基于信息化建設(shè)視角的機(jī)關(guān)事業(yè)單位綜合檔案室管理研究

摘 要：高水平地推進(jìn)綜合檔案室建設(shè)是推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化的重要舉措。隨著信息化大潮的來臨，綜合檔案室建設(shè)迎來新的發(fā)展機(jī)遇，本文從檔案工作發(fā)展的時(shí)代背景出發(fā)，分析綜合檔案室建設(shè)存在的不足，認(rèn)為要充分用足用好信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，著力推進(jìn)數(shù)字檔案室、檔案安全保管、服務(wù)利用和保障機(jī)制建設(shè)，打造檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的樣板，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；綜合檔案室；信息化

綜合檔案室建設(shè)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工程。打造高水平的綜合檔案室是貫徹落實(shí)關(guān)于做好新時(shí)代檔案工作的重要指示和黨中央決策部署的集中體現(xiàn)，是推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化對(duì)檔案工作提出的必然要求[1]。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，不斷提高做好新時(shí)代檔案工作的能力水平。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位綜合檔案室建設(shè)面臨的機(jī)遇

1.1 國(guó)家重視程度提升

檔案工作作為打基礎(chǔ)、立長(zhǎng)遠(yuǎn)的事業(yè)，在黨和國(guó)家發(fā)展中發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。進(jìn)入新時(shí)代，國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展支持和關(guān)注越來越高，機(jī)關(guān)檔案工作迎來歷史發(fā)展的最好時(shí)期。2019年，國(guó)家檔案局發(fā)布《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，成為提升機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化水平的基本規(guī)范。2020年，新《檔案法》頒布實(shí)施，增設(shè)“檔案信息化”篇章，規(guī)定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息的安全。這為新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理方式轉(zhuǎn)型指明了方向。2021年，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)任務(wù)，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了行動(dòng)指南。近年來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位圍繞檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的目標(biāo)地位，綜合檔案室建設(shè)邁上新臺(tái)階。“四個(gè)體系”建設(shè)取得歷史性成就，檔案工作的面貌發(fā)生翻天覆地的變化，特別是信息化建設(shè)發(fā)生歷史性變革，檔案管理進(jìn)入“數(shù)據(jù)化”時(shí)代，檔案的時(shí)代價(jià)值得以更加充分的展現(xiàn)。

1.2 數(shù)字社會(huì)成為共識(shí)

伴隨新一代信息技術(shù)的更迭和信息化時(shí)代的加速演進(jìn)，社會(huì)各界現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快，數(shù)字社會(huì)已成為普遍共識(shí)。2023年，中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》，為檔案信息化建設(shè)融入社會(huì)發(fā)展提供了契機(jī)。當(dāng)前，利用信息化技術(shù)推動(dòng)檔案信息化效率成為大勢(shì)所趨。機(jī)關(guān)事業(yè)單位利用信息化手段優(yōu)化檔案管理工作，能夠使社會(huì)各界更加快速、有效地查詢綜合檔案信息，從而更好地提供檔案服務(wù)。目前，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過制訂有效的現(xiàn)代化建設(shè)方案，提高融入社會(huì)檔案資源建設(shè)的力度，促使檔案成為重要的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)推動(dòng)海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檢索和加工，檔案適用性范圍逐步擴(kuò)展，增強(qiáng)了檔案管理的靈活性和動(dòng)態(tài)性，檔案管理更加完整、真實(shí)。

1.3 檔案治理效能顯現(xiàn)

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要著力提升檔案治理能力和治理體系現(xiàn)代化。在“存量數(shù)字化、增量電子化”目標(biāo)的指引下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資源結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化、總量不斷擴(kuò)充，作為新型的社會(huì)生產(chǎn)要素，直接或間接地推動(dòng)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的變革，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的精細(xì)化、個(gè)性化和科學(xué)化管理的要求，凸顯檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、改善民生方面的重要價(jià)值。檔案資政育人功能的發(fā)揮空間逐步擴(kuò)大，效能更加明顯。檔案資源開發(fā)利用方式不斷更新，從傳統(tǒng)的展覽、編研、座談到VR、數(shù)字人文技術(shù)的深度融入和新媒體平臺(tái)的打造，檔案的文化屬性和憑證作用通過社會(huì)記憶的構(gòu)建，強(qiáng)化了人們的愛國(guó)情懷、國(guó)家認(rèn)同和文化認(rèn)同感，場(chǎng)域優(yōu)勢(shì)愈發(fā)凸顯，檔案工作積極融入文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)和國(guó)家社會(huì)治理的全過程，為社會(huì)提供“數(shù)治、智治、善治”的有效治理方案。

1.4 保障機(jī)制逐步完善

綜合檔案室建設(shè)作為機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化建設(shè)主體，投入力度和人才支持得到較大提升。一是組織保障有力。通過優(yōu)化完善檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制、積極爭(zhēng)取設(shè)立檔案信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)方面重大項(xiàng)目、重點(diǎn)任務(wù)實(shí)施情況跟蹤落實(shí)等方式，綜合檔案室基礎(chǔ)得以夯實(shí)。二是人才隊(duì)伍建設(shè)得以緩解。通過積極開展檔案信息化人才的教育培訓(xùn)、突出檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的重點(diǎn)、加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)應(yīng)用型人才的培養(yǎng)等措施，一定程度上解決了人才困境問題，檔案信息化青年人才、管理型人才、技術(shù)應(yīng)用型人才不斷涌現(xiàn)。三是建設(shè)資金保障到位。機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過加大扶持力度和優(yōu)化調(diào)整支出結(jié)構(gòu)等措施，著力推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)，有效促進(jìn)了檔案信息資源合理配置、科學(xué)管理和服務(wù)共享。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位綜合檔案室建設(shè)不足

2.1 信息化質(zhì)量不高

機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化無(wú)法適應(yīng)數(shù)據(jù)社會(huì)要求，檔案數(shù)據(jù)流動(dòng)不充分的問題較為明顯。比如，綜合檔案室管理系統(tǒng)更新不及時(shí)，未能及時(shí)做好軟件設(shè)備的更迭，無(wú)法與OA、業(yè)務(wù)等系統(tǒng)有效兼容，檔案技術(shù)壁壘阻礙查詢利用的高效化。檔案管理系統(tǒng)功能不完備，一些系統(tǒng)可能只具備基本的檔案管理功能，如編目、排序、檢索等無(wú)法滿足實(shí)際工作需要。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)層次不齊，有的單位不注重對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的分析，檔案資源保管雜亂無(wú)章，系統(tǒng)性、規(guī)范性不夠，不利于檔案開發(fā)利用工作的開展。

2.2 檔案服務(wù)能力不足

檔案管理從“收管”到“利用和服務(wù)”轉(zhuǎn)變不夠，服務(wù)理念尚未真正樹立，對(duì)檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”目標(biāo)地位認(rèn)識(shí)不清晰。主要表現(xiàn)在：一是主動(dòng)服務(wù)單位發(fā)展不夠。對(duì)中心大局任務(wù)關(guān)注度不夠，無(wú)法提供精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。二是能力水平有差距。編輯研究能力較弱，對(duì)檔案中蘊(yùn)含的舉措、經(jīng)驗(yàn)分析不夠，提供資政參考質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。

2.3 檔案安全保管有待提升

新技術(shù)是一把雙刃劍，檔案信息安全環(huán)境愈發(fā)復(fù)雜，對(duì)檔案安全保管提出了更高要求。一是信息防護(hù)能力亟須提升。檔案安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)無(wú)法做到一勞永逸，需要及時(shí)更新防護(hù)墻等，但是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理對(duì)安全防護(hù)關(guān)注不夠，尚未認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)威脅的復(fù)雜性，未能常態(tài)化地更新防護(hù)體系。比如，區(qū)塊鏈技術(shù)在防篡改方面具有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，但還未大規(guī)模地推廣應(yīng)用。二是實(shí)體檔案管理方式較為落后。庫(kù)房建設(shè)未實(shí)現(xiàn)大規(guī)模的智慧化管理，實(shí)體安全防護(hù)落后于現(xiàn)實(shí)要求。

2.4 數(shù)據(jù)共享共建力度不足

對(duì)數(shù)據(jù)共享的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，片面關(guān)注地檔案安全和涉密問題，阻礙數(shù)據(jù)共享進(jìn)程。有的單位雖然簽署共享協(xié)議，實(shí)現(xiàn)了檔案系統(tǒng)與政務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系，但是共享數(shù)據(jù)偏少、利用率不高，有些數(shù)據(jù)只是政府公開的信息，涉及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、群眾切身利用的檔案偏少。再比如，共享數(shù)據(jù)人為設(shè)置查詢條件和審批手續(xù)等，不利于數(shù)據(jù)共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位綜合檔案室建設(shè)的路徑選擇

要深刻認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)的新特點(diǎn)，把握綜合檔案室建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作取得新的進(jìn)步和成效。

3.1 在數(shù)字檔案室建設(shè)上求突破

一是夯實(shí)軟硬件基礎(chǔ)。結(jié)合財(cái)政狀況和單位性質(zhì)，完善互聯(lián)網(wǎng)配置和管理用房。積極引進(jìn)新一代信息技術(shù)，提升檔案管理的智慧化水平，建立以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)為核心，構(gòu)建智能化、多元化管控平臺(tái)，及時(shí)跟進(jìn)檔案信息的收管用。構(gòu)建網(wǎng)格化的檔案交流平臺(tái)，推動(dòng)檔案管理流程再造，推進(jìn)檔案集中有效地管理，提升檔案規(guī)范化建設(shè)水平。二是著力加強(qiáng)數(shù)據(jù)資源建設(shè)。著力推進(jìn)各類檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，建立統(tǒng)一的整合規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)信息資源管理體系，打造云平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案數(shù)據(jù)的流動(dòng)性和使用效率。將傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，如結(jié)合單位實(shí)際，將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等技術(shù)融入檔案管理軟件中，提高數(shù)據(jù)收集的完整性、安全性和穩(wěn)定性，為檔案數(shù)據(jù)資源的整合提供更好的支持。三是推進(jìn)電子檔案單套制。按照《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022），推動(dòng)檔案管理從“雙套制”歸檔向“單套制”邁進(jìn)，以電子數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔替代紙質(zhì)文檔資料打印和整理等環(huán)節(jié)，在OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中將需歸檔數(shù)據(jù)文件提交到數(shù)字檔案室系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄、掃描掛接、分類、集中接收和四性檢測(cè)等功能。進(jìn)一步夯實(shí)檔案存儲(chǔ)底座，將各類版式文件、音頻文件、視頻文件等轉(zhuǎn)換為符合國(guó)家電子文件長(zhǎng)期保存標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，保障文件的長(zhǎng)期保存性、真實(shí)性、可靠性、完整性和可閱讀性。

3.2 在檔案安全建設(shè)上求突破

檔案資源實(shí)行分級(jí)分類管理，做好檔案數(shù)據(jù)和實(shí)體保護(hù)至關(guān)重要。一是在數(shù)字化成果保密管理上下功夫。要規(guī)范數(shù)字化加工流程性管理，做好交接環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，交接文件需要嚴(yán)格清點(diǎn)數(shù)目，防止數(shù)據(jù)和資料丟失。加工完成的數(shù)字化檔案資料認(rèn)真整理、登記后及時(shí)存入專用存儲(chǔ)設(shè)備中。存儲(chǔ)數(shù)字化檔案的信息存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)要建立完善的后臺(tái)管理機(jī)制，相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復(fù)制和打印等操作要有記錄，做到“有據(jù)可查”。尤其是對(duì)于存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)行專機(jī)專用，并定期自查，禁止移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)交叉混用，數(shù)據(jù)的調(diào)取使用嚴(yán)格履行審批流程，確保數(shù)據(jù)安全。加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格區(qū)分涉密與非涉密數(shù)字化檔案，并定期進(jìn)行檢查清點(diǎn)[3]，同時(shí)做好相關(guān)數(shù)字化檔案的備份工作。二是強(qiáng)化檔案數(shù)字化外包安全管理。嚴(yán)格落實(shí)保密主體責(zé)任，按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，選擇具有相關(guān)資質(zhì)的企業(yè)開展數(shù)字化工作，涉及涉密檔案資料的數(shù)字化必須在專門場(chǎng)所進(jìn)行，加工場(chǎng)所安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管。嚴(yán)禁未經(jīng)審批將手機(jī)、照相機(jī)等攝錄設(shè)備帶入數(shù)字化場(chǎng)所。對(duì)存儲(chǔ)、處理涉密數(shù)字化檔案資料的計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備采取物理隔離措施，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)絡(luò)。對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核與登記等工作[2]，開展崗前保密培訓(xùn)、簽訂保密承諾書和做好離崗離職保密管理，做好相關(guān)登記備案工作，對(duì)檔案數(shù)字化流程、人員和分工情況詳細(xì)記錄，確保監(jiān)管的可追蹤性。

3.3 在檔案服務(wù)上求突破

一是著力加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案關(guān)系國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，在服務(wù)中心大局和人民群眾方面發(fā)揮著重要作用。要強(qiáng)化問題導(dǎo)向，深入分析單位業(yè)務(wù)與中心大局的結(jié)合點(diǎn)，細(xì)化工作舉措，打造檔案服務(wù)便捷陣地。比如，有的部門在建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，探索搭建照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、重點(diǎn)工程數(shù)據(jù)、應(yīng)急管理數(shù)據(jù)庫(kù)等，既豐富了檔案類型，也為檔案高效利用奠定了基礎(chǔ)。二是在檔案編纂上下功夫。加強(qiáng)檔案信息資料編研，組織編纂大事記、年鑒、工作匯編等綜合性資料，充分挖掘檔案資源的文化功能，建立檔案文化長(zhǎng)廊、愛國(guó)主義教育基地等，展示單位發(fā)展成就，激勵(lì)干部創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，打造育人新品牌。要加強(qiáng)檔案服務(wù)中心大局的力度，圍繞上級(jí)決策需求，結(jié)合館藏結(jié)構(gòu)，通過編寫檔案參考、專題報(bào)告等形式，闡釋檔案中蘊(yùn)含的成熟經(jīng)驗(yàn)和做法，為黨委政府決策貢獻(xiàn)檔案智慧。三是推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)共享共建。按照數(shù)字中國(guó)建設(shè)規(guī)劃，逐步將應(yīng)用率高、社會(huì)需求強(qiáng)的檔案資源歸入政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，推進(jìn)跨層級(jí)、跨系統(tǒng)、跨部門及跨地域的數(shù)據(jù)共享和貫通響應(yīng)，不斷提升檔案數(shù)據(jù)共享化、業(yè)務(wù)協(xié)同化和服務(wù)知識(shí)化的水平。有的機(jī)關(guān)單位將民生檔案、婚姻檔案、學(xué)籍檔案納入?yún)^(qū)域共享“一站式”平臺(tái)，公眾均可就近查檔，并通過跨館服務(wù)機(jī)制提供公眾所需檔案的查閱、復(fù)制和出證服務(wù)。

3.4 要在保障措施上求突破

要向管理要效能，持續(xù)優(yōu)化檔案管理機(jī)制，暢通管理渠道，為綜合檔案室轉(zhuǎn)型管理提供保障。一是健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)。成立綜合檔案管理專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，并配備檔案工作人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔及保管等工作。將檔案管理工作列入單位年度工作計(jì)劃，把信息化轉(zhuǎn)型放在突出位置，加強(qiáng)設(shè)備更新維護(hù)頻率，將所需經(jīng)費(fèi)納入年度財(cái)政預(yù)算。二是加強(qiáng)檔案法規(guī)的宣傳學(xué)習(xí)。常態(tài)化地開展宣貫《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等檔案法律法規(guī)，提升全員法治水平。三是規(guī)范檔案管理制度。建立健全檔案室管理、檔案保密、利用、歸檔、檔案人員崗位職責(zé)等制度的規(guī)范，建立檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，高標(biāo)準(zhǔn)地編制機(jī)關(guān)事業(yè)單位“三合一”制度，明確檔案收集范圍和保管期限。四是完善培訓(xùn)機(jī)制。定期舉辦檔案人員崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)，及時(shí)掌握信息技術(shù)發(fā)展的動(dòng)態(tài)和檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，提升實(shí)際操作能力和服務(wù)水平，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作走向規(guī)范化。

結(jié)語(yǔ)

做好新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)工作負(fù)責(zé)的原則，突出重點(diǎn)，努力實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案服務(wù)能力、依法治檔水平和檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的全面提升，以標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的檔案治理模式推動(dòng)流程再造，推動(dòng)檔案治理體系現(xiàn)代化。

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