A公司財(cái)務(wù)RPA應(yīng)用現(xiàn)狀及優(yōu)化研究

［摘 要］機(jī)器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）作為一種先進(jìn)的自動化技術(shù)，能夠模擬人工操作，自動完成重復(fù)性任務(wù)，正在成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理中不可或缺的工具。RPA技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用，能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)機(jī)器人自動執(zhí)行賬單處理、報(bào)表生成等任務(wù)?；诖耍恼乱訟公司為例，深入探討財(cái)務(wù)RPA在企業(yè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀，分析A公司財(cái)務(wù)RPA應(yīng)用中存在的問題，最后提出A公司財(cái)務(wù)RPA應(yīng)用的優(yōu)化策略。

［關(guān)鍵詞］RPA；財(cái)務(wù)機(jī)器人；智能化；數(shù)智化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.24.023

［中圖分類號］F275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）24-00-04

0" " "引 言

近年來，RPA在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用逐漸深入，財(cái)務(wù)RPA不僅能夠提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確性，還能夠減少人力成本，提高企業(yè)的財(cái)務(wù)透明度和合規(guī)性［1］。同時(shí)，隨著RPA在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用逐漸深入，其成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要工具。因此，越來越多的企業(yè)開始引入RPA技術(shù)，以滿足日益復(fù)雜的財(cái)務(wù)管理需求。

1" " "A公司概況及引入財(cái)務(wù)RPA的重要性和可行性

1.1" "A公司概況

A公司是全球知名企業(yè)Y集團(tuán)下屬的成員單位，目前擁有多家子公司，在其主要產(chǎn)品領(lǐng)域占據(jù)市場主導(dǎo)地位。A公司也是百年中華老字號品牌的傳承者。A公司專注于快消飲品行業(yè)，推出了涼茶、高維C飲料、荔枝飲料和植物蛋白飲料等系列產(chǎn)品。目前，A公司在其主要產(chǎn)品領(lǐng)域中占據(jù)市場份額第一、銷售規(guī)模最大、品牌影響力最強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)地位。

1.2" "A公司引入財(cái)務(wù)RPA的重要性和可行性

1.2.1" "A公司引入財(cái)務(wù)RPA的重要性

（1）提高效率和生產(chǎn)力。財(cái)務(wù)部門的日常工作中有大量重復(fù)性大、耗時(shí)長的任務(wù)，如數(shù)據(jù)錄入、賬務(wù)處理和報(bào)表生成等，而RPA可以7天24小時(shí)不間斷地工作，從而大幅提升整體效率和生產(chǎn)力。

（2）減少錯(cuò)誤和提高財(cái)務(wù)報(bào)告的準(zhǔn)確性。在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理中，任何細(xì)微錯(cuò)誤都可能造成嚴(yán)重后果。RPA基于嚴(yán)格的規(guī)則和算法操作，可以有效避免人為錯(cuò)誤，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，從而提高財(cái)務(wù)報(bào)告的準(zhǔn)確性。

（3）增強(qiáng)合規(guī)性和避免損失。財(cái)務(wù)部門需要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)章制度，確保操作合規(guī)和透明。RPA通過標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，確保所有操作都符合規(guī)定，避免違規(guī)。同時(shí)，RPA能自動記錄所有操作步驟和數(shù)據(jù)變化，提供詳盡的操作記錄，避免法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。

（4）提高員工滿意度。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中，財(cái)務(wù)人員常被重復(fù)性和低附加值的工作困擾，容易產(chǎn)生職業(yè)倦?。?］。而引入RPA后，這些枯燥任務(wù)由機(jī)器人完成，財(cái)務(wù)人員可以專注于更具戰(zhàn)略性的工作，如財(cái)務(wù)分析和業(yè)務(wù)決策等，從而提高工作滿意度，增強(qiáng)創(chuàng)新能力和工作積極性［3］。

（5）解決系統(tǒng)對接難題。Y集團(tuán)出于安全性和合規(guī)性考慮，不允許下屬企業(yè)開放SAP系統(tǒng)接口，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法自動傳輸。而通過引入RPA技術(shù)，A公司可以自動化執(zhí)行數(shù)據(jù)提取和上傳工作，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的無縫銜接，解決系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)對接問題，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確性。

（6）節(jié)約成本和提升效益。雖然引入RPA需要初期的技術(shù)投資和部署成本，但從長遠(yuǎn)來看，RPA帶來了顯著的效益。首先，許多重復(fù)性任務(wù)由機(jī)器人完成，降低了對人力資源的需求，節(jié)省了人力成本。其次，RPA的高效性和準(zhǔn)確性減少了人為錯(cuò)誤導(dǎo)致的財(cái)務(wù)損失和糾錯(cuò)成本。最后，RPA全天候工作能力加快了任務(wù)完成速度，縮短了財(cái)務(wù)周期，增強(qiáng)了資金流動性，提高了資金使用效率。

1.2.2" "A公司引入財(cái)務(wù)RPA的可行性

（1）大量重復(fù)的流程且規(guī)則明確。A公司財(cái)務(wù)部門存在大量重復(fù)性且規(guī)則明確的流程，如數(shù)據(jù)錄入、發(fā)票處理、對賬和報(bào)表生成等。RPA能夠通過預(yù)設(shè)規(guī)則和流程準(zhǔn)確無誤地執(zhí)行財(cái)務(wù)操作，無須人為干預(yù)［4］。

（2）信息化進(jìn)程與RPA相契合。盡管A公司的數(shù)字化建設(shè)尚未全面完成，目前正處于各系統(tǒng)建設(shè)的初期和過渡期，但這些進(jìn)展表明，A公司正積極邁向全面數(shù)字化階段，這為引入財(cái)務(wù)RPA提供了可能性。隨著數(shù)字化應(yīng)用的深入，RPA的應(yīng)用潛力將得到更大釋放。

（3）技術(shù)較為成熟。RPA技術(shù)已經(jīng)發(fā)展成熟，具備可靠的應(yīng)用基礎(chǔ)和技術(shù)支持，市場上有許多成熟的RPA技術(shù)平臺和工具供A公司選擇［5］。此外，RPA的應(yīng)用過程相對簡單，無須對現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行大規(guī)模改造，只需要在現(xiàn)有系統(tǒng)上進(jìn)行集成和自動化配置即可。A公司內(nèi)部已具備一定的技術(shù)支持能力，可為RPA的部署和運(yùn)行提供必要的支持。

2" " "A公司財(cái)務(wù)RPA應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1" "A公司應(yīng)用財(cái)務(wù)RPA的現(xiàn)行方案

A公司在費(fèi)用核算方面應(yīng)用財(cái)務(wù)RPA，以簡化和優(yōu)化原本煩瑣、低效的流程。在傳統(tǒng)流程中，業(yè)務(wù)部門提交費(fèi)用明細(xì)，財(cái)務(wù)部門計(jì)提、預(yù)提費(fèi)用，在實(shí)際報(bào)銷后入賬，并在月底沖銷已付款的預(yù)提費(fèi)用，所有憑證入賬、對賬、沖銷和審核均由財(cái)務(wù)人員手工完成。隨著公司報(bào)銷系統(tǒng)的上線，費(fèi)用報(bào)銷轉(zhuǎn)為線上操作，為RPA應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。2023年8月，A公司成功采購RPA，經(jīng)過調(diào)研和測試后，于2023年年底正式啟用，覆蓋除薪資、社保、公積金外的對私費(fèi)用。RPA自動讀取報(bào)銷系統(tǒng)中的單據(jù)，提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)，生成模擬費(fèi)用憑證。財(cái)務(wù)人員審核無誤后，由RPA將數(shù)據(jù)導(dǎo)入SAP系統(tǒng)生成正式憑證。

2.2" "A公司應(yīng)用財(cái)務(wù)RPA的效果

2.2.1" "賬務(wù)處理效率分析

從表1可知，A公司月平均費(fèi)用分錄核算量約為2萬行，RPA能顯著縮短每行處理時(shí)間（從1.3分鐘降至0.5分鐘），將月平均核算時(shí)間從26 000分鐘減少至10 000分鐘。此外，RPA可24小時(shí)連續(xù)工作，而人工每天僅能工作幾個(gè)小時(shí)，這就大大增加了每日有效工時(shí)?？傮w而言，RPA僅需7天即可完成A公司一個(gè)月的核算任務(wù)，而人工處理需要72天，這表明RPA在效率和時(shí)間利用率方面具有明顯優(yōu)勢。

2.2.2" "質(zhì)量與準(zhǔn)確性分析

根據(jù)調(diào)研可知，財(cái)務(wù)人員進(jìn)行人工費(fèi)用核算的錯(cuò)誤率保持在0.5%以下，而財(cái)務(wù)RPA的執(zhí)行情況如表2所示。

由表2可知，盡管RPA在2023年年底應(yīng)用初期錯(cuò)誤率較高，但經(jīng)過快速優(yōu)化后，錯(cuò)誤率在2024年1月顯著降低，且在后續(xù)大多數(shù)月份接近或低于人工處理的錯(cuò)誤率。隨著技術(shù)的完善，財(cái)務(wù)RPA的可靠性大幅增強(qiáng)，其低錯(cuò)誤率顯示出其在執(zhí)行復(fù)雜任務(wù)時(shí)的潛力和穩(wěn)定性。

2.2.3" "員工反饋

筆者通過向財(cái)務(wù)部門使用財(cái)務(wù)RPA的員工發(fā)放問卷，收集并分析他們的使用體驗(yàn)數(shù)據(jù)后得到員工的真實(shí)感受，具體如下。

（1）總體滿意度與功能評價(jià)。員工對財(cái)務(wù)RPA的總體滿意度存在分歧，33.33%的員工滿意，58.33%的員工覺得一般，8.34%的員工不滿意，這顯示出整體滿意度不高，有改進(jìn)空間。在功能完整性方面，75%的員工認(rèn)為功能一般，25%的員工認(rèn)為不完整，這表明目前財(cái)務(wù)RPA尚未完全滿足應(yīng)用需求，影響了員工的使用體驗(yàn)。

（2）運(yùn)行穩(wěn)定性與效率評價(jià)。關(guān)于RPA的運(yùn)行穩(wěn)定性，33.33%的員工認(rèn)為穩(wěn)定，58.33%的員工認(rèn)為一般，8.34%的員工認(rèn)為不穩(wěn)定，這表明RPA在運(yùn)行過程中仍存在一定的故障和不穩(wěn)定情況。在效率方面，16.67%的員工認(rèn)為效率高，75%的員工認(rèn)為一般，8.33%的員工認(rèn)為效率低，這說明RPA效率未達(dá)到預(yù)期。

（3）實(shí)際幫助與價(jià)值評價(jià)。盡管RPA存在一定的問題，員工對RPA的實(shí)際價(jià)值仍持積極態(tài)度：58.33%的員工認(rèn)為RPA有助于日常工作，41.67%的員工認(rèn)為幫助一般，無人認(rèn)為完全沒有幫助或有負(fù)面影響。66.67%的員工認(rèn)為RPA在減少人工錯(cuò)誤方面有效，其中16.67%的員工認(rèn)為顯著降低了錯(cuò)誤率，50%的員工認(rèn)為有所降低。75%的員工認(rèn)為RPA在提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性方面最有價(jià)值。

總的來看，A公司財(cái)務(wù)RPA在功能完善性、系統(tǒng)穩(wěn)定性和效率提升等方面仍有改進(jìn)空間，但其在實(shí)際應(yīng)用中也顯示出具有一定的應(yīng)用價(jià)值。如果能優(yōu)化RPA，解決員工反饋的問題，A公司可進(jìn)一步增強(qiáng)RPA應(yīng)用效果。

3" " "A公司財(cái)務(wù)RPA應(yīng)用中存在的問題

3.1" "RPA覆蓋面有限，人工干預(yù)仍然較多

RPA能在7天內(nèi)完成每月約2萬行費(fèi)用分錄的核算任務(wù)，但主要用于生成財(cái)務(wù)憑證并寫入SAP系統(tǒng)，許多任務(wù)尚未實(shí)現(xiàn)自動化，部分流程仍需要人工處理。RPA只能依據(jù)映射表生成模擬憑證，需要財(cái)務(wù)人員審核并手工修改錯(cuò)賬。反沖憑證需要手動處理，且需要員工監(jiān)督RPA運(yùn)行，這就增加了人工干預(yù)和監(jiān)督的負(fù)擔(dān)。

3.2" "系統(tǒng)穩(wěn)定性不足

問卷調(diào)查結(jié)果顯示，RPA在實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)了崩潰、數(shù)據(jù)丟失、熱鍵失效和操作卡頓等問題。例如，2023年12月，RPA推送憑證時(shí)卡頓，導(dǎo)致重復(fù)記賬并需要沖銷113行賬目，而財(cái)務(wù)人員需要重新核對和調(diào)整數(shù)據(jù)，增加了工作量和操作成本。系統(tǒng)不穩(wěn)定性降低了應(yīng)用效率，也影響了財(cái)務(wù)人員對RPA的信任度。

3.3" "適應(yīng)性和靈活性不足

RPA規(guī)則和邏輯固定，難以適應(yīng)業(yè)務(wù)流程變化或新需求。例如，研發(fā)費(fèi)用需要與研發(fā)訂單號匹配結(jié)轉(zhuǎn)，福利費(fèi)需要區(qū)分中轉(zhuǎn)科目，這就需要技術(shù)團(tuán)隊(duì)頻繁更新和調(diào)整RPA程序，導(dǎo)致維護(hù)成本和時(shí)間增加。另外，RPA處理非標(biāo)準(zhǔn)化或復(fù)雜任務(wù)時(shí)表現(xiàn)不佳，新增成本中心需要人工判斷和處理。

3.4" "跨部門溝通不暢

A公司財(cái)務(wù)RPA系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)需要信息部門和財(cái)務(wù)部門緊密合作。在實(shí)際操作中，信息部門導(dǎo)出RPA生成的憑證表，財(cái)務(wù)人員審核無誤后，再由信息部門操作RPA將憑證推送至SAP系統(tǒng)。此流程雖然強(qiáng)調(diào)跨部門合作，但暴露出溝通效率不足的問題。信息部門關(guān)注技術(shù)支持但對財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)了解不足，財(cái)務(wù)人員注重?cái)?shù)據(jù)準(zhǔn)確性卻缺乏技術(shù)知識，專業(yè)差異導(dǎo)致其溝通困難，拖慢RPA優(yōu)化速度，影響RPA的應(yīng)用效率。

4" " "A公司財(cái)務(wù)RPA應(yīng)用的優(yōu)化策略

4.1" "全面識別潛在的自動化任務(wù)

為優(yōu)化財(cái)務(wù)RPA的應(yīng)用，A公司首先需要全面識別費(fèi)用報(bào)銷流程中所有潛在的自動化任務(wù)。目前，A公司的費(fèi)用報(bào)銷流程如圖1所示。

通過詳細(xì)的流程分析，可以發(fā)現(xiàn)以下關(guān)鍵環(huán)節(jié)高度適合自動化：①費(fèi)用預(yù)提及入賬。業(yè)務(wù)部門每月通過Excel表發(fā)送費(fèi)用明細(xì)給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員將其作為預(yù)提費(fèi)用入賬。RPA可從Excel中自動提取數(shù)據(jù)，生成并入賬預(yù)提費(fèi)用憑證，減少人工操作時(shí)間和錯(cuò)誤。②報(bào)銷審核。業(yè)務(wù)人員實(shí)際報(bào)銷時(shí)，經(jīng)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核后，由財(cái)務(wù)人員初審和復(fù)審。RPA可輔助自動化審核，檢查報(bào)銷單據(jù)的完整性和合規(guī)性，核對報(bào)銷金額，并將初審結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)人員，減少審核工作量，提高審核效率。③預(yù)提核銷與差異處理。RPA向SAP系統(tǒng)推送憑證后，財(cái)務(wù)人員月底需要沖銷已付款的預(yù)提費(fèi)用。RPA可自動對比預(yù)提費(fèi)用和實(shí)際費(fèi)用，識別不匹配記錄以供財(cái)務(wù)人員檢查處理，并自動沖銷無差異的預(yù)提費(fèi)用，提高入賬準(zhǔn)確性，減少重復(fù)工作。

4.2" "加強(qiáng)系統(tǒng)測試和優(yōu)化

為提高RPA系統(tǒng)性能和穩(wěn)定性，A公司應(yīng)在不同場景下進(jìn)行全面測試，及時(shí)修復(fù)漏洞。建立完善的測試環(huán)境，模擬高負(fù)載和異常情況，通過壓力測試、功能測試和回歸測試評估系統(tǒng)性能和可靠性。及時(shí)記錄并修復(fù)問題，優(yōu)化系統(tǒng)代碼和邏輯，提高執(zhí)行效率。

4.3" "對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行RPA系統(tǒng)培訓(xùn)

為提高財(cái)務(wù)人員對RPA系統(tǒng)的認(rèn)識和操作能力，A公司應(yīng)提供針對性的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括基本操作、配置方法、常見問題的解決方案等。培訓(xùn)方式應(yīng)包括線上課程、線下講座和實(shí)際操作訓(xùn)練等，確保財(cái)務(wù)人員掌握RPA系統(tǒng)的基本操作方法。

4.4" "引入人工智能技術(shù)

引入人工智能技術(shù)可顯著增強(qiáng)RPA的判斷和決策能力，提高其處理復(fù)雜任務(wù)的能力。通過引入機(jī)器學(xué)習(xí)算法，RPA可以分析歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)前情況，自動作出復(fù)雜判斷和決策，減少人工干預(yù)。自然語言處理技術(shù)可幫助RPA理解和處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和全面性。另外，A公司應(yīng)建立數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策支持系統(tǒng)，整合人工智能技術(shù)與RPA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)智能化財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)運(yùn)營。

5" " "結(jié)束語

本文分析了A公司引入財(cái)務(wù)RPA的重要性和可行性，以及A公司財(cái)務(wù)RPA應(yīng)用的現(xiàn)行方案，指出其提升財(cái)務(wù)處理效率和減輕人工操作負(fù)擔(dān)的成效，同時(shí)也揭示了當(dāng)前A公司財(cái)務(wù)RPA應(yīng)用中存在的問題，如覆蓋面有限，系統(tǒng)穩(wěn)定性、適應(yīng)性和靈活性不足，以及部門溝通不暢等。為優(yōu)化財(cái)務(wù)RPA應(yīng)用方案，本文提出以下措施：全面識別潛在的自動化任務(wù)，加強(qiáng)系統(tǒng)測試和優(yōu)化，進(jìn)行財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)，引入人工智能技術(shù)來提高RPA判斷和決策能力。未來，A公司可拓展RPA應(yīng)用場景，強(qiáng)化與人工智能技術(shù)的融合，提升RPA智能化水平，以加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析與決策支持。

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