新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案的開發(fā)與利用探討

摘 要：新《中華人民共和國檔案法》對檔案資源開發(fā)利用做出了明確要求。目前，檔案管理部門存在著信息提取難度大、利用程度不高、規(guī)范化建設不足、保障能力欠缺等問題。為了適應時代發(fā)展要求，應采用文本挖掘技術、數(shù)字人文技術和新媒體技術，提高開發(fā)利用實效，并在檔案利用方面深化共享體系建設、保障要素供給和提高安全防護能力上下功夫，推動文書檔案管理走向現(xiàn)代化。

關鍵詞：文書檔案；開發(fā)；利用

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

引言

新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求加大開放力度，提升檔案服務便利性和覆蓋面。文書檔案作為服務經(jīng)濟社會發(fā)展的主體，做好開發(fā)利用工作至關重要。目前，云計算、大數(shù)據(jù)技術深度融入檔案開發(fā)、利用各環(huán)節(jié)，深刻影響著文書檔案管理模式，檔案管理部門應積極適應形勢變化，推動檔案開發(fā)利用邁上新臺階。

一、新《中華人民共和國檔案法》視域下做好文書檔案開發(fā)與利用的意義

1.有助于推進檔案治理體系現(xiàn)代化

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要推進檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。文書檔案具有很強的實用性、現(xiàn)代性和權威性，它是歷史的重要見證和記錄，對于研究社會發(fā)展和歷史變遷具有重要意義。通過對文書檔案的研究和利用，可以為社會發(fā)展提供參考和啟示，推動現(xiàn)代化國家建設。例如，無論是史料匯編還是資政參考，都有利于從檔案中汲取先進的治理智慧，在社會治理中發(fā)揮獨特作用；再如，檔案數(shù)據(jù)作為社會重要的流動性資源，已經(jīng)成為數(shù)字中國建設的基石，檔案服務能力得到顯著提高。

2.有助于拓展文書檔案的服務功能

隨著信息化建設的推進，檔案服務由被動式轉(zhuǎn)為個性化、主動式，檔案服務的廣度、深度與溫度得到質(zhì)的提升，改變了文書檔案工作的社會形象。例如，依托網(wǎng)絡技術，檔案利用實現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域共享，公眾借助網(wǎng)站、App等就能實現(xiàn)檔案的自主查詢和利用，實現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿。同時，新技術的應用，強化了檔案部門與利用者的溝通，能夠及時了解公眾需求，有利于以需求為導向的資源體系建設。

3.有利于踐行“三個走向”的目標要求

走向現(xiàn)代化是文書檔案管理的使命任務。文書檔案作為數(shù)量最多、價值最豐富的史料資源，在資政育人方面具有獨特優(yōu)勢。近年來，文書檔案的價值得到充分釋放，在服務中心大局上作出了突出貢獻。隨著新技術的不斷涌現(xiàn)，檔案開發(fā)利用的前景更加廣闊，如檔案部門圍繞人民群眾最關心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題建好檔、管好檔、用好檔，滿足社會各界用檔需求；堅持將服務中心大局作為第一職責，黨委政府重點工作拓展到哪里，檔案工作就跟進服務到哪里，確保提升檔案開發(fā)利用與保障推進中心工作同頻共振。這些舉措彰顯為民服務的時代新成色，推動著新時代檔案工作走深走實。

二、新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案開發(fā)與利用的現(xiàn)實挑戰(zhàn)

1.基數(shù)龐大，信息提取開發(fā)難度大

大數(shù)據(jù)時代，每天都會產(chǎn)生大量的文書檔案資源，具有保管和利用價值的信息也呈幾何倍數(shù)增長。雖然極大地豐富了檔案資源體系，但也增加了開發(fā)利用的難度。近年來，信息技術提高了檔案利用效率，但是面對日益增長的檔案數(shù)據(jù)，檔案分級管理和共享水平較為滯后，難以應對需求量的提升。例如，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，檔案館應該不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務形式，推動檔案開發(fā)利用，但是檔案開放鑒定工作需要專業(yè)化的人才保障和技術支撐，基層單位短時間內(nèi)難以應對。

2.保密性強，開發(fā)利用程度不高

文書檔案涉及經(jīng)濟社會發(fā)展的方方面面，可能涉及一些敏感信息或機密文件，需要實行保密處理和管理。有些單位基于保密要求，檔案開放性較低，不利于開發(fā)利用工作的深度開展。例如，機關文書檔案通常涉及大量的文件和材料，包括公文、備忘錄以及會議記錄等，這些資源對于啟發(fā)思維、汲取經(jīng)驗具有重要作用，且具有較高的時效性，但是有些部門為避免泄密，將檔案全文實行定密處理，難以形成高質(zhì)量的開發(fā)成果。

3.規(guī)范化建設不足，數(shù)據(jù)開發(fā)進展緩慢

一是檔案資源建設力度不夠，歸檔不規(guī)范、不細致、不及時的問題突出，如常態(tài)化資源收集制度缺失，有的檔案隨意丟棄，缺頁、破損現(xiàn)象時有發(fā)生，檔案整體性受到破壞，無法發(fā)揮應有的功能作用。

二是信息化成果運用不充分。檔案數(shù)據(jù)開發(fā)不到位，人工智能、數(shù)據(jù)挖掘等新技術尚未完全應用于實踐。例如，人工智能技術可以自主分析利用數(shù)據(jù)，為用戶精準畫像，提高檔案利用實效。數(shù)據(jù)挖掘技術有助于分析檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，勾勒新的知識圖譜，推動編研工作開展。目前來看，基層檔案管理部門在新技術應用方面還有較大的提升空間。

4.保障能力欠缺，檔案支撐體系有待加強

一是思想認識有待加強。對檔案價值認識不夠深刻，尚未把握好檔案在國家治理體系和治理能力建設中的地位和作用，開發(fā)利用知識和技能有所欠缺，無法滿足工作需要。

二是資金支持力度較弱。檔案專項經(jīng)費缺乏，編研出版、技術升級等投入力度不足，工作創(chuàng)新空間受限。

三是人員素質(zhì)不達標。多數(shù)檔案人員專業(yè)知識不足，培訓機會較少，工作熱情不足，缺乏從事開發(fā)利用工作的本領，成為檔案管理部門亟待解決的關鍵問題。

三、新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案開發(fā)的策略

1.運用好文本挖掘技術，提煉好檔案時代價值

文本挖掘作為數(shù)據(jù)挖掘的一種方法，能夠從文書檔案中獲取有價值的信息和知識，探索發(fā)現(xiàn)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，為利用者提供幫助。在應用過程中要明確開發(fā)的目的。若以滿足用戶閱讀為目的，該技術能夠根據(jù)檔案內(nèi)容實施分類，自動判斷所屬類別，提高閱讀效率。例如，對檔案內(nèi)容抽取關鍵詞，通過轉(zhuǎn)換、分詞和標記等文本預處理，自動判斷檔案所屬單元；若以經(jīng)驗提煉、歷史人文研究為目的，該技術對檔案文本展開分析、處理、歸納和推理，利用算法來分析提取文本中表達的情感、經(jīng)驗和啟示。文本挖掘技術應用中需要注意以下幾點。

一是信息檢索模塊設置。系統(tǒng)要建立強大的計算能力，用戶可以定義文本集，從海量文檔中尋找用戶需要的相關文檔。

二是做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。將檔案中包含的信息實施結構化處理，發(fā)現(xiàn)檔案潛在的數(shù)據(jù)模式、內(nèi)在聯(lián)系、規(guī)律和發(fā)展趨勢，為用戶發(fā)掘出有用的知識模式。

2.運用好數(shù)字人文技術，展示好檔案時代魅力

數(shù)字人文技術是文書檔案數(shù)據(jù)資源重構的重要方式，有利于知識再現(xiàn)和價值洞察。數(shù)字人文中的可視化技術、沉浸式體驗等為檔案開發(fā)注入了新活力。

一是加強數(shù)據(jù)平臺建設。管理部門需要加強軟硬件以及網(wǎng)絡通信技術的支撐，運用區(qū)鏈塊技術，將分散的數(shù)字檔案上傳，統(tǒng)一接入共享服務網(wǎng)絡系統(tǒng)中，便于開發(fā)利用。

二是深化展陳效果提升。數(shù)字人文成像技術已廣泛應用于博物館、圖書館等人文機構，要利用好計算機交互式、智能化優(yōu)勢，將文書檔案與視頻、聲音、動畫等媒體加以組合應用，深度挖掘文書檔案所蘊含的知識、背景和意義，帶給受眾高科技、沉浸式的視覺震撼體驗。

三是做好資政服務工作。文書檔案蘊含著重要的社會治理經(jīng)驗和做法，對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要作用。管理部門要緊密結合中心大局，推出具有較高參考性、應用性的資政參考，為決策提供有力支撐。例如，圍繞重大工程建設，梳理文書檔案中工程建設的先進經(jīng)驗和典型做法，為經(jīng)濟發(fā)展貢獻檔案智慧。

3.運用好新媒體技術，傳播好檔案獨特文化

新媒體作為互聯(lián)網(wǎng)時代的一種新興融媒渠道，通過網(wǎng)絡媒體和手機媒介為文書檔案文化的傳播提供了多種新的途徑。

一是舉辦主題展覽。圍繞重大節(jié)日、關鍵節(jié)點，梳理文書檔案的內(nèi)在脈絡、知識結構，以珍貴檔案史料回溯歷史，以大量文件、圖片再現(xiàn)從單一到多元、從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的社會發(fā)展之路。例如，有的部門在國際檔案日期間通過珍貴的檔案、豐富的照片以及翔實的記錄，引領觀眾走近歷史深處的檔案世界，了解檔案科學知識，體驗檔案文化魅力，領略歷史底蘊，彰顯文書檔案的育人價值。

二是開發(fā)檔案微視頻。微視頻具有傳播速度快、內(nèi)容啟發(fā)性的特點，符合現(xiàn)代人的閱讀習慣。管理部門要以檔案背后的真實故事為依托，將鏡頭照進現(xiàn)實，通過展示大量的文書檔案來講述歷史和檔案故事。例如，在紀念英模人物，活化檔案中的英雄人物事跡，以“檔”為底，增強說服力和感染力。

三是開發(fā)文創(chuàng)產(chǎn)品。《中華人民共和國檔案法》明確鼓勵檔案開發(fā)利用和促進檔案文創(chuàng)產(chǎn)品傳播。管理部門可將具有重要教育價值、文化價值的檔案變成實物產(chǎn)品，如帆布包、冰箱貼、明信片、書簽等，將檔案融入文化創(chuàng)意設計中，讓文創(chuàng)產(chǎn)品具備藝術性和實用性，適應現(xiàn)代生活需求，展現(xiàn)文書檔案工作的新形象。

四、新《中華人民共和國檔案法》視域下文書檔案利用路徑分析

1.深化共享體系建設

共享平臺建設在數(shù)字政府、智慧城市建設中得到廣泛應用，為文書檔案共享體系建設提供了有益經(jīng)驗。檔案管理部門要樹立共享理念，運用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等新一代信息技術，將文書檔案管理涉及的各個部門和系統(tǒng)連接起來，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享和業(yè)務協(xié)同，提高檔案利用的效率和響應能力，更好地服務群眾。

具體來說，一是打造數(shù)據(jù)中心。建立文書檔案算法模型，搭建基礎能力平臺，打造智慧中樞，為跨領域、跨行業(yè)的場景建設提供共享能力支撐，避免檔案信息化項目重復建設，有效支撐檔案利用服務；二是打造專題檔案記錄庫。深入研究館藏檔案文獻和史料內(nèi)容，按照歷史的脈絡挖掘其中具有重要價值的檔案，做好甄選、分門別類工作，圍繞中心大局，建立專題數(shù)據(jù)庫和全文檢索庫，規(guī)范原文數(shù)據(jù)格式，為黨委政府提供精準的檔案史料。

例如，有的地方梳理城市建設，匯總利用率和資政價值高的檔案，方便黨委政府利用查詢；三是著力優(yōu)化便民服務。推行“互聯(lián)網(wǎng)+”查檔服務，將檔案查閱利用接入專門的App，開通檔案服務等功能，綜合檔案館可以接入全國檔案查詢利用服務平臺，“線上+線下”為群眾提供便捷、高效的查檔服務，實現(xiàn)“館際共享、跨省查檔、在線出證”的服務轉(zhuǎn)型。

2.深化保障要素供給

一是優(yōu)化檔案資源建設體系。深入貫徹新發(fā)展理念，定期收集單位和個人形成的各種文字、圖表、聲像以及電子等形態(tài)的文書檔案，本著維護歷史真實面貌、全面反映發(fā)展歷程，便于社會各方面利用的原則，按照收集齊全、整理規(guī)范、編目準確、移交及時的要求依法開展收集。要深入推進“三合一”制度編制，明確編制要求、編制規(guī)范、完成時限，有效解決檔案門類摸排不清、檔案分類方案不貼實際、歸檔范圍設置不夠全面、保管期限劃分不夠準確等問題。

二是健全檔案保障體系。加大資金投入力度，發(fā)揮檔案專項資金示范帶動作用，以加強檔案數(shù)字資源建設為抓手，加大支持保障力度，著力解決檔案利用不平衡、不充分問題。健全人才培養(yǎng)體系，常態(tài)化開展專業(yè)培訓，健全引進、培養(yǎng)、使用、激勵有效銜接的工作機制，以人才的高素質(zhì)推動文書檔案管理提質(zhì)增效。

三是做好分類管理。完善檔案價值鑒定工作機制，按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，鑒定檔案文件，把握好“控”與“放”的關系，拓寬檔案開放空間。

3.提高安全防護能力

一是加強電子檔案全生命周期安全管理。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70-2018）等標準規(guī)范，探索解決電子文件歸檔流程、歸檔元數(shù)據(jù)方案、歸檔接口等問題，實現(xiàn)電子文件“單套制”歸檔。實現(xiàn)從文書檔案生成、辦理、歸檔與利用管理的全過程管控，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)結構的一致性。

二是構建更為安全的防護網(wǎng)絡。在數(shù)字檔案利用過程中要完善檔案信息安全管理制度，核心網(wǎng)絡實行準入機制，所有人員、計算機和USB設備必須經(jīng)過登記、審核、批準后方能接入。局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)和政務網(wǎng)采取物理隔離，數(shù)據(jù)交流、傳輸均采取移動硬盤等介質(zhì)，確保“涉密計算機不上網(wǎng)，上網(wǎng)計算機不涉密”。

三是加強區(qū)塊鏈技術應用。區(qū)塊鏈技術的核心特性在于其去中心化、透明性和安全性。傳統(tǒng)文書檔案利用往往依賴中心化管理記錄，不僅效率低下，還存在一定的安全隱患和泄密風險。檔案部門要深化二者的融合，利用區(qū)塊鏈技術的去中心化特點，構建一個去中心的網(wǎng)絡中樞，從根本上提高檔案利用的效率和安全性。

五、結語

文書檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作的重要內(nèi)容和重要一環(huán)。管理部門應建立工作機制、做好頂層設計、加強整理與分類工作、完善保護與開發(fā)利用體系、建立研究及評價機制，使檔案更好地成為厘清歷史問題的關鍵證據(jù)、傳承治理經(jīng)驗的重要載體和教育人、引導人的最佳素材。在新征程上，檔案部門要提高政治站位，圍繞中心工作和人民群眾需求，將文書檔案開發(fā)好、利用好，為現(xiàn)代化國家建設提供更多檔案智慧和方案。

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作者單位：臨沂市社會治安綜合治理服務中心

作者簡介：馬俊月（1983—），女，漢族，山東聊城人，本科，館員，研究方向：機關檔案。