摘 要:目前,企事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大,其業(yè)務(wù)多元化發(fā)展趨勢(shì)越來(lái)越明顯。在此背景下,跨部門(mén)協(xié)作的重要性日益凸顯。本文探討了企事業(yè)單位跨部門(mén)協(xié)作的重要性,分析了企事業(yè)單位跨部門(mén)協(xié)作中存在的問(wèn)題,如組織結(jié)構(gòu)障礙、部門(mén)利益沖突、溝通協(xié)調(diào)不暢及考核激勵(lì)機(jī)制不完善等,并提出了相應(yīng)的策略,旨在幫助企事業(yè)單位提高跨部門(mén)協(xié)作水平,充分發(fā)揮部門(mén)協(xié)同效應(yīng),提升組織效能。
關(guān)鍵詞:企事業(yè)單位;跨部門(mén)協(xié)作;組織效能;工作效率
在經(jīng)濟(jì)全球化深入發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈的背景下,企事業(yè)單位只有不斷提高組織效能和競(jìng)爭(zhēng)力,才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展??绮块T(mén)協(xié)作作為一種有效的組織管理策略,可以打破各部門(mén)之間的壁壘,促進(jìn)資源共享,提升組織的整體效能,進(jìn)而提高企事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)發(fā)展能力。因此,研究企事業(yè)單位跨部門(mén)協(xié)作機(jī)制,具有重要的理論和實(shí)踐意義。
(一)有助于提高工作效率
跨部門(mén)協(xié)作在提高企事業(yè)單位工作效率方面發(fā)揮著重要的作用。不同部門(mén)之間的有效合作,有助于企事業(yè)單位避免重復(fù)工作,減少資源浪費(fèi),加快決策制定和項(xiàng)目實(shí)施速度。跨部門(mén)協(xié)作還可以打破信息孤島,使知識(shí)和信息在企事業(yè)單位內(nèi)自由流通,從而提高企事業(yè)單位的問(wèn)題解決速度和決策質(zhì)量。[1]例如,在不動(dòng)產(chǎn)登記稅務(wù)領(lǐng)域,跨部門(mén)協(xié)作可以顯著提高企事業(yè)單位的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)詳細(xì)記錄了不動(dòng)產(chǎn)的基本信息,如房屋面積、土地性質(zhì)等,稅務(wù)部門(mén)可直接獲取這些信息來(lái)核算稅費(fèi),無(wú)須重新采集相關(guān)信息,從而簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程,提高工作效率。
(二)有助于促進(jìn)資源共享
跨部門(mén)協(xié)作能夠高效整合企事業(yè)單位各部門(mén)的資源,優(yōu)化資源配置,提高資源利用效率。在這種工作模式下,企事業(yè)單位能夠根據(jù)項(xiàng)目需求,靈活調(diào)配人力和物力資源,減少因資源過(guò)剩或資源不足而造成的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí),協(xié)同辦公平臺(tái)的搭建能夠促進(jìn)各部門(mén)之間的信息流動(dòng)和資源共享,進(jìn)而提高企事業(yè)單位的市場(chǎng)響應(yīng)能力。此外,跨部門(mén)協(xié)作不僅有助于企事業(yè)單位建立更加協(xié)同高效的工作體系,還有助于其構(gòu)建共享知識(shí)庫(kù),實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞與經(jīng)驗(yàn)的積累,促進(jìn)員工的成長(zhǎng),提升員工的能力,進(jìn)而提高組織的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。
(三)有助于激發(fā)創(chuàng)新思維
不同部門(mén)有著各自獨(dú)特的職能、工作流程和思維模式。通過(guò)跨部門(mén)協(xié)作,企事業(yè)單位員工可以打破思維定式,交流最佳實(shí)踐案例,促進(jìn)新觀點(diǎn)的產(chǎn)生。當(dāng)來(lái)自不同背景和專業(yè)領(lǐng)域的員工聚在一起時(shí),他們的思維可以互相碰撞,從而激發(fā)出新的想法和解決方案。例如,當(dāng)技術(shù)部門(mén)研發(fā)出一種新工具時(shí),市場(chǎng)部門(mén)能夠迅速分析該工具的市場(chǎng)需求情況,并制定相應(yīng)的市場(chǎng)營(yíng)銷策略,從而實(shí)現(xiàn)該工具的商業(yè)化。[2]跨部門(mén)協(xié)作還有助于企事業(yè)單位構(gòu)建一個(gè)開(kāi)放、包容的工作環(huán)境,在這種工作環(huán)境下,員工敢于提出新想法、嘗試新方法,從而使創(chuàng)新活動(dòng)成為常態(tài),進(jìn)一步提高員工的滿意度和歸屬感。此外,當(dāng)員工看到跨部門(mén)協(xié)作帶來(lái)的創(chuàng)新成果時(shí),他們將更有動(dòng)力參與創(chuàng)新活動(dòng),從而形成一種促進(jìn)創(chuàng)新的良性循環(huán)。
(一)組織結(jié)構(gòu)障礙
傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)按照功能或產(chǎn)品線進(jìn)行劃分,這種組織結(jié)構(gòu)劃分方式雖然有助于企事業(yè)單位實(shí)行專業(yè)化管理,但是容易形成部門(mén)壁壘,限制部門(mén)之間的信息流通和資源共享,不利于實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)協(xié)作。具體來(lái)說(shuō),組織結(jié)構(gòu)障礙主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:①部分企事業(yè)單位實(shí)行垂直管理體系,決策流程過(guò)長(zhǎng),各部門(mén)在權(quán)力和資源配置方面不對(duì)等,導(dǎo)致決策延遲,決策執(zhí)行效率降低。②部分企事業(yè)單位各部門(mén)為了維護(hù)自身利益,不愿意共享信息或參與跨部門(mén)協(xié)作,導(dǎo)致組織目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。[3]③部分企事業(yè)單位存在組織結(jié)構(gòu)僵化和層級(jí)關(guān)系嚴(yán)格的問(wèn)題,這不僅會(huì)抑制員工的創(chuàng)新行為,還會(huì)打擊員工參與跨部門(mén)協(xié)作的積極性。特別是在新的項(xiàng)目或任務(wù)中,僵化的組織結(jié)構(gòu)會(huì)導(dǎo)致部門(mén)協(xié)調(diào)與合作效果大打折扣。④權(quán)力集中在少數(shù)人手中,這雖然有時(shí)可以加快決策速度,但是容易造成決策失誤,并抑制基層創(chuàng)新能力和工作積極性。
(二)利益沖突
各部門(mén)之間的利益沖突是企事業(yè)單位在推行跨部門(mén)協(xié)作時(shí)經(jīng)常遇到的一個(gè)問(wèn)題,這種利益沖突源于各部門(mén)對(duì)資源、預(yù)算等的不同需求。當(dāng)各部門(mén)過(guò)于關(guān)注自身利益而忽視或犧牲集體利益時(shí),跨部門(mén)協(xié)作將難以實(shí)現(xiàn),從而嚴(yán)重影響組織的整體效能。各部門(mén)之間的利益沖突通常表現(xiàn)為資源競(jìng)爭(zhēng)。在資源有限的情況下,各部門(mén)會(huì)試圖爭(zhēng)取更多的資源,如預(yù)算或人力等;但這種競(jìng)爭(zhēng)會(huì)導(dǎo)致部門(mén)對(duì)立,跨部門(mén)協(xié)作困難,從而影響項(xiàng)目的順利開(kāi)展和組織的高效協(xié)同。同時(shí),各部門(mén)目標(biāo)不一致也會(huì)加劇利益沖突。例如,銷售部門(mén)注重短期銷售目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),而產(chǎn)品開(kāi)發(fā)部門(mén)關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量和創(chuàng)新,這會(huì)導(dǎo)致雙方在戰(zhàn)略實(shí)施和資源投入方面出現(xiàn)分歧。
(三)溝通協(xié)調(diào)不暢
有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制是實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)協(xié)作的關(guān)鍵。然而,目前部分企事業(yè)單位各部門(mén)之間存在溝通協(xié)調(diào)不暢的問(wèn)題,直接影響著單位的組織效能和項(xiàng)目執(zhí)行效果。①部分企事業(yè)單位各部門(mén)在文化和語(yǔ)言方面存在差異。這些差異可能導(dǎo)致信息傳遞不準(zhǔn)確,使接收方誤解發(fā)送方的意圖,從而難以高效開(kāi)展跨部門(mén)協(xié)作。②部分企事業(yè)單位尚未建立有效的跨部門(mén)溝通機(jī)制,缺乏定期的會(huì)議、報(bào)告和反饋制度,導(dǎo)致部門(mén)間信息交流不暢,工作效率和協(xié)作水平降低。③部分企事業(yè)單位高層管理者不鼓勵(lì)下屬進(jìn)行開(kāi)放式溝通,一些中間管理層可能為了維護(hù)自身權(quán)力和獨(dú)占信息而限制信息流通。這種信息瓶頸不利于各部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)和合作。
(四)考核激勵(lì)機(jī)制不完善
完善的考核激勵(lì)機(jī)制能夠顯著提高企事業(yè)單位員工的工作動(dòng)力和協(xié)作意愿,但當(dāng)這一機(jī)制存在缺陷時(shí),跨部門(mén)協(xié)作效果會(huì)大打折扣,甚至引發(fā)不當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)與沖突,從而影響組織的效能。[4]另外,不完善的考核激勵(lì)機(jī)制可能會(huì)使個(gè)人或部門(mén)的利益目標(biāo)與組織的總目標(biāo)不一致。例如,當(dāng)考核激勵(lì)機(jī)制只強(qiáng)調(diào)個(gè)人業(yè)績(jī)而忽視團(tuán)隊(duì)合作的重要性時(shí),員工或部門(mén)會(huì)優(yōu)先考慮自己的任務(wù)和目標(biāo),而非尋求合作。同時(shí),當(dāng)考核標(biāo)準(zhǔn)模糊不清或不公平時(shí),員工會(huì)感到失望或產(chǎn)生挫敗感,這種情緒會(huì)直接影響員工的工作表現(xiàn),進(jìn)而對(duì)跨部門(mén)協(xié)作造成不利影響。
(一)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),打破部門(mén)壁壘
企事業(yè)單位需要優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),打破部門(mén)壁壘,以促進(jìn)信息流通和資源共享,提高組織效能。在優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)時(shí),企事業(yè)單位可以將傳統(tǒng)的垂直管理結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)楦颖馄交慕M織結(jié)構(gòu),通過(guò)簡(jiǎn)化管理層級(jí),以減少?zèng)Q策流程和溝通誤差,提高跨部門(mén)協(xié)作效率。為了打破部門(mén)壁壘,企事業(yè)單位需要重新界定部門(mén)權(quán)限,組建跨部門(mén)團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì),促進(jìn)知識(shí)和技能共享。這些團(tuán)隊(duì)由不同部門(mén)的成員組成,他們主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控工作。[5]
另外,建立跨部門(mén)的信息系統(tǒng)也是打破部門(mén)壁壘的有效手段。通過(guò)引入ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)、協(xié)同工作軟件等信息系統(tǒng)或軟件,企事業(yè)單位可以讓不同部門(mén)的員工在同一平臺(tái)上實(shí)時(shí)訪問(wèn)和更新項(xiàng)目信息,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享,從而為跨部門(mén)協(xié)作掃清障礙,有效提高決策質(zhì)量。其中,ERP系統(tǒng)可以將企業(yè)的各種數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在一個(gè)中心數(shù)據(jù)庫(kù)中,所有相關(guān)部門(mén)都可以訪問(wèn)該數(shù)據(jù)庫(kù)中最新的信息。合理應(yīng)用ERP系統(tǒng),不僅可以減少信息孤島的現(xiàn)象,還可以提高信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。這有利于打破部門(mén)壁壘。釘釘、企業(yè)微信等協(xié)同工作軟件提供了豐富的即時(shí)通信功能,支持文字、語(yǔ)音、視頻聊天,以及文件共享。通過(guò)應(yīng)用這些協(xié)同工作軟件創(chuàng)建不同的頻道或群組,各部門(mén)可以快速、有效地進(jìn)行溝通和協(xié)作。[6]
(二)建立共同愿景,凝聚部門(mén)力量
企事業(yè)單位需要建立共同愿景,凝聚部門(mén)力量,保持行動(dòng)一致,從而提高跨部門(mén)協(xié)作效率和組織效能。在建立共同愿景時(shí),企事業(yè)單位管理層需要積極參與,正確引導(dǎo),明確組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo),并將這些目標(biāo)轉(zhuǎn)化為具體的行動(dòng)方案。在這個(gè)過(guò)程中,企事業(yè)單位需要加強(qiáng)內(nèi)部溝通,充分考慮各部門(mén)的利益和預(yù)期目標(biāo),以增強(qiáng)員工的歸屬感與對(duì)組織目標(biāo)的認(rèn)同感,同時(shí)通過(guò)定期開(kāi)展工作坊、跨部門(mén)會(huì)議、團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng),將組織的共同愿景融入日常運(yùn)營(yíng)中,使該愿景成為指導(dǎo)組織決策及員工行動(dòng)的重要原則。此外,企事業(yè)單位還需要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,實(shí)施適當(dāng)?shù)募?lì)措施,對(duì)那些積極參與跨部門(mén)協(xié)作的員工和部門(mén)給予獎(jiǎng)勵(lì),以提高各部門(mén)或員工參與跨部門(mén)協(xié)作的積極性。
(三)健全溝通機(jī)制,促進(jìn)信息交流
健全的溝通機(jī)制是企事業(yè)單位促進(jìn)信息交流、提高跨部門(mén)協(xié)作效率的重要策略。為了健全溝通機(jī)制,企事業(yè)單位可以搭建一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái),如企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、項(xiàng)目管理平臺(tái)或內(nèi)部知識(shí)共享平臺(tái),以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共享,確保各部門(mén)和員工能夠及時(shí)接收到相關(guān)信息。同時(shí),定期的跨部門(mén)會(huì)議必不可少。這些跨部門(mén)會(huì)議不僅可以為各部門(mén)員工提供面對(duì)面交流的平臺(tái),還可以審查項(xiàng)目進(jìn)度,解決跨部門(mén)協(xié)作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。企事業(yè)單位還可以組織員工參與溝通技巧和團(tuán)隊(duì)協(xié)作培訓(xùn),增強(qiáng)員工的溝通能力、協(xié)調(diào)能力,從而確??绮块T(mén)協(xié)作的順利進(jìn)行。[7]
(四)完善考核激勵(lì)機(jī)制,調(diào)動(dòng)協(xié)作積極性
完善的考核激勵(lì)機(jī)制能夠準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的貢獻(xiàn),調(diào)動(dòng)員工參與跨部門(mén)協(xié)作的積極性,進(jìn)而提高跨部門(mén)協(xié)作效率。在建立考核激勵(lì)機(jī)制時(shí),企事業(yè)單位需要明確自身的戰(zhàn)略目標(biāo),重視員工的個(gè)人業(yè)績(jī),關(guān)注團(tuán)隊(duì)合作效率和項(xiàng)目成果。因此,企事業(yè)單位需要設(shè)計(jì)有關(guān)跨部門(mén)協(xié)作的績(jī)效考核指標(biāo),如團(tuán)隊(duì)合作精神、團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目完成質(zhì)量和創(chuàng)新貢獻(xiàn)等,鼓勵(lì)員工積極參與跨部門(mén)協(xié)作。[8]同時(shí),完善的考核激勵(lì)機(jī)制應(yīng)包含物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神激勵(lì)。物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)包括獎(jiǎng)金、股票期權(quán)和晉升機(jī)會(huì)等,能直接滿足員工的經(jīng)濟(jì)需求;精神激勵(lì)包括表彰和培訓(xùn)支持等,能提高員工的工作滿意度。另外,為了保證激勵(lì)措施的有效性,企事業(yè)單位需要定期審查和調(diào)整激勵(lì)方案,確保其始終與市場(chǎng)環(huán)境、組織戰(zhàn)略相適應(yīng)。企事業(yè)單位還需要建立定期反饋機(jī)制,及時(shí)收集員工對(duì)現(xiàn)有激勵(lì)措施的意見(jiàn)和建議,以持續(xù)優(yōu)化激勵(lì)方案。
跨部門(mén)協(xié)作在提高企事業(yè)單位工作效率、促進(jìn)資源共享、激發(fā)創(chuàng)新思維等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此,企事業(yè)單位應(yīng)高度重視并持續(xù)完善跨部門(mén)協(xié)作機(jī)制,通過(guò)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、打破部門(mén)壁壘,建立共同愿景、凝聚部門(mén)力量,完善考核激勵(lì)機(jī)制、調(diào)動(dòng)協(xié)作積極性等方式,保證跨部門(mén)協(xié)作質(zhì)量,從而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。未來(lái),筆者將收集實(shí)際數(shù)據(jù),建立理論模型和提出假設(shè),分析跨部門(mén)協(xié)作的實(shí)際效果和影響因素;研究跨部門(mén)協(xié)作中的倫理問(wèn)題,探討如何在協(xié)作中遵守倫理規(guī)范,保護(hù)各方權(quán)益,以期為企事業(yè)單位提供更加全面和深入的跨部門(mén)協(xié)作理論和實(shí)踐指導(dǎo),幫助企事業(yè)單位在復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作和高質(zhì)量發(fā)展。
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(作者單位:廊坊市自然資源和規(guī)劃局)