高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系研究

摘 要：文章結(jié)合當(dāng)前高職院校檔案數(shù)智化現(xiàn)狀，分析了高職院校檔案數(shù)智化的呈現(xiàn)，并從強化目標(biāo)體系頂層設(shè)計、運用正確導(dǎo)向引導(dǎo)、將工作特色融入其中、構(gòu)建數(shù)智化評價目標(biāo)體系等四個方面，研究高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系構(gòu)建的實踐路徑，不斷優(yōu)化檔案智慧管理。

關(guān)鍵詞：高職院校檔案；數(shù)智化評價目標(biāo)體系；智慧

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案數(shù)智化是一項國家記憶工程，是新時代展現(xiàn)新成就的一種方式，同時，也是深入推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在需要和動力。高職院校通過開展檔案數(shù)智化評價工作，不僅能夠提高高職院校檔案工作現(xiàn)代化管理水平，優(yōu)化檔案資源開發(fā)和利用結(jié)構(gòu)，還能夠進(jìn)一步擴大檔案的宣傳力度和影響，使檔案意識、資源意識和利用意識深入民心，形成集體“大檔案觀”，助推高職院校檔案治理效能的提升，推動檔案的智慧轉(zhuǎn)型和升級，實現(xiàn)智慧服務(wù)和管理。因此，構(gòu)建高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系是時代的要求和檔案發(fā)展的必然。

一、高職院校檔案數(shù)智化研究現(xiàn)狀

1.缺乏針對檔案數(shù)智化管理的系統(tǒng)研究

隨著信息時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算、區(qū)塊鏈以及5G等現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，對各行業(yè)產(chǎn)生了顛覆性的影響。數(shù)據(jù)不僅是重要的基礎(chǔ)資源，還日益成為國家及各行業(yè)的核心資產(chǎn)和戰(zhàn)略資本，蘊藏著巨大的潛力和不可估量的價值，引起了全球治理體系的深刻變革。隨著大數(shù)據(jù)時代的深入發(fā)展，各行業(yè)開始制定“數(shù)智化”轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略。但是，由于各行業(yè)有不同的特點，各自制定的“數(shù)智化戰(zhàn)略”不具備普適性。在檔案領(lǐng)域，檔案工作者仍缺乏對檔案數(shù)智化管理的系統(tǒng)研究。因此，如何數(shù)智化管理檔案成為時代賦予檔案工作者的新課題。

2.檔案數(shù)智化評價缺乏依據(jù)

《中華人民共和國職業(yè)分類大典（2022年版）》新增了一個職業(yè)類別——檔案數(shù)字化管理師，并標(biāo)識為數(shù)字職業(yè)。這標(biāo)志著數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源并得到了高度重視。檔案工作作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)向檔案數(shù)據(jù)管理模式，檔案工作邁出了關(guān)鍵性的一步。數(shù)字化管理師的出現(xiàn)，將有力推動檔案數(shù)智化工作的開展，成為新時代檔案工作的亮點和熱點。

近年來，國家檔案局陸續(xù)發(fā)布《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 43-2009）、《檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識規(guī)范》（DA/T 52-2014 ）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）、《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 89-2022）等，分別對縮微膠片、光盤、錄音錄像、實物檔案等介質(zhì)的數(shù)字化工作進(jìn)行了規(guī)范和要求。2017年8月，國家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化和管理提出了要求，內(nèi)容包含檔案數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)化成果驗收與移交、檔案入庫等方面，統(tǒng)一了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。2018年，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》，通知再次強調(diào)，要“進(jìn)一步筑牢安全防線，杜絕檔案安全事故”。

由此可見，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前工作的重心和趨勢，并在檔案數(shù)字化建設(shè)方面取得了一系列成果。但是，如何數(shù)智化管理形成的數(shù)字檔案以及如何評價各單位的檔案數(shù)智化管理工作，國家目前沒有出臺依據(jù)性文件。

因此，高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系是我國目前亟待研究的課題。

二、高職院校檔案數(shù)智化的價值呈現(xiàn)

1.組織模式由數(shù)字檔案館（室）向智慧檔案館（室）轉(zhuǎn)型

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》強調(diào)，全面加快數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級，加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)轉(zhuǎn)向智慧檔案館（室）建設(shè)。

2.檔案管理對象由紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案進(jìn)階

數(shù)智化時代對檔案工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，檔案信息處理要求更高效，檔案的檢索要求更便捷。因此，數(shù)字檔案成為當(dāng)前檔案管理的熱點。檔案管理對象由紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案進(jìn)階。

3.檔案治理邏輯由單一、被動向多元、主動轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理模式往往是問題出現(xiàn)才感知、解決和處理。數(shù)智化時代，公眾的需求、社會的發(fā)展對檔案服務(wù)提出了更高的要求。檔案不僅要能“預(yù)見”公眾需求，還要能深度整合、挖掘、開發(fā)、比對檔案信息，并做好風(fēng)險防控措施，主動防御、規(guī)避風(fēng)險，實行檔案智慧化管理。檔案服務(wù)不再是以往單一、被動的服務(wù)方式，檔案異地查詢、在線檢索查詢、精準(zhǔn)推送等智能化管理模式受到公眾普遍歡迎。檔案治理邏輯由單一、被動向多元、主動轉(zhuǎn)變。

4.檔案管理向跨區(qū)域、跨專業(yè)合作延伸

當(dāng)前，檔案進(jìn)一步向知識管理、智慧管理轉(zhuǎn)型升級，并向跨區(qū)域、跨專業(yè)合作延伸。例如，廣西流動人員人事檔案管理網(wǎng)聯(lián)平臺（中國廣西人才市場人事檔案網(wǎng)）已實現(xiàn)自治區(qū)級、市級和縣（區(qū)）級公共人才服務(wù)機構(gòu)的流動人員人事檔案管理“三級聯(lián)通”，區(qū)內(nèi)流動人員人事檔案數(shù)據(jù)已形成互聯(lián)互通、互查共享聯(lián)動模式，并推動廣西成為全國第一批流動人員人事檔案服務(wù)實現(xiàn)“跨省通辦”的省份。此外，綜觀近幾年國家檔案局科研立項課題，大部分項目是檔案專業(yè)與其他專業(yè)聯(lián)合開展研究。例如，國家檔案局立項科研課題《人工智能技術(shù)在音視頻檔案整理利用中的應(yīng)用研究》《衛(wèi)星三維模型歸檔關(guān)鍵技術(shù)研發(fā)與應(yīng)用》《基于GIS空間數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)扶貧檔案信息集成服務(wù)平臺研發(fā)》等均是跨專業(yè)合作研究。通過跨領(lǐng)域的交流，各專業(yè)知識的碰撞、融合，能夠不斷拓寬檔案工作人員的認(rèn)知范圍，不斷激勵檔案工作人員取得新的研究成果，從而推動檔案數(shù)智化發(fā)展。

三、高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系構(gòu)建的實踐路徑

1.強化高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系頂層設(shè)計

（1）多元主體同參與、共評價檔案數(shù)智化體系

高職院校要加大對檔案數(shù)智化評價工作的重視，加強對檔案數(shù)智化評價工作的領(lǐng)導(dǎo)，從檔案數(shù)智化評價制度、軟硬件配備、人員等方面給予支持。建設(shè)一支高素質(zhì)、專業(yè)且具備創(chuàng)新意識的檔案數(shù)智化評價人才隊伍，加大檔案數(shù)智化評價宣傳和推廣，廣泛動員廣大教職工參與評價活動。高職院?？梢栽O(shè)計網(wǎng)絡(luò)問卷，通過網(wǎng)絡(luò)評價方式，傾聽多方檔案服務(wù)心聲，了解檔案服務(wù)工作開展情況以及全校師生員工對檔案利用服務(wù)的期許。通過這種方式，消弭檔案信息溝壑，搭建用戶與檔案工作者的溝通橋梁，解決了二者之間存在的信息不對稱、無法溝通等問題，進(jìn)一步促進(jìn)高職院校檔案資源的深度開發(fā)、利用。

同時，高職院校應(yīng)組建由校內(nèi)評審專家、校外檔案與計算機等行業(yè)專家、企業(yè)檔案專家、第三方評價機構(gòu)等共同構(gòu)成的檔案數(shù)智化評價專家組，邀請多方共同參與高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系的建設(shè)及評價工作，促進(jìn)全方位、多視角的檔案數(shù)智化評價。

（2）檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系的制定需要遵循公平、公正、公開的原則

第一，高職院校應(yīng)加快推進(jìn)檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系的制定工作，并融入《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求的實施內(nèi)容，加強檔案信息資源的橫縱向開發(fā)；第二，常態(tài)化開展本單位檔案數(shù)智化工作的督查和指導(dǎo)，并進(jìn)行階段性的評估。評估的結(jié)果可視情況通過校園網(wǎng)、OA等方式向教職工公開，督促數(shù)智檔案工作的優(yōu)化、升級；第三，將檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系制定與檔案工作人員的績效考核掛鉤，突出檔案數(shù)智化評價工作的重要性，獎勵業(yè)績突出者，提升檔案工作者的職業(yè)自豪感和歸屬感；第四，在檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系制定的過程中，可以設(shè)置問卷調(diào)查（前期）、試驗、反饋、優(yōu)化等環(huán)節(jié)，實行數(shù)智化檔案閉環(huán)管理。通過以上步驟，確保檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系制定工作的公平、公正和公開，促進(jìn)檔案的規(guī)范、長效管理。

2.以正確的導(dǎo)向引導(dǎo)檔案數(shù)智化評價工作

（1）強化檔案使命擔(dān)當(dāng)，做好新時代的忠實記錄者

高職院校檔案管理部門要扎實履行檔案行政管理職責(zé)，將檔案數(shù)智化目標(biāo)評價工作納入黨委工作目標(biāo)，從年度計劃到年終總結(jié)，與其他各項工作同謀劃、同開展、同落實。檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)要把好方向關(guān)，積極、主動做好檔案數(shù)智化評價目標(biāo)工作，組織專業(yè)力量深入研究檔案數(shù)智化過程中存在的問題，采取有效措施激勵檔案工作者擔(dān)當(dāng)作為。

高職院校檔案工作人員要強化使命擔(dān)當(dāng)，緊緊圍繞《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的總體要求和主要任務(wù)，扎實推進(jìn)檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系構(gòu)建工作，以高度的責(zé)任感和使命感做好新時代新征程的歷史記錄者，主動、積極融入檔案數(shù)智化發(fā)展進(jìn)程，全面提升檔案服務(wù)國家、社會和公眾的效能。從紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案到數(shù)智檔案，點面結(jié)合，交叉結(jié)合學(xué)科特點，凸顯檔案信息服務(wù)價值，讓檔案信息價值與需求相匹配，與發(fā)展相適應(yīng)，與時代相融合。

（2）增強檔案服務(wù)能力，重視檔案資源開發(fā)的轉(zhuǎn)化

檔案資源的開發(fā)和利用是檔案數(shù)智化評價的重要指標(biāo)之一。高職院校要不斷增強檔案數(shù)智化服務(wù)能力，提升檔案隊伍的數(shù)智化服務(wù)水平，加大檔案編研開發(fā)力度，架構(gòu)檔案工作溝通橋梁，理順檔案服務(wù)對象與服務(wù)內(nèi)容之間的矛盾與工作難點。高職院校在重視檔案資源開發(fā)的同時，要注重所開發(fā)資源的轉(zhuǎn)化，引導(dǎo)高職院校檔案工作人員面向社會、面向?qū)W校、面向師生開展檔案信息深度開發(fā)，并轉(zhuǎn)化為促進(jìn)社會發(fā)展與進(jìn)步的信息成果，使檔案成果的信息利用價值發(fā)揮到最大化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)與需求的最佳匹配，充分體現(xiàn)檔案的價值。

此外，檔案工作人員要積極參與涉及檔案的校內(nèi)外、省內(nèi)外以及國際的交流與合作，打破地域藩籬、信息孤島問題，讓檔案信息“活躍”起來。檔案工作人員要不斷推進(jìn)紙質(zhì)檔案向數(shù)智化檔案轉(zhuǎn)型，不斷提高高職院校檔案館（室）數(shù)字化建設(shè)水平，全面盤活檔案表層信息、深層信息與交叉信息，使檔案信息更好地為高職院校發(fā)展服務(wù)，而高職院校的發(fā)展又能助推檔案數(shù)智化建設(shè)，兩者互為影響，互相推動。

（3）深化轉(zhuǎn)型，注重檔案數(shù)智化的可持續(xù)性研究

高職院校應(yīng)建設(shè)一套“指尖檔案”的智慧數(shù)智化系統(tǒng)。在做好檔案信息保護(hù)的前提下，對每一個開發(fā)的檔案資源設(shè)置一個追蹤表，通過該表可實時掌握該檔案資源開發(fā)的時間、程度以及可預(yù)見的開發(fā)深度。通過智慧鏈接，使檔案資源利用可溯源、前端可控制，并可以開展延續(xù)性研究。特別是一些受限于當(dāng)前技術(shù)、人力、環(huán)境等因素影響的開發(fā)資源，通過追蹤表的顯示，當(dāng)各項條件具備時，檔案工作人員才可以開展深度研究，促進(jìn)檔案利用體系的構(gòu)建，并進(jìn)一步推動檔案的智慧化管理和智慧化運用，營造可持續(xù)開發(fā)、可接力科研、可全面溯源的檔案管理環(huán)境。檔案資源開發(fā)成果的轉(zhuǎn)化，必將有力推動檔案智慧化管理進(jìn)程。

3.將高職院校檔案工作特色融入數(shù)智化評價

相對于本科院校而言，高職院校側(cè)重于專業(yè)技能教育，為生產(chǎn)、建設(shè)、管理和服務(wù)一線培養(yǎng)應(yīng)用型人才。因此，學(xué)生的技術(shù)應(yīng)用能力培養(yǎng)是高職院校人才培養(yǎng)的核心任務(wù)。為提升高職院校畢業(yè)生的就業(yè)質(zhì)量和滿足社會對人才的需求，產(chǎn)教融合、校企合作成為當(dāng)前的新導(dǎo)向，促進(jìn)了職業(yè)教育發(fā)展的良性循環(huán)，實現(xiàn)了企業(yè)、學(xué)校、學(xué)生三方共贏的局面。近年來，國家高度重視高職院?！半p師”隊伍建設(shè)，教師隊伍以雙師型教師為主?！半p師”隊伍建設(shè)成為高職院校的一大亮點，也是高職院校檔案工作的一大特色。

高職院校在開展檔案數(shù)智化評價工作時，應(yīng)把高職院校檔案工作特色融入其中，研究產(chǎn)教融合、校企合作、雙師隊伍建設(shè)等數(shù)據(jù)信息資源開發(fā)評價機制，鞏固當(dāng)前職業(yè)教育改革的成果和亮點、創(chuàng)新點，進(jìn)一步探索檔案資源智慧化呈現(xiàn)的有效模式。

4.構(gòu)建高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系

高職院校檔案管理工作主要包含紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案和數(shù)智化檔案三個階段。紙質(zhì)檔案是數(shù)字化檔案和數(shù)智化檔案的基礎(chǔ)和前提，紙質(zhì)檔案完成后也可以開展部分?jǐn)?shù)智化檔案工作；數(shù)字化檔案為數(shù)智化管理提供了便捷和支撐作用；數(shù)智化檔案的有效開展，可以助推紙質(zhì)檔案的有效收集、數(shù)字檔案的完整掃描。三者是相互促進(jìn)、相輔相成的關(guān)系，共同展現(xiàn)檔案的發(fā)展與服務(wù)效能。

在高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系構(gòu)建中，應(yīng)設(shè)置一級指標(biāo)、二級指標(biāo)和相應(yīng)的參數(shù)。一級評價指標(biāo)為紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案和數(shù)智化檔案。紙質(zhì)檔案的評價目標(biāo)包含檔案收集、整理、利用和開發(fā)、安全四個方面；數(shù)字檔案的評價目標(biāo)為檔案數(shù)字化情況以及檔案的存儲和安全；數(shù)智化檔案的評價目標(biāo)為檔案信息資源深度開發(fā)、檔案信息智慧呈現(xiàn)平臺和檔案數(shù)智化優(yōu)化。各個層級均設(shè)有評價的主要參數(shù)，高職院校檔案數(shù)智化評價專家組根據(jù)評價目標(biāo)體系，逐一、逐項評價高職院校數(shù)智化工作開展情況，并得出總分值。通過等級評價，不斷優(yōu)化檔案智慧管理。

四、結(jié)語

高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系的構(gòu)建，直接影響高職院校檔案數(shù)智化建設(shè)水平以及檔案利用者的滿意度。因此，從強化目標(biāo)體系頂層設(shè)計、運用正確導(dǎo)向引導(dǎo)、將工作特色融入其中、構(gòu)建數(shù)智化評價目標(biāo)體系等四個方面，研究高職院校檔案數(shù)智化評價目標(biāo)體系的構(gòu)建，全方位、立體開發(fā)檔案信息資源，使檔案智慧管理得到優(yōu)化，創(chuàng)新檔案智慧服務(wù)方式，讓智慧檔案賦能檔案高效管理。

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作者單位：廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院