淺議事業(yè)單位檔案管理中精細化的運用

摘 要：事業(yè)單位檔案信息是重要的決策依據(jù)。精細化理念運用到檔案管理工作中，可以實現(xiàn)檔案管理流程規(guī)范化、標準化、數(shù)據(jù)化，進而提升檔案管理質(zhì)量、效率，促使事業(yè)單位長遠發(fā)展?；诖?，文章對事業(yè)單位檔案管理中精細化的運用展開研究，闡述了事業(yè)單位檔案管理的作用，介紹了事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并提出了精細化運用原則和完善精細化檔案管理制度、創(chuàng)新精細化檔案管理方式、注重檔案管理隊伍建設(shè)、優(yōu)化完善檔案管理流程、構(gòu)建良好的檔案管理環(huán)境等精細化運用策略，希望可以提供給相關(guān)人員一些參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；精細化

中圖分類號：G271.3 文獻標識碼：A

現(xiàn)階段，在很多事業(yè)單位，檔案管理工作還存在一些問題，整體管理效果不佳，嚴重影響檔案功能的發(fā)揮。因此，事業(yè)單位相關(guān)人員需要創(chuàng)新管理理念、管理模式，不斷優(yōu)化檔案管理流程與制度，嚴格根據(jù)相關(guān)流程操作規(guī)范開展檔案管理工作，提升管理質(zhì)量。精細化理念，是一種新型管理理念，其強調(diào)了精、準、細、實，通過管理過程細化、目標激勵以及制度檢查與考核，提高檔案管理水平。在檔案管理工作中，可以把精細化理念運用其中，不斷優(yōu)化檔案管理流程，且制定完善的管理制度，有效提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案信息的價值，促進事業(yè)單位長遠發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理作用

檔案是歷史的記錄者，也是未來的指引者。在實際工作中，相關(guān)人員可以通過查閱檔案資料，科學(xué)規(guī)劃單位未來發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理主要具有以下幾點作用：

1.行政管理作用

檔案管理工作是行政管理工作中的重要組成部分，其是單位制定各項規(guī)章制度的重要參考依據(jù)。簡單來講，在事業(yè)單位發(fā)展期間想要保證管理制度的有效性，需要基于檔案資料來制定。從中可以看出，檔案在一些方面可以給管理決策提供可靠的依據(jù)。

2.項目運營作用

檔案資料中包括單位各種業(yè)務(wù)往來，其具有憑證、參考的作用。檔案資料可以給單位管理提供各種管理數(shù)據(jù)。并且，通過檔案管理可以促進單位的運營發(fā)展，還可以提高單位項目管理水平。

3.文化作用

檔案和事業(yè)單位文化有著緊密關(guān)系，是單位文化中的重要內(nèi)容，其見證了單位的發(fā)展歷程，為單位發(fā)展做好記錄。并且，檔案可以體現(xiàn)單位的精神文化、價值觀念，記錄單位各種文化氛圍，包括真實的照片、影像，都是單位的真實回憶，也是職工的寶貴經(jīng)歷，其凝聚著單位的向心力。因此，檔案資料在單位文化中有著重要作用。

4.法律咨詢作用

檔案資料具有真實性特點，決定了其可以提供有力的證據(jù)數(shù)據(jù)。在檔案資料中，真實地記錄了職工何時、何地開展了什么工作，可以有效保護單位和職工利益不被損害，在法律層面獲得保障，也可以明確各方面的責任，避免產(chǎn)生不必要的糾紛。

5.培訓(xùn)作用

檔案資料實際上也是教育資源，由于其是真實的記錄和反映，單位在開展職工培訓(xùn)時可以把檔案資料作為教材、參考資料。并且，和其他資料相比，檔案資料的說服力更強，可以促使職工更加信服，特別是一些真實的案例記錄。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.管理制度有待完善

由于事業(yè)單位性質(zhì)的影響，檔案管理工作較為復(fù)雜。相關(guān)調(diào)查顯示，部分事業(yè)單位檔案管理工作不夠系統(tǒng)化，缺乏完善的管理制度作為支撐，管理過程與流程存在隨意化問題，以至于檔案管理雜亂無章。并且，在查找檔案時，會浪費很多時間，嚴重影響工作效率。

2.管理方法有待創(chuàng)新

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位存在管理方法較為滯后的問題，仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，且檔案管理意識薄弱，一味地追求政績，在建設(shè)和維護檔案管理設(shè)備設(shè)施方面不夠重視，具體表現(xiàn)在管理設(shè)備設(shè)施較為陳舊，如檔案室中大多是鐵皮文件柜、書架等，計算機、掃描儀、投影儀等設(shè)備較少。該種管理方法已經(jīng)無法滿足新時代背景下的單位檔案管理工作需求，管理效率較低，會在一定程度上阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。此外，部分事業(yè)單位雖然實施了信息化檔案管理，但是由于檔案管理人員技術(shù)水平有限，在信息化管理模式下常常是顧頭不顧尾，沒有及時把檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，進而影響到檔案信息的維護工作。

3.管理隊伍建設(shè)問題

檔案管理工作對工作人員的要求較高，需要具備較強的文字分析能力、資料收集和整理能力以及計算機、信息技術(shù)應(yīng)用能力等。目前，在很多事業(yè)單位中，檔案管理隊伍建設(shè)方面還存在一些問題，主要有以下幾點：第一，部分檔案管理人員身兼數(shù)職，以至于很難把注意力集中在檔案管理工作中，進而影響到管理效果；第二，部分檔案管理人員思想意識存在誤區(qū)，認為檔案管理就是簡單的分類、查找，導(dǎo)致工作中不認真對待，職業(yè)素養(yǎng)有待提升。第三，部分檔案管理人員是剛畢業(yè)的大學(xué)生，工作經(jīng)驗不夠豐富，在面對較多的文檔資料時不知道從何下手。有些檔案管理人員雖然是老職工，具備豐富的工作經(jīng)驗，但是由于其知識掌握沒有及時更新，缺乏計算機應(yīng)用能力，進而影響工作效率。

三、事業(yè)單位精細化檔案管理的運用原則

1.全面性原則

針對事業(yè)單位來講，檔案管理工作時相關(guān)人員需要堅持全面性原則，深度融合精細化理念和全面性原則，高效整合各種信息數(shù)據(jù)，經(jīng)過歸納和整理后形成完整的紙質(zhì)檔案與電子檔案，進而給單位提供服務(wù)管理、配置人力資源、制定戰(zhàn)略目標的參考依據(jù)。

2.真實性原則

檔案可以給事業(yè)單位提供精準、有效的信息資源。在實際工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)可以基于檔案信息資料做出相關(guān)決策。基于此，在運用精細化管理理念時，相關(guān)人員需要堅持真實性原則，精準、客觀、真實、有效地處理收錄的檔案信息，促進單位長遠發(fā)展。只有基于真實的檔案信息，單位才可以做出滿足自身發(fā)展需求的決策，突出科學(xué)性、正確性的特點。

3.系統(tǒng)性原則

事業(yè)單位檔案管理屬于一項系統(tǒng)性工作。因此，在實際工作中相關(guān)人員需要堅持系統(tǒng)性原則開展檔案管理工作，有效實現(xiàn)精細化管理模式，提高檔案管理效率。在該過程中，相關(guān)人員需要基于實際情況，嚴格根據(jù)系統(tǒng)性操作流程，有效整合各種資料，其中涉及信息、材料、文件等內(nèi)容，應(yīng)明確資料的類型，且做好劃分工作，對于后續(xù)的查閱具有積極影響，可以提高檔案利用率。

4.關(guān)聯(lián)性原則

針對事業(yè)單位來講，檔案信息都是在職能活動中產(chǎn)生的，其具有自身形成的規(guī)律和特點。在實際工作中，相關(guān)人員需要嚴格遵循檔案形成規(guī)律，開展歸檔整理工作，可以有效減少個人對檔案資料的干預(yù)，保證檔案整理質(zhì)量。在檔案產(chǎn)生與處理期間需要保證來源、時間、內(nèi)容等有內(nèi)在關(guān)聯(lián)，不僅可以記錄文件之間和文件組之間的關(guān)聯(lián)，還可以提升檔案記錄的有序性、完整性。通過關(guān)聯(lián)性原則，可以促使檔案資料更好地反映單位主要工作活動，也有利于未來的檢索與利用工作。

5.協(xié)調(diào)統(tǒng)一原則

在檔案精細化管理模式下，會運用到信息化手段。在該種情況下與紙質(zhì)文件、電子文件的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是非常必要的。想要做好該項工作，需要相關(guān)人員統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理、檔案管理，在公文處理工作中前置檔案管理部分要求，在檔案管理工作中利用文書處理期間產(chǎn)生的相關(guān)信息，促使兩項工作成為整體。與此同時，在工作中應(yīng)基于單位具體情況，保證是以哪種類型文件整理為主，再依次確定整理策略、方法，進而在整理方面實現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

四、事業(yè)單位精細化檔案管理的運用策略

1.完善精細化檔案管理制度

在新時代背景下，想要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案精細化管理，需要建立完善的管理制度，明確精細化管理的重點內(nèi)容，通過制度為支撐，提升檔案管理質(zhì)量和效率。具體來講，可以從以下幾個方面入手：第一，適當修訂現(xiàn)有的檔案管理制度，突出管理制度網(wǎng)絡(luò)化特點，涉及借閱制度、歸檔制度等，保證各類信息資源真實且完善。例如，在歸檔制度中，要求相關(guān)部門將辦理完畢的文件、資料經(jīng)過挑選分項或分類立卷和編號歸檔，且一般文件資料需要分級、分類，根據(jù)時間前后編號立卷，原則上一年成卷，年終歸檔。此外，還要求檔案室設(shè)置防潮、防蛀、防火的檔案柜或檔案箱，且需要安置防盜門（窗）、消防器材，保證檔案的安全。第二，注重責任制度構(gòu)建。針對不同管理崗位，明確工作內(nèi)容、職責，且配備專業(yè)人員監(jiān)督，檢查相關(guān)制度的落實情況。對于嚴格根據(jù)相關(guān)制度開展檔案管理工作的人員，給予適當獎勵，反之則給予相應(yīng)懲罰。第三，注重檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)制度構(gòu)建。在實際工作中，檔案管理人員需要注重和各個部門的交流與溝通，保證檔案資料收集的及時性與準確性，確保檔案管理工作規(guī)范性、便捷性開展。

2.創(chuàng)新精細化檔案管理方式

在新時代背景下，想要有效實現(xiàn)檔案精細化管理，在實際工作中事業(yè)單位需要打破傳統(tǒng)管理方式的束縛，注重管理方式的優(yōu)化創(chuàng)新。具體來講，可以引入信息技術(shù)，創(chuàng)建檔案管理信息共享平臺，在該平臺實現(xiàn)分類管理檔案資料，不僅有助于檔案管理情況與效果的檢查，還有助于檔案的調(diào)用，減輕相關(guān)人員的工作量，提高檔案管理效率。與此同時，需要把信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，多樣化管理檔案資料，如把文字、圖片和影像等集中管理，可以有效豐富檔案信息內(nèi)容。此外，在實際工作中，相關(guān)人員需要重視信息化設(shè)備設(shè)施的維護工作，以防病毒入侵計算機而威脅到檔案信息的安全。在該過程中，相關(guān)人員需要及時查殺病毒，且做好備份工作，妥善保管重要的檔案資料，可以設(shè)置密鑰等，提升檔案管理的安全性。

3.注重檔案管理隊伍的建設(shè)

在事業(yè)單位檔案精細化管理模式下，需要注重檔案管理隊伍的建設(shè)，注重提升檔案管理人員的綜合能力和素養(yǎng)。具體來講，可以從以下幾個方面入手：第一，單位可以定期開展培訓(xùn)活動，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識、信息技術(shù)操作等，以有效提高檔案管理人員能力以及應(yīng)用信息軟件和技術(shù)的能力。與此同時，還需要注重開展職業(yè)道德教育，強化檔案管理人員的責任意識，促使其在工作中恪盡職守、吃苦耐勞、踏實肯干，更好地開展檔案精細化管理工作。第二，單位可以定期開展參觀學(xué)習(xí)活動，到其他單位學(xué)習(xí)檔案管理先進手段，拓寬檔案管理人員的視野，幫助其提升整體素養(yǎng)。第三，單位需要加強技能考核，促使其積極參與培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，針對考核結(jié)果較好的人員可以給予適當獎勵，調(diào)動其工作積極性，保證檔案管理質(zhì)量和效果。

4.優(yōu)化檔案管理流程

對事業(yè)單位來講，想要實現(xiàn)檔案精細化管理，需要制度、人員、方式等方面創(chuàng)新的同時，還需要優(yōu)化檔案管理流程。具體來講，可以從以下幾個方面入手：第一，注重檔案管理工作運轉(zhuǎn)流程的優(yōu)化。需要基于事業(yè)單位的實際情況，創(chuàng)建暢通的檔案收集、利用渠道，且注重責任機制的落實，把檔案管理工作程序細化到每個人身上，促使每個職工均可以樹立檔案管理意識，按時移交檔案資料，全面歸檔，以防由于隨意放置檔案資料而出現(xiàn)存儲、管理問題。第二，需要從收集、分類、整理、歸檔、貯存、保密、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，逐步優(yōu)化流程。優(yōu)化后流程如下：收集—整理—鑒定—影像檢查和處理—完整OCR識別—提供利用。檔案管理人員應(yīng)嚴格根據(jù)優(yōu)化的流程開展檔案管理工作，保證管理規(guī)范性與高效性。

5.構(gòu)建良好的檔案管理環(huán)境

在檔案精細化管理模式下，檔案管理環(huán)境的構(gòu)建是非常重要的，不僅可以提升檔案保存質(zhì)量，還可以延長其使用壽命?；诖?，在實際工作中，相關(guān)人員在保存檔案時需要同時保留紙質(zhì)檔案和電子檔案。在紙質(zhì)檔案保存方面，由于其怕潮、怕陽光照射，需要存放在干燥適宜的房間，且定期通風、控制濕度，以防過于干燥而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案粉化。并且需要在該房間安置窗簾，避免檔案被照射而老化。如果單位檔案較多，可以購置移動檔案柜，不用時可以合攏到一起，使用時再推開，避免占用空間。在電子檔案保存方面，相關(guān)人員需要經(jīng)常抽檢，定期播放錄像帶資料，避免其長期不使用而粉化。并且，需要注重提檔升級問題，可以利用刻錄機或新技術(shù)軟件，還原錄像檔案資料，通過光盤、移動存儲設(shè)備等保存資料，構(gòu)建良好的檔案管理物質(zhì)環(huán)境。

五、結(jié)束語

總而言之，在新時代背景下，在事業(yè)單位檔案管理中運用精細化理念是非常必要的，不僅能夠提高檔案管理的整體水平，還能夠促進單位長期穩(wěn)定發(fā)展?，F(xiàn)階段，由于受到諸多因素影響，事業(yè)單位檔案管理工作中還存在一些問題，管理理念和管理模式較為滯后，難以滿足新時代背景下事業(yè)單位的發(fā)展需求。想要有效改善這一現(xiàn)狀，在實際工作中，相關(guān)人員需要明確精細化檔案管理的重要性，且基于當下存在的問題，制定針對性解決措施，把精細化理念滲透到檔案管理各個環(huán)節(jié)，有效提升檔案管理的有效性、規(guī)范性和標準性，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理目標。

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作者單位：1.滕州市社會保險事業(yè)中心；2.山東農(nóng)業(yè)大學(xué)