數(shù)字化干部人事檔案的管理挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略

摘 要：隨著數(shù)字化工作的不斷推進，干部人事檔案管理對象和手段發(fā)生顯著變化。本文探討了數(shù)字化干部人事檔案的特征與應(yīng)用優(yōu)勢，認(rèn)為數(shù)字化干部人事檔案管理面臨著人員素質(zhì)不達標(biāo)、檔案利用率偏低、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)性不高、安全性難以保障和管理體系薄弱等挑戰(zhàn)。為著力提高干部人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、智能化水平，需要在深化技術(shù)應(yīng)用、打造專業(yè)化隊伍、加強資金投入等方面加以改進，準(zhǔn)確把握檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢，為做好干部日常管理和選拔任用提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；干部人事檔案 ；挑戰(zhàn)；對策

全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家，全面推進中華民族偉大復(fù)興，關(guān)鍵在黨，關(guān)鍵在人，關(guān)鍵在于建設(shè)一支堪當(dāng)重任的高素質(zhì)干部隊伍[1]。抓好干部的選任工作，離不開干部人事檔案工作的支撐與賦能。近年來，各地正推動人事檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，打造以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的干部人事檔案管理運用新格局。如何適應(yīng)新形勢，探索干部人事檔案數(shù)據(jù)深度開發(fā)工作機制成為重要課題。本文對相關(guān)問題進行了探討，以期為實踐提供經(jīng)驗參考。

1 數(shù)字化干部人事檔案的特征與應(yīng)用優(yōu)勢

1.1 數(shù)字化干部人事檔案的特征

一是數(shù)據(jù)量大。隨著干部人事檔案資源建設(shè)規(guī)范性的提升，各級部門按照干部人事檔案收集歸檔范圍和要求，經(jīng)常、及時、全面補充每年形成的檔案材料，不斷充實干部人事檔案內(nèi)容，增加了干部人事檔案的“厚度”，干部人事檔案內(nèi)容和數(shù)量越來越豐富，干部人事檔案數(shù)據(jù)形成規(guī)模效應(yīng)。二是標(biāo)準(zhǔn)化程度高。各級部門按照《干部人事檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，加強檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化。比如，年度考核登記表、黨團材料、獎勵材料、工資材料和干部任免等材料做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚，改變了檔案整理的無序狀態(tài)，推動數(shù)據(jù)資源建設(shè)的規(guī)范合理。三是需求多樣化。打造新型干部隊伍離不開檔案資源的利用與賦能，這對檔案數(shù)據(jù)資源服務(wù)提出更高要求。對于組織部門而言，實時掌握干部年齡學(xué)歷、職務(wù)職級、獎勵懲處和工作實績等情況，把檔案信息融入培訓(xùn)、提拔、職務(wù)與職級晉升等干部選用的各個環(huán)節(jié)，能夠為高質(zhì)量干部隊伍建設(shè)提供專業(yè)精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐。對個人而言，利用好檔案數(shù)據(jù)有利于維護個人的合法權(quán)益。

1.2 數(shù)字化干部人事檔案的應(yīng)用優(yōu)勢

一是管理成本大幅度降低。數(shù)字化干部人事檔案實現(xiàn)一次性建設(shè)與循環(huán)利用的效果，不再需要進行紙質(zhì)檔案的復(fù)印與保存，有效降低了人工成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在利用過程中極易出現(xiàn)霉變、損壞和流失情況，數(shù)字化管理不僅節(jié)約利用空間，也降低檔案利用風(fēng)險[2]。二是提高檔案實效性和準(zhǔn)確度。數(shù)字化檔案能夠及時進行上傳與修改，并通過管理系統(tǒng)進行復(fù)制、搜索與傳輸，實現(xiàn)干部人事檔案資源的有序流動。三是提高管理效率。干部人事檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)云端存儲，在保證歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有助于實現(xiàn)多部門、跨領(lǐng)域與多層次的數(shù)據(jù)傳遞，降低檔案利用難度。

2 數(shù)字化干部人事檔案的管理挑戰(zhàn)

2017年，《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》在全國推行，行政機關(guān)、企事業(yè)單位相繼有序開展了人事檔案數(shù)字化工作，干部人事檔案管理進入數(shù)據(jù)化管理新階段，但是數(shù)字化干部人事檔案治理模式正處于摸索階段，沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗做法可以借鑒，也面臨著眾多管理挑戰(zhàn)，需要深入思考，尋求解決途徑。

2.1 人員素質(zhì)不達標(biāo)的挑戰(zhàn)

一是檔案人員素質(zhì)與信息化數(shù)字化時代要求存在差距。有的單位干部人事檔案管理工作不受重視，存在感較低，邊緣化現(xiàn)象突出，職業(yè)榮譽感缺失。多數(shù)管理者是從其他崗位調(diào)配過來的，缺乏必要的檔案知識和專業(yè)經(jīng)驗，缺乏數(shù)字化加工、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用和專業(yè)化存儲的能力，對轉(zhuǎn)變檔案治理模式的主動性不足，難以推動檔案管理的專業(yè)性和標(biāo)準(zhǔn)化，影響檔案治理的高效化。二是檔案人員繼續(xù)教育體系不足。多數(shù)信息化管理知識依靠組織部門培訓(xùn)，單位內(nèi)部缺乏對檔案人員常態(tài)化培訓(xùn)，知識結(jié)構(gòu)落后于數(shù)字化時代要求。

2.2 檔案利用率偏低的挑戰(zhàn)

一是管理模式固化。在干部人事檔案數(shù)字化工作之前，多數(shù)單位管理理念較為滯后，檔案利用處于被動消極狀態(tài)，通常是職位變動、干部檔案專項審核、辭職退休時進行檔案利用，主動開展檔案資源開發(fā)的意識不弱，干部人事檔案服務(wù)功能發(fā)揮不夠。二是安全共享條件不足，局限了檔案利用范圍的擴展。由于安全防護能力不足，加之干部人事檔案的特殊性，有的單位擔(dān)心出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全問題，干部人事檔案系統(tǒng)只能在內(nèi)部電腦上使用，且利用需要經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。雖然該種模式有利于提高數(shù)據(jù)資源的安全性，但是檔案利用的覆蓋率過于狹窄，不同部門間的數(shù)據(jù)交換中間環(huán)節(jié)多，數(shù)據(jù)利用費時費力，資源共享程度偏低，難以釋放數(shù)字化人事檔案的潛能與價值。

2.3 內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)性不高的挑戰(zhàn)

《干部人事檔案工作條例》規(guī)定了干部檔案的十項內(nèi)容與分類，是干部人事檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，為數(shù)字資源建設(shè)指明了方向。在內(nèi)容建設(shè)上，管理部門需要“完整、真實、條理、精煉和實用”的要求，嚴(yán)格審核標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化方法步驟，堅持以檔案為基準(zhǔn)、以歷史材料為依據(jù)，通過規(guī)范的認(rèn)定程序，確保干部人事檔案材料的真實性和完整性。但是，在實踐中存在數(shù)字資源混亂和資源歸集不足的問題。比如，干部人事檔案材料的收集、歸檔、索取、檢查催要和收集登記等制度不完善，無法全面及時地收集干部人事檔案，造成資源流失。歸檔標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量不高，數(shù)據(jù)雜亂現(xiàn)象突出。“紙質(zhì)+數(shù)字”同步建檔、同步管理落實不夠有力，限制了檔案利用的效率。

2.4 安全性難以保障的挑戰(zhàn)

數(shù)字化人事檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理具有顯著不同，主要表現(xiàn)在：存儲便捷、復(fù)制性強和移動快速。但是，這些特點是一把雙刃劍，一方面，促使干部人事檔案管理利用效率和傳遞速率的提升；另一方面，干部人事檔案數(shù)據(jù)更易受到外部網(wǎng)絡(luò)和黑客的攻擊，特別是數(shù)據(jù)使用和流轉(zhuǎn)過程中被非法篡改和泄露問題。《干部人事檔案工作條例》要求建立健全安全、便捷、共享和高效的干部人事檔案信息化管理體系[3]。但目前數(shù)字化人事檔案安全管理存在著：一是人事檔案數(shù)據(jù)被泄露。管理部門因缺乏足夠的安全保護而遭受泄露。惡意攻擊者可能會竊取敏感數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致遭受巨大損失。二是人事檔案數(shù)據(jù)被篡改。攻擊者可能篡改存儲在共享網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真或損壞。這種篡改可能不易被發(fā)現(xiàn)，但極易造成不可挽回的損失。三是未經(jīng)授權(quán)的訪問，攻擊者可能會通過破解虛擬機密碼或其他手段，未經(jīng)授權(quán)地訪問虛擬機。這種未經(jīng)授權(quán)的訪問會導(dǎo)致敏感人事檔案數(shù)據(jù)被泄露或系統(tǒng)被惡意破壞。以上問題，管理部門正視面臨的安全挑戰(zhàn)，構(gòu)建全面的數(shù)據(jù)安全保護體系，著力提升數(shù)據(jù)安全保障的能力。

2.5 管理體系薄弱的挑戰(zhàn)

建立一整套行之有效地檔案制度，有利于提高檔案管理水平，推動干部人事檔案管理治理結(jié)構(gòu)現(xiàn)代化?！陡刹咳耸聶n案工作條例》指出要建立健全規(guī)章制度和工作機制。結(jié)合干部人事檔案數(shù)字化的要求，構(gòu)建科學(xué)完備的檔案收集、利用、安全與存儲制度，對于文本檔案與數(shù)字檔案并行管理，推動實現(xiàn)信息同步更新與數(shù)據(jù)管理具有重要作用。從現(xiàn)實來看，管理制度體系存在著領(lǐng)導(dǎo)體制不夠完善，干部人事檔案管理弱化、虛化問題時有發(fā)生；數(shù)據(jù)監(jiān)管機制不夠有力，日常監(jiān)管較為缺失；數(shù)字化加工制度體系不完整，采集、分類、歸檔與審核環(huán)節(jié)存在較大風(fēng)險等。解決好這些問題，需要按照《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求，建立現(xiàn)代化的干部人事檔案治理結(jié)構(gòu)和治理體系，為干部人事檔案高質(zhì)量管理提供堅實保障。

3 數(shù)字化干部人事檔案的應(yīng)對策略

3.1 增強系統(tǒng)觀念，優(yōu)化干部人事檔案治理結(jié)構(gòu)

一是加強制度建設(shè)。管理部門應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部檔案管理工作條例》等，制定適合本單位實際的檔案管理制度，使干部人事檔案管理有規(guī)可循，確保檔案內(nèi)容的真實、可靠。需要注意的是，制定過程中要因地制宜，充分考慮單位性質(zhì)、干部隊伍情況等因素，提高制度的針對性和可操作性。二是強化數(shù)字化過程管控。健全數(shù)字化檔案管理工作制度，規(guī)范操作流程，加強教育培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促工作人員對檔案收集整理、掃描錄入、圖像處理和數(shù)據(jù)掛接等各環(huán)節(jié)實行全程管控，落實自檢、復(fù)檢及抽查等核驗流程。依據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，定期對干部獎勵懲處、家庭成員信息和主要社會關(guān)系進行維護和更新。三是著力補齊隊伍建設(shè)短板。提高業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員要系統(tǒng)掌握檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換到數(shù)據(jù)備份和安全管理等環(huán)節(jié)的工作，修煉好“內(nèi)功”[4]。管理部門要超前部署，把政治過硬擺在首位，培養(yǎng)具有開拓視野、技術(shù)精湛的專業(yè)化隊伍。將知識培訓(xùn)與實踐鍛煉相結(jié)合，通過專家授課、技能競賽和外出培訓(xùn)等形式，掌握數(shù)字化檔案的前沿技術(shù)、理論知識和操作技能，造就一支政治過硬、技術(shù)過硬、能力過硬的管理隊伍。

3.2 聚焦提質(zhì)增效，做好干部人事檔案數(shù)據(jù)模型研究

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為激活干部人事檔案價值提供新的工具。一是數(shù)字化存儲。云平臺是目前應(yīng)用范圍廣、實用性強的檔案數(shù)據(jù)存儲技術(shù)。它不僅能夠?qū)崿F(xiàn)海量資源的安全管理，也可將這些數(shù)據(jù)進行可視化呈現(xiàn)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，特別是對于跨地域、大規(guī)模和綜合性的利用，云存儲的優(yōu)勢越來越明顯。二是智能化統(tǒng)計分析。人工智能技術(shù)對人事檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，具有快速、準(zhǔn)確和詳細(xì)的特點，能夠全方位地展示人事檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)在聯(lián)系，為政策制定提供數(shù)據(jù)支撐。比如，通過綜合分析信息數(shù)據(jù)，查找在干部選任、人才引進及獎勵激勵等工作中的短板，有針對性地提出解決方案。三是圖像識別。新一代信息技術(shù)通過智能終端將電子文件內(nèi)容進行分類、歸檔、讀取，其中圖像識別OCR技術(shù)對圖像進行預(yù)處理、特征提取、字符識別等步驟，實現(xiàn)對文字的自動識別和轉(zhuǎn)換。該項技術(shù)對于干部人事檔案中的字跡模糊等問題給予有效解決。

3.3 堅持技術(shù)賦能，完善檔案數(shù)字化治理體系

一是建設(shè)專業(yè)化、智能化的干部人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺。增強平臺與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接，有效整合局域范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)干部人事檔案信息的高質(zhì)量供給。加強數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)的檢索功能，包括網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、模糊查詢及基于語義的檢索等，提高管理系統(tǒng)的實用性和智能化。二是充分認(rèn)識到數(shù)據(jù)安全管理的重大意義。一方面，制定好干部人事檔案安全制度。比如，數(shù)據(jù)應(yīng)急制度、備份制度、安全保密制度和監(jiān)管制度等。另一方面，不斷增強信息安全防控能力。比如，隱私保護技術(shù)、訪問控制技術(shù)、信息加密技術(shù)及區(qū)塊鏈技術(shù)等。進一步構(gòu)建操作性強的防護網(wǎng)絡(luò)。比如，安全級別較高的操作系統(tǒng)、防水強及防火墻等，定期更新病毒庫，健全檔案防控機制，織密干部人事檔案數(shù)據(jù)的防護網(wǎng)。

3.4 挖掘信息深度，確保數(shù)據(jù)資源用之有效

堅持以用為本，力求為干部隊伍管理、人才資源配置提供科學(xué)、精準(zhǔn)和高效的信息化服務(wù)。一是充分整合大數(shù)據(jù)資源。在全過程、全方位和全領(lǐng)域收集干部信息的基礎(chǔ)上，篩選比對和量化分析，對干部進行精準(zhǔn)畫像，堅決防止因檔案問題出現(xiàn)“帶病提拔”。二是將干部人事檔案與干部成長檔案有機結(jié)合。系統(tǒng)掌握干部成長情況，實行動態(tài)管理與全程跟蹤。在此基礎(chǔ)上，實行一人一策，對干部專業(yè)特長、能力特點和履歷經(jīng)歷等要素特征進行分析研判，有針對性地提出培養(yǎng)方向和具體措施。三是開展個性化服務(wù)。對利用群體進行分析研判，優(yōu)先對利用率較高的資源進行數(shù)據(jù)化管理，建立干部人事檔案專題數(shù)據(jù)庫，利用人工智能等技術(shù)提高服務(wù)的有效性，增強檔案服務(wù)的溫度。

3.5 加強資金投入，夯實干部人事檔案數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)

圍繞數(shù)據(jù)管理中心的任務(wù)，強化經(jīng)費保障和資金投入，為數(shù)字化檔案管理提供有力支撐。一方面，要著力在基礎(chǔ)硬件條件上給予保障，把做好數(shù)字化干部人事檔案工作列入單位重要議事日程，配齊硬件設(shè)施，讓干部檔案在現(xiàn)代化管理中“活”起來，為從嚴(yán)管理檔案、高效利用檔案提供有力支撐。另一方面，重視檔案數(shù)字化及智能庫房建設(shè)工作，穩(wěn)步推進“增量數(shù)據(jù)化”，加快實現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化工作從“紙面”到“指尖”、由“線下”到“云端”轉(zhuǎn)型。

結(jié)語

數(shù)字時代為干部人事檔案管理提出了新的要求，各部門要圍繞新時代干部工作的新要求，積極運用大數(shù)據(jù)理念和信息化手段，整合數(shù)字資源，加快推進干部管理從“紙質(zhì)化”向“信息化”轉(zhuǎn)變。堅持優(yōu)化服務(wù)理念，高效利用檔案數(shù)字化成果，提升檔案服務(wù)的質(zhì)量，深化檔案數(shù)據(jù)開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)判斷形勢和輔助決策的基礎(chǔ)作用，為組織決策提供更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持和參考，實現(xiàn)干部人事檔案職能從保管服務(wù)型到主動服務(wù)型轉(zhuǎn)變。

參考文獻

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