醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)策略研究

摘 要：在新時(shí)代背景下，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為代表的各類現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)及現(xiàn)代化技術(shù)管理海量信息已較為普遍。醫(yī)院也是如此。“新醫(yī)改”之后，隨著醫(yī)療水平的提高及民生需求的不斷加大，檔案數(shù)據(jù)呈幾何級(jí)數(shù)遞增。這就需要醫(yī)院進(jìn)一步提升信息化管理意識(shí)，在人員培養(yǎng)、體系構(gòu)建、平臺(tái)研發(fā)和安全保密等方面將醫(yī)院檔案信息建設(shè)達(dá)到一體化水準(zhǔn)，本文將深入分析數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的困難及優(yōu)化路徑，結(jié)合實(shí)際情況為相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；信息化管理；數(shù)字檔案室

在新形勢(shì)下，整個(gè)社會(huì)信息化進(jìn)程不斷加快，醫(yī)院的檔案工作也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工手動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為主的“單套制”管理模式。基于此背景，各級(jí)醫(yī)院要深入調(diào)研信息化技術(shù)的應(yīng)用及數(shù)字檔案室建設(shè)方向，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理策略，改變整體發(fā)展格局，提升財(cái)務(wù)檔案、病歷檔案、人事檔案和科技檔案等信息資源的檢索效率及利用率，促進(jìn)數(shù)據(jù)高度整合，真正做到將檔案工作與醫(yī)院工作相融合，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙贏。

1 新時(shí)代醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的要素分析

1.1 數(shù)字檔案室概念與建設(shè)優(yōu)勢(shì)

國(guó)家檔案局2014年發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》指出，數(shù)字檔案室是機(jī)關(guān)單位在履行職能過程中，利用現(xiàn)代化技術(shù)搭建檔案信息集成管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案文件數(shù)字化副本等信息進(jìn)行采集整理、存儲(chǔ)管理與共享利用。數(shù)字檔案室的建設(shè)帶動(dòng)檔案信息資源的信息化管理與智慧化應(yīng)用，不僅節(jié)省人力物力，更是延長(zhǎng)檔案原件的使用壽命，解決以往空間和時(shí)間的約束，最大程度地發(fā)揮社會(huì)工作對(duì)醫(yī)院檔案的個(gè)性化需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效利用服務(wù)[1]。

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展背景下，為醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)提供了良好的環(huán)境。在政策方面，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確要求，要進(jìn)一步加速數(shù)字檔案室建設(shè)，推進(jìn)各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)。在《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》中也強(qiáng)調(diào)推動(dòng)數(shù)字技術(shù)與實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合。在醫(yī)療重點(diǎn)領(lǐng)域加快數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新的應(yīng)用，無疑為醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)有著較大政策推動(dòng)作用。在技術(shù)方面，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能和區(qū)塊鏈等技術(shù)的應(yīng)用較為成熟，使得醫(yī)院檔案的信息化管理已出現(xiàn)較多典型案例。在部分發(fā)達(dá)地區(qū)及三級(jí)醫(yī)院均已實(shí)現(xiàn)檔案的信息化與共享化管理，醫(yī)院新建數(shù)字檔案室可根據(jù)需求進(jìn)行參考決策。

1.2 醫(yī)院建設(shè)數(shù)字檔案室的必要性

1.2.1順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。醫(yī)院檔案資源與民生息息相關(guān)，包含各類醫(yī)療活動(dòng)信息、經(jīng)營(yíng)管理信息、社會(huì)保障信息、患者治療信息和醫(yī)療糾紛信息等，不僅為醫(yī)院的科研、教學(xué)水平提升，以及日常管理和對(duì)外服務(wù)等提供最為翔實(shí)的基礎(chǔ)信息源，還是反映醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展水平及醫(yī)療質(zhì)量高低的重要依據(jù)，由此加強(qiáng)數(shù)字檔案室的建設(shè)既是醫(yī)院現(xiàn)階段發(fā)展的需求，也是提高醫(yī)院管理水平與服務(wù)質(zhì)量的客觀需要。

1.2.2保護(hù)檔案的完整性。醫(yī)院產(chǎn)生的檔案信息量龐大，存儲(chǔ)方式及介質(zhì)載體形式多種多樣，加強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)，可進(jìn)一步將過去歷年產(chǎn)生的檔案進(jìn)行分類歸檔，并保證工作人員突破時(shí)空限制，在線實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的立卷、編碼、保存及利用等各流程的準(zhǔn)確性和完整性，使得數(shù)字檔案信息更加統(tǒng)一規(guī)范，滿足不同人群的利用需求。

1.2.3實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)可有效對(duì)檔案信息進(jìn)行全方位、深層次的管理，不僅提升了檔案資源的檢索效率及服務(wù)范圍，而且促進(jìn)了其開發(fā)利用，為醫(yī)院發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)決策提供一定參考依據(jù)，通過深度挖掘檔案的利用價(jià)值，加快檔案服務(wù)內(nèi)容由“單一利用”向“多元服務(wù)”轉(zhuǎn)變，必將提升醫(yī)院醫(yī)療水平，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展[2]。

2 醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀及困難

2.1 思想理念滯后，管理較為傳統(tǒng)

在醫(yī)院行業(yè)內(nèi)，存在較多領(lǐng)導(dǎo)“重發(fā)展，輕檔案”的問題。對(duì)檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為只是紙質(zhì)文件的匯總保管，數(shù)字檔案室的建設(shè)無法為醫(yī)院帶來較大收益。對(duì)檔案行業(yè)的發(fā)展以及檔案資源產(chǎn)生的效益了解不夠全面，思想上仍停留在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)及日常翻閱利用的層面，尚未意識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)的意義，從而束縛了數(shù)字檔案室建設(shè)正常實(shí)施的進(jìn)程。同時(shí)，各級(jí)醫(yī)院對(duì)于檔案管理及意義價(jià)值的宣傳力度不夠。醫(yī)院?jiǎn)T工尚未了解檔案行業(yè)發(fā)展的方向及前景，以及檔案資源安全性、保密性工作開展的重要性，使得相關(guān)工作往往處于“用時(shí)管、不用不管”的低水平狀態(tài)，在數(shù)字檔案室建設(shè)中難以成為推動(dòng)力量[3]。

2.2 檔案管理人員能力較弱，管理體系松散

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各類技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求也隨之提升。在我國(guó)醫(yī)療行業(yè)，現(xiàn)有的檔案管理人員大多非科班出身，專業(yè)能力較差，甚至部分醫(yī)院出現(xiàn)招聘公益崗、合同工等人員兼職檔案工作，數(shù)字管理技術(shù)素養(yǎng)不足，難以應(yīng)對(duì)各類管理問題。同時(shí)，醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作開展力度較小，工作人員對(duì)新形勢(shì)下的新設(shè)備、新技術(shù)與新思路認(rèn)識(shí)不足，相關(guān)工作無法正常進(jìn)行，嚴(yán)重阻礙了數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程。

2.3 平臺(tái)建設(shè)緩慢，技術(shù)應(yīng)用不足

推動(dòng)數(shù)字檔案室的建設(shè)，離不開先進(jìn)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的支撐，但是對(duì)于部分醫(yī)院而言，對(duì)檔案室建設(shè)的重視程度不夠，相關(guān)工作開展質(zhì)量及水平較低，此現(xiàn)象在基層醫(yī)院尤為常見。一是資金問題。受檔案工作性質(zhì)所限，沒有設(shè)置數(shù)字檔案室建設(shè)專項(xiàng)資金，使得服務(wù)器、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和安全設(shè)備等硬件設(shè)施采購(gòu)不完整，相關(guān)工作無法開展，導(dǎo)致數(shù)字檔案室的數(shù)字化機(jī)房無法按照標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。二是技術(shù)問題。醫(yī)院檔案涉及多部門、多單位，過去各自為政，使得系統(tǒng)建設(shè)、功能研發(fā)、模塊設(shè)計(jì)和平臺(tái)應(yīng)用等極不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的檔案管理查詢利用平臺(tái)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)字化管理受到了限制。三是共享問題。在醫(yī)院建設(shè)初期，大部分辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段未考慮未來與檔案系統(tǒng)的有效銜接，且由于開發(fā)語言、數(shù)據(jù)接口等技術(shù)問題，使得醫(yī)院內(nèi)外數(shù)據(jù)交換受限，后期檔案系統(tǒng)開發(fā)者無法將其實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，導(dǎo)致檔案利用受限，加大了數(shù)字檔案室建設(shè)的難度。

2.4 安全防護(hù)不強(qiáng)，保密強(qiáng)度不夠

雖然現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能夠?yàn)閿?shù)字檔案室的建設(shè)及電子檔案的高效管理帶來較大便利，但是由于涉及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，容易使數(shù)字檔案資源受到惡意入侵、黑客攻擊或惡意代碼等威脅。據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅2023年，全國(guó)木馬入侵?jǐn)?shù)量近一億一千多萬次，對(duì)醫(yī)院數(shù)字檔案信息系統(tǒng)建設(shè)構(gòu)成嚴(yán)重威脅。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，大多醫(yī)院忽視安全工作建設(shè)的重要性，相關(guān)安全設(shè)備、安全技術(shù)與防護(hù)手段配置不足，系統(tǒng)安全維護(hù)力度不夠，存在較大漏洞，為后期埋下安全隱患，從根本上阻礙了數(shù)字檔案室的建設(shè)。

3 推動(dòng)醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)的優(yōu)化路徑

3.1 轉(zhuǎn)變發(fā)展思想，加大檔案宣傳力度

對(duì)于醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)與管理人員認(rèn)知與意識(shí)的轉(zhuǎn)變是第一位的。為此，醫(yī)院要定期召開檔案工作專題會(huì)議，傳達(dá)上級(jí)部門關(guān)于檔案工作的指示精神，集中學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)醫(yī)療部門利用檔案提升社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的典型做法，引導(dǎo)全體人員重視檔案工作，正確認(rèn)識(shí)信息化、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，積極適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的改革。全面、準(zhǔn)確把握檔案事業(yè)的發(fā)展方向，以管理規(guī)范化、利用智慧化為目標(biāo)，科學(xué)編制數(shù)字檔案室的建設(shè)規(guī)劃。積極促進(jìn)檔案管理工作服務(wù)醫(yī)院中心大局，著力提高管理水平，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任感與使命感，徹底根除傳統(tǒng)思維，進(jìn)而營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境，全面保障檔案工作健康發(fā)展。同時(shí)要靈活應(yīng)用某信公眾平臺(tái)、展覽、某音及視頻號(hào)等多種方式，線上線下開展檔案業(yè)務(wù)宣傳工作，多渠道地宣傳檔案數(shù)字化的政策環(huán)境與前沿技術(shù)，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案理念，確保宣傳內(nèi)容的可讀性，進(jìn)而健全醫(yī)院內(nèi)部檔案文化的建設(shè)[4]。

3.2 明確培養(yǎng)方案，建設(shè)干部人才隊(duì)伍

3.2.1引進(jìn)高端人才。增加檔案管理崗位數(shù)量，提高崗位就業(yè)門檻，面向高校定向招聘檔案信息化專業(yè)人才，切實(shí)保證“干部專業(yè)化”“干部年輕化”，從而為數(shù)字檔案室的建設(shè)提供專業(yè)人才隊(duì)伍支撐。

3.2.2加強(qiáng)在職教育。各級(jí)醫(yī)院要制定科學(xué)合理的數(shù)字檔案管理培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)繼續(xù)教育，定期舉辦數(shù)字檔案室建設(shè)專題講座、案例分析、外出調(diào)研和業(yè)務(wù)研究等活動(dòng)，提升檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性。引導(dǎo)全體檔案管理人員探索新時(shí)期數(shù)字檔案管理研究的焦點(diǎn)，解決基層單位在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中遇到的問題，從而全面提升職業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)工作理念更新，使干部隊(duì)伍能夠?yàn)獒t(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

3.3 加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)，構(gòu)建共建共享格局

3.3.1優(yōu)化財(cái)力投入。就醫(yī)院的檔案體量而言，數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)投資大、見效慢的過程，非一朝一夕可完成，需要長(zhǎng)期的資金投入。為此，醫(yī)院應(yīng)設(shè)置數(shù)字檔案室建設(shè)專項(xiàng)資金，并將相關(guān)任務(wù)納入年度發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)實(shí)際制定資金投入計(jì)劃，保證財(cái)政扶持的持續(xù)性與穩(wěn)定性。要成立工作專班，對(duì)于硬件設(shè)備采購(gòu)、系統(tǒng)平臺(tái)研發(fā)、基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)維護(hù)工作進(jìn)行全面的資金需求研究及利用審計(jì)，最大限度地保證資金利用價(jià)值，從而為后期相關(guān)工作的開展提供便捷高效、系統(tǒng)智能的環(huán)境。

3.3.2打造數(shù)字化改革新模式。各級(jí)醫(yī)院可根據(jù)發(fā)展方向以及國(guó)家檔案局出臺(tái)的數(shù)字檔案室建設(shè)指南等相關(guān)文件，以“一庫(kù)、一平臺(tái)、多接口”為導(dǎo)向，全面開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作?！耙粠?kù)”是指醫(yī)院檔案數(shù)字資源庫(kù)，在建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變是重中之重，為此，要切實(shí)貫徹“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，面向社會(huì)招標(biāo)服務(wù)公司，扎實(shí)開展醫(yī)院檔案數(shù)字化加工工作，嚴(yán)格把關(guān)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)字化成果的檢查與核對(duì)，過程中用好人防、技防等手段加強(qiáng)監(jiān)管，做到全過程可追蹤，從而完成檔案目錄和全文信息集成建庫(kù)工作?！耙黄脚_(tái)”是檔案資源管理利用平臺(tái)，按照醫(yī)院檔案管理工作流程及工作實(shí)際，深度應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)及區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)，建立集數(shù)據(jù)接收、在線歸檔、檔案編目、分類處理、文件整理、檔案庫(kù)管理、開放鑒定、在線移交、統(tǒng)計(jì)分析、高速檢索和共享利用等功能于一體的檔案信息平臺(tái)，并且盡量確保技術(shù)應(yīng)用符合信創(chuàng)要求?！岸嘟涌凇敝饕谟卺t(yī)院檔案文件的共建共享和利用服務(wù)上，通過設(shè)置數(shù)據(jù)傳輸接口，可將分散在醫(yī)院各部門與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案文件實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一整合，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門的互聯(lián)互通，破除過去“信息孤島”的問題弊端，在一定程度上降低了管理人員工作的成本。與此同時(shí)，將檔案系統(tǒng)平臺(tái)通過數(shù)據(jù)接口與某信公眾平臺(tái)鏈接，可為用戶定制個(gè)性化、差異化的服務(wù)，讓廣大患者足不出戶便可查詢相關(guān)醫(yī)療信息，擴(kuò)大檔案使用范圍，提高共享程度，做到醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)有條件的公開共享，從而普惠醫(yī)務(wù)人員和廣大患者[5]。

3.4 應(yīng)用多種手段，形成健康發(fā)展體系

數(shù)字檔案室的建設(shè)對(duì)于檔案文件的安全管理是重中之重，各級(jí)醫(yī)院要著力加強(qiáng)安全建設(shè)，筑牢安全防線。

3.4.1應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)。對(duì)醫(yī)院檔案信息以數(shù)據(jù)區(qū)塊的方式相連接，形成分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，區(qū)塊之間的節(jié)點(diǎn)自由連接，安全性較強(qiáng)。去中心化的數(shù)據(jù)區(qū)塊存儲(chǔ)可進(jìn)一步擴(kuò)大信息交流范圍形成區(qū)塊鏈，實(shí)現(xiàn)信息單獨(dú)控制，在龐大的醫(yī)療體系中可保證信息公正透明，也方便后期維護(hù)。同時(shí)利用區(qū)塊鏈不可篡改及溯源的性能，可對(duì)醫(yī)院涉及用戶個(gè)人信息或者單位的隱私數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈?zhǔn)芥溄颖４?，一旦成鏈則不可修改，全面保障檔案在管理利用、共享服務(wù)過程中不會(huì)因人工失誤或者黑客入侵被篡改，同時(shí)也可在共享過程中實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶全流程的追蹤記錄，提升服務(wù)透明度。

3.4.2加強(qiáng)安全防護(hù)體系。在配置安全網(wǎng)關(guān)、漏洞掃描等安全設(shè)備的同時(shí)，深入利用防火墻、數(shù)字簽名、加密傳輸、身份驗(yàn)證及權(quán)限控制等技術(shù)手段，切實(shí)保障醫(yī)院檔案在管理、利用、傳輸和共享等全生命周期數(shù)據(jù)的安全性與保密性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理安全性的提升。

結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)藥衛(wèi)生體系改革以及現(xiàn)代技術(shù)快速發(fā)展的背景下，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室建設(shè)、檔案信息化管理與醫(yī)院自身發(fā)展相融合已成為當(dāng)下的必然趨勢(shì)，如何推動(dòng)相關(guān)工作的開展、構(gòu)建高效的數(shù)字化檔案管理是今后需要面對(duì)的重要課題。為此，各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與管理人員要緊跟時(shí)代潮流，牢固樹立信息化發(fā)展理念，在資金、人員等方面給予充分支持，有效解決檔案數(shù)字化建設(shè)中的各項(xiàng)問題，保持檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作的可行性，以實(shí)際行動(dòng)推動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)高效開展。

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