企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)集成模式創(chuàng)新探索

摘 要：本文以廣州地鐵檔案管理的系統(tǒng)集成模式為案例，通過對廣州地鐵檔案管理業(yè)務流程、歸檔方式、利用平臺、檔案資源開發(fā)等業(yè)務分析，從創(chuàng)建檔案共享中心實現(xiàn)檔案業(yè)務優(yōu)化重組和集中管理、試點“單套制”開展工程文件全流程歸檔、打造基于知識管理的檔案服務平臺實現(xiàn)集團檔案資源共享開放、開發(fā)檔案資源推動檔案文化傳承等方面探索企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)集成模式構建和運用的新觀點、新路徑、新方法，總結企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)集成模式創(chuàng)新做法和實踐經(jīng)驗，為推動企業(yè)檔案高質量發(fā)展提供參考借鑒。

關鍵詞：企業(yè)檔案；業(yè)務重組；全流程歸檔；共享開放；文化傳承；廣州地鐵；知識管理；高質量發(fā)展

黨的二十屆三中全會通過的《中共中央關于進一步全面深化改革、推進中國式現(xiàn)代化的決定》明確提出“更加注重系統(tǒng)集成、更加注重突出重點、更加注重改革實效”。企業(yè)檔案管理模式和業(yè)務創(chuàng)新直接影響著檔案業(yè)務發(fā)展方向和思路，廣州地鐵檔案業(yè)務歷經(jīng)30多年的發(fā)展，已形成一套完善的系統(tǒng)集成管理模式和管理體系，在行業(yè)內打造出“廣州地鐵檔案管理”優(yōu)秀品牌。

伴隨著企業(yè)的發(fā)展和壯大，廣州地鐵檔案業(yè)務日益發(fā)展，檔案室?guī)捉?jīng)演變，直到成立檔案管理部，由原來的3人發(fā)展到現(xiàn)在的30多人；館藏量達45萬余卷，庫房由原來的幾十平方米到現(xiàn)在的一萬多平方米。近10年借閱量超2萬人次，10萬卷；已完成16條線（段）的項目檔案驗收，9次獲得“廣東省重大建設項目金冊獎”；牽頭編制地鐵檔案行業(yè)標準，獲得國家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎；創(chuàng)新檔案業(yè)務，獲得國家檔案局企業(yè)檔案優(yōu)秀創(chuàng)新案例二等獎；先后為哈爾濱、南京、長沙、重慶、石家莊、福州、蘇州等20多個城市提供檔案咨詢、培訓服務，輸出優(yōu)秀管理經(jīng)驗；舉辦行業(yè)檔案員認證班、檔案師認證班、檔案高研班等，形成檔案品牌效應，在行業(yè)打造廣州地鐵檔案模式，從而推動全國地鐵檔案業(yè)務不斷發(fā)展。

廣州地鐵檔案事業(yè)的發(fā)展依托于國家、省、市局的政策支持，依托于公司各項業(yè)務的發(fā)展驅動，也有賴于廣州地鐵檔案管理團隊的開拓創(chuàng)新精神，從集團領導到每一位從事歸檔的員工，都很重視和支持檔案工作，還有一個重要的因素，是廣州地鐵始終堅持系統(tǒng)集成創(chuàng)新思維，運用綜合管理技術集成模式，在檔案管理業(yè)務、歸檔方式、利用平臺、檔案資源開發(fā)等的系統(tǒng)集成一體化統(tǒng)籌推進方面取得了豐富的成果和實效。[1-4]

檔案管理業(yè)務系統(tǒng)集成模式包括業(yè)務系統(tǒng)集成、歸檔平臺集成、服務平臺集成、跨平臺協(xié)同4個模塊，如圖1所示。

1 檔案管理業(yè)務系統(tǒng)集成模式，優(yōu)化重組檔案業(yè)務

1.1 實現(xiàn)集中管理，成立共享中心。在共享經(jīng)濟的發(fā)展背景下，廣州地鐵集團公司實施機構改革，按照“效率、提升、共享”的原則，在公司組織架構中設置4個共享中心，檔案信息資源是企業(yè)重要的資產、核心的信息資源，為最大化地提供優(yōu)質服務，納入共享中心管理，建立檔案數(shù)據(jù)平臺，加大檔案開放力度，推動檔案業(yè)務與其他業(yè)務的協(xié)同發(fā)展。

廣州地鐵集團公司把原來的集團辦公室檔案部、建設總部檔案部、運營總部檔案部、房產總部檔案室進行整合、重組，成立檔案管理部，隸屬于信息管理中心，實現(xiàn)檔案集中管理和共享服務。[5]

1.2 進行扁平化管理，提升質量與效益。從原來檔案的分級管理，到扁平化的管理，檔案部門直接服務到建設、運營、房產等一線部門，直接服務一線員工，減少了管理幅度，減少了中間環(huán)節(jié)和層級，有利于準確掌握員工對檔案的需求，做到精準服務；有利于業(yè)務指令、業(yè)務需求的傳遞，精簡程序，提高效率，讓檔案的價值充分發(fā)揮。層級鏈條的精簡和優(yōu)化，有利于縮短業(yè)務流程，檔案管理部門直接監(jiān)督指導各業(yè)務檔案產生部門，有利于及時發(fā)現(xiàn)歸檔問題，提升檔案形成質量和整理質量。

1.3 與信息技術緊密結合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中共享管理。廣州地鐵檔案管理組織模式創(chuàng)新的一大亮點，在于與信息管理部門進行業(yè)務整合，檔案主動運用新技術，在信息管理中心下設檔案管理部和數(shù)據(jù)知識管理部，緊密結合信息技術的發(fā)展。一方面對現(xiàn)有的歸檔模式進行創(chuàng)新，打造預歸檔一體化平臺，創(chuàng)新開展“單套制”歸檔；另一方面，對檔案利用進行創(chuàng)新，融入知識管理和大數(shù)據(jù)管理新技術，建立知識管理平臺和數(shù)據(jù)管理平臺，主動推送信息，開發(fā)檔案移動端服務，讓用戶可以隨時隨地查閱利用檔案，實現(xiàn)自助查檔，提升檔案利用效率。[6]

2 創(chuàng)建文件歸檔平臺集成模式，開展電子文件全流程歸檔

2.1 建立預歸檔一體化平臺。廣州地鐵預歸檔一體化平臺開發(fā)項目，以“數(shù)據(jù)全記錄、業(yè)務全覆蓋、過程全監(jiān)控、責任全追溯”的理念進行開發(fā)，以規(guī)范化、標準化、精細化為目標，實現(xiàn)從新線規(guī)劃、設計管理、施工管理、驗交管理到尾工管理等地鐵項目檔案全生命周期管理；將各施工過程的要求、工法特點、各參建單位的職責等信息在系統(tǒng)中進行統(tǒng)一管理，做到事前規(guī)范化指引、事中透明化監(jiān)控、事后信息得以留痕，便于信息查閱和后續(xù)歸檔。

編制檔案精細化大綱，通過系統(tǒng)將歸檔過程予以固化，并與原有檔案系統(tǒng)進行整合，打造文件歸檔、檔案移交閉環(huán)管理新模式，有效管控項目檔案工作，打破信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時共享、互聯(lián)互通，為設計、監(jiān)理、施工等外部參建方提供全面監(jiān)控檔案工作入口。

2.2 開展工程總承包模式檔案管理。廣州地鐵目前在建線路眾多，在全市范圍全面鋪開，站點數(shù)量多且分散，建設任務集中繁重，很多都不在市區(qū)，去工地現(xiàn)場檢查檔案花費大量人力物力，無法經(jīng)常進行檔案檢查，過程監(jiān)控很難落到實處，無法有效地及時掌握各工點檔案管理情況。

工程管理采用總承包模式，檔案管理人員主動思考，積極創(chuàng)新，對總承包單位的工程檔案管理模式進行創(chuàng)新性改革，從合同條款、制度等落實總承包單位責任，把歸檔要求前移，充分發(fā)揮總承包單位優(yōu)勢，從人員配置、庫房配置，到圖紙分發(fā)、檔案監(jiān)督、檢查指導等對總承包單位進行約束和要求，與總承包單位進行共建共贏，確保檔案質量并及時移交。

2.3 檔案工作標準嵌入業(yè)務各項環(huán)節(jié)。檔案工作作為一項基礎性工作，為公司各項業(yè)務的發(fā)展提供支撐服務，在工程建設、運營管理、房產開發(fā)的各個業(yè)務環(huán)節(jié)中，檔案工作是其最后一環(huán)，要做到及時收集歸檔的閉環(huán)管理；在工程建設管理中，檔案業(yè)務從合同、招投標開始介入，把文件歸檔要求、整理標準等寫入合同條款，融入技術交底、分部驗收、單位工程驗收、專項驗收的各個環(huán)節(jié)；在檔案利用方面，主動深入一線部門，了解用戶需求，建立專門科研知識庫，高頻檔案利用數(shù)據(jù)，為各項業(yè)務提供檔案服務支撐。[7-9]

2.4 試點“單套制”歸檔。在行業(yè)內率先實施文書“單套制”歸檔試點。2018年初，廣州地鐵根據(jù)《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》的文件精神，按照“積極穩(wěn)妥、扎實推進”的原則，經(jīng)過前期調研，業(yè)務梳理，編制了《文書電子檔案“單套制”試點實施方案》，采取“從短到長、從少到多”的方法，選取集團各二級部門短期文書電子文件作為“單套制”試點歸檔，并獲得廣州市檔案局批復。2022年，實現(xiàn)集團公司文書電子文件“單套制”歸檔。2023年，完成市檔案館文書電子檔案移交試點工作，規(guī)范了集團公司文書電子文件的元數(shù)據(jù)歸檔要求，使文書電子文件歸檔更加規(guī)范，提高了文書檔案整理效率。

根據(jù)文書檔案試點實施情況，同步開展《地鐵工程電子檔案“單套制”試點實施方案》研究，在集團內申請科研項目立項，編制實施方案，選擇七號線二期竣工檔案作為試點研究，協(xié)同地鐵各參建單位一起，聯(lián)合開展科研攻關。申報科研項目《城市軌道交通工程電子文件歸檔研究》并完成結題，該項目獲得國家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎。科研成果在地鐵七號線二期工程推廣應用，完成地鐵工程電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范、地鐵工程外部系統(tǒng)接口對接規(guī)范、電子文件歸檔和電子檔案管理辦法的編制，完善了電子文件單套歸檔制度體系，為全面推廣電子文件單套歸檔打下了基礎。

3 構建檔案服務平臺集成模式，實現(xiàn)集團檔案資源共享開放

3.1 打造基于知識管理的檔案服務平臺。廣州地鐵集團績效考核部門首次將“檔案利用率”“檔案滿意度”指標納入檔案績效考核內容，驅動檔案管理重心逐漸由“接收保管”向“利用服務”轉變，建立以優(yōu)質服務、知識服務為導向的檔案利用平臺。

檔案管理部牽頭面向集團二級單位開展廣泛調研，精準掌握用戶需求；根據(jù)借閱利用大數(shù)據(jù)，整編高頻利用資料，建立編研庫，提供檔案利用精準服務。實施分級授權檔案資源共享新模式，將近22萬條檔案數(shù)據(jù)在知識管理系統(tǒng)共享公開，邁出檔案內容共享第一步，通過挖掘檔案信息資源價值，持續(xù)提升檔案服務企業(yè)各項業(yè)務的能力。

3.2 開發(fā)移動端檔案服務新模式。廣州地鐵線網(wǎng)分散在廣州市各區(qū)，對檔案信息的遠程利用服務需求比較高。為滿足運營遠程維修需要，廣州地鐵檔案部門著手建設移動端的檔案利用平臺，可直接安裝在手機移動端，通過手機進行審批，快捷高效，直接服務員工用戶。同時，為強化檔案利用，檔案部門利用城市軌道交通信息化專業(yè)委員會平臺，聯(lián)合行業(yè)有關地鐵建設單位，共同開展城市軌道交通行業(yè)信息情報中心的研究工作，整合檔案、信息、期刊、圖書等資源，旨在打造城市軌道交通行業(yè)的檔案信息情報中心，為行業(yè)提供信息咨詢、決策支撐服務。

3.3 及時檢索利用云盤進行圖片共享服務。廣州地鐵建立了云計算中心，同步為檔案數(shù)據(jù)提供云存儲服務，可以利用云盤安全保管照片，方便快捷檢索；廣州地鐵照片檔案的庫存量比較大，隨著數(shù)碼技術的發(fā)展，聲像檔案的像素不斷增加，隨之儲存的容量也增加，給傳統(tǒng)的光盤、硬盤的儲存帶來巨大的壓力，通過云盤線上云盤保存一份，同時線下硬盤或光盤保存一份，能有效確保照片檔案的安全，同時也減少定期磁盤檢測的工作量。

同時，云存儲服務系統(tǒng)有網(wǎng)頁版、Windows系統(tǒng)客戶端、Mac系統(tǒng)客戶端及移動客戶端，適用于各種應用需求，能隨時通過客戶端登錄云存儲服務系統(tǒng)進行檢索，滿足各種利用需要，打破以往只能在檔案室進行檢索的局限，立即響應照片的利用要求。

4 發(fā)揮檔案宣傳跨平臺協(xié)同功能，推動檔案文化傳承

4.1 開發(fā)利用檔案資源，建設地鐵博物館和企業(yè)歷史文化館。按照“對外科普、對內傳承”的建設總體思路，廣州地鐵集團充分利用歷史檔案，從世界地鐵發(fā)展史、行業(yè)地鐵發(fā)展史、廣州地鐵發(fā)展史出發(fā)，建設廣州地鐵博物館。利用科技手段，設置互動區(qū)，感受施工現(xiàn)場，模擬列車駕駛，給參觀者一個全新的智慧體驗，開館以來到訪參觀達130萬人次。

一是利用博物館的展示平臺，提供檔案展覽服務。比如提供了文書、實物、聲像檔案等，包括政府批示、地質勘察報告、照片、視頻、車模、服裝、車票等，通過一件件飽經(jīng)風霜的珍貴檔案，全面展示了廣州地鐵發(fā)展的每一步印記，讓公眾更好地感受到了廣州地鐵的發(fā)展創(chuàng)新文化與廣州地鐵人攻堅克難的精神。

二是對檔案進行了公布。比如大事記、一號線拆遷檔案、地鐵設計檔案、文書檔案的公司戰(zhàn)略規(guī)劃、公司成立文件等。在“成長軌跡年年看”展項中，用大事記的形式展示了廣州地鐵從1961年至2023年成長過程中的重要歷史事件，重溫地鐵故事，傳承廣州地鐵文化。

三是結合視頻檔案、照片檔案進行后期加工、剪輯，再注入博物館新的元素，運用視頻形式展示。比如在序廳播放的《行愈遠 心愈近》，作為公眾進入博物館后第一時間看到的3D Mapping Show，讓公眾一進入博物館就享受到視覺盛宴背后的誠意，感受到地鐵人“行以致遠”的精神與胸懷。

四是在博物館車站設計模型建設的過程中，使用了大量的設計圖、竣工圖作為基礎模型，根據(jù)竣工圖紙制作出檔案產品，輸出車站模型和互動游戲產品。

4.2 記錄企業(yè)發(fā)展歷程，開展《口述檔案》拍攝制作。在廣州地鐵建企30周年之際，聯(lián)合廣州市檔案館、廣州市檔案發(fā)展中心（廣州市音像資料館）組織開展了廣州地鐵建企30周年“口述檔案”訪談、拍攝工作。結合訪談嘉賓所處不同歷史時期的文件材料、珍貴物件，通過查閱文書檔案、聲像檔案、工程檔案、實物檔案等近2000卷（件），厘清了廣州地鐵建企30周年的歷史脈絡。通過邀請老領導、技術專家、老中青業(yè)務骨干講述“廣州地鐵故事”，以“口述檔案”的形式，忠實記錄企業(yè)發(fā)展過程中的大事要聞、奮斗歷程、感人事跡，挖掘呈現(xiàn)一代又一代地鐵人背后的奮斗故事和高尚的精神品質，留下見證歷史的珍貴影像檔案資料。

項目還以視頻拍攝、文字記錄、語音轉錄等形式，精心編纂為一組專題紀錄片、一本口述檔案史書籍、一系列線下故事分享會、一批對外傳播短視頻等成果，立體展現(xiàn)建企30年來波瀾壯闊的發(fā)展脈絡，在新的歷史起點上激勵全體員工的昂揚斗志，是廣州地鐵近年來集中開發(fā)利用檔案資源的一次大行動。

4.3 充分利用地鐵媒體，傳承檔案文化。為貫徹落實《南沙方案》，慶?！?·9”國際檔案日，廣州市檔案館與廣州地鐵聯(lián)合在廣州地鐵一號線農講所站推出“光影繪春潮——檔案里的南沙蝶變”展，展覽精選了150余張照片檔案和5幅地圖，展現(xiàn)南沙從滄海桑田中崛起的壯麗歷程。

通過主動服務，讓檔案走進市民，讓展覽向地鐵站臺延伸，踐行了習近平總書記對檔案工作提出的“兩個服務”要求，擴大了檔案文化的覆蓋面和影響力，累計觀眾多達90余萬人次。《廣州檔案解密之走進南沙》宣傳視頻在廣州地鐵1號線2168臺視頻終端同步投放一周，曝光量567萬人次。下一步將繼續(xù)探索軌道交通跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門檔案資源共享，利用檔案資源聯(lián)合舉辦展覽、制作視頻，借助全媒體平臺、地鐵媒體等發(fā)布短視頻，出版檔案書籍等，擴大檔案影響力，構建“一核兩翼多渠道”的創(chuàng)新利用傳播模式和面向數(shù)字孿生建造的工程檔案數(shù)據(jù)管理體系。

5 結語

企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)集成模式創(chuàng)新思維引領下，通過建立共享中心、減少管理層級、技術集成應用、跨平臺協(xié)同宣傳等舉措，在一體化高效智能管理與服務，推動檔案文化傳承方面取得顯著成效。未來將繼續(xù)秉承系統(tǒng)集成模式創(chuàng)新思維，探索人工智能技術和現(xiàn)代管理理念的創(chuàng)新應用，為企業(yè)檔案工作高質量發(fā)展發(fā)揮創(chuàng)新要素的價值和動力。

本文系2024年國家社會科學基金年度一般項目“面向數(shù)字孿生建造的工程檔案數(shù)據(jù)管理體系構建研究”（項目批準號：24BTQ017）的階段性研究成果。

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（作者單位：1.廣州市婦女聯(lián)合會 陳艷艷，碩士，高級政工師，副研究館員，廣州市婦聯(lián)黨組成員；2.廣州市檔案館 王彩虹，碩士，研究館員，國家級檔案專家，廣州市檔案發(fā)展中心主任，廣州市音像資料館館長，廣州市檔案學會秘書長 來稿日期：2024-07-30）