高校人事檔案數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對策研究

摘 要：高校人事檔案管理是我國高校管理的重要內(nèi)容，記錄了在校職工的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、所取得的各種成就等詳細(xì)信息，是高校發(fā)現(xiàn)、考核、培養(yǎng)、選拔人才的重要依據(jù)。進(jìn)入信息化時代，各類信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的蓬勃發(fā)展和廣泛應(yīng)用對高校人事檔案管理產(chǎn)生了重要影響。高校通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及數(shù)字化平臺的建立，使數(shù)字技術(shù)替代傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，以提高人事檔案管理的水平和質(zhì)量，從而確保高校在教學(xué)、科研等方面健康、穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；數(shù)字化發(fā)展；對策

中圖分類號：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

我國高校人事檔案全面記錄了在校人員履歷、所獲獎勵、所受處罰、政治思想面貌以及教研能力等方面的綜合信息。對高校人事任命、考察、培養(yǎng)提供了翔實(shí)的數(shù)據(jù)資料，是人事管理和人才選拔強(qiáng)有力的依據(jù)。隨著數(shù)字化時代的到來，高校人事檔案開展數(shù)字化管理建設(shè)是大勢所趨，為高校減少管理成本，提高人事檔案利用效率起到了促進(jìn)作用。

一、高校人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是各類企事業(yè)單位對所屬人員管理過程中真實(shí)記錄每個人經(jīng)歷和發(fā)展中所受到的教育、專業(yè)能力、獎懲等方面的信息資料，并開展統(tǒng)一管理的專屬檔案。

隨著我國教育改革工作不斷深入，高校對各類人才的需求更加迫切。高校人事管理的核心任務(wù)就是在社會中識別人才，發(fā)現(xiàn)高校所需人才，并培養(yǎng)所需人才，最終為高校所用，從而提升高校的綜合實(shí)力并穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。人事檔案中記錄的人才履歷及其德、能、勤、績綜合素質(zhì)，為高校全面了解人才、選拔人才提供了最直接的依據(jù)。由此可見，高校人事檔案管理工作不僅關(guān)系到高校的穩(wěn)定發(fā)展，還事關(guān)我國教育改革大局。在數(shù)字化時代背景下，高校人事檔案管理工作如何更加科學(xué)化、現(xiàn)代化開展，如何順應(yīng)新時代發(fā)展要求，是高校人事檔案管理工作中亟須考慮的問題。因此，高校人事檔案管理工作在高校整體管理中具有極其重要的作用和地位。

高校人事檔案工作包括整理、保存高校在職、退休人員的檔案以及人員工資的確定、人員退休和養(yǎng)老保險(xiǎn)等重要內(nèi)容。尤其是新形勢下，人事檔案管理在高校選擇人才、聘用人才時提供有力依據(jù)、制定合理薪酬制度等方面發(fā)揮著重要作用。高校只有認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，才能確保檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，為高?，F(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展提供有力的支持。

1.人事檔案為高校提供完善的人才信息，是有力的用人依據(jù)

高校為了保證自身的教學(xué)質(zhì)量，完成教學(xué)目標(biāo)，會建立由不同年齡段、不同學(xué)歷的專業(yè)人才和輔助工作人員相結(jié)合的教育團(tuán)隊(duì)。因此，人事檔案要對組建的隊(duì)伍組成人員進(jìn)行深入了解，包括人員的年齡、學(xué)歷、專業(yè)知識構(gòu)成、人員素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)等詳細(xì)的信息。只有通過這些資料信息的支持，高校才能做到知人善用。

2.人事檔案是制定人員薪酬的重要依據(jù)

高校在制定人員薪酬過程中，要經(jīng)過前期討論、中期調(diào)整和最終確定才能落實(shí)。高校員工薪酬并不是固定不變的，高校會根據(jù)每年的實(shí)際情況做出調(diào)整，是薪酬制度不斷完善的過程。而員工薪酬制定的依據(jù)主要是由人事管理部門通過員工人事檔案中記錄的工作能力、經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷以及職務(wù)等翔實(shí)的資料組成，可以說，人事檔案是高校確定員工薪酬的重要依據(jù)。

3.人事檔案是高校選擇、培養(yǎng)骨干人才的重要依據(jù)

高校在人才的選擇、培養(yǎng)、引入的過程中，主要通過人事檔案對人才目標(biāo)的具體信息作為基礎(chǔ)參考資料。人事檔案在宏觀上分析了人才層次結(jié)構(gòu)，通過對個人全面綜合素質(zhì)的分析，有助于提高高校在培養(yǎng)、引進(jìn)骨干人才選擇的正確性。

二、數(shù)字化技術(shù)在高校人事檔案管理中的重要作用

在高校人事檔案傳統(tǒng)管理模式中，以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)量多，需要耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，還需要準(zhǔn)備較大的儲藏室存放檔案，且在查找使用檔案資料過程中手續(xù)煩瑣，搜索緩慢，浪費(fèi)時間。紙質(zhì)檔案除了占據(jù)大量的儲存空間之外，如果在保管中出現(xiàn)疏忽，極易造成破損、丟失的情況，給高校人事管理帶來不可估量的損失。

針對以上的問題，數(shù)字化人事檔案管理模式則可以輕松解決。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化管理模式是通過計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等方式，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文檔，不論數(shù)量多少，都可以儲存在計(jì)算機(jī)或云空間中，不會出現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理中文檔堆積如山的情況，在為高校節(jié)省存儲空間的同時，數(shù)字化檔案管理模式在檔案搜索、使用、傳遞等過程中更加快捷、準(zhǔn)確，是傳統(tǒng)管理模式無法比擬的。通過快捷搜索，可以調(diào)出相應(yīng)檔案，再通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到所需部門，在極短的時間內(nèi)就可以完成，顯著提高了檔案管理效率，有效降低了檔案的管理和維護(hù)成本。此外，基于計(jì)算機(jī)的加密存儲技術(shù)，可以大幅提高人事檔案的安全性，降低人為篡改、丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。將人事檔案數(shù)字化后，方便了檔案的查找，并使檔案的儲存變得更加安全可靠，使檔案的搜索更加方便、快捷和精準(zhǔn)。因此，在人事檔案管理過程中，應(yīng)用數(shù)字化管理模式對于檔案的儲存及查詢都有著極其重要的意義。在當(dāng)下教育事業(yè)改革中，對高校人事檔案實(shí)施數(shù)字化改革是必然趨勢。但就當(dāng)前實(shí)際情況來看，在高校人事檔案數(shù)字化發(fā)展過程中還存在著諸多問題。

三、高校人事檔案數(shù)字化發(fā)展中存在的問題

1.管理制度建設(shè)不健全，導(dǎo)致數(shù)字化程度不高

當(dāng)前，在高校人事檔案管理中，不同的高校設(shè)置的檔案管理部門不同，沒有統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同高校在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的進(jìn)程有很大差異，在客觀上制約了人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的速度。

長期以來，我國高校人事檔案管理受到傳統(tǒng)管理方式的制約，在管理上以手工形式為主，缺少數(shù)字化管理措施，未能建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，缺少專用軟硬件配置，使高校人事檔案管理工作大打折扣。目前，隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也加大了數(shù)字化進(jìn)程，但高校的人事檔案管理仍未能完全錄入數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致數(shù)字化程度不夠，自動化管理程度不高，影響了檔案的調(diào)用與查詢。

2.檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后，導(dǎo)致數(shù)字化能力不足

高校人事檔案管理缺乏復(fù)合型管理人才，亟須專業(yè)能力強(qiáng)、精通管理工作、計(jì)算機(jī)操作綜合能力強(qiáng)的人才。我國高校檔案管理人員大多由人事或辦公室等部門人員兼任，對檔案管理業(yè)務(wù)不熟，缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)理論知識、操作能力以及檔案管理專業(yè)技能和數(shù)字化管理技術(shù)，使高校檔案數(shù)字化管理不足。并且，由于學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)與檔案管理能力、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力等不是一朝一夕就能夠完成，而是需要一個長期的積累過程，這些現(xiàn)象都制約著高校檔案管理人員能力的提高。

此外，每所高校在職員工以及離退休人員人數(shù)較多，人事檔案數(shù)量龐大，但作為檔案管理的工作人員相對較少，并且非檔案專業(yè)畢業(yè)人員較多，再加上高校對檔案管理重視程度不足，沒有對員工開展相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致在數(shù)字化建設(shè)過程中，管理人員無法有效掌握數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，給高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)帶來了阻礙。

3.高校人事檔案利用率不足

高校人事檔案利用率不足是檔案管理工作中最常見的問題之一。檔案價值的發(fā)揮在于檔案的利用。但是，目前我國高校檔案出現(xiàn)了用人單位對檔案信息掌握不全的現(xiàn)象，使高校檔案信息查詢利用受到限制，并對后期的數(shù)字化管理造成影響，使檔案資源不能被充分開發(fā)應(yīng)用。并且，由于部分檔案內(nèi)容不全，資料收集不足，導(dǎo)致檔案的完整性受到影響，加上檔案設(shè)備設(shè)施及軟件更新不及時，系統(tǒng)升級滯后，限制了高校檔案資源的合理開發(fā)利用。

4.人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

我國高校在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中由于建設(shè)初衷的不同，所應(yīng)用的數(shù)字化技術(shù)也有所不同，導(dǎo)致在人事檔案數(shù)字化建設(shè)中并未形成一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，由此帶來了一些不良后果。因?yàn)槿耸聶n案數(shù)字化建設(shè)尚屬于初級摸索階段，相應(yīng)的專業(yè)管理人員素質(zhì)還有所欠缺，導(dǎo)致人事檔案在數(shù)字化建設(shè)中，由于數(shù)字技術(shù)不過硬及安全保密意識不足，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)保存不及時丟失、損壞的情況，更為嚴(yán)重的是會受到一些黑客、犯罪分子等通過網(wǎng)絡(luò)攻擊，惡意篡改、盜取人事檔案信息的惡劣情況。

四、高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑

人事部門是高校人事檔案管理的主要負(fù)責(zé)部門，在人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)中肩負(fù)著監(jiān)督管理的責(zé)任，在確保學(xué)校人事檔案資料安全、保密的情況下，積極運(yùn)用多種方式，加速人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。高校人事管理部門應(yīng)承擔(dān)起主體責(zé)任，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案信息化建設(shè)和管理過程中，做好監(jiān)督管理，既要做到檔案的高效利用，也要保障檔案信息的安全。

第一，完善管理制度，確保人事檔案管理工作規(guī)范運(yùn)行。制度建設(shè)是治本之策，制度執(zhí)行是關(guān)鍵所在。學(xué)校應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際，嚴(yán)格按照有關(guān)部門人事檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合“建、管、用”等多個重要環(huán)節(jié)，以豐富完善檔案內(nèi)容、加強(qiáng)檔案日常管理為重點(diǎn)，圍繞干部人事檔案材料收集整理、歸檔、查（借）閱、保密、轉(zhuǎn)遞、保管等方面，明確工作原則、細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新工作方式、嚴(yán)肅工作紀(jì)律、規(guī)范工作程序，使人事檔案工作做到有法可依，有章可循，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字化檔案背景下人事檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，更好地服務(wù)廣大教職工，服務(wù)新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。同時，進(jìn)一步明確人事檔案工作崗位職責(zé)和工作守則，為加強(qiáng)人事檔案工作隊(duì)伍建設(shè)提供制度依據(jù)。

第二，加強(qiáng)檔案管理人員崗位培訓(xùn)，提升管理人員專業(yè)知識及職業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)一支素質(zhì)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精湛、敬業(yè)奉獻(xiàn)、嚴(yán)格自律的人事檔案管理員隊(duì)伍。人事檔案管理人員作為檔案管理工作的核心，在檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。人事檔案工作者的專業(yè)知識及職業(yè)素養(yǎng)直接影響著人事檔案管理工作水平。一是要針對人事檔案管理工作頭緒繁雜、瑣碎、枯燥的特點(diǎn)，要加強(qiáng)檔案管理人員樹立正面積極的職業(yè)心態(tài)和職業(yè)價值觀，堅(jiān)定職業(yè)理想信念，培養(yǎng)管理人員崗位敬業(yè)、不怕寂寞、無私奉獻(xiàn)的職業(yè)精神；二是針對人事檔案管理工作由之前的手工傳統(tǒng)模式逐步轉(zhuǎn)換為信息化管理模式的特點(diǎn)，要加強(qiáng)管理人員對新技術(shù)、新管理手段的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，特別是計(jì)算機(jī)辦公軟件的培訓(xùn)，以滿足工作需要；三是加強(qiáng)管理人員對業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和專業(yè)化水平，尤其是在數(shù)字化檔案管理模式下，應(yīng)通過多調(diào)研、多學(xué)習(xí)、多實(shí)地考察的方式，將政策規(guī)定及文件精神有效地融入常規(guī)的實(shí)踐工作中，提高業(yè)務(wù)水平。

第三，加大專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入力度，從硬件和軟件方面增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理體系奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。長期以來，各高校存在對人事檔案管理工作重要性認(rèn)識不足，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，從而造成檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，距離新時代數(shù)字化檔案管理要求還有一定距離。為此，各高校在人事檔案數(shù)字化管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入力度，增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一是改善辦公場所和辦公條件，嚴(yán)格按照人事檔案庫房、閱覽室、整理室、辦公室相互分離的標(biāo)準(zhǔn)及要求，設(shè)置獨(dú)立的庫房區(qū)、閱覽區(qū)、整理區(qū)、辦公區(qū)；二是配備數(shù)字化檔案所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、硬盤等重要硬件設(shè)備，并按要求配置相應(yīng)的應(yīng)用軟件和操作系統(tǒng)，為人事檔案數(shù)據(jù)庫運(yùn)行提供重要的技術(shù)支持；三是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足高校人事檔案數(shù)字化檔案實(shí)踐需要；四是加強(qiáng)對數(shù)字化人事檔案管理工作所用的辦公設(shè)備及軟件的維護(hù)，定期或不定期安排專人日常維護(hù)及檢修辦公設(shè)備及軟件系統(tǒng)，并加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)平臺的安全管理，確保人事檔案信息的安全、完整。

第四，提高人事檔案服務(wù)功能，更好地服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)。數(shù)字化時代的發(fā)展，促進(jìn)了各大高校檔案管理工作的開展。檔案的價值在于利用，高校應(yīng)運(yùn)用數(shù)字化手段，適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，使檔案的管理得到完善。在高校數(shù)字化管理系統(tǒng)中，檔案管理的目標(biāo)要求、檔案管理職責(zé)、制度等方面，都有一套較為先進(jìn)的管理體系，為高校人事檔案的數(shù)字化發(fā)展提供了條件。高校可以分享與借鑒其他單位的檔案管理制度、人事檔案管理規(guī)范等，借鑒兄弟單位先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)對檔案的收集、整理、編輯檔案的能力，應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)整理人事檔案，確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)、全面與完整性，有效提升人事檔案的服務(wù)功能與利用價值。

五、結(jié)束語

數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，可以在降低管理成本的同時，有效提高檔案利用效率。由此可見，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)前，我國高校人事檔案管理中還存在著管理制度不完善、管理團(tuán)隊(duì)人才匱乏、數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等諸多問題，高校要高度重視人事檔案管理工作的重要性，通過加大人事檔案數(shù)字化建設(shè)力度、加大專項(xiàng)資金投入、制定完善的管理制度、加強(qiáng)檔案管理人員崗位培訓(xùn)，提升管理人員專業(yè)知識及職業(yè)素養(yǎng)等多種手段，結(jié)合高校自身實(shí)際情況，建立一套標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案數(shù)字化管理體系，以此解決傳統(tǒng)人事檔案管理方式的弊端。在加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的同時，高校應(yīng)注意檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性，嚴(yán)防數(shù)據(jù)資料的外泄、遺失、被盜，確保人事檔案管理系統(tǒng)的安全，為高校健康、平穩(wěn)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者單位：佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院