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    基層減負(fù)背景下基層檔案中心在檔案規(guī)范化中的效用研究

    2024-12-16 00:00:00路云生趙志超張玉靜劉旭光
    檔案管理 2024年6期

    摘 要:隨著國家對“基層減負(fù)”政策的深入推進,檔案工作作為基層治理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),其規(guī)范化建設(shè)顯得尤為迫切。在明確基層檔案工作在減負(fù)過程中阻礙因素的基礎(chǔ)上,提出檔案規(guī)范化的具體作用路徑。并以基層檔案中心為核心,探討如何通過社區(qū)、行政部門和居民三方的協(xié)同聯(lián)動,充分發(fā)揮檔案規(guī)范化的效用,以實現(xiàn)檔案資源的高效利用,提升基層治理的質(zhì)量和效率,為基層減負(fù)提供創(chuàng)新思路和實踐方案。

    關(guān)鍵詞:基層檔案中心;檔案規(guī)范化;基層治理;基層減負(fù);公眾參與;信息共享;數(shù)字化、數(shù)據(jù)化

    基層治理是國家治理的基石。提升基層治理能力,是實現(xiàn)我國治理體系和能力現(xiàn)代化的根本和前提。[1]我國幅員遼闊、人口眾多,基層治理難度大。進入21世紀(jì)后,隨著國力快速增強和人民群眾對美好生活需求的提升,基層工作量連年大幅增加,但整體治理能力的現(xiàn)代化程度發(fā)展并不平衡,基層治理面臨著較大的挑戰(zhàn)。在這種背景下,基層減負(fù)成為重要議題?;鶎訙p負(fù)著力解決基層治理中的形式主義突出的問題,大力整治不良作風(fēng),為身處關(guān)鍵時期的基層政府和一線人員解決不良作風(fēng)帶來的負(fù)擔(dān)。[2]檔案工作是基層治理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),檔案能夠發(fā)揮廣泛、統(tǒng)一的資政作用,檔案的規(guī)范化治理能夠有效賦能基層減負(fù),而目前檔案工作不僅沒能成為基層工作的抓手與助力,反而增加基層工作的負(fù)擔(dān),阻礙“基層減負(fù)”的進程。

    學(xué)界對基層減負(fù)問題的研究主要集中在對基層減負(fù)難點與挑戰(zhàn)的分析,如對“越減越負(fù)”、[3]“責(zé)任甩鍋”、[4]“加壓式減負(fù)”[5]的深入探討。也有學(xué)者聚焦基層檔案,從微觀層面的檔案整理過程提出基層單位的歸檔方法,[6-8]仍缺乏從宏觀角度對基層檔案工作的資政效用的探討。需要對檔案工作在基層治理中的地位、作用進行重新審視,進一步推進檔案理論與基層治理的結(jié)合,探索檔案工作在基層治理中發(fā)展的新路徑,Ru8nfnKvmZx5dJBpCe/C6qpKquy9CuHK8reZ7nAG9x4=使檔案規(guī)范化成為基層減負(fù)的助力。本研究從基層檔案規(guī)范化視角出發(fā),深究造成許多事務(wù)性工作事倍功半的原因,探索應(yīng)用基層檔案中心實現(xiàn)檔案規(guī)范化的效用,助力基層減負(fù)。

    1 基層減負(fù)的背景及基層檔案治理現(xiàn)狀

    1.1 基層減負(fù)背景?;鶎訙p負(fù)就是要把干部從一些無謂的事務(wù)中解脫出來,為基層干部干事創(chuàng)業(yè)創(chuàng)造良好條件。[9]自2018年起中央針對基層減負(fù)問題多次發(fā)文,其中對解決“發(fā)文”過度留痕問題的規(guī)定層層深入,將其作為評判“標(biāo)準(zhǔn)”與解決“目標(biāo)”,并指出發(fā)展的“數(shù)據(jù)”方向。[10,11]2018年中共中央辦公廳下發(fā)《關(guān)于統(tǒng)籌規(guī)范督查檢查考核工作的通知》,指出要明晰督查、檢查、考核的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)來減輕基層的超負(fù)荷問題,不能一味要求基層填表格報材料,不能簡單以留痕多少評判工作好壞;2019年中共中央辦公廳印發(fā)了《關(guān)于解決形式主義突出問題為基層減負(fù)的通知》,其中提到要嚴(yán)格控制層層發(fā)文,加強計劃管理和監(jiān)督實施,著力解決督查檢查考核過多過頻、過度留痕的問題,[12]并將2019年定為“基層減負(fù)年”;2020年中共中央辦公廳印發(fā)《關(guān)于持續(xù)解決困擾基層的形式主義問題為決勝全面建成小康社會提供堅強作風(fēng)保證的通知》,提出推動相關(guān)部門督查檢查考核結(jié)果互認(rèn)互用,探索運用“互聯(lián)網(wǎng)+督查”,讓數(shù)據(jù)多“跑腿”,讓干部群眾少“跑路”。[13]

    在中央多次強調(diào)基層減負(fù)的重要性的背景下,通過優(yōu)化發(fā)文及考核留痕的管理機制來切實減輕基層干部的工作負(fù)擔(dān)成為問題關(guān)鍵。其中,檔案作為基層工作中各種文件的最終形態(tài),其管理是基層工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)和基層管理體制的重要組成部分,檔案管理流程的數(shù)字化、規(guī)范化和高效化可以減少冗余事務(wù)、提升工作效率,[14-16]有效避免形式主義問題,在整體上為基層減負(fù)提供重要支持。

    1.2 基層檔案治理的現(xiàn)狀分析。基層工作中的檔案管理目前主要面臨兩大挑戰(zhàn),對減負(fù)進程造成了一定阻礙。

    一是數(shù)據(jù)驅(qū)動下檔案管理轉(zhuǎn)型的跟進不足?;鶎庸ぷ髦械奈募?、資料、報表、數(shù)據(jù)等都是檔案的表現(xiàn)形式。大數(shù)據(jù)時代,數(shù)據(jù)成為檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化利用的終極答案?;鶎痈黜椆ぷ鞯穆鋵崱⑼七M、考核等各個環(huán)節(jié)都需要數(shù)據(jù)支撐,但由于管理的主客觀條件所限,目前的基層治理工作中存在無通用數(shù)據(jù)、無連續(xù)數(shù)據(jù)、無可信數(shù)據(jù)的“三無”局面,影響基層治理中檔案數(shù)據(jù)價值的發(fā)揮。

    二是檔案的收集、存儲不當(dāng)問題。一方面,基層工作中出現(xiàn)“過度留痕”、重“痕”不重“績”現(xiàn)象,一些保存價值不大的材料納入歸檔范圍,會使得基層干部群眾對檔案工作產(chǎn)生誤解。[17]另一方面,基層工作中也存在得出結(jié)論后不對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及時整理歸檔的現(xiàn)象?;鶎庸ぷ魅绻狈σ?guī)范化的檔案收集與歸檔的流程,一旦管理人員變更,會因為沒有匹配的索引機制而無法使用檔案數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)的參考價值無法發(fā)揮,從而造成重復(fù)勞動加大基層管理壓力。

    針對目前檔案管理模式的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型不足與管理過程中所存在的缺陷帶來的基層管理壓力,本研究提出建立基層檔案中心進行基層治理檔案規(guī)范化建設(shè)這一策略,采用檔案管理能力先集中化再向外輻射的方式,實現(xiàn)基層檔案工作標(biāo)準(zhǔn)一致、口徑統(tǒng)一、數(shù)據(jù)有效、應(yīng)用融合,即檔案工作規(guī)范化,提高基層工作效率,助力基層減負(fù)。

    2 檔案規(guī)范化在基層治理中的作用

    檔案規(guī)范化是對檔案進行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,確保檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)都遵循一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn),通過提供決策支持、促進信息共享、加強監(jiān)督和評估、推動治理創(chuàng)新以及加強公眾參與等方式,直面檔案治理的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型與基本管理流程的不足,助力基層治理主體提升治理效率和治理水平,減輕基層工作的負(fù)擔(dān)。

    2.1 “檔案+數(shù)字系統(tǒng)”,促進基層檔案信息共享?!皺n案+數(shù)字系統(tǒng)”的融合性檔案規(guī)范化治理策略,為基層檔案部門間信息共享和公眾信息利用提供了創(chuàng)新的解決方案。通過構(gòu)建先進的數(shù)字化檔案系統(tǒng),基層治理主體能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速查詢、便捷共享和高效利用,不僅極大地減少了單個部門信息獲取的時間和成本,而且通過打破信息孤島,促進了不同部門之間的無縫溝通和協(xié)作,從而提升了整體治理的效率和協(xié)同性。此外,檔案數(shù)字系統(tǒng)為公眾提供了更加開放和透明的信息訪問渠道,最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息“多跑腿”,公眾“少跑腿”或“不跑腿”,[18,19]增強公眾對基層治理工作的了解和信任,激發(fā)公眾參與治理的積極性。

    通過實施“檔案+數(shù)字系統(tǒng)”,基層治理在信息共享、透明度提升和公眾參與方面邁出了堅實的步伐,為構(gòu)建開放、互動、高效的治理體系奠定了堅實的基礎(chǔ)。

    2.2 “檔案+數(shù)據(jù)分析”,基層決策支持、流程優(yōu)化與監(jiān)督評估整合。在數(shù)字化浪潮的推動下,“檔案+數(shù)據(jù)”的管理模式逐漸成為組織決策的重要工具。檔案規(guī)范化能夠?qū)⒃痉稚ⅰo序的檔案信息轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化、易于分析的數(shù)據(jù)資源,通過整合歸檔文件中不同類型的檔案數(shù)據(jù),構(gòu)建起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)視圖,實現(xiàn)關(guān)鍵信息的快速提取和趨勢分析,從而洞察基層業(yè)務(wù)發(fā)展的方向和模式,為基層決策、工作流程優(yōu)化、督查和評估提供全面、準(zhǔn)確的信息基礎(chǔ)。

    具體來說,檔案中保存了豐富的歷史數(shù)據(jù)和政策實施記錄,規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)管理幫助基層治理主體了解過去政策的效果、社會問題的演變規(guī)律以及群眾的反應(yīng),提高決策的科學(xué)性和有效性。同時,對過去成功經(jīng)驗和問題的呈現(xiàn),能夠進行針對性的改進,優(yōu)化基層工作流程。通過對比歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)前數(shù)據(jù),也能夠了解政策執(zhí)行的效果和問題,及時進行調(diào)整和優(yōu)化,為公眾提供監(jiān)督和支持服務(wù),提升透明度和公信力。

    2.3 “檔案+社會共治”,推動治理創(chuàng)新與公眾參與。檔案工作在推動基層治理創(chuàng)新和加強公眾參與方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用,“檔案+社會共治”模式能夠為基層治理注入新活力。

    在基層治理創(chuàng)新方面主要表現(xiàn)在通過深入挖掘與分析檔案信息發(fā)現(xiàn)社會問題的規(guī)律和趨勢,為基層治理提供新的思路和方法。例如,通過分析歷史檔案數(shù)據(jù)預(yù)測發(fā)展趨勢,或?qū)Ρ炔煌貐^(qū)檔案中的治理經(jīng)驗,找出適合本地區(qū)的治理模式和策略,以提高基層治理水平,推動社區(qū)的和諧、穩(wěn)定和發(fā)展。以張家港“打造寶元街”項目為例,規(guī)范化檔案工作在拆遷治理中發(fā)揮了關(guān)鍵作用。為拆遷的每一棟老房子建檔拍照,詳細(xì)記錄拆遷前的原始信息,確保了居民在拆遷中可能遇到的矛盾糾紛均有檔可查。同時,對拆遷前后的變化進行建檔歸檔,以保障居民的合法權(quán)益防范化解矛盾糾紛,利用檔案的記憶價值緩解群眾的顧慮,推動了拆遷工作的順利進行。

    此外,在“共治”創(chuàng)新方面,檔案信息服務(wù)的提供增強了公眾對基層治理工作的了解和信任。公眾可以通過查閱檔案了解當(dāng)?shù)氐臍v史、文化和政策等信息,為基層治理提供有建設(shè)性的參考意見和建議。這一公眾參與治理的渠道和平臺,能夠鼓勵公眾積極參與基層治理工作,共同推動社會的進步和發(fā)展。

    檔案規(guī)范化的作用發(fā)揮是一個相互關(guān)聯(lián)、相互促進的過程,即只有做好信息共享,才能提高決策支持的效率、降低監(jiān)督和評估成本,最終實現(xiàn)治理創(chuàng)新和公眾參與。檔案規(guī)范化的各部分賦能構(gòu)建高效、透明、創(chuàng)新和包容的基層治理體系,助力基層治理主體更好地應(yīng)對社會變化,推動基層減負(fù)的進程。

    3 依托基層檔案中心實現(xiàn)檔案規(guī)范化賦能基層減負(fù)

    3.1 檔案規(guī)范化發(fā)揮作用的場域:基層檔案中心?;鶎訖n案服務(wù)中心是一種社會化、集約化和專業(yè)化的文件檔案管理機構(gòu),它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于一種文件形成單位,而是按地區(qū)、系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間的一種過渡性文件、檔案和數(shù)據(jù)的綜合管理機構(gòu)。[20]

    在基層檔案服務(wù)中心的早期發(fā)展階段,其主要體現(xiàn)為公共屬性,以滿足社會對檔案服務(wù)的基本需求。隨著服務(wù)能力的提升和市場機制的引入,后期可以逐步融入商業(yè)屬性,以增強服務(wù)的可持續(xù)性和適應(yīng)性?;鶎訖n案服務(wù)中心在檔案化工作流程中發(fā)揮著關(guān)鍵作用,通過提供建檔、整理分類、保護和編研等專業(yè)技術(shù),促進不同建檔主體之間的協(xié)調(diào)與合作,實現(xiàn)建檔資源的集約利用和建檔成果的充分共享。[21-23]

    基層檔案服務(wù)中心的運作通過集中化的檔案管理,能夠有效解決基層單位在人力資源、物質(zhì)資源以及標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性方面的不足。這種集中化再輻射的策略,實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的有效性和應(yīng)用的融合性,為檔案規(guī)范化提供了堅實的基礎(chǔ)和廣闊的發(fā)展空間。

    3.2 基層檔案中心在社區(qū)檔案規(guī)范化治理中的實際應(yīng)用

    3.2.1 以社區(qū)檔案服務(wù)中心為主體,社區(qū)、行政部門、居民三方立體聯(lián)動。社區(qū)是最小的一級基層單位,如今社區(qū)成為城市和鄉(xiāng)村管理工作的依托和落腳點,社區(qū)檔案是社區(qū)建設(shè)和發(fā)展的一項重要業(yè)務(wù)工作內(nèi)容,[24-27]基層檔案服務(wù)中心是基層檔案規(guī)范化管理的實施場所,以社區(qū)為場域中心,輻射帶動行政部門、居民,實現(xiàn)三方立體聯(lián)動,推動檔案規(guī)范化并實現(xiàn)基層減負(fù)。

    (1)社區(qū)檔案服務(wù)中心的集中化帶動。首先,確定檔案管理的頂層指導(dǎo)。社區(qū)通過全面調(diào)研明確檔案管理的需求和目標(biāo),摸清已有檔案底數(shù),并建立切合實際的檔案管理制度,制定檔案管理的操作手冊和流程圖,為檔案管理人員的操作和社區(qū)居民的使用提供指導(dǎo)。在頂層指導(dǎo)下對檔案管理流程進行優(yōu)化,實現(xiàn)檔案的集中管理和統(tǒng)一利用。通過設(shè)立社區(qū)檔案服務(wù)中心,配備必要的人力和管理設(shè)備,提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

    在設(shè)立檔案服務(wù)中心實現(xiàn)基礎(chǔ)檔案管理的前提下,積極推進檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化建設(shè),發(fā)揮檔案規(guī)范化的數(shù)字、數(shù)據(jù)效用。利用基層檔案中心的技術(shù)優(yōu)勢建立檔案管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)檔案的電子化查詢和利用以方便社區(qū)居民查詢檔案信息,提高檔案的利用效率和管理安全性。比如濟南歷下區(qū)泉城路街道在街道黨群服務(wù)中心、試點社區(qū)黨群服務(wù)站設(shè)立檔案查詢專區(qū),將服務(wù)場所接入山東省檔案查詢利用平臺,打造“網(wǎng)上申請、遠(yuǎn)程辦理、就近取檔”的“六級聯(lián)動”檔案查閱體系,實現(xiàn)便民檔案服務(wù)。

    此外,基層檔案服務(wù)中心能夠加強自身檔案宣傳工作,以增強社區(qū)人員的檔案意識。通過社區(qū)宣傳欄、微信公眾號等渠道向居民宣傳檔案知識和管理規(guī)定,提升居民的參與度。如展示社區(qū)歷史變遷、介紹優(yōu)秀人物事跡等,能夠有效增強居民對社區(qū)的歸屬感,有效降低基層社區(qū)動員和組織活動的成本。

    (2)行政部門的協(xié)調(diào)配合。由于社會經(jīng)濟發(fā)展水平的限制,市場、企業(yè)、非政府組織等第三方力量的發(fā)展都還不夠成熟,要在社區(qū)公共服務(wù)供給過程中發(fā)揮相應(yīng)的作用還必須借助政府的支持和推動。失去政府作用的發(fā)揮,社區(qū)很難自發(fā)形成一個多元化的運轉(zhuǎn)順暢的公共服務(wù)體系。[28]

    相關(guān)行政部門將部分權(quán)力下放社區(qū)或在社區(qū)建立微政務(wù)服務(wù)中心,將行政管理系統(tǒng)與社區(qū)檔案服務(wù)中心的系統(tǒng)對接,一方面可以實時采集社區(qū)各類數(shù)據(jù)信息為政策制定提供一手依據(jù),另一方面,政策可以直達社區(qū),提高傳導(dǎo)效率,并獲取居民的反饋信息。相關(guān)單位聯(lián)動,使居民日常生活中常用到的一些服務(wù)可以通過社區(qū)檔案服務(wù)中心一站式辦理,如戶籍產(chǎn)權(quán)、入托入學(xué)、婚喪生育、就業(yè)退休、醫(yī)療康養(yǎng)等,以提升政策的傳導(dǎo)效率和社區(qū)服務(wù)的響應(yīng)速度。

    (3)居民的參與反饋。在基層檔案服務(wù)中心的輻射帶動下,居民按照基層檔案中心的檔案管理要求及時上報相關(guān)信息,通過檔案服務(wù)中心查詢所需的信息,并在微政務(wù)服務(wù)中心辦理業(yè)務(wù),有相關(guān)訴求和建議可及時提報并獲取反饋。此外,應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)居民積極參與檔案管理活動,如檔案捐贈、檔案整理等,促進社區(qū)居民自治和民主管理。

    3.2.2 基層檔案中心檔案規(guī)范化治理效果的實證分析。(1)基層服務(wù)提供質(zhì)量:提升檔案信息檢索與查詢效率?;鶎訖n案中心積極推進檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化建設(shè),通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案規(guī)范化。通過提供快速、高效的檔案信息檢索與查詢功能,顯著提高了社區(qū)工作人員和居民獲取檔案信息的速度。效率的提升直接減輕了基層工作人員在檔案檢索、復(fù)制和提供上的人力和時間成本。同時,居民能夠迅速找到所需信息,減少了因等待或信息不明確而產(chǎn)生的額外咨詢和奔波,從而降低了居民的生活辦事成本和心理壓力。

    (2)基層服務(wù)獲得體驗:優(yōu)化全天候檔案查詢服務(wù)體驗?;鶎訖n案中心對檔案規(guī)范化對流程優(yōu)化、與行政部門的協(xié)調(diào)配合實現(xiàn)了檔案利用體驗的升級。數(shù)字化手段的應(yīng)用使得檔案查詢服務(wù)不再受時間與空間的限制,實現(xiàn)了全天候的檔案查詢服務(wù)。能夠有效優(yōu)化居民的服務(wù)體驗,提高居民的滿意度,同時也減少基層工作人員在非工作時間處理檔案查詢請求的需要。居民可以根據(jù)自己的時間安排查詢檔案,減少對基層服務(wù)窗口的依賴,從而降低基層服務(wù)的工作壓力。

    (3)基層治理創(chuàng)新:促進社區(qū)自治和民主管理。依托基層檔案中心實現(xiàn)的基層檔案數(shù)據(jù)化的建設(shè)、居民的參與反饋為社區(qū)自治和民主管理提供了強有力的支撐。系統(tǒng)集中管理與共享檔案信息,為社區(qū)工作人員提供豐富的數(shù)據(jù)支持,促進了社區(qū)規(guī)劃與項目管理的科學(xué)性,減少因決策不當(dāng)而產(chǎn)生的反復(fù)和資源浪費。此外,社區(qū)能夠基于檔案信息開展更為精細(xì)化、個性化的服務(wù)與管理,提升服務(wù)的針對性和有效性,減輕基層工作人員在服務(wù)提供上的負(fù)擔(dān)。同時,居民能夠方便地查詢到與個人相關(guān)的檔案信息,增強了信息的透明度與公開性,使居民能夠更加積極地參與到社區(qū)治理中來。

    4 結(jié)語

    基層檔案中心在基層治理實現(xiàn)檔案規(guī)范化的過程中大有可為,但其前路漫漫,道阻且長。在當(dāng)前國家全面推進減負(fù)工作的背景下,基層檔案規(guī)范化顯得尤為重要?;鶎庸ぷ魅藛T常常面臨繁重的文書和檔案管理任務(wù),導(dǎo)致工作效率低下,負(fù)擔(dān)過重。因此,通過基層檔案中心的建設(shè)和發(fā)展,實現(xiàn)檔案管理的集約化、數(shù)字化和數(shù)據(jù)化,有助于減輕基層工作人員的負(fù)擔(dān),提高工作效率,進而提升基層治理水平。

    作為基層檔案人,我們應(yīng)深入基層調(diào)研,積極思考、敢于創(chuàng)新、勇于作為,走出以基層檔案為中心實現(xiàn)檔案規(guī)范化助力基層減負(fù)的新路。通過不斷優(yōu)化檔案管理流程、推進檔案數(shù)字化建設(shè)、加強檔案宣傳教育等舉措,推動基層檔案工作的現(xiàn)代化和高效化,為實現(xiàn)基層減負(fù)和提升基層治理水平貢獻力量。

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    (作者單位:1.山東大學(xué) 路云生,碩士,講師,檔案館副館長,校史辦副主任;劉旭光,教授,碩士生導(dǎo)師;2.山東卓航檔案科技有限公司 趙志超,助理館員,教培中心經(jīng)理;張玉靜,館員,總經(jīng)理 來稿日期:2024-07-22)

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