高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系的優(yōu)化策略研究

摘要：高校固定資產(chǎn)是高校的重要組成部分，隨著教育體制改革的逐步深入，國家對高校固定資產(chǎn)的管理要求也在逐漸提升。大多數(shù)高校已經(jīng)根據(jù)國家要求建立了相應(yīng)的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理體系，但是仍舊存在一定的缺陷，因此來說，對其進(jìn)行分析與優(yōu)化具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。基于此，本文首先簡要闡述高校固定資產(chǎn)的概念及相關(guān)理論，然后對我國部分高校在固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系設(shè)計(jì)中存在的問題進(jìn)行深入分析，最后針對問題提出有效的解決策略，包括建立健全風(fēng)險(xiǎn)管理體系、進(jìn)一步規(guī)范內(nèi)部控制、建立完善的信息化系統(tǒng)、構(gòu)建內(nèi)外結(jié)合的監(jiān)督體系等，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校固定資產(chǎn)；內(nèi)部控制體系；優(yōu)化策略

DOI：10.12433/zgkjtz.20242234

自2009年以來，高校固定資產(chǎn)以每年超過10%的速度遞增，與此同時(shí)，高校固定資產(chǎn)管理體制相對較為落后，無法滿足日益復(fù)雜的資產(chǎn)管理需求，對其進(jìn)行優(yōu)化具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。對此，國家相關(guān)部門出臺(tái)了《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見》《行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理?xiàng)l例》等文件作為指引。教育領(lǐng)域的專家學(xué)者也對此開展了相應(yīng)的研究，例如，司馬韋偉（2023）即結(jié)合內(nèi)部控制理論，對高校固定EhRd3BRXyMam4zHGtEXnchkcJUkhecA3TShpMJAvOxw=資產(chǎn)管理策略進(jìn)行了分析研究；焦授青（2023）結(jié)合COSO內(nèi)控五要素理論，從控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息溝通、監(jiān)管五個(gè)方面，對高校固定資產(chǎn)內(nèi)控體系建設(shè)與優(yōu)化策略進(jìn)行了分析與研究。本文在前人研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際案例開展研究。

一、案例概述

本文研究的對象為QT學(xué)院。該學(xué)校為省直屬高校，隨著時(shí)代的發(fā)展，QT學(xué)院的固定資產(chǎn)數(shù)目逐漸增加，為了提升對高校內(nèi)部固定資產(chǎn)的管理與控制質(zhì)量，建立服務(wù)性質(zhì)的資產(chǎn)行政管理體系，QT學(xué)院探索構(gòu)建了以院校兩級管理為主體，內(nèi)部審計(jì)與外部監(jiān)督相結(jié)合的資產(chǎn)內(nèi)部控制管理模式。表1為QT學(xué)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理模式。

從管理內(nèi)容上看，近年來，QT學(xué)院固定資產(chǎn)數(shù)量逐漸增加，主要類型包括房屋與建筑物、儀器設(shè)備、文物與陳列物、圖書檔案、家具用具及動(dòng)植物等。從管理制度上看，QT學(xué)院已經(jīng)建立了比較完善的環(huán)境控制制度與業(yè)務(wù)控制制度。但是在實(shí)際操作情境中，QT學(xué)院仍舊存在一系列問題，需要對其進(jìn)行有針對性的解決。

二、高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系問題分析

（一）內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)不完善

該問題主要表現(xiàn)為管理意識(shí)不強(qiáng)、內(nèi)控組織體系完善性差。從管理意識(shí)角度分析，近年來，由于相關(guān)法律法規(guī)的日臻完善，高校資產(chǎn)管理人員的內(nèi)控意識(shí)已經(jīng)得到了顯著提升，但是與內(nèi)控管理的現(xiàn)實(shí)需求之間仍舊存在一定差距。反映在實(shí)際工作中，表現(xiàn)為工作人員對資產(chǎn)的處置較為隨意，例如，在固定資產(chǎn)的回收報(bào)廢過程中，部分工作人員并沒有對有物無賬資產(chǎn)進(jìn)行針對性處置，進(jìn)而影響了固定資產(chǎn)處置質(zhì)量。從內(nèi)控組織體系角度分析，當(dāng)前，QT學(xué)院雖然已經(jīng)完成了資產(chǎn)內(nèi)部控制體系的初步建設(shè)，但是在實(shí)際工作情境中，內(nèi)外部環(huán)境是不斷變化的，而nRrJ/OP0LVVVE8CLwq8EUI6DmnF6UIRK+AxSLOwluYU=QT學(xué)院制定的內(nèi)部控制體系并無針對性較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)變化內(nèi)容，進(jìn)而影響了內(nèi)部控制的順利實(shí)現(xiàn)。

（二）風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制不健全

從風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制角度看，QT學(xué)院風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制不健全現(xiàn)象較為明顯，主要表現(xiàn)為：一是頻率較低。QT學(xué)院風(fēng)險(xiǎn)管理工作是以年為周期開展的，在年中固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程更新之后，相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理制度很難及時(shí)跟進(jìn)落實(shí)，在實(shí)際工作情境中很容易導(dǎo)致資產(chǎn)管理無章可循，進(jìn)而影響固定資產(chǎn)管理效果。

二是風(fēng)險(xiǎn)管理范圍不夠廣泛。QT學(xué)院在進(jìn)行固定資產(chǎn)管理時(shí)，關(guān)注的范圍相對有限，主要申請、預(yù)算、審批、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，涉及的部門相對較少，不利于風(fēng)險(xiǎn)管理綜合質(zhì)量提高。

三是尚未建立起風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。當(dāng)前，QT學(xué)院在風(fēng)險(xiǎn)管理方面主要強(qiáng)調(diào)對于風(fēng)險(xiǎn)的動(dòng)態(tài)跟蹤，并未建立完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，風(fēng)險(xiǎn)管理與控制難度相對較高。

（三）內(nèi)部控制活動(dòng)有效性差

內(nèi)部控制活動(dòng)有效性差也是QT學(xué)院存在的主要問題之一，具體表現(xiàn)為房產(chǎn)管理控制活動(dòng)不夠規(guī)范、設(shè)備資產(chǎn)控制活動(dòng)不夠嚴(yán)格。房產(chǎn)管理控制活動(dòng)不夠規(guī)范的主要表現(xiàn)為，在房產(chǎn)配置工作過程中，相關(guān)部門并沒有根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行完善的規(guī)劃與配置，導(dǎo)致配置不合理，影響了資產(chǎn)使用效率提高。在房產(chǎn)日常管理方面，QT學(xué)院存在房產(chǎn)、土地產(chǎn)籍制度登記完整性差等問題，在后期管理過程中存在職責(zé)不清、分工不明等問題。在房產(chǎn)處置管理方面，處置并沒有嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)資產(chǎn)損失，影響了財(cái)務(wù)處理質(zhì)量。設(shè)備資產(chǎn)控制活動(dòng)不夠嚴(yán)格的主要表現(xiàn)為，在設(shè)備配置方面，計(jì)劃購置與實(shí)際購置之間存在一定的時(shí)間差，進(jìn)而影響了預(yù)算質(zhì)量。在設(shè)備處置方面，資產(chǎn)處置并未按照既定程序進(jìn)行公開處置，很容易導(dǎo)致資產(chǎn)處置程序不規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致資產(chǎn)損失。在設(shè)備盤點(diǎn)方面，QT學(xué)院的盤點(diǎn)周期相對較長，在實(shí)際工作中，管理上的缺失、盤點(diǎn)細(xì)節(jié)很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決，很容易出現(xiàn)國有資產(chǎn)流失的問題。

（四）溝通渠道不暢通

溝通渠道不暢通也是QT學(xué)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系存在的主要問題之一。具體表現(xiàn)如下：一是QT學(xué)院資產(chǎn)信息系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量相對較差，主要表現(xiàn)為資產(chǎn)信息系統(tǒng)內(nèi)容難以及時(shí)更新，進(jìn)而導(dǎo)致使用者無法及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取資產(chǎn)信息，進(jìn)而導(dǎo)致資產(chǎn)管理質(zhì)量不高。

二是QT學(xué)院資產(chǎn)信息系統(tǒng)的兼容性相對較差，從內(nèi)部結(jié)構(gòu)來看，高校資產(chǎn)管理工作的參與部門相對較多，各部門負(fù)責(zé)不同模塊，分別進(jìn)行信息傳輸，由管理部門對信息進(jìn)行匯總、傳遞。這種方式的工作效率相對較高，但各部門彼此之間并不進(jìn)行交流與溝通，信息上的壁壘問題相當(dāng)嚴(yán)重，限制了溝通質(zhì)量，進(jìn)而影響了內(nèi)部控制決策質(zhì)量。

三是QT學(xué)院在資產(chǎn)管理領(lǐng)域方面的信息化技術(shù)應(yīng)用相對較少，仍舊以手工盤點(diǎn)為主，綜合效率相對較低。

（五）內(nèi)部監(jiān)督缺位

內(nèi)部監(jiān)督缺位也是QT學(xué)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系存在的主要問題之一。具體表現(xiàn)如下：

一是QT學(xué)院審計(jì)的資產(chǎn)類型主要集中在財(cái)務(wù)審計(jì)、離任審計(jì)兩個(gè)方面，固定資產(chǎn)審計(jì)不受重視。

二是QT學(xué)院審計(jì)部門的人員普遍缺乏足夠的資產(chǎn)管理理論經(jīng)驗(yàn)，其綜合素質(zhì)與專業(yè)能力相對一般。

三是QT學(xué)院并沒有引進(jìn)關(guān)鍵的外部監(jiān)督，其資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容并不進(jìn)行及時(shí)公開。

三、高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系優(yōu)化策略

（一）完善內(nèi)部控制環(huán)境

一是完善內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)。QT學(xué)院應(yīng)當(dāng)建立完善的內(nèi)部控制組織系統(tǒng)，聘用具備一定專業(yè)素質(zhì)的人員擔(dān)任相關(guān)崗位，并對其進(jìn)行定期培訓(xùn)。

二是明晰職責(zé)。應(yīng)當(dāng)對相關(guān)崗位進(jìn)行權(quán)責(zé)設(shè)計(jì)，降低人為因素導(dǎo)致的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

三是優(yōu)化流程設(shè)計(jì)。必須將校內(nèi)資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類，同時(shí)設(shè)定管控方式與職責(zé)分工。

（二）建立健全的風(fēng)險(xiǎn)管理體系

建立健全的風(fēng)險(xiǎn)管理體系的策略如下：

一是設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)管理工作小組。由財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、資產(chǎn)管理處等部門派遣人員組成，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)評估等工作，查找內(nèi)控存在的不足。

二是開展風(fēng)險(xiǎn)預(yù)評工作。QT學(xué)院應(yīng)當(dāng)提前對學(xué)校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)評價(jià)，并據(jù)此建立固定資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫，確定風(fēng)險(xiǎn)特征、風(fēng)險(xiǎn)成因、風(fēng)險(xiǎn)處理辦法等，為風(fēng)險(xiǎn)的有效解決提供必要的支持。

（三）進(jìn)一步規(guī)范內(nèi)部控制活動(dòng)

進(jìn)一步規(guī)范內(nèi)部控制活動(dòng)的具體策略如下：

一是編制完善的工作流程手冊，將固定資產(chǎn)預(yù)算管理、采購、入庫、使用、維修等全部流程囊括其中，解決固定資產(chǎn)管理制度缺失等問題，進(jìn)一步明確資產(chǎn)管理部門的職責(zé)權(quán)限。

二是建立風(fēng)險(xiǎn)矩陣。根據(jù)年度風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，建立固定資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣表，其中應(yīng)當(dāng)包括風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、關(guān)鍵控制點(diǎn)、控制活動(dòng)描述、制度與文檔、控制負(fù)責(zé)人五方面內(nèi)容。表2為房屋資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣表（部分）。

（四）建立完善的信息化系統(tǒng)

建立完善的信息化系統(tǒng)，推進(jìn)固定資產(chǎn)信息化系統(tǒng)建設(shè)也是非常必要的，具體實(shí)現(xiàn)策略如下：

一是提高信息化建設(shè)質(zhì)量。QT學(xué)院應(yīng)當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行固定資產(chǎn)信息化系統(tǒng)建設(shè)，并將固定資產(chǎn)管理的各個(gè)流程全部納入固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)中，對業(yè)務(wù)流程運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行全過程跟蹤與記錄。

二是強(qiáng)化部門數(shù)據(jù)溝通。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)在高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)各個(gè)部門之間建立信息化溝通渠道，明確各個(gè)部門在管理中的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)管理信息的集成與共享，以此有效提升信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量，進(jìn)而提升固定資產(chǎn)處理質(zhì)量。

三是引進(jìn)或培育信息化專業(yè)人才。資產(chǎn)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)具有一定復(fù)雜性，且大多數(shù)系統(tǒng)均存在模板化較強(qiáng)的特征，與學(xué)校的實(shí)際需要之間普遍存在一定的差異。針對此種情況，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)引進(jìn)或者培育專業(yè)人才，執(zhí)行資產(chǎn)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)控制、優(yōu)化、維護(hù)等工作，使資產(chǎn)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)能夠真正與學(xué)校的實(shí)際情況相契合。

（五）建立內(nèi)外結(jié)合的監(jiān)督體系

建立內(nèi)外結(jié)合的監(jiān)督體系有助于提升高校固定資產(chǎn)的綜合控制質(zhì)量。具體實(shí)現(xiàn)策略如下：

一是完善內(nèi)部監(jiān)督。QT學(xué)院應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對于固定資產(chǎn)審計(jì)的重視，采取定期審計(jì)的方式，加強(qiáng)固定資產(chǎn)監(jiān)督審計(jì)質(zhì)量，并設(shè)置完善的控制流程與控制制度，以此來完善內(nèi)部監(jiān)督體系。

二是建立內(nèi)部評價(jià)體系。QT學(xué)院應(yīng)當(dāng)建立完善的評價(jià)制度，以年為周期，對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的運(yùn)行效果進(jìn)行綜合評估，并提供完善的評價(jià)報(bào)告。內(nèi)部控制監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)評價(jià)報(bào)告的內(nèi)容編制建議報(bào)告，即針對評價(jià)中存在的問題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)完善策略與管理意見。各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)部管理建議報(bào)告的內(nèi)容，對報(bào)告涉及到的內(nèi)容進(jìn)行整改與完善，當(dāng)年報(bào)告中存在的缺陷點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是下一年內(nèi)部控制評價(jià)的重點(diǎn)方向。

三是完善外部監(jiān)督。首先，國家應(yīng)當(dāng)成立專項(xiàng)審計(jì)部門，對高校固定資產(chǎn)進(jìn)行隨機(jī)抽樣審計(jì)。其次，媒體也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于高校固定資產(chǎn)的關(guān)注，充分發(fā)揮輿論監(jiān)督作用。最后，學(xué)校也可以委托校外監(jiān)督機(jī)構(gòu)，定期對資產(chǎn)管理進(jìn)行審計(jì)。

四、結(jié)論

綜上所述，本文結(jié)合QT學(xué)院固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，對其問題進(jìn)行了綜合分析，并從控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息溝通、監(jiān)管五個(gè)方面提出了具體的優(yōu)化與完善策略，以期能夠?yàn)槲覈咝?nèi)控管理提供一定的理論參考。但需要注意的是，本文提出的經(jīng)驗(yàn)并不完全適用于所有高校，其他學(xué)校應(yīng)當(dāng)在充分結(jié)合自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，對自身固定資產(chǎn)管理存在的缺陷進(jìn)行有針對性的完善。

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