數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展路徑探析

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理模式迎來全面的變革發(fā)展。對(duì)于煤炭企業(yè)來講，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型是企業(yè)實(shí)施時(shí)代轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路。當(dāng)前，煤礦企業(yè)檔案管理還存在技術(shù)信息化利用不高、數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)意識(shí)薄弱、專業(yè)檔案管理人員數(shù)量較少、管理工作理念不夠先進(jìn)等系列問題。文章就煤炭企業(yè)檔案發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題展開了深刻剖析與探究，分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的機(jī)遇、變化與挑戰(zhàn)，并結(jié)合問題的產(chǎn)生與發(fā)展提出了檔案管理發(fā)展路徑建設(shè)意見。煤炭企業(yè)必須積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理和模式，實(shí)施檔案信息的智能化管理，提高管理人員的專業(yè)技能，合理應(yīng)對(duì)新環(huán)境下的挑戰(zhàn)與危機(jī)，才能最終促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；煤炭企業(yè)；檔案管理；發(fā)展路徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

煤炭企業(yè)是我國(guó)重要的能源行業(yè)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)支柱，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，煤炭產(chǎn)業(yè)發(fā)展也經(jīng)歷了一場(chǎng)深入變革，數(shù)字經(jīng)濟(jì)逐漸融入實(shí)體經(jīng)濟(jì)，企業(yè)信息化發(fā)展呈現(xiàn)出規(guī)模性數(shù)據(jù)態(tài)特征，要求對(duì)企業(yè)發(fā)展起到重要支撐的檔案管理信息化建設(shè)工作也要隨之調(diào)整，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，從“紙質(zhì)文檔”向“電子文檔”轉(zhuǎn)變，從“文件處理”向“數(shù)據(jù)處理”轉(zhuǎn)變。但在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代轉(zhuǎn)型期，我國(guó)大部分企業(yè)都面臨著檔案信息化轉(zhuǎn)型的難題，陳舊的管理模式、滯后的信息化技術(shù)和非專業(yè)的檔案管理人員等因素嚴(yán)重制約了檔案管理的發(fā)展。因此，國(guó)家檔案局2023年8月8日21號(hào)令公布了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，設(shè)置了“檔案信息化建設(shè)”專章，明確了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體要求、工作目標(biāo)和思路，為煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展路徑指明了方向。

一、煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型管理現(xiàn)狀和存在的問題

1.檔案管理信息化利用率不高，數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)意識(shí)薄弱

檔案主要是對(duì)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的資料和信息的真實(shí)記錄，為其他業(yè)務(wù)有序開展提供參考、創(chuàng)造條件，是企業(yè)實(shí)施資源開發(fā)、人員配置的基本依據(jù)，對(duì)推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略具有十分重要的作用。但是長(zhǎng)期以來，很多煤炭企業(yè)簡(jiǎn)單地將提升經(jīng)濟(jì)效益作為工作重心，而檔案管理與經(jīng)濟(jì)效益的直接聯(lián)系較少。因此，企業(yè)對(duì)檔案管理的建設(shè)和投入有所忽視，導(dǎo)致部分煤炭企業(yè)的檔案管理方式仍然比較落后，甚至依然沿用紙質(zhì)化等粗放型管理模式。雖然信息技術(shù)發(fā)展為檔案管理提供了技術(shù)支持，但是信息技術(shù)應(yīng)用化程度不高。部分企業(yè)不重視檔案信息化設(shè)備設(shè)施的配置，數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)意識(shí)薄弱，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型效率低下，信息化效果較差。

2.檔案管理信息需求激增，傳統(tǒng)數(shù)字化檔案管理模式滯后

在信息時(shí)代，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不斷發(fā)展變化，煤炭企業(yè)面臨著多種形式的競(jìng)爭(zhēng)壓力，要提升企業(yè)的運(yùn)行實(shí)力，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)方式、組織管理等工作也需要相應(yīng)實(shí)施調(diào)整。隨著企業(yè)發(fā)展，檔案信息數(shù)據(jù)不斷更新變化，文件管理也不斷復(fù)雜升級(jí)，對(duì)檔案管理工作的要求也逐步提高。大部分企業(yè)檔案管理在實(shí)體文件整理歸檔的同時(shí)，只是做到了簡(jiǎn)單的數(shù)字化轉(zhuǎn)換原則，主要是做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息錄入及普通的電子歸檔。數(shù)字化檔案的收集、處理與存儲(chǔ)所需要系統(tǒng)支持和技術(shù)操作并不完備，現(xiàn)有的配套和管理模式不能滿足日益增加的檔案管理信息數(shù)據(jù)，也無法在深入挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)容和調(diào)研信息數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行全面分類、整合和處理，未能精準(zhǔn)、高效完善檔案管理，即數(shù)字化轉(zhuǎn)型還不成功。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊，責(zé)任意識(shí)和敏銳度較低

傳統(tǒng)煤炭企業(yè)檔案管理工作對(duì)管理人員的要求主要是對(duì)檔案工作簡(jiǎn)單的記錄和保管。傳統(tǒng)的檔案管理部門存在檔案管理人員數(shù)量不足、技能水平較低，甚至出現(xiàn)其他部門人員兼職的情況，人員配置的科學(xué)性與合理性偏低。新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)不斷推動(dòng)檔案管理工作向著信息化、綜合性方向發(fā)展，煤炭企業(yè)檔案管理人員的能力和素養(yǎng)也需要進(jìn)一步提升。在具備較強(qiáng)的檔案管理水平的基礎(chǔ)上，要求管理人員能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，且對(duì)檔案管理所涉及的內(nèi)容、類別能夠通過專業(yè)系統(tǒng)和技術(shù)操作實(shí)行準(zhǔn)確分類、整合和存儲(chǔ)，提高檔案管理的工作效率。目前，大部分煤炭企業(yè)檔案管理人員配置還無法滿足此要求，專業(yè)職工的技能水平單一，復(fù)合型人員較少，責(zé)任意識(shí)和敏銳度較差。同時(shí)，由于時(shí)間和精力十分有限，人員工作培訓(xùn)升級(jí)、能力優(yōu)化力度跟不上信息時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理的要求。因此，檔案管理人員現(xiàn)有水平不能全方位滿足此項(xiàng)工作的基本需求，直接影響了檔案管理的建設(shè)和發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代煤炭企業(yè)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性和緊迫性

1.推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有利于煤炭企業(yè)科學(xué)、健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

檔案是企業(yè)在建設(shè)發(fā)展歷史進(jìn)程中形成的具有重要價(jià)值的記錄材料，現(xiàn)代化的煤炭企業(yè)是推動(dòng)國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展前進(jìn)的能源動(dòng)力。因此，其檔案管理工作轉(zhuǎn)型和發(fā)展極其重要。檔案管理記載了企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)管理的重要時(shí)刻和信息，尤其在歷經(jīng)改革過程中形成的檔案都是企業(yè)制定發(fā)展決策的關(guān)鍵性依據(jù)。當(dāng)企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型升級(jí)的時(shí)候，可以通過調(diào)閱檔案的形式充分挖掘檔案信息，有效利用成果記錄，結(jié)合實(shí)際情況探索出解決問題的方法。因此，檔案管理工作對(duì)煤炭企業(yè)穩(wěn)定、健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。高效開展檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)煤炭企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，推動(dòng)煤炭企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2.加強(qiáng)檔案管理信息安全性建設(shè)，有利于筑牢煤炭企業(yè)安全墻

煤炭企業(yè)檔案記錄了煤炭企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷程，保存了企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的實(shí)施情況、發(fā)展成果和人力資源規(guī)劃等商業(yè)機(jī)密信息，是企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的白皮書。從某種程度來說，它是企業(yè)發(fā)展的“商業(yè)機(jī)密”。因此，檔案信息化管理工作的安全性建設(shè)尤為重要。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息規(guī)范化建設(shè)，對(duì)電子存檔、信息儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)查閱和系統(tǒng)維護(hù)等系統(tǒng)功能開展分類建設(shè)，保證管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化；其次，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格設(shè)置檔案訪問權(quán)限，劃分查詢、檢索與下載的層級(jí)權(quán)限，加強(qiáng)檔案管理信息數(shù)據(jù)安全性建設(shè)；最后，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員強(qiáng)烈的數(shù)據(jù)安全意識(shí)，煤炭行業(yè)的信息一旦被泄露，會(huì)直接影響我國(guó)經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行以及人民群眾的正常生活。因此，加強(qiáng)檔案信息安全性建設(shè)和保護(hù)，對(duì)企業(yè)本身的經(jīng)濟(jì)效益和國(guó)家經(jīng)濟(jì)的安全都有至關(guān)重要的作用。

3.完善數(shù)字化檔案管理機(jī)制，有利于提高煤炭企業(yè)工作質(zhì)量

完善煤炭企業(yè)的檔案管理機(jī)制，不僅能夠提升檔案管理部門的工作質(zhì)量及效率，更重要的是還能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案的信息化轉(zhuǎn)型，提升企業(yè)自身的工作質(zhì)量和服務(wù)能力。首先，做好檔案管理系統(tǒng)配套和升級(jí)，在系統(tǒng)保障基本功能的前提下，還具有診斷、判別、篩選等鑒定功能。同時(shí)，還可以滿足科技人員對(duì)系統(tǒng)的二次利用和開發(fā)；其次，做好對(duì)檔案管理工作的分層負(fù)責(zé)工作機(jī)制，并建立監(jiān)督控制體系。煤炭企業(yè)需要向各個(gè)管理人員發(fā)布檔案管理的具體任務(wù)，明確設(shè)置工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與要求，確保檔案的管理責(zé)任能夠落實(shí)到具體個(gè)人，各司其職，按照制度開展日常工作；最后，要建立健全考核指標(biāo)體系，監(jiān)督檔案管理人員妥善完成指標(biāo)。煤炭企業(yè)可以依據(jù)該制度對(duì)檔案管理工作開展定期檢查，了解該制度的實(shí)際落實(shí)情況，對(duì)檔案管理人員的工作態(tài)度和能力做出正確判斷。

三、煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展路徑探析

1.健全信息化檔案資源管理體系建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案管理工作的建設(shè)越來越重要，要求企業(yè)必須重視內(nèi)部檔案的信息化管理工作，持續(xù)健全信息化檔案資源管理體系結(jié)構(gòu)。一是完善數(shù)字檔案的收集與歸檔工作，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)實(shí)施多角度的數(shù)據(jù)采集，采用文字、音頻與視頻等形式，保證信息收集的全面性與有效性，對(duì)數(shù)字信息與紙質(zhì)資料實(shí)行合理歸檔；二是根據(jù)數(shù)據(jù)類型對(duì)檔案實(shí)行分類錄入，需要借助第三方技術(shù)及設(shè)備設(shè)施對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的檔案信息加以科學(xué)采集和管理；三是通過優(yōu)化企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案實(shí)施開發(fā)、布局，提高檔案信息化管理水平，做到最大程度簡(jiǎn)化調(diào)取信息；四是要做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，對(duì)檔案工作人員在檔案的收集、歸檔、管理、保存和銷毀等方面實(shí)施監(jiān)督，確保檔案收集和管理能夠規(guī)范化與高效化。

2.加強(qiáng)檔案管理制度優(yōu)化升級(jí)

完善的制度是保證檔案管理工作穩(wěn)步前行的基礎(chǔ)。在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型大背景下，檔案資源搜集方式、管理模式及管理人員的工作方式都呈現(xiàn)出新的變化和特點(diǎn)。為了推動(dòng)檔案管理工作更好的創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理制度必須實(shí)行優(yōu)化升級(jí)。一是要開展頂層制度建設(shè)，在組織學(xué)習(xí)國(guó)家、省市檔案數(shù)字管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位實(shí)際，制定多層級(jí)的管理、執(zhí)行及監(jiān)督機(jī)制，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、精細(xì)化；二是要開展流程化制度建設(shè)，在檔案管理的每個(gè)流程都要制定相關(guān)制度，從檔案保密、整理、移交、收集、鑒定以及歸檔等環(huán)節(jié)有制度可依，有條例可循；三是要開展精細(xì)管理模式，完善檔案結(jié)構(gòu)，科學(xué)界定和劃分檔案。對(duì)煤炭企業(yè)的檔案管理制度實(shí)施全面分析，制訂科學(xué)的工作計(jì)劃，開展檔案知識(shí)輔導(dǎo)、制度培訓(xùn)、制度討論，為檔案數(shù)字化管理做好制度鋪墊。對(duì)檔案的管理流程實(shí)施開發(fā)和利用，通過現(xiàn)代化方式提高利用率，為員工和企業(yè)查閱檔案信息提供便利。對(duì)檔案的內(nèi)容和資源實(shí)施研究和深挖，為需要查閱的人節(jié)省時(shí)間，提高服務(wù)效率，強(qiáng)化管理過程。對(duì)檔案工作人員的要求標(biāo)準(zhǔn)、工作方法開展規(guī)范考核，確保檔案管理的流程性、安全性和高效性。

3.加大檔案管理復(fù)合型人才培育

煤炭企業(yè)的檔案管理人員是否重視管理工作，對(duì)檔案管理質(zhì)量和企業(yè)發(fā)展有著直接關(guān)系。隨著信息化的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的綜合工作能力和素養(yǎng)要求更高，加大檔案管理復(fù)合型人才的培育是提升檔案管理質(zhì)量的核心任務(wù)。一是引入專業(yè)水平和綜合素質(zhì)較高的全面型、專業(yè)性管理人才，加強(qiáng)人員配置的科學(xué)性與合理性，取消管理人員兼職，專業(yè)的事交給專業(yè)的人。只有這樣，才能提高檔案管理工作人員的工作效率， 幫助檔案管理工作更加自動(dòng)化、數(shù)字化，大幅減輕工作人員負(fù)擔(dān)；二是要給檔案工作人員提供學(xué)習(xí)平臺(tái)，定期對(duì)他們開展專業(yè)培訓(xùn)和思想宣講，加強(qiáng)管理人員對(duì)新知識(shí)、新方法的學(xué)習(xí)，夯實(shí)他們的專業(yè)技能，增強(qiáng)他們的責(zé)任感， 激發(fā)他們的創(chuàng)新力，確保煤炭企業(yè)檔案管理更加科學(xué)、高效；三是建立健全檔案管理人員考核機(jī)制，在現(xiàn)代檔案管理機(jī)制的指導(dǎo)下，使管理隊(duì)伍樹立責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，高效、規(guī)范、精準(zhǔn)地完成檔案管理工作。

4.優(yōu)化數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

在檔案管理數(shù)字化建設(shè)大背景下，檔案管理模式也在向“電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔”的方向轉(zhuǎn)型和過渡，需要利用數(shù)字化技術(shù)完成對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，并在系統(tǒng)中對(duì)轉(zhuǎn)化的電子檔案實(shí)施加工和處理，再將處理后的電子檔案輸送到大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建的檔案信息管理系統(tǒng)中，最終構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)科學(xué)、功能完備的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和操作平臺(tái)。一是要利用數(shù)字化掃描與識(shí)別技術(shù)完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化。數(shù)字化掃描設(shè)備通過捕捉文檔的圖像信息，將其轉(zhuǎn)換成各種格式的電子文件。同時(shí)，掃描技術(shù)結(jié)合了文本和圖像識(shí)別等功能，使掃描后的文檔具備可搜索和可編輯的特性，圖像識(shí)別功能還能夠?qū)Σ煌膱D像信息展開識(shí)別、分類，提高了檔案管理效率；二是要搭建從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接的功能模塊。梳理電子文件歸檔范圍，對(duì)其組成材料及數(shù)據(jù)開展收集、整理和歸檔，通過不同數(shù)據(jù)類型對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，將電子文檔實(shí)施歸檔、整理和入庫(kù)；三是要應(yīng)用云存儲(chǔ)平臺(tái)作為檔案管理的存儲(chǔ)空間。云計(jì)算技術(shù)在檔案存儲(chǔ)空間、數(shù)據(jù)共享和安全管理方面具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和作用，它提供了大規(guī)模、彈性可擴(kuò)展的存儲(chǔ)空間，配備了備份等級(jí)制，能確保檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期安全保存。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得檔案共享變得更加便捷、高效。

四、結(jié)論

煤炭企業(yè)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮了十分重要的作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，煤炭企業(yè)迎來了更高的發(fā)展要求，檔案管理是煤炭企業(yè)運(yùn)行中的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的智庫(kù)。為此，企業(yè)應(yīng)全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，通過健全檔案資源信息化管理體系，加強(qiáng)檔案管理制度優(yōu)化升級(jí)，組建高素質(zhì)、專業(yè)性、復(fù)合型的檔案管理團(tuán)隊(duì)，持續(xù)優(yōu)化數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用，不斷推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)的進(jìn)程，為煤炭企業(yè)建立現(xiàn)代檔案信息管理機(jī)制奠定基礎(chǔ)，為企業(yè)決策和轉(zhuǎn)型升級(jí)提供科學(xué)的參考。

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作者單位：棗莊礦業(yè)集團(tuán)新安煤業(yè)有限公司