檔案精細化管理模式的質性分析與優(yōu)化策略

摘 要：本文針對大型公立醫(yī)院檔案管理的精細化模式優(yōu)化問題，通過質性分析揭示現(xiàn)有研究在實際操作中的問題與不足。通過對多家公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的調研，結合檔案管理的理論框架，指出醫(yī)院檔案精細化管理的現(xiàn)實問題，包括檔案分類繁雜、管理效率不高以及數(shù)據(jù)安全隱患等。在此基礎上，提出了一系列優(yōu)化策略，主要包括信息技術的深度應用、管理流程的標準化設計、建立“向新提質式”體系化管理機制以及人員要素專業(yè)化提升等。大型公立醫(yī)院檔案管理的精細化有助于提高管理效率、保障檔案信息安全和發(fā)揮檔案價值等，從醫(yī)院視角為檔案精細化管理模式的優(yōu)化提供理論依據(jù)和實踐建議。

關鍵詞：檔案管理；精細化管理；管理模式；檔案信息化；管理規(guī)范；管理制度；體系化管理；公立醫(yī)院

1 引言

醫(yī)院檔案是對醫(yī)院管理和發(fā)展的歷史記錄，對于醫(yī)務人員、醫(yī)院管理者、醫(yī)療研究者及病人等都具有很強的應用價值。[1]隨著醫(yī)療機構規(guī)模的擴大和患者信息數(shù)據(jù)的激增，檔案管理工作在公立醫(yī)院中的地位愈加重要。醫(yī)院檔案包括病歷檔案（病案）與非病歷檔案兩大類。[2]大型公立醫(yī)院檔案信息的復雜性和專業(yè)性不僅涉及患者病歷、診療記錄，還涵蓋了行政管理、財務、科研成果等多領域檔案資料。在這樣的背景下，如何通過精細化管理提高檔案的利用效率、降低管理風險、保障信息安全成為醫(yī)院管理者亟待解決的問題。

本文以大型公立醫(yī)院為切入點，結合檔案管理的質性研究方法，探討現(xiàn)行管理模式的局限性與挑戰(zhàn)，旨在提出優(yōu)化策略，幫助公立醫(yī)院在檔案管理領域實現(xiàn)精細化、智能化與高效化的升級。通過分析醫(yī)院檔案管理的實際案例，本文將展示如何在醫(yī)療場景中應用現(xiàn)代檔案管理技術和理念，實現(xiàn)對檔案的有效管理和持續(xù)優(yōu)化。

1.1 精細化原理分析。精細管理是一種管理理念和方法，其核心在于對組織內各項工作的細致、周全與優(yōu)化的管理。它強調對管理過程中的每一個細節(jié)進行關注和控制，通過精確的計劃、執(zhí)行、檢查和反饋，來提高工作效率和效果。精細管理的主要特點包括：數(shù)據(jù)驅動、過程優(yōu)化、全員參與、持續(xù)改進、標準化與規(guī)范化。精細管理廣泛應用于各個行業(yè)，包括制造業(yè)、服務業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生等，其目標是通過細致入微的管理提升整體績效，增強組織競爭力。醫(yī)院檔案具有很強的政策性、保密性，因此檔案收集、歸檔和利用的各個流程都需要嚴格且精細的管理。

目前，醫(yī)院檔案管理與利用過程都以人工操作為主，且缺乏對各個檔案的細分管理，因此較容易出現(xiàn)人為工作失誤或惡意篡改所導致的檔案失真或是損壞，不利于工作的開展。[3]根據(jù)精細化管理理念，檔案管理的規(guī)范化是首要任務。精細化管理對電子檔案的文件格式、歸檔范圍、文本大小、載體形式及其管理和利用流程提出了明確的要求，為檔案的標準化和規(guī)范化管理提供了重要指導。同時，精細化管理強調每個管理人員操作權限的細分，也能夠進一步提升檔案管理的能力，提高管理的全面性和系統(tǒng)性。

1.2 精細化管理模式效用分析。精細化管理是一種追求高效、準確、系統(tǒng)化的管理模式，尤其適用于需要精確數(shù)據(jù)和流程控制的領域，如醫(yī)院檔案管理。精細化管理模式在醫(yī)院檔案管理中的效用主要表現(xiàn)在提高檔案管理的準確性、提升管理效率、增強檔案的安全性與保密性、實現(xiàn)檔案的全生命周期管理、提升決策支持的精準性、降低管理成本?？傊?，在醫(yī)院檔案管理中，精細化管理模式通過精準的流程控制、信息化手段和嚴格的權限管理，能夠提高檔案管理的準確性和效率，保障信息安全，并為醫(yī)院的臨床決策和運營管理提供支持，從而實現(xiàn)資源的最優(yōu)配置和管理成本的降低。

2 檔案精細化管理模式研究的質性分析

以“精細化”“檔案”和“醫(yī)院”為關鍵詞在中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫進行篇名檢索和全文檢索，得到相關文獻184篇。通過使用質性分析工具對樣本中關于精細化管理視角下醫(yī)院檔案工作提升的相關文本進行三級編碼，歸納檔案工作精細化管理的要素和維度，如表1所示。

此外，為保證編碼的信度，本文由工作小組進行編碼，同步開展交叉編碼工作，在編碼前擬定理論編碼的維度，充分醞釀協(xié)商確定編碼方案，確保編碼方向一致性，形成檔案精細化管理模式研究的質性分析結果。

2 . 1 建立精細化檔案管理體系。根據(jù)表1，業(yè)務系統(tǒng)（1.67%）、管理模式（1.88%）和人才隊伍（1.79%）在相關研究中占據(jù)很大比重，是開展精細化醫(yī)院檔案管理工作的重要內容。

一方面，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作程序，將檔案管理與醫(yī)院業(yè)務結合，與決策工作融合，能夠更好地把握醫(yī)院檔案形成特征和形式載體，發(fā)掘檔案資源價值。

另一方面，“6S管理模式”和“加減乘除管理模式”在檔案精細化管理研究中較為常見，醫(yī)院檔案管理人員調查本單位的檔案工作情況和業(yè)務情況，結合先進的管理思想，形成精細化檔案管理模式，有助于提高檔案利用效率，滿足醫(yī)護人員和廣大患者的需求。

此外，做好檔案管理人才培訓工作，提升檔案管理人員的專業(yè)水平，通過參觀學習、網(wǎng)上培訓和交流實踐等形式，提高人才質量。對于非檔案管理人員，需要做好督察指導工作，強化與各個科室的溝通，幫助相關人員掌握醫(yī)院檔案精細化管理知識。

2.2 融合精細化管理信息技術。根據(jù)表1，信息化建設（3.18%）在相關研究中占有很大比重，開展精細化醫(yī)院檔案管理工作離不開信息化技術的支持。

一是建立精細化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。將檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院業(yè)務系統(tǒng)整合，全面實現(xiàn)檔案管理單軌制管理，保證醫(yī)院檔案全面收集、合理分類、長期保存和有效利用。

二是建設精細化的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，對存量資源進行數(shù)據(jù)化，對數(shù)據(jù)資源檔案化，打通各個部門資源流轉渠道，方便資源流轉共享，打破“信息孤島”。

三是提升醫(yī)院檔案信息化服務水平。首先，需要建設更加精準的檢索系統(tǒng)，方便用戶查檔用檔。其次，利用大數(shù)據(jù)技術、生成式人工智能技術等手段，對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源進行文本整合、主題演化和內容分析，輔助業(yè)務部門進行患者診療和領導決策等具體工作。最后，利用互聯(lián)網(wǎng)技術和智能傳播技術，在微信公眾號等平臺開通查檔用檔功能，實現(xiàn)醫(yī)院檔案服務的泛在化，提高服務可及性。

2.3 形成檔案精細化管理制度。根據(jù)表1，制度建設在相關研究中占有很大比重（1.67%），其中建立健全檔案管理制度（1.36%），管理制度更嚴格（0.31%）。開展精細化醫(yī)院檔案管理工作離不開相關制度的完善，做好頂層制度設計，確保檔案管理制度的科學性與合理性。

一是制定明確的檔案管理目標與任務。確定醫(yī)院檔案管理的總體目標，確保與醫(yī)院戰(zhàn)略目標相一致。明確各部門的檔案管理任務與責任，強化崗位責任制。

二是建立健全檔案管理制度。制定詳細的檔案管理流程，包括檔案的收集、整理、存儲、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保各環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。強化對檔案管理人員的培訓，提升其專業(yè)素養(yǎng)和管理能力，使其熟知相關制度和操作流程。

三是管理制度更嚴格。在監(jiān)管機制方面，建立檔案管理的考核評價體系，定期對檔案管理工作進行評估，依據(jù)評估結果進行獎懲。對違反檔案管理制度的行為，制定相應的處罰措施，確保制度的嚴肅性和執(zhí)行力。

四是信息化與精細化結合。在制度建設中，強調信息技術在檔案管理中的應用，促進檔案管理制度與信息化管理流程的融合，確保信息化系統(tǒng)能夠有效支持檔案管理制度的執(zhí)行。推動個性化、精細化的管理，充分利用信息化技術，實現(xiàn)檔案管理的智能化、系統(tǒng)化，提升管理效率。

五是建立反饋與調整機制。定期開展檔案管理制度的評估與修訂，根據(jù)實際工作中的問題與挑戰(zhàn)，及時調整制度內容，確保其適應性和有效性。鼓勵員工參與制度的完善，通過反饋機制收集一線工作人員的意見和建議，促進制度不斷優(yōu)化。

通過以上措施，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化、精細化的檔案管理制度，為醫(yī)院檔案管理的提升打下堅實基礎。同時，要注重制度的落實與執(zhí)行，確保各項管理措施落到實處，推動醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。

2.4 塑造檔案精細化管理意識。根據(jù)表1，執(zhí)行力建設在相關研究中占有一定比重（1.01%），其中包括更新管理理念（0.16%）、塑造檔案文化（0.17%）、確立精細化檔案管理目標（0.23%）、提高精細化管理意識（0.32%）、加大資源投入（0.13%）。在此基礎上，塑造檔案精細化管理意識顯得尤為重要。

一是更新管理理念：在管理層中推廣現(xiàn)代檔案管理理念，強調檔案管理在醫(yī)院整體管理中的重要性。通過培訓、研討會等形式，提升管理層和員工對檔案管理價值的認識，引導其理解檔案管理的戰(zhàn)略意義。

二是塑造檔案文化：培養(yǎng)以檔案管理為核心的醫(yī)院文化，建立檔案管理重要性的宣傳機制。通過海報、宣傳欄、院內活動等多種形式傳播檔案管理知識，營造重視檔案、服務檔案的良好氛圍。

三是確立精細化檔案管理目標：明確醫(yī)院檔案管理的具體目標，從而引導全體員工的工作方向。定期評估達成目標的進展情況，確保全員對精細化管理目標的認同和積極參與。

四是提高精細化管理意識：開展系列培訓課程，普及精細化管理理念與方法，加強員工在日常工作中的精細化思維。

激勵員工在工作中發(fā)揚精細化管理意識，鼓勵提出優(yōu)化建議，增強全員參與感。

五是加大資源投入：在人力、物力、財力等方面加大對檔案管理的支持，確保實施精細化管理理念的資源保障。

設立專門的檔案管理預算，確保檔案管理系統(tǒng)、設備及其他軟硬件設施的及時更新與維護。

六是反饋與激勵機制：建立檔案管理工作反饋機制，鼓勵員工就檔案管理工作提出意見和建議，持續(xù)優(yōu)化管理流程。

對表現(xiàn)優(yōu)秀的個人或團隊給予表彰與獎勵，激勵全院員工共同努力塑造精細化管理意識。

通過以上措施，逐步形成以檔案精細化管理為核心的意識，加強全體員工的參與感和責任感，推動醫(yī)院檔案管理工作邁向更高水平。同時，這種意識的塑造也將促進信息化技術與檔案管理的融合，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。

3 精細化管理模式存在的現(xiàn)實問題分析

3.1 基礎性數(shù)字化與工作流程滯后。當前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀主要集中在實體檔案的數(shù)字化和工作場景的互聯(lián)網(wǎng)化上。然而，隨著精細化管理理念的提出，醫(yī)院在管理模式和工作流程上的機械化和緩慢更新已經(jīng)成為阻礙發(fā)展的主要問題。規(guī)范化建設的滯后，使得檔案管理缺乏科學合理的制度設計[4]，導致工作細節(jié)未能嚴格把關。日常管理與突擊檢查中常常發(fā)現(xiàn)檔案檢核不規(guī)范的等現(xiàn)象，嚴重影響工作效率及醫(yī)院的長期發(fā)展。

3.2 人工操作與細分管理不足。醫(yī)院檔案管理目前仍以人工操作為主，缺乏有效的細分管理，這在精細化管理模式下尤為突出。人為失誤和惡意篡改使得檔案信息的真實性和完整性受到威脅，進而影響醫(yī)院整體工作開展。精細化管理要求對每一項工作流程進行規(guī)范化管理與考核，但由于缺少相應的制度保障，檔案管理工作常常隨意性較大。

3.3 精細化意識薄弱。雖然檔案作為反映個體經(jīng)歷的重要信息資源，其價值不言而喻，但部分醫(yī)院仍未能充分認識到這一點，對檔案的管理僅停留在簡單的裝訂和保管階段。公立醫(yī)院相對較為重視檔案管理，而私立醫(yī)院則缺乏精細化管理的意識，管理層和基層員工對先進管理理念的理解和應用明顯不足，導致制度和流程創(chuàng)新乏力。

3.4 數(shù)字化建設遲緩。在精細化管理視角下，檔案資源的建設應該關注細分領域的數(shù)據(jù)收集、管理和分析。然而，當前檔案管理中，檔案資源仍多依賴傳統(tǒng)的管理方式，歸檔的種類和范圍較少，內容單一、收集渠道有限[5]，影響了數(shù)據(jù)分析的可信度和檔案價值的發(fā)揮。此外，檔案收集的時效性不足，未能及時反映醫(yī)院內外部的變化，加劇了檔案資源更新的滯后性。

3.5 體系化建設不足。精細化管理要求將檔案管理的每個環(huán)節(jié)細化到整體管理框架中，而當前的管理機制尚未完全適應這一要求。管理機制與實際需求的脫鉤，使得檔案管理沒有進行有效的需求調研，其制度制定往往以保密性為主，忽視了檔案的實際利用，從而制約了檔案的價值體現(xiàn)。此外，檔案管理內容、制度和流程的長期滯后更新，缺乏持續(xù)改進機制，使得許多管理問題得不到有效解決。

總之，通過分析現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在的問題與精細化管理模式下的現(xiàn)實問題，可以看出，兩者之間存在深刻的聯(lián)系。醫(yī)院在推動檔案管理精細化的過程中，應重視管理理念的更新、數(shù)字化建設的加速[6]、體系化建設的完善以及對精細化意識的強化。這將有助于提高醫(yī)院檔案管理的整體效能，促進檔案信息資源的最大化利用。

4 檔案精細化管理模式優(yōu)化策略

4.1 建立目標導向的檔案精細化業(yè)務體系。在精細化管理理念下，醫(yī)院檔案管理的目標、內容及模式應在持續(xù)改進中動態(tài)演進。為了確保檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展，必須不斷創(chuàng)新管理手段，并建立有效的循環(huán)管理機制。

第一，根據(jù)精細化管理的要求，制定精細且個性化的檔案管理目標，實施自下而上的管理流程優(yōu)化機制。定期對檔案管理的模式、內容和應用進行全面評估，評估主體應包括管理層、檔案工作人員及相關用戶，廣泛了解各層面的需求。通過運用層次分析法對評估結果進行排序，逐步實施針對性的改進措施。

第二，構建循環(huán)管理機制，依托計劃、執(zhí)行、檢查和處理四個階段，持續(xù)循環(huán)地對檔案管理的各個業(yè)務流程進行管理。在計劃階段，明確檔案管理的目的、措施、執(zhí)行主體、進度等；執(zhí)行階段嚴格依照計劃實施，并接受多方監(jiān)督；檢查階段總結經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題；處理階段針對問題進行精準處置，既要采取鞏固措施，還需不斷完善規(guī)章制度，以防止類似問題的再次發(fā)生，并進入下一個循環(huán)。

4.2 建立技術驅動的檔案數(shù)字化資源體系。數(shù)字化檔案信息為精細化管理提供了堅實的資源支撐，將精細化管理應用于各個流程中。

第一，將傳統(tǒng)紙質及照片檔案的目錄進行全面數(shù)字化。這一基礎性工作對于實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源的建設至關重要，是落實精細化管理理念個性化目標的重要前提。

第二，實施內容的全面數(shù)字化工作。內容數(shù)字化需針對不同類型和載體的檔案內容進行細分，醫(yī)院檔案內容包括文本錄入、圖片掃描等多種形式，對此應對檔案內容進行深入研究與分析，明確檔案的保存科室及存放標準，嚴格規(guī)范整理、歸檔和審查流程，以確保數(shù)字檔案的質量。同時，醫(yī)院在新檔案資料的收集上，應實現(xiàn)數(shù)字化與紙質文檔的雙軌并行，持續(xù)豐富數(shù)字檔案資源庫，為后續(xù)利用提供支持。[7]

4.3 建立統(tǒng)籌發(fā)展的檔案規(guī)范化治理體系。精細化管理對檔案管理的資金、技術能力及管理水平提出了更高的要求，因此，需在頂層進行系統(tǒng)設計與規(guī)劃，突出精細化管理的應用重點，發(fā)揮管理優(yōu)勢。

第一，優(yōu)化制度供給體系。合理安排檔案管理的各項業(yè)務流程，做好職責劃分，確保在保障檔案安全性和真實性的基礎上，將管理流程細分至醫(yī)院的各職能部門。制度應明確檔案歸檔的期限、內容和具體要求，以確保檔案的完整性和規(guī)范性。

第二，健全溝通協(xié)調機制。由于檔案管理的時效性、周期性和靈活性特點，各部門需協(xié)同合作，建立實時的信息共享和協(xié)作機制，確保檔案管理環(huán)節(jié)的公開透明，切實維護各方的信息交流權益，避免信息不對稱。通過這樣的舉措，推動醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和標準化進程。

4.4 建立意識增強的全員參與式組織體系。在我國醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設不斷推進的背景下，檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)與要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足醫(yī)院日益增長的檔案種類與數(shù)量。因此，醫(yī)院應迅速轉變管理思路，創(chuàng)新管理模式，以適應信息時代的快速發(fā)展。

首先，管理層需轉變工作理念，主動作為，深入了解國家對醫(yī)院檔案管理的各項法規(guī)和要求，意識到檔案在參考、憑證、決策、教育及文化等多元價值的重要性。同時，要推動檔案管理從服務性工作轉變?yōu)橹匾熑涡怨ぷ?，明確由分管行政領導承擔檔案管理的責任，并將其納入年終考核，以提高對檔案管理工作的重視程度及負責意識。

其次，在醫(yī)院內部加強檔案重要性與精細化管理理念的宣傳教育，以增強全體員工的檔案意識。一方面要出臺剛性制度，規(guī)范職工提交檔案的格式和內容，以提升歸檔材料的真實性與完整性；另一方面，可以通過開展檔案主題宣傳月、建設檔案文化、舉辦相關培訓等柔性措施，來營造良好的檔案管理氛圍，強化醫(yī)院各個層面的檔案管理意識。

4.5 建立“向新提質式”高質量發(fā)展工作機制。為推動醫(yī)院檔案管理的高質量發(fā)展，需引入新質生產(chǎn)力的發(fā)展理念，從而制定創(chuàng)新的工作機制。[8]

第一，根據(jù)新質生產(chǎn)力理念，推動檔案管理工作的多元化與專業(yè)化發(fā)展。結合信息技術的應用，利用人工智能、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化手段，提升檔案管理的效率與智能化水平。醫(yī)院應鼓勵員工學習新技術、新方法，應用于日常工作中，以提高檔案管理的創(chuàng)新能力。

第二，建立跨部門協(xié)作機制，促進醫(yī)院各部門之間的資源共享與信息交流。通過設立檔案管理協(xié)調委員會，定期召開會議，討論檔案管理中的問題與經(jīng)驗，形成集體智慧，以提升檔案管理的整體水平和質量。同時，要鼓勵各職能部門積極參加檔案管理的工作，形成全員參與的良好局面。

第三，結合內部審核與外部評估機制，持續(xù)改進檔案管理工作。醫(yī)院可定期對檔案管理進行自查與評估，發(fā)現(xiàn)問題后及時調整與改進。此外，可以邀請外部專家進行評估，為醫(yī)院檔案管理提供專業(yè)的指導與建議，確保檔案管理的高質量與高標準。

通過上述措施的實施，醫(yī)院檔案管理工作將更好地適應新時代的發(fā)展要求，推動醫(yī)院整體管理水平的提升，實現(xiàn)高質量的可持續(xù)發(fā)展。

5 結語

通過對大型公立醫(yī)院檔案精細化管理模式的質性分析，本研究深入探討了在醫(yī)療機構高度復雜化的信息環(huán)境下，如何通過優(yōu)化檔案管理策略以提高其效能和精準度。研究結果表明，檔案精細化管理模式能夠有效提升檔案工作的規(guī)范性和操作性，為醫(yī)療服務質量和管理效率提供堅實的數(shù)據(jù)支持。同時，結合檔案管理流程中的難點與挑戰(zhàn)，提出了優(yōu)化策略，以期為醫(yī)療檔案的管理實踐提供可操作性強的指導。

隨著醫(yī)療數(shù)字化進程的加速推進，檔案管理將面臨更為多元化和復雜化的挑戰(zhàn)。精細化管理模式將在大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術的推動下，不斷迭代升級，為檔案管理提供更為智能化、自動化的支持。未來的研究應進一步關注檔案管理與醫(yī)療信息化的深度融合，探索技術賦能下的全生命周期檔案管理模式，為醫(yī)院管理者提供更具前瞻性和實效性的解決方案。

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（作者單位：河南省人民醫(yī)院 李雯，高級經(jīng)濟師，人力資源部副主任 來稿日期：2024-08-12）