淺析事業(yè)單位會計信息化建設存在的問題及解決建議

摘要：信息技術與會計工作相結(jié)合，對事業(yè)單位的預算管理、會計核算、內(nèi)部控制等都產(chǎn)生了深刻的影響。與此同時，事業(yè)單位在搭建信息系統(tǒng)過程中也面臨著信息安全、人員轉(zhuǎn)型等困境。本文具體闡述了信息化建設中存在的問題，并給出了相應的建議，同時指出應當將人工智能等新興技術應用于信息化建設，促進事業(yè)單位財務工作向智能化方向發(fā)展。

關鍵詞：會計信息化；事業(yè)單位；智能化轉(zhuǎn)型

DOI：10.12433/zgkjtz.20242534

2019年1月，我國事業(yè)單位全面執(zhí)行新政府會計制度，規(guī)定同一賬務系統(tǒng)下編制財務會計和預算會計雙會計分錄，提高了會計信息質(zhì)量，對會計核算的要求進一步提高。許多事業(yè)單位上線信息化系統(tǒng)以滿足會計核算、預算管理的急切需求。在大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈的背景下，會計工作與信息科技結(jié)合，構建新的敘事邏輯，對傳統(tǒng)事業(yè)單位預算管理、內(nèi)部控制、會計核算、會計監(jiān)督等工作模式產(chǎn)生顛覆性影響?！稌嫺母锱c發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確指出，會計改革任務艱巨，要加快現(xiàn)代信息技術在財務領域中的深入應用，用數(shù)據(jù)賦能財務，推動會計工作高質(zhì)量的發(fā)展。2024年7月1日實施的新《會計法》新增“要求加快會計信息化建設，鼓勵依法采用現(xiàn)代信息技術開展會計工作”，明確了會計信息化建設的重要性。然而，與企業(yè)相比，事業(yè)單位在開展會計信息化建設時依然面對著許多問題，如對信息化認知水平不高、與信息系統(tǒng)相關的內(nèi)部控制制度不完善，缺少相應的復合型人才等等，使得會計信息化建設的水平不理想。為響應國家號召，提高會計工作效率，事業(yè)單位應明確會計信息化建設的戰(zhàn)略意義，成立領導小組，統(tǒng)籌信息化系統(tǒng)部署，并將人工智能等新興技術引入財務工作，以提升財務工作的價值。

一、會計信息化對會計工作的影響

（一）對預算管理的影響

信息化系統(tǒng)可以體現(xiàn)項目進展進度、財政資金使用情況和預算執(zhí)行情況。通過實時監(jiān)管，判斷其是否符合項目要求?；谛畔⒒ㄔO，能夠高效開展財務管理工作，加強信息互通共享。集中管理和控制相關環(huán)節(jié)，強化財政資金管理，利用大數(shù)據(jù)建立高效信息抓取機制，幫助推動建設健全的預算管理制度及預算一體化工作進程，推動預算績效評價工作開展。

（二）對會計核算的影響

首先，單位信息系統(tǒng)與國家稅務平臺、銀行、公務機票酒店平臺等系統(tǒng)對接，例如，許多事業(yè)單位與企業(yè)都上線的銀企互聯(lián)系統(tǒng)，可以省去出納付款的步驟，精簡會計工作流程。通過本地部署的語言模型接口將非結(jié)構數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結(jié)構數(shù)據(jù)，實現(xiàn)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)。銀行支行信息、對賬單、回單等數(shù)據(jù)都可以連接至單位系統(tǒng)中。利用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術，對供應商、發(fā)票進行追蹤識別，確保財務真實合法。通過Python等技術，采集網(wǎng)絡數(shù)據(jù)，方便信息比對，輔助識別財務風險。

其次，建立多維度收入成本核算。在會計科目下設置輔助核算項，包括人員、部門、供應商、預算編號、項目編碼等，滿足財務人員從各個維度進行收入成本歸集，輔助分析決策。

最后，財務工作全程線上審批，改變了事業(yè)單位層層簽字、辦事難的傳統(tǒng)困境，節(jié)省時間精力。會計原始憑證如機票、高鐵票、增值稅發(fā)票電子化，為報銷人員節(jié)約時間精力，降低溝通成本，極大提高了財務工作效率。借助信息化系統(tǒng)自動匹配科目、精準風險識別，財務會計根據(jù)規(guī)則自動帶出預算會計，降低了會計核算壓力，同時減少人為因素的干擾，極大提高了會計核算的準確性。財務數(shù)據(jù)采用電子化、自動化的存儲方式，每次登錄的操作情況在后臺都有記錄，會計憑證難以篡改，降低了財務檔案造假的風險。環(huán)境友好型無紙化辦公使得事業(yè)單位向國際化的ESG（環(huán)境、社會和治理）標準靠攏。

（三）對內(nèi)部控制的影響

財務數(shù)據(jù)在信息化系統(tǒng)上可以自由抓取數(shù)據(jù)，方便事業(yè)單位各項經(jīng)濟業(yè)務、財務數(shù)據(jù)進行財務公開，加強公眾對于事業(yè)單位的監(jiān)督。審核流程的每個環(huán)節(jié)都能追溯到相關部門及責任人，信息公開透明，方便形成問責機制。將財政資金活動的各個環(huán)節(jié)都在系統(tǒng)中展示，從項目立項、知識產(chǎn)權、資產(chǎn)管理、會計核算情況、預算管理、財務報告、經(jīng)費收入情況、項目經(jīng)費支出情況、財政預算執(zhí)行情況等板塊展現(xiàn)各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，根據(jù)監(jiān)管部門、上級部門、單位領導、內(nèi)外部審計等會計信息使用者的相關需求展現(xiàn)單位管理結(jié)果和資金使用情況，輔助決策的同時，也提高了財務工作透明度，提升了內(nèi)部控制水平。將單位的財務制度與信息化系統(tǒng)相結(jié)合，對于超出系統(tǒng)所設標準的報銷金額、不符合制度的申請進行自動預警，提高財務工作效率，提升內(nèi)控水平。完善內(nèi)部審計監(jiān)督手段，可以借助系統(tǒng)自動分析比對，在節(jié)省工作時間的同時，為內(nèi)部審計提供更多的線索和證據(jù)，提高內(nèi)部審計作為內(nèi)部控制最后一道防線的作用。

二、事業(yè)單位會計信息化存在的問題

（一）信息系統(tǒng)技術不夠成熟

一是信息安全問題。現(xiàn)代科技信息技術發(fā)展迅速，高速迭代，風險應運而生。事業(yè)單位的信息涉及到國家安全，更應當防范信息泄露的風險。財務涉及到資金的進出，一旦黑客入侵，系統(tǒng)癱瘓，會造成巨大的經(jīng)濟損失和時間成本。同時，單位的財務信息普遍存儲在電腦系統(tǒng)中，針對諸如斷網(wǎng)斷電、機房遭到不可抗力毀壞等風險，應當提前采取預防措施，防患于未然。

二是信息系統(tǒng)自身的問題。信息化系統(tǒng)涉及信息的輸入、處理、輸出三個部分。輸入數(shù)據(jù)的預處理在整個信息化流程中是非常重要的，在數(shù)據(jù)預錄入的過程中如果出現(xiàn)認知不到位，不錄或者誤錄信息，都會導致錯誤信息傳遞，后續(xù)全鏈條錯誤，最終體現(xiàn)在報表中，影響管理者決策。在信息處理的過程中，如果信息系統(tǒng)個別功能設計出現(xiàn)缺陷、算法不夠完善也會導致輸出錯誤的會計信息。同時，信息化系統(tǒng)的某一模塊在運行時出現(xiàn)技術問題，也會導致會計工作無法正常開展。最后，由于信息技術的不斷發(fā)展，單位的信息化系統(tǒng)也需要不斷更新以適應外部技術環(huán)境的變化，才能與外部系統(tǒng)進行有效的對接，進而高效地處理會計信息，但是由此導致的技術風險，成本攀升也是管理者應當考慮的。

三是統(tǒng)一信息化標準的問題。由于各個事業(yè)單位搭建信息化過程中采取的標準不同，例如技術標準，數(shù)據(jù)標準等等，導致輸出結(jié)果不具備可比性。當上級部門進行數(shù)據(jù)匯總時，由于標準不同會使得最終的數(shù)據(jù)失真。在事業(yè)單位內(nèi)部，也存在不同部門使用不同系統(tǒng)的問題，難以協(xié)同工作，產(chǎn)生數(shù)據(jù)誤差。

（二）對會計信息化認識不足

部分事業(yè)單位思維陳舊，財務人員水平有限，拘泥于舊有電算化，認為現(xiàn)有的系統(tǒng)已經(jīng)足夠滿足單位的實際需求。即使上線信息系統(tǒng)，也會由于缺乏全局意識、創(chuàng)新能力造成信息系統(tǒng)無法發(fā)揮其真正的作用，形同虛設。辦事人員對信息化系統(tǒng)理解不到位，不愿學習，不會操作信息化系統(tǒng)，都可能導致會計工作難以開展，進而增加財務人員重復溝通的時間成本，無法騰出時間去做其他更有效益的工作。其次，如果雙方對信息化系統(tǒng)的理解程度不同，會形成溝通壁壘，造成雙方無法高效溝通。過度依賴會計信息系統(tǒng)也可能造成決策失誤。要清楚系統(tǒng)也是專家設計的，專家的偏好、認知誤差都會隱藏在信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)也會存在設計缺陷，只有明白系統(tǒng)運行的設計框架、底層邏輯，才能不盲從信息系統(tǒng)，對輸出結(jié)果做出正確的判斷，及時修正信息系統(tǒng)不當?shù)某绦颉?/p>

（三）缺少復合型人才

事業(yè)單位財務人員多為傳統(tǒng)會計專業(yè)背景，缺乏管理會計意識和信息技術水平，無法勝任新型財務工作。對于財務人員的激勵模式也通常以工作年限、會計專業(yè)證書為績效評價標準，通常會忽視對財務人員業(yè)務能力、數(shù)學、計算機等多學科交叉的綜合能力培訓。

（四）員工就業(yè)問題

在人工智能快速發(fā)展、信息技術革命的背景下，會計工作將繼續(xù)朝著自動化、智能化的方向發(fā)展。會計職能從傳統(tǒng)的記賬、報稅、提供報表轉(zhuǎn)向管理會計、戰(zhàn)略規(guī)劃的方向。會計崗位縮減合并是不可避免的。例如，出納付款的角色由于銀企互聯(lián)功能的上線而消失。不僅是基礎的工作崗位，一些管理類崗位例如財務分析崗位也可能被快速發(fā)展的人工智能取代。事業(yè)單位應當承擔起社會責任，對職工體現(xiàn)應有的人文關懷，幫助財務人員實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，妥善安排其他崗位。

（五）成本效益問題

財政經(jīng)費也應當遵循成本效益原則，要結(jié)合事業(yè)單位自身需求做好系統(tǒng)建設的整體規(guī)劃，測算投入產(chǎn)出。在購買系統(tǒng)時不僅要關注其信息化技術成熟度，也應當避免過度追求系統(tǒng)的先進性，不能為了業(yè)績盲目上線華而不實的高成本系統(tǒng)。

三、對事業(yè)單位信息化建設的相關建議

（一）提高對會計信息化的重視程度

事業(yè)單位領導者應當重視信息系統(tǒng)建設的重要性和必要性，牽頭信息化建設工作，成立領導小組，為信息系統(tǒng)建設提供資源。明確各部門在信息化建設中的角色和職責，協(xié)同推進信息系統(tǒng)的建設。

將信息系統(tǒng)使用培訓納入新職工入職培訓中，出臺信息化相關的單位制度。發(fā)布信息化系統(tǒng)操作指南，指導職工如何操作信息化系統(tǒng)進行項目立項、資產(chǎn)管理、財務報銷等工作。量大的事業(yè)單位可以訓練合適的人工智能模型，使其能跟單位職工進行交互，并且回答相應的政策問題、報銷流程以及其他常見的問題。根據(jù)信息更新和用戶反饋不斷優(yōu)化人工智能模型。

（二）建立健全信息化內(nèi)部控制制度

一是出臺信息化系統(tǒng)的財務制度，明確財務系統(tǒng)的使用規(guī)范。規(guī)定各級審批職責權限，防止違規(guī)審批。財務人員應當定期對錄入的數(shù)據(jù)進行檢查與更正，確保預錄入數(shù)據(jù)的準確性。信息管理人員應當定期對系統(tǒng)運行情況進行測試，及時修正錯誤的算法。管理者應當對取數(shù)規(guī)則、審核流程定期檢查，確保系統(tǒng)運行符合單位制度。

二是建立信息安全制度。事業(yè)單位應當建立健全信息系統(tǒng)運行服務機制，明確運行與服務的標準。樹立網(wǎng)絡風險意識，完善網(wǎng)絡安全機制，明確網(wǎng)絡信息安全與運行安全的責任主體與職責，制定網(wǎng)絡安全的應急處理預案。信息化系統(tǒng)作為無形資產(chǎn)入庫，單位資產(chǎn)部門對其進行統(tǒng)一管理與調(diào)配。信息系統(tǒng)的操作、授權和審計權限分離，防止因個人權限過大引起信息泄露的風險。建立防火墻，安裝殺毒軟件，使用單獨網(wǎng)線、安全U盾等使用專門用于搭建信息系統(tǒng)的設備。開展實時數(shù)據(jù)備份工作。對于信息系統(tǒng)的安全性、規(guī)范性需要進行全面評估，采取公開招標的形式，謹防上線不合格的信息系統(tǒng)。

三是建立統(tǒng)一的信息化標準。上級部門應當對下級各部門統(tǒng)一技術標準、數(shù)據(jù)標準。信息化領導小組應當統(tǒng)籌各部門的信息化建設，確保信息互聯(lián)互通。單位內(nèi)部可以自行開發(fā)信息化系統(tǒng)，成立信息化項目，從而統(tǒng)一設置技術、數(shù)據(jù)標準，確保數(shù)據(jù)的一致。

四是建立信息系統(tǒng)審計制度。內(nèi)部審計需要突破傳統(tǒng)的經(jīng)濟、政治審計的思想觀念，重視信息系統(tǒng)審計，每年在內(nèi)部審計計劃中列入信息系統(tǒng)審計，通過數(shù)據(jù)流程測試發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)可能存在的漏洞。同時審計隊伍中可以配備兼職審計的信息系統(tǒng)管理員，更加有效地發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)的風險。

（三）加強會計信息化人才隊伍建設

加強對財務人員的信息化操作技能培訓，培養(yǎng)他們的學習能力，促進他們實現(xiàn)財務轉(zhuǎn)型。財務人員應該意識到，專業(yè)知識可能會被人工智能取代，唯有自身的領導力、溝通能力，業(yè)財融合水平，創(chuàng)新能力才是新形勢下的核心競爭力。另一方面，單位也可以招聘同時具有信息、財務背景的復合型人才。鼓勵財務人員發(fā)揮創(chuàng)新意識，對標準化的信息系統(tǒng)進行本土化改造，提高工作效率。將計算機、人工智能方面的證書也納入會計人員晉升的考核指標當中。

（四）加強人工智能在會計信息化中的運用

人工智能學科包括連接主義、符號主義和行為主義三大學派。財稅運用的主要是連接主義和符號主義學派，包括啟發(fā)式算法、專家系統(tǒng)、神經(jīng)網(wǎng)絡和機器學習等。事業(yè)單位上線的信息化系統(tǒng)目前還是主要基于數(shù)據(jù)庫的應用。應當積極向數(shù)字、智能財務發(fā)展，即將人工智能等新型技術運用于單位系統(tǒng)。例如，將光學字符識別（OCR）技術識別圖像中的文字信息，識別合同、發(fā)票信息，自動填寫報銷單據(jù)。用知識圖譜匹配業(yè)務發(fā)生是否合理，成本費用是否超標，是否符合中央八項規(guī)定等等，實現(xiàn)智能單據(jù)審核。流程自動化（RPA）技術可以自動執(zhí)行重復性任務，減少人工操作。加強流程自動化技術、專家系統(tǒng)、自然語言模型、模式識別和大語言模型等技術在單位系統(tǒng)中的運用。未來，這些技術將在財務管理、管理會計、自動化審計、收入支出預測以及決策支持等領域發(fā)揮作用。

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