行政事業(yè)單位推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的有效策略

摘 要：隨著行政事業(yè)單位在管理體制上的不斷完善和改革，對(duì)財(cái)務(wù)管理提出了新的要求。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)工作的深度融合，在提升工作效率的同時(shí)，還能夠降低成本，提升行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制能力，因此財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)于行政事業(yè)單位至關(guān)重要。文章從行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化面臨的挑戰(zhàn)出發(fā)，分析行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化的需求，在此基礎(chǔ)上提出了明確信息化建設(shè)目標(biāo)，重視技術(shù)與平臺(tái)選擇以及業(yè)務(wù)流程再造等策略。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 財(cái)務(wù)信息化 挑戰(zhàn) 需求 策略

中圖分類號(hào)：F233文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）12-103-02

數(shù)字化時(shí)代信息技術(shù)正深刻改變著各行各業(yè)的工作方式，行政事業(yè)單位作為公共服務(wù)領(lǐng)域的重要載體，需要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化時(shí)代財(cái)務(wù)管理工作的信息化轉(zhuǎn)型要求。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式，依賴于手工操作和紙質(zhì)文檔，已經(jīng)難以滿足日益增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)需求。而財(cái)務(wù)信息化，則以其高效、準(zhǔn)確和實(shí)時(shí)的特點(diǎn)，為現(xiàn)代行政事業(yè)單位提供了新的管理工具和方法。如何有效地進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，使其真正服務(wù)于單位的業(yè)務(wù)和發(fā)展，是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。本文旨在探討這一問(wèn)題，提出一系列實(shí)用的策略和建議，希望對(duì)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供參考和指導(dǎo)。

一、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化面臨的挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)碎片化

行政事業(yè)單位使用的財(cái)務(wù)相關(guān)系統(tǒng)眾多，且系統(tǒng)之間沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息的聯(lián)通和共享，導(dǎo)致了各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作被割裂開(kāi)來(lái)，不能形成統(tǒng)一、完整的財(cái)務(wù)管理流程[1]。各部門和系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)作，采用不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理方法，導(dǎo)致財(cái)務(wù)系統(tǒng)中存在大量的碎片化數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)碎片化不僅增加了數(shù)據(jù)管理的復(fù)雜性，還導(dǎo)致數(shù)據(jù)冗余、不一致和失真。例如，同一項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中可能存在多個(gè)版本，導(dǎo)致決策時(shí)的混淆和錯(cuò)誤。這種碎片化的現(xiàn)象也使得財(cái)務(wù)監(jiān)管變得困難。例如，預(yù)算管控滯后易造成超標(biāo)現(xiàn)象，虛假報(bào)重復(fù)報(bào)難以被察覺(jué)，數(shù)據(jù)共享不足使得監(jiān)管難度加大。

（二）系統(tǒng)集成難

系統(tǒng)集成難問(wèn)題主要表現(xiàn)在不同來(lái)源、使用不同技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)難以進(jìn)行有效整合，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和流程的無(wú)縫對(duì)接。我國(guó)行政事業(yè)單位在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了多次迭代，而不同的系統(tǒng)在技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)格式和業(yè)務(wù)邏輯上都可能存在差異[2]。導(dǎo)致不同系統(tǒng)在對(duì)接的過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致、接口不匹配、流程沖突等問(wèn)題。為克服這一難題，單位要進(jìn)行深入的系統(tǒng)分析，明確每個(gè)系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，然后選擇適當(dāng)?shù)闹虚g件或集成工具。此外，可能還需要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的調(diào)整和優(yōu)化，確保各系統(tǒng)協(xié)同高效融合。

（三）信息安全需進(jìn)一步加強(qiáng)

當(dāng)前在行政事業(yè)單位內(nèi)部，由于對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作重視程度不足，對(duì)必要的資源缺乏投入，很多單位內(nèi)部硬件設(shè)施并不完善，基礎(chǔ)設(shè)施配置難以滿足財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需求，在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中極易出現(xiàn)運(yùn)營(yíng)故障[3]。個(gè)別單位內(nèi)部的軟件系統(tǒng)中雖然有相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)中數(shù)據(jù)互聯(lián)互通水平較低，存在一定信息壁壘，在匯報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)時(shí)，還需要導(dǎo)出專門的數(shù)據(jù)包，通過(guò)電子郵件的方式進(jìn)行匯報(bào)，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)管理效率的提升。除此之外，在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中，安全防護(hù)性方面的問(wèn)題也制約了單位管理水平的提升，當(dāng)前財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中數(shù)據(jù)安全性較差，存在較大的安全隱患，極易因受到網(wǎng)絡(luò)攻擊而出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露的問(wèn)題。

二、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化需求分析

（一）業(yè)務(wù)流程需求

在推進(jìn)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過(guò)程中，必然伴隨著業(yè)務(wù)模式變更與會(huì)計(jì)流程變革，這就需要從信息化建設(shè)的特點(diǎn)以及需求出發(fā)，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整。首先，預(yù)算編制與審批流程，需要統(tǒng)一的在線平臺(tái)從各部門收集預(yù)算數(shù)據(jù)，該平臺(tái)應(yīng)支持多級(jí)審批流程，并自動(dòng)匯總、分析數(shù)據(jù)。其次，會(huì)計(jì)憑證處理要有一個(gè)界面進(jìn)行錄入、修改和刪除憑證，同時(shí)自動(dòng)檢查憑證完整性。費(fèi)用報(bào)銷流程應(yīng)讓員工在線提交費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，支持電子掃描和上傳發(fā)票，與銀行系統(tǒng)集成以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)支付。財(cái)務(wù)報(bào)表生成功能要支持各種財(cái)務(wù)報(bào)表的自動(dòng)生成、查詢和自定義設(shè)計(jì)。資金管理需要實(shí)時(shí)追蹤單位資金狀況，并與銀行系統(tǒng)集成。最后，內(nèi)部控制和審計(jì)應(yīng)記錄所有財(cái)務(wù)操作，設(shè)置權(quán)限管理，并提供異常交易預(yù)警功能。

（二）數(shù)據(jù)需求

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的本質(zhì)在很大程度上是應(yīng)用信息化手段對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，而依托信息化手段對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理需要高質(zhì)量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)作為支撐。這就需要行政事業(yè)單位明確在日常運(yùn)作中涉及的關(guān)鍵數(shù)據(jù)的種類、屬性和結(jié)構(gòu)。包括識(shí)別核心的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，如會(huì)計(jì)憑證、預(yù)算數(shù)據(jù)、資金流、資產(chǎn)負(fù)債等，并定義其詳細(xì)屬性，如數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)長(zhǎng)度、數(shù)據(jù)來(lái)源和數(shù)據(jù)更新頻率。此外，還需分析數(shù)據(jù)間的關(guān)系，如會(huì)計(jì)憑證與預(yù)算之間的匹配、資金流與銀行賬戶之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系等。同時(shí)，確定數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出等需求，以確保信息系統(tǒng)能夠滿足業(yè)務(wù)的實(shí)際操作和決策需求。

（三）功能需求

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的最終目的是高財(cái)務(wù)管理的效率和準(zhǔn)確性，以及保障財(cái)務(wù)信息的可靠性和安全性。這就需要完善財(cái)務(wù)系統(tǒng)功能。例如，系統(tǒng)應(yīng)該具備會(huì)計(jì)憑證的錄入、編輯和審核功能;預(yù)算編制、調(diào)整及執(zhí)行跟蹤功能;資金管理功能，包括收支、轉(zhuǎn)賬和結(jié)余查詢;報(bào)表生成功能，支持多種常用的財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、損益表等的自動(dòng)生成;審計(jì)與跟蹤功能，確保每一筆交易都有明確的操作記錄和責(zé)任追溯。此外，還需考慮到權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、系統(tǒng)設(shè)置調(diào)整等基礎(chǔ)功能。

三、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)策略

（一）明確信息化建設(shè)的目標(biāo)

明確信息化建設(shè)的目標(biāo)是推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目基礎(chǔ)。首先，要從大局出發(fā)，認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)不僅僅是技術(shù)升級(jí)，更是業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、管理模式的創(chuàng)新和服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變[4]。其次，從宏觀層面來(lái)看，信息化建設(shè)的目標(biāo)應(yīng)致力于提高行政事業(yè)單位的工作效率、增強(qiáng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、促進(jìn)內(nèi)部和外部的信息共享，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和智能化。最后，從微觀層面來(lái)看，目標(biāo)應(yīng)涉及優(yōu)化財(cái)務(wù)工作流程、減少人工操作、降低錯(cuò)誤率;提高財(cái)務(wù)報(bào)表的自動(dòng)生成能力，滿足不同用戶的信息需求;強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)控和預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險(xiǎn);提升數(shù)據(jù)分析和決策支持能力，為決策管理提供有力支撐;加強(qiáng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，形成統(tǒng)一的信息平臺(tái)。且相關(guān)目標(biāo)應(yīng)具體、可量化、可執(zhí)行，與單位的整體戰(zhàn)略目標(biāo)相一致，確保信息化建設(shè)與單位的實(shí)際需求和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)相契合。

（二）重視技術(shù)與平臺(tái)選擇

在推進(jìn)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中，技術(shù)與平臺(tái)的選擇是重中之重。首先，技術(shù)選擇應(yīng)滿足行政事業(yè)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)需求?？紤]到行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的重要性和敏感性，技術(shù)的穩(wěn)定性、安全性和可靠性是首要考慮的因素。例如，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)應(yīng)能夠支持大量數(shù)據(jù)的高速讀寫，且具有強(qiáng)大的備份和恢復(fù)功能;服務(wù)器技術(shù)應(yīng)能夠確保7×24h的穩(wěn)定運(yùn)行，且能夠應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)高峰時(shí)的并發(fā)訪問(wèn)[5]。其次，需要確保技術(shù)平臺(tái)的擴(kuò)展性和兼容性。隨著單位的發(fā)展和業(yè)務(wù)的變化，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)往往需要增加新的功能或與其他系統(tǒng)進(jìn)行集成。所選財(cái)務(wù)管理平臺(tái)應(yīng)能夠方便地進(jìn)行擴(kuò)展和升級(jí)，且能夠與常見(jiàn)的其他技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接。

（三）重視財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程的再造

在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中，僅僅將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化可能很難充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，反而可能帶來(lái)新的問(wèn)題。因此，在財(cái)務(wù)信息化過(guò)程中對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造是關(guān)鍵。再造的目標(biāo)是簡(jiǎn)化和標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少不必要的步驟和冗余操作，同時(shí)確保流程的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)背景下，行政事業(yè)單位需要對(duì)內(nèi)部的各項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行重新梳理，針對(duì)當(dāng)前的財(cái)務(wù)工作與業(yè)務(wù)工作內(nèi)容重新分類管理，在財(cái)務(wù)工作內(nèi)容的調(diào)整中，應(yīng)當(dāng)將財(cái)務(wù)信息化后不必要的工作流程進(jìn)行刪減，而對(duì)工作內(nèi)容較為相似的部分進(jìn)行合并，運(yùn)用財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行集中處理，提高處理效率。對(duì)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容部分，行政事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)信息化處理需求進(jìn)行調(diào)整，保證業(yè)務(wù)工作與財(cái)務(wù)信息化建設(shè)之間的相互契合，避免工作內(nèi)容重疊。

（四）統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

財(cái)務(wù)信息化對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有較高的要求，需要行政事業(yè)單位建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，從而為信息化管理手段的推廣普及創(chuàng)造良好的條件。首先，應(yīng)了解各部門當(dāng)前使用的數(shù)據(jù)格式、類型和結(jié)構(gòu)信息，了解現(xiàn)有的數(shù)據(jù)處理流程和難點(diǎn)。組建跨部門的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定小組，小組成員應(yīng)包括業(yè)務(wù)專家、IT人員和管理人員，確保各方面的需求都得到考慮。在小組的指導(dǎo)下，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、編碼、定義和交換標(biāo)準(zhǔn)的草案，確保標(biāo)準(zhǔn)的可行性和完整性。同時(shí)，將標(biāo)準(zhǔn)草案向各部門征求反饋，針對(duì)反饋進(jìn)行適當(dāng)?shù)男抻?。其次，在此基礎(chǔ)上，發(fā)布并實(shí)施統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)組織培訓(xùn)活動(dòng)，確保各部門能夠正確理解和應(yīng)用。提供數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具，幫助財(cái)務(wù)部門將現(xiàn)有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式，確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性。最后，設(shè)立專門機(jī)構(gòu)對(duì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保各部門嚴(yán)格遵循。同時(shí)，隨著業(yè)務(wù)和技術(shù)環(huán)境的變化，還需定期對(duì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估和更新。

（五）重視數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)

數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不僅涉及到單位的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，還包含眾多個(gè)人和單位的隱私信息。任何數(shù)據(jù)泄露或誤用都可能造成嚴(yán)重的法律和經(jīng)濟(jì)后果。因此，必須確保數(shù)據(jù)在傳輸、存儲(chǔ)和處理過(guò)程中的絕對(duì)安全。因此需要采用加密技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，確保即使數(shù)據(jù)被截取也無(wú)法被解讀。同時(shí)，需要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方，以應(yīng)對(duì)可能的數(shù)據(jù)丟失或損壞。對(duì)于隱私數(shù)據(jù)，除了加密保護(hù)，還需要控制數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和使用。應(yīng)設(shè)定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，確保只有授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相關(guān)數(shù)據(jù)，并對(duì)所有數(shù)據(jù)訪問(wèn)行為進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行審計(jì)和追責(zé)。此外，也要遵循相關(guān)的法律和政策，如數(shù)據(jù)保護(hù)法、隱私權(quán)保護(hù)法等，確保數(shù)據(jù)處理的合法性。

（六）加強(qiáng)人才培訓(xùn)與引進(jìn)

在財(cái)務(wù)信息化的過(guò)程中，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)模式以及財(cái)務(wù)管理模式將會(huì)發(fā)生很大的變化，這就需要行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理人員更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。一方面，對(duì)于現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理人員，必須進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，確保相關(guān)人員熟練掌握新工具和方法。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)管理、安全防范等多個(gè)方面，以滿足不同員工的需求。對(duì)于關(guān)鍵崗位和復(fù)雜任務(wù)，還可以考慮進(jìn)行深入的專業(yè)培訓(xùn)和認(rèn)證。同時(shí)，還要持續(xù)開(kāi)展在線培訓(xùn)幫助員工解決日常工作中的疑難問(wèn)題。另一方面，考慮到信息化建設(shè)的復(fù)雜性和專業(yè)性，僅靠?jī)?nèi)部培訓(xùn)可能難以滿足所有需求。因此，還需要通過(guò)人才引進(jìn)進(jìn)一步推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，可以通過(guò)直接招聘IT和財(cái)務(wù)領(lǐng)域的專家，或與外部咨詢和服務(wù)提供商合作來(lái)實(shí)現(xiàn)。

四、總結(jié)

行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工程，涉及多個(gè)方面的考量和策略選擇。從明確建設(shè)目標(biāo)，到技術(shù)選擇，再到業(yè)務(wù)流程再造、人員培訓(xùn)和數(shù)據(jù)安全，每一個(gè)環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，需要全體員工的參與和支持，需要領(lǐng)導(dǎo)的明確指導(dǎo)和推動(dòng)，也需要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新的精神。

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