大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)思考

［摘 要］在大數(shù)據(jù)時(shí)代快速發(fā)展下，檔案紙質(zhì)化逐漸向信息化檔案管理模式過(guò)渡，充分展示出時(shí)代發(fā)展變化與檔案事業(yè)的進(jìn)步。文書檔案作為事業(yè)單位檔案管理工作的一部分，其中記錄較多與事業(yè)單位發(fā)展有關(guān)的信息，反映了單位部分工作運(yùn)營(yíng)情況。為促使文書檔案信息化發(fā)展，提升事業(yè)單位檔案管理水平，文章以大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)為研究對(duì)象，闡述文書檔案信息化管理的特點(diǎn)，如精細(xì)化管理模式、精準(zhǔn)化服務(wù)模式?；谑聵I(yè)單位文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性，對(duì)如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)建議，希望為相關(guān)人士提供參考。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)時(shí)代；事業(yè)單位；文書檔案；信息化管理

［中圖分類號(hào)］G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促使事業(yè)單位檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展，提升檔案管理效率與質(zhì)量，反映出現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。在事業(yè)單位文書檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，優(yōu)化檔案管理流程與模式，提升檔案管理人員信息化操作能力，為事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理提供資料支撐，促使事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位文書檔案管理信息化特點(diǎn)

1.1 精細(xì)化管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，衍生出較多現(xiàn)代化技術(shù)，如云計(jì)算、區(qū)塊鏈等，為事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)提供多重技術(shù)保障。當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理模式已經(jīng)進(jìn)入“單套制”管理模式，以電子文件為主，對(duì)檔案信息挖掘與利用不到位，不能發(fā)揮檔案信息參考、指導(dǎo)作用。文書檔案管理信息化與“單套制”管理模式不同，更加注重信息的獲取、收集與分析，強(qiáng)調(diào)檔案信息的綜合利用。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，將分散在事業(yè)單位各個(gè)部門的文書信息通過(guò)綜合管理、綜合運(yùn)行的方式整合在檔案信息系統(tǒng)中，能夠滿足檔案管理的要求，為事業(yè)單位發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)支持。在檔案信息收集與處理的過(guò)程中，文書檔案管理信息化不僅可以規(guī)范檔案管理流程，同時(shí)可以保證各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，有利于事業(yè)單位文書檔案管理模式的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用促使檔案管理精細(xì)化發(fā)展，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、流程，提升檔案管理存儲(chǔ)、查找及利用效率。

1.2 精準(zhǔn)化服務(wù)模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書檔案管理模式具有精準(zhǔn)化服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，能夠打破時(shí)間、空間對(duì)文書檔案管理工作的影響，為文書檔案資源共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。事業(yè)單位文書檔案管理模式改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)、人工為主的檔案管理方式，更加注重信息技術(shù)手段的運(yùn)用，通過(guò)對(duì)管理模式、管理流程等方面的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量檔案管理的目標(biāo)。立足事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展需求，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建信息化檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供查詢、瀏覽等服務(wù)，在滿足用戶基本需求的同時(shí)，提升用戶使用滿意度。

1.3 資源共享

事業(yè)單位文書檔案包含較多重要信息，具有較高的保存、利用價(jià)值。信息化文書檔案管理模式的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了資源共享，能夠解決單位內(nèi)部資源互動(dòng)困難的問(wèn)題。實(shí)際操作中，事業(yè)單位可以借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息系統(tǒng)建立文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將單位內(nèi)部產(chǎn)生的文書信息直接保存在檔案中，要求檔案管理人員通過(guò)信息系統(tǒng)的操作完成文書信息收集、歸檔與整理工作。職能部門產(chǎn)生文書檔案利用意識(shí)，需要通過(guò)檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫(kù)檢索信息，利用檔案信息解決單位管理方面的問(wèn)題［1］。資源共享，縮短檔案信息檢索時(shí)間，提升檔案利用價(jià)值，促使事業(yè)單位文書檔案管理工作健康穩(wěn)定運(yùn)行。

1.4 檔案價(jià)值數(shù)智化

大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位文書檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值主要體現(xiàn)在識(shí)別檔案資料數(shù)據(jù)、優(yōu)化文書檔案管理流程、提升檔案利用效率等方面。為凸顯文書檔案的價(jià)值，提升事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理水平，應(yīng)結(jié)合文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立大數(shù)據(jù)分析模型，設(shè)置符合文書檔案管理需求的功能，如信息查詢、趨勢(shì)分析、可視化圖片展示等，以保證數(shù)據(jù)分析的有效性。這樣一來(lái)，不僅可以體現(xiàn)出信息系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)可以提高檔案管理效率，為數(shù)據(jù)挖掘、價(jià)值分析等工作提供技術(shù)保障。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下文書檔案信息化建設(shè)的必要性

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作越發(fā)重要，成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的重要媒介。事業(yè)單位應(yīng)意識(shí)到文化檔案管理工作的價(jià)值，并對(duì)檔案管理模式、手段進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用信息化管理手段開展工作，以滿足事業(yè)單位長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的需求。當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理工作中還存在較多問(wèn)題，必須通過(guò)文書檔案轉(zhuǎn)型解決問(wèn)題，推動(dòng)事業(yè)單位全面發(fā)展。

2.1 提升檔案數(shù)字化管理水平需求

2023年2月16日召開的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議中提出“瞄準(zhǔn)信息技術(shù)發(fā)展前沿，積極探索智慧檔案發(fā)展戰(zhàn)略，有效對(duì)接數(shù)字中國(guó)、智慧城市、智慧政務(wù)、數(shù)字鄉(xiāng)村和各行業(yè)智慧發(fā)展，努力打造檔案工作新模式”。由此可以看出檔案數(shù)字化管理的重要性。事業(yè)單位作為履行我國(guó)政治責(zé)任、社會(huì)責(zé)任的重要媒介，應(yīng)積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，引進(jìn)數(shù)字技術(shù)，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理水平，為檔案強(qiáng)國(guó)的建設(shè)助力。從我國(guó)檔案管理情況分析，發(fā)現(xiàn)在檔案內(nèi)容識(shí)別、儲(chǔ)存方面存在一些問(wèn)題，限制文書檔案查詢、開發(fā)、利用工作的創(chuàng)新。這一問(wèn)題主要體現(xiàn)以下兩個(gè)方面。第一，數(shù)據(jù)重復(fù)率高，影響檔案信息保存效果。部分人員為了完成檔案管理任務(wù)，比較注重檔案信息的收集，忽略對(duì)文書檔案信息質(zhì)量的監(jiān)管，使得部分重復(fù)信息進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，影響文書檔案后續(xù)的應(yīng)用與管理。第二，影像傾斜合格率與影像裁剪合格率不高。信息化文書檔案管理工作后，需要統(tǒng)一影像裁剪與影像傾斜標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)規(guī)范化操作的方式提升檔案信息管理效果。由于事業(yè)單位沒(méi)有針對(duì)文書影像制定規(guī)范化的制度與標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，增加文書檔案管理難度［2］。正是由于檔案數(shù)字化管理方面的種種問(wèn)題，所以事業(yè)單位應(yīng)迫切做好改革工作，針對(duì)檔案管理問(wèn)題，對(duì)文書檔案管理手段進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，提升單位內(nèi)部文書檔案管理水平，推動(dòng)事業(yè)單位數(shù)字化、信息化發(fā)展。

2.2 降低檔案資源浪費(fèi)必然舉措

事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)，是解決紙質(zhì)檔案重復(fù)、資源浪費(fèi)的有效方法，對(duì)于提升事業(yè)單位資源利用率具有重要意義。雖然“單套制”管理模式得到一些事業(yè)單位的認(rèn)可，并已積累了一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與方法，但是部分單位仍采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，將紙質(zhì)檔案作為檔案管理工作的主要手段。紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同應(yīng)用反而增加了事業(yè)單位檔案管理工作量，無(wú)形中造成事業(yè)單位資源浪費(fèi)的問(wèn)題。之所以會(huì)出現(xiàn)這一問(wèn)題，在于部分事業(yè)單位缺乏現(xiàn)代化檔案管理理念，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的必要性，所以無(wú)法為紙質(zhì)檔案向電子檔案過(guò)渡助力。文書檔案信息化普及推廣，能夠避免檔案資源浪費(fèi)的問(wèn)題，對(duì)于提升檔案管理效率與應(yīng)用價(jià)值具有積極作用。

2.3 提升檔案開發(fā)、利用的關(guān)鍵手段

檔案信息具有服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、增加事業(yè)單位為民服務(wù)實(shí)效的重要性。以往的檔案管理工作以檔案信息收集、歸檔管理為主，在檔案資源開發(fā)、利用與共享方面存在一些不足，無(wú)法滿足用戶的多元化需求。文書檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新，為檔案管理人員分析檔案信息、挖掘檔案信息價(jià)值提供保障，提升事業(yè)單位文書檔案管理水平。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)對(duì)策

3.1 構(gòu)建檔案管理機(jī)制

基于頂層規(guī)劃，針對(duì)事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)需求，建立檔案管理機(jī)制，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，促使事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)順利進(jìn)行［3］。第一，以國(guó)家數(shù)字化戰(zhàn)略為指導(dǎo)思想，構(gòu)建符合事業(yè)單位數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)的管理制度。國(guó)家政府部門應(yīng)針對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)需求，出臺(tái)相關(guān)的支持政策，為事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作提供政策指導(dǎo)，促使檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。第二，基于《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)與分析，判斷事業(yè)單位文書檔案管理模式是否符合規(guī)定，是否按照電子文件要求開展工作，使用信息系統(tǒng)與設(shè)備是否能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)前情況進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，為信息化建設(shè)提供良好運(yùn)行環(huán)境。第三，優(yōu)化保障體系。針對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)情況，確定檔案信息化管理系統(tǒng)體系，明確信息化檔案操作流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并要求文書檔案管理人員做好數(shù)據(jù)庫(kù)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的運(yùn)用，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。

3.2 整合文書檔案資源

事業(yè)單位文書檔案管理工作中，應(yīng)做好檔案資源的整合與優(yōu)化，利用信息技術(shù)手段，將不同載體中的檔案信息保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，為文書檔案資源共享提供便利。當(dāng)前事業(yè)單位中部分文書信息是以圖片、文件等方式呈現(xiàn)出來(lái)的，這是因?yàn)榧堎|(zhì)化檔案管理難度較大，且需要較大的保存空間。事業(yè)單位需要利用人工智能、圖譜識(shí)別等現(xiàn)代信息技術(shù)，將紙質(zhì)類文件轉(zhuǎn)化成電子的形式，將文書檔案以數(shù)字化的方式保存在信息平臺(tái)或者數(shù)據(jù)庫(kù)中［4］。

同時(shí)，文書檔案信息化管理應(yīng)堅(jiān)持開放資源整合的原則，將個(gè)人、社會(huì)團(tuán)結(jié)、政府機(jī)構(gòu)等產(chǎn)生的信息保存在檔案中，構(gòu)建多元化、多功能、多類型的檔案管理平臺(tái)，為事業(yè)單位發(fā)展提供基礎(chǔ)信息支撐的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)多元化檔案資源的共享，為我國(guó)事業(yè)單位文書檔案資源共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過(guò)多種類型數(shù)據(jù)整合優(yōu)化，提升事業(yè)單位文書檔案服務(wù)水平與數(shù)據(jù)應(yīng)用價(jià)值，促使事業(yè)單位工作有序進(jìn)行。

3.3 構(gòu)建文書檔案共享平臺(tái)

在事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)中，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為核心，發(fā)揮信息軟件、人工智能等技術(shù)的輔助作用，構(gòu)建文書檔案共享平臺(tái)，為文書檔案管理工作開展提供技術(shù)保障。通過(guò)檔案共享平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)職能部門檔案信息收集與處理，實(shí)現(xiàn)各部門資源共享與信息互動(dòng)。

第一，構(gòu)建技術(shù)化平臺(tái)。針對(duì)事業(yè)單位所在區(qū)域信息系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)事業(yè)，統(tǒng)一事業(yè)單位數(shù)據(jù)模式、接口標(biāo)準(zhǔn)與查詢規(guī)則，為事業(yè)單位之間、政府部門之間的資源互動(dòng)提供基礎(chǔ)。文書檔案管理涵蓋事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程，對(duì)于解決事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題、優(yōu)化事業(yè)單位各項(xiàng)工作質(zhì)量具有重要作用。技術(shù)化平臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用能夠增加不同事業(yè)單位之間信息互動(dòng)，對(duì)于推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展十分有利。

第二，構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，優(yōu)化文書檔案服務(wù)效果。在實(shí)際工作中，可以建立與事業(yè)單位發(fā)展相適應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)，為業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、人力資源管理等部門提供相應(yīng)的服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用

在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，加強(qiáng)不同數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用，如人工智能、3D掃描等，對(duì)文書檔案進(jìn)行深入分析，可以在滿足用戶基本需求同時(shí)，提升文書檔案的應(yīng)用價(jià)值。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。第一，數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用，能夠根據(jù)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新需求構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，對(duì)單位內(nèi)部各部門產(chǎn)生的文書資料進(jìn)行深入分析，為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開展提供可行性建議。第二，促使事業(yè)單位各部門數(shù)據(jù)共享，縮短信息收集與分析的時(shí)間。事業(yè)單位可以利用數(shù)字技術(shù)統(tǒng)一各個(gè)部門信息系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理部門獲取其他部門文書信息提供便利，使文書檔案信息內(nèi)容更加完善，管理工作更加高效。第三，提升事業(yè)單位文書檔案的利用率。以往事業(yè)單位文書檔案應(yīng)用效果并不理想，存在文書檔案應(yīng)用意識(shí)薄弱的問(wèn)題，不能體現(xiàn)出文書檔案借鑒、學(xué)習(xí)作用。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，解決了以往文書檔案應(yīng)用率不高的問(wèn)題，促使事業(yè)單位建立功能豐富的檔案管理系統(tǒng)，為事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展提供資料參考，優(yōu)化單位綜合管理效果。

3.5 構(gòu)建信息反饋機(jī)制

事業(yè)單位文書檔案信息化管理中會(huì)遇到較多問(wèn)題，如信息系統(tǒng)漏洞、流程不規(guī)范等。信息反饋機(jī)制的建設(shè)，有利于提升事業(yè)單位文書檔案管理水平，對(duì)于優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)功能、提升檔案管理效果具有重要意義。在信息反饋機(jī)制建設(shè)中，應(yīng)以檔案服務(wù)對(duì)象為主，要求單位內(nèi)部文書檔案使用者將文書檔案信息使用體驗(yàn)、資源內(nèi)容等，及時(shí)反饋給文書檔案管理人員，使其明確信息建設(shè)方面存在的不足，并在實(shí)踐中積極改正。此外，可以利用數(shù)字技術(shù)賦予文書檔案管理系統(tǒng)信息反饋工作，通過(guò)信息系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)自動(dòng)收集用戶的反饋或者評(píng)價(jià)，并將反饋結(jié)果應(yīng)用在實(shí)踐中，優(yōu)化信息系統(tǒng)，提升事業(yè)單位文書檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

信息反饋機(jī)制的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文書檔案信息化建設(shè)的閉環(huán)管理，輔助工作人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，有利于提升事業(yè)單位文書檔案資源管理效果。因此，確定信息反饋機(jī)制后，應(yīng)靈活運(yùn)用該系統(tǒng)，助力文書檔案管理系統(tǒng)升級(jí)轉(zhuǎn)型，提升文書檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化時(shí)代下，文書檔案管理信息化建設(shè)提升了檔案數(shù)字化管理水平，優(yōu)化了文書檔案的利用、開發(fā)效果。為體現(xiàn)出數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用價(jià)值，構(gòu)建檔案管理機(jī)制，為文書檔案資源整合、信息系統(tǒng)建設(shè)提供依據(jù)，保證文書檔案信息化建設(shè)效果。同時(shí)，充分利用數(shù)字技術(shù)，并建立信息反饋制度，優(yōu)化文書檔案獲取、分析、歸檔、保存、利用效果，解決文書檔案管理效率低下問(wèn)題，使事業(yè)單位在信息化管理平臺(tái)的支撐下實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展。

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