè)要政策合規(guī)、系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌推進

黨的二十大報告就加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強國、數(shù)字中國提出一系列新要求，作出一系列新部署。信息化項目建設(shè)要全面貫徹落實黨的二十大精神，充分發(fā)揮信息化數(shù)字化對中國式現(xiàn)代化的驅(qū)動引領(lǐng)作用，不斷推動網(wǎng)絡(luò)強國、數(shù)字中國建設(shè)。

信息化系統(tǒng)建設(shè)要及時準(zhǔn)確了解各項政策要求，確保信息化建設(shè)既能滿足實際工作需求，又要符合國家法律法規(guī)和項目單位相關(guān)規(guī)章制度；要做好頂層設(shè)計、系統(tǒng)規(guī)劃，避免信息孤島和重復(fù)建設(shè)，同時要注重安全性、智能化和可靠性；要重視統(tǒng)籌推進，明確信息化系統(tǒng)目標(biāo)任務(wù)、實施路徑和發(fā)展方向，實現(xiàn)信息互聯(lián)互通、資源共享和協(xié)同聯(lián)動的局面。

科學(xué)劃定項目干系人職責(zé)，打破原有角色分工

信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中主要干系人有項目建設(shè)方（具體使用部門）、信息技術(shù)部門、承建方（項目系統(tǒng)開發(fā)公司）以及監(jiān)理方等角色組成，而一般的項目可以不使用第三方監(jiān)理公司，可由信息技術(shù)部門承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。常見的角色職責(zé)分工中往往信息技術(shù)部門承擔(dān)著主要任務(wù)，包括收集系統(tǒng)使用方需求后對接承建方，再將承建方反饋的問題情況反饋給使用方等等，在項目建設(shè)的過程中往往成了“傳話筒”。然而，科學(xué)合理的干系人職責(zé)分工應(yīng)該讓系統(tǒng)具體使用部門與軟件開發(fā)人員直接對接，信息技術(shù)部門以技術(shù)把控的角度配合相關(guān)工作，必要時解答雙方疑問，并在項目實施過程中提供所需的軟硬件環(huán)境的搭建、調(diào)試等服務(wù)。系統(tǒng)具體使用部門應(yīng)該全程、無間斷的參與項目建設(shè)工作，不能依照傳統(tǒng)方式只負責(zé)提出需求，對項目具體開發(fā)過程不參與、不關(guān)注，只等項目階段性的建成后參與試運行，甚至直接進入正式上線運行后的使用環(huán)節(jié)。如此方式研發(fā)出來的軟件系統(tǒng)必將產(chǎn)生誤差，造成系統(tǒng)功能與實際業(yè)務(wù)需求無法完全吻合的情況，從而導(dǎo)致項目研發(fā)需要返工、反復(fù)修改，不僅延誤項目工期，還會消耗大量的人員精力，影響項目建設(shè)效果。

嚴(yán)控項目范圍管理，防止“二期”工程的發(fā)生

信息化項目建設(shè)過程中建設(shè)方和承建方之間最常見的矛盾就是項目需求的不斷變化以及系統(tǒng)功能的不斷增加，導(dǎo)致項目范圍不斷蔓延，無法按時推進項目建設(shè)。針對以上問題，有效的解決方法應(yīng)該從以下幾個方面入手：一是項目系統(tǒng)使用部門要與承建方進行全面深入的溝通，以便讓承建方全方位了解并捕捉項目的全部需求，充分分析掌握項目可能會包含的潛在需求、項目研發(fā)時可能會遇到的技術(shù)難題等；二是系統(tǒng)使用部門要清晰地明確業(yè)務(wù)需求、要實現(xiàn)哪些功能、達到什么樣的效果、由哪些崗位的人員使用等最基本最核心的事項，以業(yè)務(wù)內(nèi)容為對照確定項目功能，基于業(yè)務(wù)工作需求細化項目范圍，避免項目需求無限蔓延，防止“二期”工程的發(fā)生；三是允許需求變化的產(chǎn)生，但必須控制變化的幅度和頻率。信息系統(tǒng)項目建設(shè)中的需求可分為現(xiàn)實需求和潛在需求。在項目建設(shè)之前項目使用部門有必要與承建方建立約定，允許出現(xiàn)一定幅度的項目需求增加和相應(yīng)頻率的項目需求變更，保障項目的完整性和實用性。

嚴(yán)格把控項目進度，定期匯報項目進展情況

項目使用部門要承擔(dān)起項目建設(shè)的主導(dǎo)權(quán)。一是使用部門不僅要與軟件開發(fā)人員密切溝通、及時提出需求，還應(yīng)了解他們的工作進度和難點，并協(xié)助解決遇到的問題，共同推進項目實施，實時把控項目整體進度；二是使用部門要向單位領(lǐng)導(dǎo)定期匯報項目推進情況，要從項目的功能實現(xiàn)情況、現(xiàn)階段測試效果以及當(dāng)前遇到的困難等多個方面進行詳細匯報，以此來加強使用部門的主觀意識，提高主動性。以往都是由信息技術(shù)部門匯報項目進展情況，具體使用部門扮演著“旁觀者”的角色，甚至對項目的推進情況毫不知情，似乎認為項目建成交付使用前與之毫無關(guān)系，此類現(xiàn)象不僅影響項目的建設(shè)進度，更主要的是會嚴(yán)重影響建成后的項目質(zhì)量；三是嚴(yán)格控制范圍的同時也要嚴(yán)守項目建設(shè)周期。信息化技術(shù)發(fā)展迅速，技術(shù)升級快，很多信息化項目由于建設(shè)周期長等原因，導(dǎo)致項目還未完全建成，就已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的技術(shù)發(fā)展要求了，所以信息化項目的建設(shè)周期一定要合理，快速。

全程參與系統(tǒng)測試，防止系統(tǒng)研發(fā)返工而拖延工期

信息化項目建設(shè)過程中使用部門一定要清晰地明白自己是項目發(fā)起者和最終使用者的角色。使用部門是最了解系統(tǒng)功能是否符合實際業(yè)務(wù)需求，功能模塊是否達到了預(yù)期效果。因此，從項目開始實施起，使用部門就應(yīng)該明確相關(guān)崗位的工作人員要參與系統(tǒng)的測試工作，要實時掌握系統(tǒng)研發(fā)進度和系統(tǒng)功能的準(zhǔn)確性，避免系統(tǒng)研發(fā)工作階段性完成后才安排人員去測試，甚至系統(tǒng)上線試運行后才安排人員測試。使用方未參與研發(fā)過程中的測試而建成的系統(tǒng)避免不了系統(tǒng)功能的誤差，必將導(dǎo)致研發(fā)返工、工期拖延等情況的發(fā)生。系統(tǒng)具體使用部門在研發(fā)階段就要積極參與，鼓勵開發(fā)團隊進行充分的單元測試和模塊間的集成測試，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)代碼層面的問題，盡量避免問題積累到系統(tǒng)測試階段。

合同簽訂要科學(xué)，要有一定的靈活性和適應(yīng)性

合理簽訂合同是信息化項目獲得法律保障的重要手段。一是合同條款要保證涵蓋重要事項的同時能夠在一定程度上預(yù)見未來可能發(fā)生的變化，并為這些變化提供適當(dāng)?shù)膽?yīng)對措施。比如合同約定中項目需要完成的系統(tǒng)功能模塊時，應(yīng)該盡量使用描述的方式約定想要實現(xiàn)的系統(tǒng)功能模塊和使用效果，避免列出具體的量化數(shù)據(jù)，比如包含哪些字段、哪些頁面、哪些圖表等等。二是合同中對項目建設(shè)過程中重要階段都應(yīng)有明確的截止日期要求。比如項目開發(fā)周期、試運行、系統(tǒng)上線交付等都應(yīng)明確到具體日期，只有對每個階段做相應(yīng)的截止日期約束，才能更好的保證項目能夠按時交付。三是合同中應(yīng)合理設(shè)定款項支付比例和周期并明確違約處理情況。項目款項支付比例和支付周期要設(shè)置合理的限制，確保后續(xù)工作延續(xù)性。在違約責(zé)任中要明確承建方未按約定的日期完成相應(yīng)的工作，可以從項目中標(biāo)金額中扣除一定金額的違約金等，保證項目建設(shè)進度和質(zhì)量。

總之，信息化項目建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃、穩(wěn)扎穩(wěn)打，在信息化系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、實施及運維使用等方面要明確建設(shè)思路，注重現(xiàn)實和未來建設(shè)需求，充分考慮信息化系統(tǒng)的現(xiàn)實效益和實用價值，通過信息化系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)信息互通、流程協(xié)同、高效協(xié)作。

（作者單位：內(nèi)蒙古電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院）