信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理的共享與共建

摘 要：高校除了是人才培育的重要場所，同時也是我國資源存儲管理的重要機構。在信息資源共享發(fā)展的新時代，高校檔案管理工作需要向共享共建的方向發(fā)展，從而提高檔案信息資源利用率，為高校教學、管理、科研工作良性開展奠定豐富的信息基礎。基于此，文章立足信息資源共享環(huán)境，剖析了推進高校檔案管理共享共建的積極影響，梳理了當前高校檔案管理共享共建的現狀，并圍繞發(fā)現的問題，從實現機制建設、標準化體系構建、信息安全防護、提高共享共建水平四個方面著手，給出了可行性優(yōu)化對策，旨在驅動高校檔案管理共享共建工作目標早日實現。

關鍵詞：信息資源；檔案管理；共享共建

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理是高校管理工作的重要內容之一，在高校教學管理以及科學研究工作中會生成大量具有較高學術研究價值的數據信息，因而高校需要將之整理成檔案進行存儲與利用。然而，各大高校是獨立管理檔案，會限制檔案資料利用價值的最大化發(fā)揮，可能會阻礙高校教學管理優(yōu)化及科研工作深化開展，因此，推動檔案管理共享共建是新時代背景下高校檔案管理優(yōu)化的必然選擇。在信息資源共享環(huán)境下，高校應整合本校信息資源，積極參與檔案管理共享共建，充分發(fā)掘檔案信息資源價值，為社會進步、高校自身發(fā)展提供全面、可靠的信息支持。

一、信息資源共享環(huán)境下落實高校檔案管理共享共建的積極影響

1.推動社會生產發(fā)展，滿足高校健康發(fā)展需求

在社會發(fā)展過程中，高校發(fā)揮著重要作用。高校檔案管理工作的開展，積累了大量具有價值的科研成果及研究數據。在高校立足信息資源共享背景下，推動檔案管理共享共建，能夠深層發(fā)掘這些信息資源的內在價值，并可以全面化共享與高效利用信息資源，為社會生產發(fā)展與持續(xù)進步起到積極的推動作用。同時，實現高校檔案管理共享共建，也可以增強高校自身發(fā)展的健康性與穩(wěn)定性。在全面共享檔案信息資源之后，高?？梢詮钠渌麑W校的檔案信息中提取有益的教學管理方式或是尋找到科學研究的思路及靈感，為學校重大管理決策、科研決策的制定提供依據，為全校師生提供豐富多樣的檔案信息，有助于驅動教學管理工作優(yōu)化，并能提高高校的科研水平，夯實高校創(chuàng)新發(fā)展、持續(xù)發(fā)展的根基。

2.豐富資源信息，提高檔案管理效率

檔案管理是收集、整理、加工信息資源、挖掘與利用信息潛在價值的過程。實現高校共享共建檔案管理之后，可以將區(qū)域內或不同區(qū)域的檔案管理成果歸集到一起，可以豐富檔案信息資源，為檔案管理工作的深化開展提供有力支持。在信息資源共享之后，高校各項工作運行將會更加便捷，并能提高管理成效，改變原本各高校均獨立存儲文件的檔案管理模式，可以降低重復性工作，防止出現資源浪費問題。同時，對于部分未構建完善的信息資源存儲層的高校而言，共享共建檔案管理實現后，可以與其他院校共同利用相同的平臺記錄與發(fā)布信息資源，可以更加快捷地完成檔案管理工作，提升檔案管理工作的質效以及檔案管理運行的流暢性與科學性。

二、信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理共享與共建的實施現狀

1.統籌規(guī)劃不到位

檔案管理共享共建的實現，要立足頂層設計層面，做好規(guī)劃與部署，需要組建獨立運行、權威性高的檔案管理共享共建部門，負責高校檔案管理共享共建工作的規(guī)劃設計與方案落實。但是，目前一些地區(qū)并沒有構建專業(yè)的檔案管理共享共建執(zhí)行部門，無法針對參與檔案管理共享共建的各高校進行有機協調或是由于部門的職權行使會受到一定限制，一些制訂的方案無法按計劃執(zhí)行或是由于不具備良好的統籌管理能力，無法立足整體制定出科學、可行的檔案管理共享共建規(guī)劃方案，難以通過有效措施快速推進檔案管理共享共建工作，致使各高校之間的合作無法深入性、全面化開展，出現了信息資源未能合理分布、信息資源共享無法全面實現的現象。在缺少完善的共享共建規(guī)劃前提下，各高校會獨立構建自身的檔案信息化系統，因沒有與其他單位協同合作，院校所引進軟件系統可能與其他學校并不兼容或是沒有按照共享共建要求配備檔案管理人才，后續(xù)可能會出現二次投入或臨時更換或補充人力，可能會出現資源浪費問題。

2.信息資源標準體系不完善

充分挖掘檔案信息價值、提高檔案資源利用率是高校檔案管理共享共建的主要目的，需要以全面的信息收集、精準的信息統計、高效的信息處理作為必要手段，從而為高校管理、教學、科研工作開展提供可靠服務。然而，在信息資源共享背景下，高校檔案管理工作開展中會出現信息體量大增、信息類型日益增多的問題，導致檔案管理部門面臨更大的工作壓力。由于各高校的合作意識不一致，且未出臺規(guī)范化、標準化的檔案信息收集、整理、歸檔、利用標準體系，在不同高校匯總信息資源時，可能會出現信息檢索形式不一、著錄方式不同的現象，影響到檔案信息資源的共享成效，給檔案資料分析處理、檢索利用帶來一定阻礙。此外，高校構建信息化體系時，還可能存在資源共享終端無法兼容的問題或是由于不同高校所應用的信息管理系統采購自不同廠家，功能、性能均不一致，而無法實現檔案資源的及時共享與有效互換，也會限制檔案管理共享共建工作的順暢開展。

3.信息安全風險系數高

安全防護檔案信息是防止高價值檔案被泄露的關鍵手段。在高校存儲的檔案管理資源中，不僅具有較高學術性的科研檔案及機密性教學檔案，還包含大量師生隱私數據，如果檔案信息安全防護不當，可能會因檔案信息被泄露、丟失而造成難以預料的影響。信息資源共享需要依托具有開放特征的互聯網而實現，需要與專業(yè)網盤公司合作，利用云端存儲重要、機密性檔案信息資源。雖然此種方式可以使檔案信息資源的提取、查看、管理、利用更加快捷與高效，但也可能會存在不法分子惡意攻擊的風險，黑客可能會采用先進技術手段竊取重要性學術資料或研究成果或是故意刪改、損毀檔案信息，從而給檔案信息資源的管理與利用帶來不利影響。同時，高校檔案管理共享共建實現之后，需要在各大管理主體之間相互傳送檔案信息資源，這一過程給各高校的信息安全管理能力帶來了更大的挑戰(zhàn)。在共享共建模式下，各高校擔負著同樣的職責與任務，各方均具備保障信息安全的職責，任何一方的信息安全管理未能有效開展，均可能會引發(fā)信息安全事故，導致各高校共享的檔案信息資源出現被泄露或損毀的風險。

4.共享共建技術水平不足

在高校管理體系當中，檔案管理并不屬于核心范疇，因而未能投入充足的資源，所配備的專業(yè)化檔案管理人員數量也有所不足。而檔案管理共享共建是一項系統化、長期性的工作，對于高校檔案管理人員的能力素養(yǎng)要求更高，如果高?，F有技術人才稀缺，可能會由于技術水平不足而影響檔案管理共享共建工作的推進與實施。目前，一些高校并未配備數量充足的專職檔案管理人員，面對較多的檔案管理業(yè)務，檔案管理人員投入大量的時間與精力，導致沒有時間提高自身的檔案管理能力與信息技術能力，檔案管理共享共建工作推進因此受到了阻礙。同時，高校檔案管理共享共建以深入性挖掘與高效性利用檔案信息資源為重點，需要利用某信、某博等多種新媒體平臺開展檔案信息資源的收集與推送，但一些高校檔案管理人員并不具備良好的新媒體技術應用能力。此外，在信息資源共享背景下，需要利用現代化信息技術手段不斷創(chuàng)新檔案管理工作，豐富檔案信息資源，同時還需要分析信息使用者的需求，開展用戶體驗優(yōu)化設計。然而，高校此方面的技術人才有所不足，可能會出現技術水平不足以支撐共享共建工作穩(wěn)步推進的現象。

三、基于信息資源共享環(huán)境的高校檔案管理共享與共建路徑

1.立足整體統籌規(guī)劃，科學制定實現機制

高校傳播檔案信息資源時，具有校園內傳播、校際傳播兩種途徑，信息傳播維度較廣且傳播層次較多。為此，需要構建一個檔案管理共享共建實現機制，為高校檔案信息資源的通暢傳播提供保障，確保檔案管理共享共建任務能夠順利落實，從而為高校檔案管理工作改革升級產生有力驅動。為保障高校檔案管理共享共建工作目標實現，一要構建完善的運行保障機制，完善相關法律法規(guī)，制定詳細、明確的標準規(guī)范，還要出臺各方利益制衡機制，以便為檔案管理共享共建的依法合規(guī)開展提供制度保障，促進共享共建工作高效性、持續(xù)性開展；二要制定與推行協同合作機制。高校檔案管理共享共建需要各大院校通力合作，整合各方資源，實現優(yōu)勢互補，以擴充檔案資源的體量、豐富檔案信息的類型。為此，需要建立各高校協同合作機制，在信息資源共享環(huán)境下，清晰界定各方的職責、義務，并賦予各方應有的權利，利用此機制對各方有效共享檔案信息資源提供約束與保障；三要出臺有效的激勵機制，應為各方搭建通暢的溝通交流平臺，促進各方資源高效利用，重點要明確資源共享共建所得收益的分配方法，實現利益共享，以此激發(fā)各高校主動參與檔案管理共享共建的積極性，為檔案管理共享共建提供充足動力，進而加快共享共建目標的實現速度。

2.加強調研分析，構建標準化信息資源共享利用體系

為推動高校檔案信息資源全面共享，需要構建一個完善、標準的信息資源共享體系，嚴格按照國家標準、行業(yè)規(guī)范設置基礎元數據的統計規(guī)則，還需要明確著錄標引方法。同時，要詳細給出不同領域數據信息的收集、整合與歸集標準。首先，應構建高校檔案管理共享共建協調委員會，以此部門為主導，聯合各高校共同展開調研，并整合與分析各方檔案信息資源標準，共同構建完善化、標準化的信息資源共享實施框架，需要在設置信息資源共享最低標準的基礎上，全過程監(jiān)督監(jiān)管整個共享過程；其次，還要構建標準化的檔案信息資源利用體系，需要規(guī)范各方檔案信息資源收集、傳送、匯總、檢索、提取、利用各個環(huán)節(jié)的標準，為各高校規(guī)范描述元數據、統一著錄規(guī)格提供依據，消除高校之間信息資源格式不兼容的問題，保障檔案信息資源的高效、快捷處理；最后，還需要出臺各大高校軟件系統管理標準，需要按照統一要求處理各個系統的終端基礎數據，并統一高校檔案管理信息系統代碼，為后續(xù)開發(fā)與利用檔案管理及檔案服務提供保障，提高高校檔案管理共享共建服務的品質。

3.增強信息安全意識，打造系統化信息安全防范機制

為保障檔案信息資源安全，在信息資源共享背景下，需要構建科學、完善的信息安全防護體系。第一，要有針對性地增強高校檔案管理人員的信息安全防護意識，幫助其形成良好的責任感、危機感及風險預防思維，詳細列出各個操作業(yè)務的流程，并對每一位檔案管理人員的職責、權利進行細化與分解，從而在檔案管理人員主動預防的基礎上盡可能地降低安全風險隱患；第二，構建完善的信息安全管理制度。由于高校檔案涉及一些高價值性、機密性、隱私性信息，因而協調管理委員會需要以現行法律政策為依據，充分考慮高校檔案信息資源的類型及特征，構建一個與高校相匹配的信息安全管理制度，為各高校的信息安全防護提供可靠的制度支持，保障檔案信息的安全性與可靠性；第三，應引入多元化、先進性的信息安全防護技術。針對復雜的檔案信息共享共建運行環(huán)境，可以將云計算、區(qū)塊鏈等先進技術融入共享共建過程。例如，云計算屬于分布式計算類別，可基于網絡云分解規(guī)?；瘮祿嬎闾幚沓绦颍瑥亩@得多個小程序，利用多臺服務器系統處理分析之后再反饋分析結果。在此技術支持下，可以根據實際需求安全存儲與整合檔案信息資源，從而滿足不同用戶的個性化需求。

4.加強人才引進與培訓，提高檔案管理共享共建水平

雖然各高?；旧贤瓿闪藱n案信息化建設，通過現代信息技術手段管理與利用檔案的基礎設施較為完善，但在信息資源共享背景下，檔案管理共享共建任務的實現仍然需要有更加專業(yè)的人才提供技術支撐。為保障檔案管理共享共建工作持續(xù)性、高效性推進，各高校均要明確自身在檔案管理人員配置方面的缺陷及問題，大力開展專業(yè)化檔案管理人才引進與培訓工作。一方面，應面向社會招聘掌握大數據、云計算、區(qū)塊鏈等新興技術、檔案管理專業(yè)基礎深厚的專業(yè)化、復合型檔案管理人才，以此優(yōu)化與調整高校檔案管理團隊的結構及能力，為檔案業(yè)務改革創(chuàng)新提供充足的人才支持?？梢圆捎眉夹g外包模式，與專業(yè)機構達成合作，由其負責較為專業(yè)的技術模塊，也可在學校內部設立專門的技術崗位，吸納專業(yè)化檔案管理人才，以此奠定檔案管理共享共建的人才基礎；另一方面，高校需要加強現有檔案管理人才的專業(yè)能力培訓，應定期組織檔案信息資源標準化收集、管理、利用方面的培訓，并組織信息安全防護技術強化訓練，還需提高檔案管理人員的審美力、傳播力，并開展先進信息技術實操培訓，從而滿足檔案管理共享共建對復合型人才的需求。

四、結語

共享共建是信息時代背景下高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新方向，由于此工程較為浩大，涉及內容復雜，需要做好頂層規(guī)劃、協調各大高校，在多方配合、資源整合的基礎上穩(wěn)步開展，從而豐富高校的檔案信息資源，保障檔案管理工作高效開展，并為社會進步與學校自身發(fā)展提供高質量服務。為解決當前高校檔案管理共享共建面臨的問題，需要做好頂層設計、完善運行保障、協同合作、制定相關激勵機制，還需要加強調研分析，構建標準化信息資源共享利用體系，增強檔案管理人員的信息安全意識，打造系統性信息安全防范機制，并積極引進與培訓人才，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及信息素養(yǎng)，以此提高共享共建水平，保障高校檔案管理共享共建工作快速、穩(wěn)步推進。

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作者單位：鶴崗師范高等?？茖W校