電網(wǎng)企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+共享服務(wù)”智慧商旅管理模式落地實(shí)踐

摘要：傳統(tǒng)差旅業(yè)務(wù)審批流程長，報銷效率低，差旅成本高，本文以電網(wǎng)企業(yè)為例，探討在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，電網(wǎng)企業(yè)如何構(gòu)建 “互聯(lián)網(wǎng)+共享服務(wù)”的智慧商旅管理模式，以期解決傳統(tǒng)差旅業(yè)務(wù)的痛點(diǎn)，服務(wù)提質(zhì)增效，同時充分利用數(shù)據(jù)資產(chǎn)，讓數(shù)據(jù)更好地為管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型；共享服務(wù)；智慧商旅；幸福出行

中央企業(yè)員工數(shù)量龐大、經(jīng)營區(qū)域廣泛，傳統(tǒng)差旅業(yè)務(wù)容易受網(wǎng)絡(luò)、地域限制，審批流程長，員工出差存在墊付情況，報銷取票、貼票占用大量時間且發(fā)票真?zhèn)坞y以辨別，無法從根本上防控虛假報銷、超標(biāo)報銷、錯報重報等違規(guī)問題，存在差旅出行的合規(guī)風(fēng)險。

為進(jìn)一步嚴(yán)格落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定，強(qiáng)化差旅費(fèi)全過程精益管控，解決傳統(tǒng)差旅費(fèi)報銷流程復(fù)雜的問題，同時適應(yīng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展要求，A電力公司 （以下簡稱 “A公司”）于2019年3月正式啟動國網(wǎng)商旅應(yīng)用建設(shè)工作，通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維和先進(jìn)技術(shù)手段，將商旅管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則植入信息平臺，逐步實(shí)現(xiàn)全體職工商旅預(yù)訂產(chǎn)品免墊付費(fèi)用、實(shí)際出行免取票、差旅報銷免貼票，商旅服務(wù)全場景快捷出行、全票據(jù)集中管控、全級次高效使用、全過程規(guī)范管理、全在線智能處理，形成了 “三免五全”的商旅共享服務(wù)新模式。

經(jīng)過6年多的應(yīng)用實(shí)踐，A公司已全面建成集應(yīng)用前臺、資源中臺、運(yùn)營后臺于一體的智能商旅管理平臺，以應(yīng)用前臺支撐商旅業(yè)務(wù)全流程線上辦理，以資源中臺全面適配交通、住宿等商旅產(chǎn)品需求，以運(yùn)營后臺統(tǒng)一提供運(yùn)營服務(wù)，從根本上杜絕差旅超標(biāo)、錯報重報等違規(guī)行為，有力提升差旅集約化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平和員工的體驗(yàn)感、獲得感，減少員工墊付資金，降低備用金管理成本，“互聯(lián)網(wǎng)+共享服務(wù)”智慧商旅管理在電網(wǎng)企業(yè)的落地實(shí)踐取得了顯著成效。

一、主要做法

A公司持續(xù)提升業(yè)務(wù)處理的及時性和準(zhǔn)確性，深化業(yè)財協(xié)同，拓寬商旅應(yīng)用的深度和廣度63b4f0cc2dc56749a43e75f255047745，提升差旅費(fèi)全過程的精益管控能力，促進(jìn)挖潛增效，全方位強(qiáng)化系統(tǒng)風(fēng)險防控水平，國網(wǎng)商旅云已上線運(yùn)營監(jiān)控分析平臺 （內(nèi)含50張報表）、培訓(xùn)模塊、智能語音、風(fēng)控提醒等重點(diǎn)功能。

（一）全費(fèi)用統(tǒng)一入口，發(fā)揮規(guī)模效益

依托商旅應(yīng)用平臺，A公司將因公出差、會議、培訓(xùn)、項(xiàng)目評審、黨建活動等業(yè)務(wù)全面納入商旅平臺，統(tǒng)一因公出行業(yè)務(wù)唯一報銷入口，借助全費(fèi)用統(tǒng)一入口，實(shí)現(xiàn)因公出行業(yè)務(wù)在線集約化管理。

在傳統(tǒng)的差旅管理模式下，公司的差旅支出被分解為每個員工的孤立行為，導(dǎo)致公司議價能力下降，無法享受航空公司和酒店的優(yōu)惠政策。[1]采用 “互聯(lián)網(wǎng)+”的模式，通過與各大航空集團(tuán)、酒店集團(tuán)進(jìn)行全系統(tǒng)商旅服務(wù)集中采購，能夠有效發(fā)揮集團(tuán)的規(guī)模效應(yīng)：平臺上游資源端與內(nèi)部酒店、培訓(xùn)中心及外部航司、酒店集團(tuán)直聯(lián)，有效盤活內(nèi)部酒店資源，降低差旅采購成本；下游服務(wù)端逐步構(gòu)建自主運(yùn)營體系，提供個性化定制服務(wù)，打造安全便捷、保障完善的出行體驗(yàn)，通過上下游貫通融合，發(fā)揮規(guī)模效益，整合差旅資源，降低差旅成本，A公司的差旅管理水平全面提升。

（二）全流程線上操作，強(qiáng)化合規(guī)管控

差旅費(fèi)管理涉及面廣、事項(xiàng)繁雜、業(yè)務(wù)量大，但每筆金額較小，在缺乏統(tǒng)一平臺支持的情況下，要對差旅費(fèi)業(yè)務(wù)逐筆進(jìn)行精益管控，難度較大。近年來，外部監(jiān)管形勢日趨嚴(yán)峻，內(nèi)部管理也持續(xù)加強(qiáng)，但某些單位依舊存在差旅費(fèi)審核把關(guān)不嚴(yán)、車票酒店超標(biāo)、多報補(bǔ)助等問題，對公司形象、管理精益化水平和干部隊伍作風(fēng)建設(shè)造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

商旅應(yīng)用平臺通過統(tǒng)一墊付資金、統(tǒng)一開具發(fā)票、統(tǒng)一對賬結(jié)算的場景設(shè)計，實(shí)現(xiàn)了線上出差申請、差規(guī)控制、票務(wù)預(yù)訂、費(fèi)用報銷、批量對賬、財務(wù)結(jié)算的全流程貫通，改變了員工出差需要自行預(yù)訂火車票、機(jī)票、酒店并墊付費(fèi)用的傳統(tǒng)模式；同時，將差旅伙食補(bǔ)助和公雜費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)固化在系統(tǒng)中，杜絕超標(biāo)預(yù)訂車票和酒店，強(qiáng)化事中管控，進(jìn)一步降低超標(biāo)風(fēng)險。借助統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用流程，系統(tǒng)防控差旅合規(guī)風(fēng)險。

（三）全過程進(jìn)度監(jiān)控，深挖數(shù)據(jù)價值

從商旅報銷業(yè)務(wù)出發(fā)，圍繞用戶出差申請、差旅預(yù)訂、財務(wù)報銷結(jié)算等主要場景，以駕駛艙的形式，通過各種常見圖表展示差旅運(yùn)行的關(guān)鍵指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)差旅數(shù)據(jù)全過程在線監(jiān)控；利用商旅云平臺對異常關(guān)鍵指標(biāo)預(yù)警，防范內(nèi)控風(fēng)險，提升差旅精益管理水平；建成運(yùn)營監(jiān)控分析平臺，深挖數(shù)據(jù)價值，針對員工差旅行為和費(fèi)用支出進(jìn)行多層級、多角色、多維度數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計，為各單位業(yè)務(wù)管理人員及財務(wù)人員提供業(yè)務(wù)查詢與數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等服務(wù)，為各單位用戶行為和差旅預(yù)算規(guī)劃管理提供決策依據(jù)，充分利用數(shù)據(jù)資產(chǎn)，讓數(shù)據(jù)更好地為管理服務(wù)。

（四）報銷審批移動化，提升報銷效率

打通內(nèi)外網(wǎng)通道，構(gòu)建靈活敏捷的前端移動應(yīng)用。將ERP系統(tǒng)全部費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)同步至商旅云平臺審批，滿足多種費(fèi)用的移動審批。如非差旅類業(yè)務(wù)和培訓(xùn)類業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)進(jìn)行填報，通過 “公司名稱+姓名+人資編號”進(jìn)行人員信息的匹配，沿用現(xiàn)有的BPM審批流程配置，用戶完成單據(jù)并檢查無誤后點(diǎn)擊提交，ERP調(diào)用BPM接口，獲取審批節(jié)點(diǎn)及審批人信息，再將報銷單的字段信息及審批信息傳輸至國網(wǎng)商旅。審批人通過國網(wǎng)商旅完成審批，國網(wǎng)商旅將審批結(jié)果回傳至ERP進(jìn)行財務(wù)憑證生成，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)審批信息實(shí)時互傳、全業(yè)務(wù)在線移動審批，大幅提升了費(fèi)用報銷效率。

（五）運(yùn)營結(jié)算智能化，縮短報銷周期

推動 “商旅管理+移動審批+代支付”的一站式管理服務(wù)模式。從自動對賬、開票和輔助信息下載等方面進(jìn)行智能升級，實(shí)現(xiàn) “批量實(shí)時代付”，自動生成付款憑證，信息全流程在線反映，差旅單筆報銷款到賬周期由原來的平均3至5天縮短到1個工作日，進(jìn)一步提升了商旅運(yùn)營結(jié)算服務(wù)水平；應(yīng)用出差補(bǔ)助代支付功能，在墊付車票、機(jī)票、住宿費(fèi)的基礎(chǔ)上，增加員工自付費(fèi)用及差旅補(bǔ)助費(fèi)用代墊支付服務(wù)，實(shí)現(xiàn)員工報銷后2小時到賬，極大地縮短了員工報銷的收款時間，提升了員工的滿意度和獲得感。

（六）上線催報銷功能，規(guī)范差旅報銷

截至目前，A公司已初步實(shí)現(xiàn)商旅催報銷功能，通過短信提醒超期未報銷的員工進(jìn)行報銷，必要時采取封停產(chǎn)品預(yù)訂功能的方式，促使員工提高報銷效率，規(guī)范差旅報銷行為；[2]多人一同出差，減少了重復(fù)審批及同行人代訂、代報銷功能，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)發(fā)起統(tǒng)一操作，財務(wù)記賬分開處理；上線培訓(xùn)中心模塊，實(shí)現(xiàn)了培訓(xùn)通知發(fā)布、學(xué)員報名、培訓(xùn)住宿預(yù)訂、培訓(xùn)報銷全業(yè)務(wù)流程由線下到線上模式的轉(zhuǎn)變，提升用戶體驗(yàn)，切實(shí)落實(shí)降本增效，強(qiáng)化財務(wù)管理要求。

（七）上線自動報銷功能，提升報銷智能化水平

對符合特定條件的訂單進(jìn)行自動報銷，真正實(shí)現(xiàn) “免墊付、免發(fā)票、免報銷”的三免體驗(yàn)。系統(tǒng)定時對符合自動報銷條件的訂單發(fā)起自動報銷，相關(guān)補(bǔ)助根據(jù)訂單自動計算；報銷單據(jù)將自動進(jìn)入審批流程，由財務(wù)人員進(jìn)行審核；自動報銷完成后，針對同一申請單，若存在需要報銷的自付單據(jù)，員工可以再手動發(fā)起一次報銷；為確保行程的完整，自動提報部分也將在審核時一并顯示。

二、實(shí)踐成效

（一）規(guī)則固化，強(qiáng)化合規(guī)剛性管控

根據(jù)電網(wǎng)企業(yè)制定的差旅費(fèi)管理制度，平臺將100余項(xiàng)商旅系統(tǒng)校驗(yàn)規(guī)則和200余項(xiàng)系統(tǒng)管控流程以及600余項(xiàng)差旅費(fèi)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)配置到多種出差場景中。首先，實(shí)現(xiàn)了出差補(bǔ)助的自動精準(zhǔn)計算。發(fā)起報銷時，商旅系統(tǒng)自動讀取出差申請單和報銷單的詳細(xì)信息，同時調(diào)用各單位預(yù)先配置的差旅補(bǔ)助計算標(biāo)準(zhǔn)和計算邏輯，自動計算出差補(bǔ)助金額；其次，大幅度減輕了基層財務(wù)人員的審核壓力。商旅系統(tǒng)自動對上傳發(fā)票進(jìn)行真實(shí)性、重復(fù)性和邏輯性的驗(yàn)證，提升員工報銷合規(guī)意識；最后，針對不同員工的職級職務(wù)，自動匹配差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，過h2b/TkLzJC6/b9sGhokCg2C5seIZwMhs3kn84scg5Ys=濾不符合標(biāo)準(zhǔn)的報銷項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了控制規(guī)則前移、業(yè)財協(xié)同、全面管控，差旅費(fèi)管理的風(fēng)險點(diǎn)和薄弱點(diǎn)大幅減少，有效保證了管理制度的全面落地執(zhí)行。

（二）降本增效，提升差旅管理精益化水平

將差旅費(fèi)管理作為試點(diǎn)事項(xiàng)，將出差審批、產(chǎn)品預(yù)訂、差旅報銷全部轉(zhuǎn)為線上處理，實(shí)現(xiàn)了服務(wù)共享、規(guī)則共享、資源共享、模式和財務(wù)共享，出差申請平均審批效率提升70%，產(chǎn)品預(yù)訂效率提升50%，費(fèi)用報銷工作量減少95%以上，每年節(jié)省了數(shù)百萬小時的低效無效工作量，差旅管理效率整體大幅提升。

結(jié)合公司放管服和變革強(qiáng)企要求，A公司一方面精簡了出差申請和報銷申請兩個環(huán)節(jié)的審批流程，整體審批流程從8級簡化為2至4級審批，從報銷到支付的全流程處理時間壓縮至2-5天，報銷效率提升了約80%；另一方面商旅應(yīng)用深度不斷拓展，使用范圍持續(xù)擴(kuò)大，業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性、便捷性持續(xù)提高，實(shí)現(xiàn)了在線、精簡、精準(zhǔn)推動差旅精益管理。

（三）三免服務(wù)，助力員工幸福出行

面向員工，通過移動化、智能化應(yīng)用，以 “三免”服務(wù)，有效解決了員工差旅 “墊付壓力大、票據(jù)保管難、報銷流程長”的痛點(diǎn)。

第一，預(yù)訂免墊付，職工通過商旅平臺預(yù)訂產(chǎn)品時，不用自己墊付費(fèi)用，有效解決了職工資金墊付周期長的痛點(diǎn)；第二，出行免取票，取消了第三方購票方式，直連鐵路12306、各航司機(jī)票等在線銷售系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了員工出行無須取票、實(shí)時購票、緊急改簽等功能，且通過與12306直連實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)、流程、服務(wù)、運(yùn)營、結(jié)算的整體有機(jī)融合，不僅徹底解決了選座不準(zhǔn)、退改速度緩慢等問題，還能夠提供延時退改簽、全天候購票等國網(wǎng)商旅專屬增值服務(wù)，職工不用自行打印保管票據(jù)，均由共享平臺統(tǒng)一獲取、統(tǒng)一處理；第三，報銷免貼票，改變傳統(tǒng)線下貼票報銷、全過程審核的煩瑣操作，通過共享平臺統(tǒng)一自動關(guān)聯(lián)行程訂單、自動獲票結(jié)算、智能驗(yàn)證等措施，實(shí)現(xiàn)了員工商旅 “免票報銷、快捷報銷”，大幅提升員工出行的滿意度。

（四）中臺化改造，打造移動商旅

按照智慧共享財務(wù)平臺建設(shè)規(guī)劃，移動商旅遵循 “頭尾進(jìn)中臺”的原則進(jìn)行優(yōu)化改造，前端通過移動APP發(fā)起業(yè)務(wù)流程，后端與通用報賬進(jìn)行深度融合，提供從差旅出行到費(fèi)用報銷、結(jié)算的全流程差旅管理服務(wù)。通過統(tǒng)一調(diào)用中臺規(guī)則校驗(yàn)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)沉淀中臺形成 “數(shù)據(jù)一個池”，充分滿足服務(wù)交互、數(shù)據(jù)共享，規(guī)則集中管控要求，有力支撐業(yè)財規(guī)范管理、質(zhì)效提升。移動商旅應(yīng)用財務(wù)中臺主數(shù)據(jù)能力、業(yè)務(wù)規(guī)則能力、無紙化能力、預(yù)算控制能力，融合智能報賬應(yīng)用、資金管理應(yīng)用、電子憑證中心，支撐員工開支中差旅業(yè)務(wù)的四類費(fèi)用報銷場景。[3]基于財務(wù)中臺的整體規(guī)劃及設(shè)計思路要求，移動商旅梳理差旅費(fèi)業(yè)務(wù)場景，遵行載體、數(shù)據(jù)、服務(wù)、規(guī)則的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)用財務(wù)中臺業(yè)務(wù)規(guī)則、預(yù)算、發(fā)票、無紙化等服務(wù)能力，優(yōu)化業(yè)務(wù)處理方式，強(qiáng)化風(fēng)險防控職責(zé)，實(shí)現(xiàn)移動商旅與通用報賬應(yīng)用融合，提高流程處理效率，解放基層人員。

三、結(jié)束語

A公司應(yīng)用的國網(wǎng)商旅應(yīng)用系統(tǒng)通過前端發(fā)起報銷業(yè)務(wù)、發(fā)票智能獲取識別驗(yàn)真、移動定點(diǎn)雙鏈路審批、預(yù)算實(shí)時反饋監(jiān)控、成本分析及業(yè)務(wù)實(shí)時預(yù)警、信息全程在線管控等功能，充分發(fā)揮了財務(wù)無紙化的引領(lǐng)帶動作用，逐步構(gòu)建基于數(shù)字化條件下嚴(yán)密、快捷、高效的財務(wù)支付審批通道，進(jìn)一步提升了公司的業(yè)財協(xié)同管控能力，提高了精益化和智能化運(yùn)營水平。下一步，A公司將結(jié)合財務(wù)無紙化和智慧共享財務(wù)平臺的建設(shè)要求，基于 “互聯(lián)網(wǎng)+共享服務(wù)”的智慧商旅管理體系，開展運(yùn)營質(zhì)效提升專項(xiàng)行動，打造 “金字招牌”，全面提升差旅管理水平。一是統(tǒng)一出行業(yè)務(wù)規(guī)則校驗(yàn)，減少出行違規(guī)風(fēng)險，保證業(yè)務(wù)合規(guī)辦理，減少員工報銷被駁回的概率，提升員工及財務(wù)人員的業(yè)務(wù)辦理效率；二是與通用報賬深度融合，統(tǒng)一財務(wù)報賬入口和操作流程，提升財務(wù)人員的業(yè)務(wù)處理效率；三是統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，移動商旅業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)沉淀中臺統(tǒng)一存儲?；?“數(shù)據(jù)一個池”，實(shí)現(xiàn)商旅全場景、多維度展示經(jīng)營績效和管理質(zhì)效，業(yè)財信息融合一致，匯聚業(yè)務(wù)與財務(wù)價值，推動業(yè)務(wù)精益管理水平提升；四是統(tǒng)一無紙化單據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與格式，單據(jù)流轉(zhuǎn)時，自動封裝無紙化版式文件，實(shí)現(xiàn)信息無紙傳遞，支撐后續(xù)報賬業(yè)務(wù)處理。

依據(jù)融合設(shè)計思路，完成構(gòu)建移動商旅的載體、規(guī)則、數(shù)據(jù)、服務(wù)中臺4項(xiàng)核心元素能力，差旅費(fèi)用類型納入通用報賬，統(tǒng)一費(fèi)用類型支出報賬業(yè)務(wù)的報賬入口，實(shí)現(xiàn)移動商旅與通用報賬深度融合。商旅員工數(shù)據(jù)與財務(wù)中臺融合，同步手機(jī)號、身份證號、商旅資源屬性信息。運(yùn)用商旅規(guī)則實(shí)現(xiàn)中臺化管控，將商旅出行規(guī)則、差旅標(biāo)準(zhǔn)、單據(jù)校驗(yàn)等業(yè)務(wù)規(guī)則，形成中臺服務(wù)管控，進(jìn)一步規(guī)避出行違規(guī)風(fēng)險，保證業(yè)務(wù)的合規(guī)辦理。移動商旅預(yù)算中臺化管控，商旅報銷單環(huán)節(jié)增加損益預(yù)算校驗(yàn)?zāi)芰?，保障業(yè)務(wù)發(fā)起即檢查預(yù)算的可用性。移動商旅中臺無紙化管理，包括培訓(xùn)通知、會議通知、出差申請單、超標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具審批表、商旅報銷單、鐵路電子客票、航空電子行程單，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)無紙化流轉(zhuǎn)及無紙化檔案管理。

財務(wù)核算融入通用報賬應(yīng)用，業(yè)財深度融合、數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)財務(wù)代辦自動生成、財務(wù)憑證自動生成并銜接資金支付。通過資金應(yīng)用的支付能力，實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)報銷的對私、對公操作。移動商旅應(yīng)用用戶無感切換，首頁匯聚出差申請、差旅報銷、培訓(xùn)會議、待辦事項(xiàng)入口。培訓(xùn)會議可顯示參培參會人員報名、參培信息；待辦事項(xiàng)按狀態(tài)顯示差旅單據(jù)，包括待審批、已審批、待報銷、被駁回狀態(tài)。

商旅報銷單在移動商旅應(yīng)用審批完成后，會在通用報賬應(yīng)用的支出報賬模塊，通過 “我的審批”頁面完成財務(wù)待辦處理。財務(wù)完成報銷過賬后，商旅報銷單自動完成對私支付入池，在資金應(yīng)用的結(jié)算管理模塊，通過 “支付方式確定”及其他功能完成對私支付入池和付款憑證生成。

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