淺談事業(yè)單位的檔案管理工作

摘 要：隨著信息化時代的到來，事業(yè)單位的檔案保護(hù)與管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。文章旨在探討當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理方面存在的問題，如管理體系不健全、檔案安全風(fēng)險高、電子檔案管理滯后以及跨部門協(xié)作不暢等，并提出相應(yīng)的改進(jìn)策略，以期為事業(yè)單位檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化開展提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案保護(hù)；管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在知識經(jīng)濟(jì)和數(shù)字化時代背景下，事業(yè)單位作為公共服務(wù)的重要載體，其檔案管理工作不僅關(guān)系到信息資源的有效利用，還關(guān)系到單位形象和合法權(quán)益的保護(hù)。然而，伴隨技術(shù)進(jìn)步和社會發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化管理的需求。因此，探討如何在新環(huán)境下開展有效的檔案管理工作，成為一個亟待解決的問題。

一、事業(yè)單位檔案的分類

1.文書檔案

文書檔案主要指事業(yè)單位在日常工作中形成的各類文件和資料，包括但不限于會議記錄、決定、通告、報(bào)告、請示、批復(fù)、函件以及對外交流的相關(guān)文件，文書檔案是事業(yè)單位運(yùn)行和管理的重要依據(jù)，反映了單位的決策過程、管理活動和工作成果。

2.人事檔案

人事檔案是指記錄員工個人基本信息、工作崗位、工作表現(xiàn)、薪酬福利、培訓(xùn)經(jīng)歷以及職稱評定等方面信息的文件和資料。這類檔案對于人力資源管理具有極其重要的作用，是人員招聘、配置、考核、激勵和培養(yǎng)的基礎(chǔ)。人事檔案管理要求高度的保密性和安全性，因?yàn)樯婕皞€人隱私和單位機(jī)密。

3.法規(guī)政策類檔案

法規(guī)政策類檔案包括法律法規(guī)、行政規(guī)章、政策文件以及相關(guān)的解釋、指南等，是事業(yè)單位開展工作的法律依據(jù)和政策指導(dǎo)。這類檔案的有效期通常較長，且具有很高的權(quán)威性和規(guī)范性。管理好法規(guī)政策類檔案對于規(guī)避法律風(fēng)險、提升決策質(zhì)量和確保業(yè)務(wù)活動合規(guī)性具有重要意義。

4.業(yè)務(wù)活動類檔案

業(yè)務(wù)活動類檔案是事業(yè)單位在開展具體業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案，如項(xiàng)目文件、研究報(bào)告、工作總結(jié)、審計(jì)報(bào)告以及財(cái)務(wù)報(bào)表等。這類檔案直接反映了事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程、工作成果和財(cái)務(wù)狀況，對于提高工作效率、分析業(yè)務(wù)趨勢、制定戰(zhàn)略規(guī)劃和內(nèi)外審計(jì)都至關(guān)重要。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中面臨的主要問題

1.管理體系不健全

事業(yè)單位在檔案管理體系構(gòu)建方面存在缺陷和不足，導(dǎo)致檔案管理工作無法規(guī)范運(yùn)行。一方面，部分單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員或部門，使得檔案工作難以專業(yè)化、系統(tǒng)化開展；另一方面，即使有負(fù)責(zé)檔案管理的人員，也常因?yàn)槿鄙倜鞔_的管理流程和操作規(guī)范，導(dǎo)致工作效率低下。檔案整理、存儲和使用均存在混亂的問題，對于檔案管理的重要性認(rèn)識不足，缺乏有效的監(jiān)督和評價機(jī)制，使得管理體系難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.檔案安全風(fēng)險高

截至2021年底，我國現(xiàn)行有效的檔案政策標(biāo)準(zhǔn)共128部，其中法律1部，行政法規(guī)3部，部門規(guī)章32部，規(guī)范性文件60部，標(biāo)準(zhǔn)32部，現(xiàn)行的政策規(guī)范中涉及檔案安全的共有41件，其中法律1件、部門規(guī)章4件、規(guī)范性文件36件。隨著信息化時代的到來，檔案資料的數(shù)字化成為大趨勢，但同時也帶來了較高的安全風(fēng)險。許多事業(yè)單位在檔案信息安全管理上投入不足，缺乏有效的技術(shù)防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等。此外，對于檔案管理人員的安全意識培養(yǎng)不夠，容易導(dǎo)致操作失誤，增加檔案被泄露的風(fēng)險。一旦檔案信息被非法獲取或破壞，將對事業(yè)單位的運(yùn)營和聲譽(yù)造成嚴(yán)重影響。

3.電子檔案管理滯后

盡管電子檔案具有存儲方便、檢索快捷等優(yōu)點(diǎn)，但許多事業(yè)單位在電子檔案管理方面仍然滯后。從技術(shù)層面來看，許多單位缺乏高效的電子檔案管理系統(tǒng)，現(xiàn)有的系統(tǒng)無法滿足快速檢索、高效存儲和安全保護(hù)的需求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，新的文件格式和存儲方式不斷涌現(xiàn)，而事業(yè)單位在技術(shù)更新方面存在滯后問題，導(dǎo)致無法有效處理和長期保存這些新型的電子檔案。在制度方面，電子檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。不同單位或部門采用不同的電子檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在檔案的收集、整理、保存和利用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不協(xié)調(diào)。這種缺乏統(tǒng)一規(guī)范的情況，使得電子檔案的整合和共享變得困難，影響了事業(yè)單位檔案管理的整體效率和效果。

4.跨部門協(xié)作不暢

在多部門共同參與的檔案管理活動中，由于缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào)機(jī)制，跨部門協(xié)作經(jīng)常出現(xiàn)障礙。不同部門對檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、管理流程存在差異，缺少統(tǒng)一的規(guī)范來指導(dǎo)工作，資源分享和信息交流不暢，導(dǎo)致工作中重復(fù)辦理或相互推諉現(xiàn)象頻發(fā)，影響檔案管理的整體效率。

三、事業(yè)單位檔案管理的策略與措施

1.完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

為了確保檔案管理工作在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道上穩(wěn)步開展，需要針對不同類型的檔案資料，如文書檔案、電子檔案、音視頻檔案等，制定詳盡的分類和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確不同檔案的整理規(guī)則、存儲條件和保管期限。例如，對于電子檔案，應(yīng)詳細(xì)規(guī)定文件格式、命名規(guī)則、存儲方式和備份頻率等。從檔案的生成、收集、整理、保存到銷毀的全過程，都要有明確的操作指引和流程圖，確保每個環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)可依，減少人為失誤和疏漏。同時，對于檔案的借閱和利用，也應(yīng)建立一套完善的規(guī)章制度，確保檔案的安全性和保密性。在這個過程中，還應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)和考核，提升檔案管理人員對標(biāo)準(zhǔn)的熟悉度和執(zhí)行力。同時，引入先進(jìn)的檔案管理軟件、技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，如智能密集架、電子標(biāo)簽（RFID）等，提高檔案管理的自動化和智能化水平，減少人工操作的錯誤，提高工作效率。

2.監(jiān)督與指導(dǎo)文件材料的歸檔工作

監(jiān)督與指導(dǎo)文件材料的歸檔工作尤其重要，涉及從文件的生成或接收到最終處置的整個檔案生命周期。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)明確制定和傳達(dá)歸檔政策，包括哪些文件需要保存、保存期限、保存格式以及存儲位置等細(xì)節(jié)。這些政策要符合國家和地方的法律法規(guī)，并針對單位特有的需求制定。同時，還要保證足夠的靈活性以適應(yīng)不斷變化的管理環(huán)境。建立專門的檔案管理部門或指定專職人員來負(fù)責(zé)檔案的歸檔、整理和保護(hù)工作。這些專職人員需要定期接受培訓(xùn)，以便掌握最新的檔案管理知識和技能，能夠有效應(yīng)對技術(shù)進(jìn)步和法規(guī)變化帶來的挑戰(zhàn)。為了加強(qiáng)監(jiān)督與指導(dǎo)，事業(yè)單位應(yīng)開展定期的歸檔工作審核，包含對個別部門隨機(jī)抽查或是全面審計(jì)。在審計(jì)過程中，除了檢查文件是否按照既定的政策和程序正確歸檔外，還應(yīng)評估分類的準(zhǔn)確性、描述得詳細(xì)程度以及存儲的合規(guī)性。審計(jì)結(jié)果要反饋給相關(guān)部門和人員，并據(jù)此進(jìn)行針對性的改進(jìn)。

3.加強(qiáng)檔案安全保護(hù)

檔案安全保護(hù)是一項(xiàng)非常重要的工作。2004年，印尼班達(dá)亞齊省檔案館在印度洋海嘯中損失了80%的照片檔案，Ace文獻(xiàn)信息中心更是失去了全部文件；巴西國家博物館在2018年9月2日的大火中失去了2000萬件考古學(xué)和人類學(xué)文物瑰寶。在檔案安全保護(hù)中，物理安全措施是基礎(chǔ)，包括加強(qiáng)對檔案存放區(qū)域的安全防范，如安裝防火防盜系統(tǒng)、監(jiān)控?cái)z像頭和門禁控制系統(tǒng)，確保無關(guān)人員無法隨意進(jìn)入檔案室。同時，應(yīng)定期檢查檔案室的環(huán)境條件，如溫濕度、燈光和通風(fēng)，以防止檔案因保存環(huán)境不佳而損壞。在電子檔案保護(hù)方面，需要采取多層次的技術(shù)措施，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)和定期備份。電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器中，并由專業(yè)的IT人員維護(hù)，確保不會泄露敏感信息。另外，制定應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對可能發(fā)生的檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害以及人為破壞、網(wǎng)絡(luò)攻擊等事件。預(yù)案中應(yīng)包含具體的應(yīng)急響應(yīng)流程、責(zé)任分配、緊急聯(lián)系人和備份檔案的恢復(fù)程序。

4.推行電子檔案管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式逐漸被電子檔案管理系統(tǒng)（EDMS）所取代，這主要得益于信息技術(shù)的飛速發(fā)展和無紙化辦公的逐漸普及。電子檔案管理不僅能夠提高檔案管理的效率和安全性，還能夠節(jié)約大量的物理空間，也更便于檔案的檢索和共享。因此，事業(yè)單位推行電子檔案管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，對于提高管理水平、保護(hù)歷史資料和促進(jìn)信息資源的利用具有重要意義。通過對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，包括使用高質(zhì)量的掃描設(shè)備將檔案轉(zhuǎn)換為電子格式，如PDF/A或TIFF，以確保文件的長期保存和可讀性。在轉(zhuǎn)換過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守文件格式和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并對敏感信息加密處理，以防止數(shù)據(jù)被泄露。建立一個全面的電子檔案管理系統(tǒng)（EDMS），該系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的文檔管理功能，如自動分類、索引、全文搜索以及版本控制等。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮到用戶的操作習(xí)慣，提供直觀友好的用戶界面，簡化文件上傳、審核、發(fā)布和查詢等操作流程。同時，系統(tǒng)后端需要支持靈活的數(shù)據(jù)庫配置，以適應(yīng)不斷變化的檔案管理需求。為了確保電子檔案的長期保存和有效利用，還應(yīng)制定合理的備份策略，定期對電子檔案備份，并將備份數(shù)據(jù)存放在不同的地理位置，防止自然災(zāi)害或人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。此外，數(shù)字檔案還需要明確的是法律效力問題。2021年正式施行的《中華人民共和國檔案法》第37條就對數(shù)字檔案的法律效力進(jìn)行了明文規(guī)定。目前，中國共有地方性的檔案法規(guī)66部，其中省級31部、州市級35部；檔案部門規(guī)章37部，其中由國家檔案局單獨(dú)或牽頭發(fā)布的有20部；擁有地方政府檔案規(guī)章135部，其中省級58部，州市級77部。

5.加強(qiáng)跨部門合作

建立一個統(tǒng)一的檔案管理平臺是加強(qiáng)跨部門合作的基礎(chǔ)，該平臺應(yīng)能夠覆蓋各個部門的工作范圍，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中存儲和管理。通過該平臺，各部門可以方便地上傳、下載和共享檔案資料，并能夠?qū)n案的借閱、歸還、復(fù)制等操作實(shí)施跟蹤和記錄。該平臺還應(yīng)該具備強(qiáng)大的搜索功能，支持關(guān)鍵詞檢索、分類篩選等多種查詢方式，以幫助員工快速找到所需的檔案資料。為了促進(jìn)跨部門之間的溝通和協(xié)作，應(yīng)定期召開跨部門會議，各部門可以就檔案管理的相關(guān)問題展開討論和交流，分享各自的經(jīng)驗(yàn)和做法，提出改進(jìn)建議。同時，會議也可以作為一個平臺，讓各部門之間建立聯(lián)系和了解彼此的需求，從而更好地協(xié)調(diào)工作。除了會議之外，建立跨部門工作小組也是一種常見的合作方式。工作小組由來自不同部門的成員組成，負(fù)責(zé)處理一些涉及多個部門的檔案管理任務(wù)。例如，在檔案數(shù)字化工作時，可以成立一個由信息技術(shù)部門、檔案管理部門和其他相關(guān)部門成員組成的工作小組，共同制定數(shù)字化方案、協(xié)調(diào)資源分配以及監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)展等。

四、事業(yè)單位開展檔案管理工作的方向和目標(biāo)

1.智能化管理

2021年6月9日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提到，“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)之一為“檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”。智能化管理的核心在于利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等優(yōu)化檔案管理流程。這意味著事業(yè)單位需要對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)升級改造，引入智能識別、自動分類以及語義理解等技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)對電子檔案的高效處理和準(zhǔn)確檢索。例如，通過應(yīng)用機(jī)器學(xué)習(xí)算法，系統(tǒng)可以自動識別檔案內(nèi)容并生成元數(shù)據(jù)，極大地減少了人工著錄的工作量，提高了檔案檢索的準(zhǔn)確性。智能化管理還體現(xiàn)在對檔案利用的智能化服務(wù)上，可以通過建立智能問答系統(tǒng)、在線客服機(jī)器人等方式，提供24小時不間斷的檔案查詢服務(wù)，滿足用戶隨時隨地獲取檔案信息的需求。通過對用戶行為的分析和學(xué)習(xí)，智能系統(tǒng)還能夠主動推薦相關(guān)檔案資料，提升用戶體驗(yàn)。

2.云存儲與備份

隨著云計(jì)算技術(shù)的成熟和普及，其可擴(kuò)展性、靈活性和成本效益等特點(diǎn)使得越來越多的機(jī)構(gòu)開始考慮將其應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域。云存儲不僅提供了一種高效、可靠的數(shù)據(jù)保存方式，還為檔案的持久化保存、災(zāi)難恢復(fù)和遠(yuǎn)程訪問提供了新的可能。未來的檔案管理工作將更加依賴于云服務(wù)提供商的存儲和計(jì)算能力。這些服務(wù)能夠提供幾乎無限的存儲空間，足以應(yīng)對事業(yè)單位不斷增長的檔案數(shù)據(jù)量。同時，通過彈性計(jì)算資源，可以快速處理大量數(shù)據(jù)，提高檢索和分析的效率。云服務(wù)通常具備多地點(diǎn)的數(shù)據(jù)冗余存儲能力，即使發(fā)生自然災(zāi)害或設(shè)備設(shè)施故障，也能夠保證數(shù)據(jù)的完整性和可用性。

3.遠(yuǎn)程訪問與協(xié)作平臺

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展和全球化辦公趨勢的加強(qiáng)，事業(yè)單位檔案管理的工作趨勢之一是構(gòu)建遠(yuǎn)程訪問與協(xié)作平臺。該平臺能夠支持不同地點(diǎn)的員工方便、安全地訪問和處理檔案資料，提高工作的靈活性和效率。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要確保檔案管理系統(tǒng)具備強(qiáng)大的遠(yuǎn)程訪問功能。這意味著系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持多種終端設(shè)備，如個人電腦、平板電腦和智能手機(jī)等，使員工能夠在任何時間、任何地點(diǎn)訪問檔案系統(tǒng)。在協(xié)作方面，遠(yuǎn)程訪問與協(xié)作平臺提供豐富的協(xié)作工具，如實(shí)時通信、文檔共享、協(xié)同編輯和版本控制等。這些工具能夠幫助團(tuán)隊(duì)成員高效地協(xié)作處理檔案，無論他們身處何地。例如，通過文檔共享功能，團(tuán)隊(duì)成員可以共同查看和編輯同一份文件；而版本控制則能確保每個人在最新的文件版本上工作，避免信息不一致的問題，平臺還具備良好的兼容性，能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如OA辦公自動化系統(tǒng)、ERP企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)等無縫集成，形成統(tǒng)一的解決方案。

五、結(jié)語

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性極強(qiáng)的工作，要求管理者具備專業(yè)的知識和技能，需要得到全員的重視和支持。面對新時代的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，事業(yè)單位必須不斷加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平。同時，應(yīng)當(dāng)注重人才培養(yǎng)，增強(qiáng)全體員工的檔案意識，確保每一項(xiàng)工作都能得到有效記錄和妥善保存。未來，隨著技術(shù)的發(fā)展和管理理念的更新，事業(yè)單位的檔案管理工作必將更加專業(yè)化、智能化，更好地服務(wù)于單位的可持續(xù)發(fā)展和社會的全面進(jìn)步。

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作者單位：府谷縣農(nóng)業(yè)綜合執(zhí)法大隊(duì)