信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成，是對(duì)事業(yè)單位工作期間檔案信息進(jìn)行管理。信息技術(shù)的高速發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理提供了新的思路與工作方法。通過信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量能夠得到顯著提高。基于此，文章從實(shí)際情況出發(fā)，闡述了信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的重要性，提出了信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略，并有針對(duì)性地分析了信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用輔助措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理

中圖分類號(hào)：G217 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作主要是對(duì)單位各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理，存在檔案管理效率低下、檔案保管完整度不高、檔案易丟失損壞等不足之處。信息技術(shù)的高速發(fā)展能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，通過信息設(shè)備與軟件系統(tǒng)，事業(yè)單位檔案管理能夠擺脫傳統(tǒng)管理模式限制，利用信息技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)管理效率。信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位信息化建設(shè)、促進(jìn)檔案信息的利用價(jià)值有著一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的重要性

1.檔案資料使用更加便捷

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作開展主要是對(duì)各類紙質(zhì)檔案資料的歸納整理，并對(duì)各種紙質(zhì)檔案實(shí)行保存管理。這種管理方式雖然在一定程度上能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資料的保存管理，但在很大程度上也壓縮了事業(yè)單位檔案資料的適用范圍，對(duì)于檔案價(jià)值的深層次開發(fā)以及多元化使用較為不便。利用信息技術(shù)手段，事業(yè)單位檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，利用單位檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子數(shù)據(jù)儲(chǔ)存管理，檔案資料的保存與使用更加便捷，也為事業(yè)單位檔案管理工作提供了助力。

2.檔案管理形式更加便利

信息技術(shù)應(yīng)用下的事業(yè)單位檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作存在的顯著區(qū)別之一就是管理檔案形式的不同。在信息技術(shù)應(yīng)用下，檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)資料向電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化，紙質(zhì)檔案遺失、破損、模糊等問題得到了很大整改。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料管理存在兩個(gè)顯著問題，一是紙質(zhì)檔案資料容易破損。

絕大多數(shù)事業(yè)單位會(huì)開設(shè)專門的檔案室保存檔案資料，但長(zhǎng)時(shí)間存放或多次搬運(yùn)仍不可避免地會(huì)出現(xiàn)檔案資料損壞的問題；二是紙質(zhì)檔案資料的尋找與分類問題。隨著單位工作的不斷開展，需要保存的檔案資料也越來越多，特定檔案資料的查詢工作仍較為困難。為了保障事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范推進(jìn)，管理人員也需要定期整理、保養(yǎng)不斷增多的檔案資料。而信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理人員能夠通過電子設(shè)備以及信息軟件存儲(chǔ)電子數(shù)據(jù)，如果需要使用資料只需要訪問數(shù)據(jù)庫(kù)即可查詢，檔案管理形式更加便利。此外，電子數(shù)據(jù)的保存完整度與信息保密度相較于紙質(zhì)檔案更具有優(yōu)越性，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

3.檔案管理更加高效

對(duì)于檔案管理工作人員來說，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠顯著提高檔案管理的整體效率。在檔案資料整理方面，不需要對(duì)紙質(zhì)資料展開整理，可以按照信息技術(shù)打造的信息系統(tǒng)，按照時(shí)間、類別、內(nèi)容等方式展開分類處理。檔案資料可以在管理人員的設(shè)計(jì)下分類儲(chǔ)存在信息系統(tǒng)中，只需要按照搜索類別查找相關(guān)資料。在檔案資料查閱使用方面，檔案管理人員可以復(fù)制電子檔案資料，避免紙質(zhì)資料的流出、歸還而造成破損或丟失，檔案管理的效率得到了有效加強(qiáng)。在檔案內(nèi)容更新方面，檔案管理人員只需要利用電子設(shè)備或進(jìn)入系統(tǒng)，就能夠更新或修改檔案資料的內(nèi)容。登錄信息檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崟r(shí)獲取更新后的檔案內(nèi)容并使用。由此可見，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)于促進(jìn)管理效率提升有著顯著的效果。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略

1.落實(shí)檔案管理信息化制度

檔案管理人員應(yīng)結(jié)合《檔案法》相關(guān)規(guī)定制定檔案管理信息化制度，以制度規(guī)范為基準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化推進(jìn)。與此同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的制度培訓(xùn)，從理念層面對(duì)管理人員展開信息化培訓(xùn)，加強(qiáng)其檔案信息化管理的專業(yè)技能。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的管理意識(shí)和管理態(tài)度，確保每一位檔案管理人員都能夠具備信息化檔案管理能力，提高整體管理水平。此外，事業(yè)單位應(yīng)將信息技術(shù)納入制度層面，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在事業(yè)單位中的使用力度更加顯著，為了規(guī)范檔案信息化管理的使用行為，應(yīng)將其納入具體的規(guī)章制度中，用以指引檔案管理人員的工作。檔案信息化管理制度應(yīng)包括電子檔案使用規(guī)范、紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)化規(guī)范、電子檔案管理與檢索規(guī)范等方面的內(nèi)容，確保信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮效能。通過制度規(guī)范的方式，不僅能夠加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用效果，還能嚴(yán)格制定事業(yè)單位檔案管理信息技術(shù)使用流程、檔案管理安全以及數(shù)據(jù)管理規(guī)范。事業(yè)單位檔案管理信息化制度應(yīng)針對(duì)不同層級(jí)的檔案管理人員設(shè)定不同的責(zé)任權(quán)限，確保信息技術(shù)能夠在檔案管理中合理運(yùn)用。與此同時(shí)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)使用的全面性與可持續(xù)性，要求檔案管理人員能夠在學(xué)習(xí)、培訓(xùn)中加強(qiáng)自身信息素養(yǎng)，并將其應(yīng)用到檔案管理信息化轉(zhuǎn)型方面。事業(yè)單位只有制定全面、嚴(yán)格的檔案管理信息化制度，才能實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用與深度滲透。

2.構(gòu)建電子化檔案管理系統(tǒng)

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的一種具體體現(xiàn)，也是信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的價(jià)值體現(xiàn)。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要利用信息技術(shù)構(gòu)建電子化檔案管理系統(tǒng)，將事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案電子化，并將電子數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在系統(tǒng)中實(shí)施有效管理。通過檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方式，一方面，解決了紙質(zhì)檔案易損壞、占據(jù)空間大、檢索效率低等問題；另一方面，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型也進(jìn)一步促進(jìn)了信息的可持續(xù)使用，檔案信息的保密性與安全性加強(qiáng)。事業(yè)單位可以利用信息技術(shù)快速檢索檔案信息，并對(duì)檔案內(nèi)容展開精準(zhǔn)分類和快速標(biāo)記，加強(qiáng)數(shù)字檔案的使用效率。同時(shí)，通過電子化檔案管理系統(tǒng)檔案管理人員可以對(duì)檔案?jìng)浞?、檔案信息丟失、損壞風(fēng)險(xiǎn)顯著降低。電子化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建核心是系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的關(guān)鍵點(diǎn)就是對(duì)電子化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理。一方面，事業(yè)單位應(yīng)利用信息技術(shù)組建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息實(shí)行明確分類并將其儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，以解決紙質(zhì)檔案信息分散、難以查找等問題；另一方面，事業(yè)單位應(yīng)從關(guān)鍵詞檢索、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)管理以及時(shí)間范圍檢索等方面加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，為檔案信息的查閱和使用提供多種管理方法與查詢工具，檔案管理的人力資源將得到進(jìn)一步節(jié)省，顯著提高了事業(yè)單位檔案管理效率。通過檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)據(jù)庫(kù)管理等方法，能夠進(jìn)一步提升檔案使用的安全性，加強(qiáng)信息共享，顯著提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

3.使用云存儲(chǔ)與備份

云存儲(chǔ)與備份是信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理中的重要組成，其價(jià)值主要體現(xiàn)在保障檔案資料安全性方面，利用云存儲(chǔ)與備份的方式，檔案信息的使用、保存將更加可靠。事業(yè)單位可以搭建檔案信息云平臺(tái)，將相關(guān)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的集中管理，有效規(guī)避了本地管理容易產(chǎn)生信息遺失的問題。此外，檔案信息云存儲(chǔ)可以使用高級(jí)數(shù)據(jù)加密，提高信息存儲(chǔ)的安全性，未經(jīng)授權(quán)的用戶無(wú)法訪問云平臺(tái)，檔案信息保密程度大幅提升。云存儲(chǔ)還具備自動(dòng)備份功能，存儲(chǔ)在平臺(tái)中的檔案信息都會(huì)自動(dòng)備份，顯著降低了人為失誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失問題。即便遇到硬件損壞或自然災(zāi)害等問題，云存儲(chǔ)的備份系統(tǒng)也能在第一時(shí)間還原數(shù)據(jù)，進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案信息的保密性，為維護(hù)事業(yè)單位信息資產(chǎn)提供了技術(shù)支持。與此同時(shí)，云儲(chǔ)存與備份還可以實(shí)現(xiàn)檔案的共享與遠(yuǎn)程訪問，在協(xié)同檔案管理、信息共享建設(shè)等方面提供了十足的便利。通過云存儲(chǔ)與備份，事業(yè)單位各部門、地點(diǎn)的工作人員都能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享與協(xié)同辦公。這種共享機(jī)制對(duì)于打破傳統(tǒng)檔案管理信息使用程度不高、檔案信息使用閉塞等阻礙提供了有效手段，單位跨部門、跨區(qū)域的檔案使用將成為可能。在云存儲(chǔ)的應(yīng)用與建設(shè)下，檔案管理人員只需要利用終端設(shè)備就能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的遠(yuǎn)程查閱，工作便利性大幅提升。在云存儲(chǔ)的使用過程中，檔案管理人員可以搭建檔案信息共享與遠(yuǎn)程訪問系統(tǒng)，顯著提升了檔案管理工作的協(xié)同性，也為事業(yè)單位提供了更多樣的工作模式。

4.落實(shí)移動(dòng)化檔案管理

信息技術(shù)的使用為事業(yè)單位移動(dòng)化檔案管理提供了技術(shù)支持，檔案管理工作不必局限于單位內(nèi)部，可以利用移動(dòng)終端設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料信息的實(shí)時(shí)管理，事業(yè)單位檔案管理工作能夠在更多的工作場(chǎng)景中開展工作。檔案管理人員借助智能手機(jī)或電腦等終端設(shè)備，就可以進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱、修改、轉(zhuǎn)移處理，脫離傳統(tǒng)辦公場(chǎng)所限制。移動(dòng)終端設(shè)備的使用除了查閱檔案信息外，還可以使用專業(yè)的檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行修改、刪除或其他處理。在信息技術(shù)應(yīng)用下，檔案管理工作人員可以通過移動(dòng)設(shè)備更新檔案信息，工作實(shí)時(shí)性與效率極大增強(qiáng)，為事業(yè)單位提供了更多樣的工作選擇。通過使用移動(dòng)終端設(shè)備，事業(yè)單位檔案管理不僅提高了工作靈活性，還能實(shí)現(xiàn)檔案管理被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)決策的形式轉(zhuǎn)變。此外，移動(dòng)化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，主要是利用信息技術(shù)與移動(dòng)終端設(shè)備，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)實(shí)行管理。因此，事業(yè)單位檔案信息的更新、采集、修改也將更加完善。傳統(tǒng)檔案管理工作往往局限于檔案室等固定區(qū)域，對(duì)檔案信息的采集管理需要花費(fèi)大量時(shí)間，而移動(dòng)化檔案管理不僅進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案信息的完整性，在更新采集檔案信息方面還可以不受場(chǎng)所限制。信息技術(shù)應(yīng)用為檔案管理提供了更多的數(shù)據(jù)來源，移動(dòng)化檔案管理的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)收集也為檔案管理的決策制定提供了新的思路，對(duì)于促進(jìn)檔案管理智能化水平有著顯著提升。

三、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用輔助措施

1.定期更新信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施

信息技術(shù)及其相關(guān)的設(shè)備設(shè)施是在不斷更新、發(fā)展中完善的，為了促進(jìn)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的有效應(yīng)用，就必須要緊跟時(shí)代發(fā)展，定期更新信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，為檔案管理信息化轉(zhuǎn)型提供保障。因此，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展制訂科學(xué)、合理的更新計(jì)劃，更新計(jì)劃應(yīng)包括檔案管理信息設(shè)備設(shè)施的更新以及系統(tǒng)軟件的升級(jí)。通過軟硬件的更新優(yōu)化，為事業(yè)單位檔案管理提供更全面的信息化工具，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范推進(jìn)，提高檔案管理技術(shù)水平，更好地適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)

信息技術(shù)應(yīng)用下的事業(yè)單位檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理具有顯著差異，必須由具有專業(yè)信息技術(shù)能力、熟練操作信息軟件的檔案管理人員操作，保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范推進(jìn)。因此，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)與人才引入。培訓(xùn)工作應(yīng)圍繞信息技術(shù)使用方面開展，包括檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平、信息化管理意識(shí)以及具體的信息化工具操作等。與此同時(shí)，高層檔案管理人員還需要具有前瞻性意識(shí)，能夠緊跟信息技術(shù)發(fā)展前沿，從整體視角知道檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用，并對(duì)檔案管理工作的未來發(fā)展提供決策指導(dǎo)。此外，事業(yè)單位還需要加強(qiáng)對(duì)信息化人才的引入，彌補(bǔ)檔案管理人員在信息技術(shù)領(lǐng)域的不足。通過內(nèi)部人員培訓(xùn)以及外部人才引進(jìn)，為信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用夯實(shí)人才基礎(chǔ)，為推動(dòng)檔案管理高效運(yùn)行奠定保障。

3.制定健全的信息安全政策

信息技術(shù)的發(fā)展為社會(huì)整體運(yùn)行提供了技術(shù)支持，人們的生活、工作便利性顯著提升。但在信息時(shí)代背景下，信息安全問題也成為事業(yè)單位檔案管理需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。為了抵御黑客攻擊、病毒侵襲、網(wǎng)絡(luò)竊取等信息安全風(fēng)險(xiǎn)，必須建立健全信息安全政策。政策內(nèi)容主要包括電子檔案管理體系、檔案信息的訪問權(quán)限設(shè)置以及傳輸途徑、信息安全管理制度，多方面、多渠道地防范可能出現(xiàn)的系統(tǒng)漏洞和信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。此過程中，應(yīng)確保信息安全政策能夠覆蓋事業(yè)單位的全體成員，加強(qiáng)全員參與度與全人員使用度。通過培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，提高檔案管理人員的信息風(fēng)險(xiǎn)防控能力。建設(shè)行之有效的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，能夠從源頭發(fā)現(xiàn)并規(guī)避可能存在的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)檔案信息的安全性。只有在確保檔案信息安全儲(chǔ)存、規(guī)范使用的基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效開展，為事業(yè)單位檔案管理工作提供充分的技術(shù)支持與安全保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)的高速發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持，檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與信息化建設(shè)，也成為新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容。通過制定信息技術(shù)制度、構(gòu)建電子化檔案管理系統(tǒng)、云存儲(chǔ)與備份、落實(shí)移動(dòng)化檔案管理等舉措，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。通過信息技術(shù)的使用，事業(yè)單位檔案管理效率、使用效率都將得到顯著提升。為了促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的持續(xù)發(fā)展，應(yīng)采取一系列的輔助措施，有利于事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的全面提升，使其更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展，為事業(yè)單位的信息化建設(shè)提供助力。

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作者單位：鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局