高質(zhì)量發(fā)展背景下企業(yè)檔案風險防控體系的構(gòu)建

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)追求的不僅是速度和規(guī)模，還注重質(zhì)量和效益。這種高質(zhì)量發(fā)展要求企業(yè)在各個方面都要開展精細化管理，檔案管理作為其中的一環(huán)，其重要性日益凸顯。文章認為企業(yè)檔案風險防控體系構(gòu)建應(yīng)遵循預(yù)防性、全面性、靈活性和責任性等原則。當前，企業(yè)檔案管理面臨戰(zhàn)略管理、制度安全、信息安全和實體安全等多個方面的風險挑戰(zhàn)。為了全方位提升企業(yè)檔案管理的安全性和效率性，文章提出了完善檔案管理制度、加強檔案信息化建設(shè)、提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)以及建立檔案風險評估與監(jiān)控機制等措施。

關(guān)鍵詞：高質(zhì)量發(fā)展；企業(yè)檔案；風險防控體系；構(gòu)建

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著企業(yè)不斷向更高水平發(fā)展，構(gòu)建一個高效的企業(yè)檔案風險管理系統(tǒng)變得尤為重要。企業(yè)檔案風險防控系統(tǒng)不僅提高了檔案管理的效率，還在降低日常業(yè)務(wù)中的各類風險方面發(fā)揮作用。在現(xiàn)今市場競爭激烈且信息技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，檔案的作用愈發(fā)明顯。檔案記錄了企業(yè)成長的歷程，涵蓋了包括知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密在內(nèi)的高價值信息，通過設(shè)立綜合性的檔案風險管理和控制系統(tǒng)，企業(yè)可以有效地保護這些關(guān)鍵數(shù)據(jù)和知識產(chǎn)權(quán)，增強對潛在威脅的識別及處理能力，確保企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。優(yōu)化檔案管理及提升檔案資料的實用性，能夠進一步挖掘檔案資料的商業(yè)潛能，為企業(yè)戰(zhàn)略的制定與業(yè)務(wù)擴展提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。因此，建立一個企業(yè)檔案風險控制體系，不僅是適應(yīng)外部市場動態(tài)變化的戰(zhàn)略需求，還是提升企業(yè)內(nèi)部管理和支持企業(yè)持續(xù)健康成長的核心工具，對企業(yè)未來的發(fā)展具有關(guān)鍵性影響。

一、企業(yè)檔案風險防控體系的基本原則

1.預(yù)防性原則

在實行企業(yè)檔案管理時，重在風險預(yù)防。風險預(yù)防策略強調(diào)在處理檔案事務(wù)過程中必須保持警覺，并主動發(fā)現(xiàn)及評估可能的風險，通過制定全面的預(yù)防方案，企業(yè)可以有效防止風險發(fā)生，進而避免潛在的安全問題。定期開展風險評估并仔細分析評估結(jié)果，有助于企業(yè)快速識別并應(yīng)對安全隱患，確保檔案的安全與完整性。此外，預(yù)防性原則還包括對未來風險的前瞻性分析，確保企業(yè)在風險成為現(xiàn)實之前已經(jīng)有了應(yīng)對措施，這種主動和預(yù)見性的管理方法在保護檔案安全的同時，也保障了企業(yè)操作的連續(xù)性。因此，堅持預(yù)防性原則不僅有助于維護檔案的完整性，還提高了整個檔案管理流程的效率和安全性。

2.全面性原則

在企業(yè)檔案管理中，全面性原則旨在防范和控制文檔各種相關(guān)風險。全面性原則強調(diào)，建立一個包括所有文檔處理階段的完整風險管理系統(tǒng)是必要的，以確保整個文檔的生命周期，從收集、歸檔、保管到合理使用及最終銷毀都受到嚴格監(jiān)控。通過構(gòu)建全面的管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠為每個文檔提供必要的保護，文檔管理的每個環(huán)節(jié)和細節(jié)都被納入風險控制中。此外，全面性原則還要求企業(yè)制定一套完整的文檔管理規(guī)程，涵蓋所有的管理流程和標準，并明確規(guī)定每個環(huán)節(jié)的操作標準和責任人，目的是確保所有相關(guān)人員都能嚴格遵守規(guī)程，從而維護文檔的安全和合理利用。通過這種系統(tǒng)性的管理和監(jiān)控，企業(yè)可以有效降低文檔管理過程中的風險，保證文檔的準確性和完整性，是企業(yè)穩(wěn)定運營的基礎(chǔ)，也是支持企業(yè)長遠發(fā)展的關(guān)鍵因素。通過堅持全面性原則，企業(yè)能夠建立堅實的管理基礎(chǔ)，為未來的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

3.靈活性原則

在檔案風險管理過程中，公司必須實施可適應(yīng)性的策略，這意味著風險管理框架需要具備動態(tài)調(diào)整的能力，以適應(yīng)不斷變化的技術(shù)和市場環(huán)境。由于公司內(nèi)部環(huán)境和外部市場情況可能頻繁變化，這些變化會對檔案的安全和完整性造成影響。因此，定期更新和改進檔案管理系統(tǒng)變得非常關(guān)鍵，為了有效地應(yīng)用這種靈活性策略，公司應(yīng)構(gòu)建一個可持續(xù)更新的檔案管理系統(tǒng)，涉及處理日常的檔案保管任務(wù)，包括定期對現(xiàn)有風險管理措施開展復(fù)審和適宜性評估，定期對檔案情況開展風險評價，并基于評估結(jié)果調(diào)整策略。通過運用靈活性原則，公司能夠確保其檔案風險管理策略保持最新，有效應(yīng)對內(nèi)外部環(huán)境的變化，確保關(guān)鍵資料的安全。

4.責任性原則

在企業(yè)開展有效的檔案管理和風險管理，關(guān)鍵在于落實執(zhí)行責任。因此，責任性顯得尤為重要。責任性原則突出了對企業(yè)各級管理人員明確責任和職務(wù)的必要性，通過建立一個清晰的責任界定體系，企業(yè)可以保證每個管理環(huán)節(jié)都有指定人員負責，在提高管理效率的同時減少風險。此外，責任性原則還要求企業(yè)對檔案管理團隊開展綜合培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高他們對風險識別和處理的能力，為風險防控提供堅實的人力資源基礎(chǔ)。在因管理疏忽導(dǎo)致檔案問題發(fā)生時，可以根據(jù)責任性原則，對涉及人員追責，加強管理的規(guī)范性和嚴格性，有效預(yù)防未來的風險，增強企業(yè)的內(nèi)部管理紀律。

二、企業(yè)檔案主要的風險識別和分析

1.戰(zhàn)略管理風險分析

在商業(yè)運作中，戰(zhàn)略管理風險往往與檔案管理的策略制定和執(zhí)行息息相關(guān)，這些風險可能由于公司未能充分重視檔案管理或檔案管理與公司總體戰(zhàn)略不吻合而引發(fā)。若檔案管理未被整合為企業(yè)的核心戰(zhàn)略之中，就可能導(dǎo)致檔案資源的利用和整合效率低下，進而直接影響到企業(yè)的決策質(zhì)量和其在市場上的競爭力。此外，戰(zhàn)略風險還可能源于企業(yè)在調(diào)整檔案管理過程中，未能迅速適應(yīng)業(yè)務(wù)增長和外界環(huán)境的改變。在快速變化的商業(yè)環(huán)境下，企業(yè)需要靈活調(diào)整其檔案管理策略，適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求，如果檔案管理策略過于固定或企業(yè)未能敏感地捕捉市場變化，可能會導(dǎo)致策略更新不及時，從而錯失關(guān)鍵商機，甚至可能面臨法律或合規(guī)風險。因此，降低戰(zhàn)略風險需要企業(yè)不斷審查和規(guī)劃其檔案管理策略，確保這些策略與公司的總體目標相符并及時調(diào)整以適應(yīng)市場變動。

2.制度安全風險分析

制度安全風險是指企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)的完整性與實施效率方面所面臨的挑戰(zhàn)，它是確保檔案安全的關(guān)鍵要素。如果一個企業(yè)沒有建立全面、有效的檔案管理制度或者制度執(zhí)行不力，就會造成檔案管理過程混亂，增加檔案丟失、損壞或數(shù)據(jù)被外泄的風險。例如，如果檔案歸檔流程不清晰，可能導(dǎo)致檔案分類錯誤或遺漏；如果借閱規(guī)則不嚴格，檔案在借出時可能會丟失或被非法復(fù)制；而不明確的銷毀流程則可能導(dǎo)致仍有價值的檔案被不當銷毀；如果檔案管理人員職責不明確，可能會出現(xiàn)推諉責任的情況或在問題出現(xiàn)時找不到相應(yīng)負責人，導(dǎo)致管理問題無法及時發(fā)現(xiàn)和解決；如果檔案管理體系不能根據(jù)新的法律法規(guī)或企業(yè)要求及時更新，也是制度安全風險的一種。隨著法律法規(guī)或企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，原有的管理制度可能不再適應(yīng)新情況，若不及時調(diào)整，企業(yè)可能面臨違規(guī)操作的風險，甚至可能因違反新的規(guī)定而遭到處罰。

3.信息安全風險分析

在現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境下，信息安全已經(jīng)成為檔案管理中不可忽視的關(guān)鍵。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案被廣泛應(yīng)用，成為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心組成部分。然而，技術(shù)的發(fā)展也帶來了眾多的安全問題，如數(shù)據(jù)被泄露、病毒侵害及黑客攻擊等風險。尤其是黑客攻擊，它對企業(yè)構(gòu)成了重大的風險，一旦企業(yè)的信息保護機制被突破，黑客便能輕松獲取敏感的檔案資料，可能帶來無法挽回的財務(wù)和聲譽損失。此外，病毒感染也是一個嚴重的威脅，可能通過電子郵件或網(wǎng)站的方式侵入電子檔案系統(tǒng)，導(dǎo)致資料損毀或丟失。除了外部的威脅，內(nèi)部風險同樣不可忽視，員工的誤操作或是對信息安全缺乏足夠認識，也常常成為信息安全的薄弱環(huán)節(jié)，員工可能無意間泄露關(guān)鍵信息或在處理文檔時犯錯，都可能引發(fā)信息安全事件。

4.實體安全風險分析

在文檔保管領(lǐng)域，維護實體檔案的完整性和安全性極為關(guān)鍵，企業(yè)應(yīng)預(yù)防在存儲、搬運及日常使用過程中的數(shù)據(jù)丟失或物理損傷。這類風險可能源于自然災(zāi)害與人為失誤等多種因素。比如，火災(zāi)或洪水可能瞬時摧毀重要檔案，給企業(yè)帶來不可逆轉(zhuǎn)的信息和歷史數(shù)據(jù)的損害；盜竊行為或檔案管理人員不當?shù)奶幚砘驒n案分類錯誤，同樣會嚴重影響檔案的完整性和可訪問性。面對這些可能來自自然或人為的威脅，持續(xù)保持警惕并實施有效的預(yù)防措施變得尤為重要，以降低潛在的損失，確保檔案的安全與完整。

三、企業(yè)檔案風險防控體系建設(shè)的對策

1.完善檔案管理制度

構(gòu)筑一個全方位且高效的檔案管理系統(tǒng)對于確保企業(yè)檔案安全性與完整性至關(guān)重要。在該系統(tǒng)中，應(yīng)明確設(shè)定包括檔案分類、保存過程、借閱條件及檔案銷毀的流程與規(guī)則，要設(shè)定具體的負責人并明確其責任范圍，讓檔案管理的每個環(huán)節(jié)都有明確的責任人，并且能夠清晰追蹤任務(wù)執(zhí)行過程。通過這種系統(tǒng)化和細致的管理辦法，企業(yè)能夠有效維護檔案的規(guī)范性和一致性，從而降低由人為錯誤造成的檔案丟失或損毀風險。也就是說，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中添加全方位的應(yīng)急響應(yīng)計劃，包括對于潛在高風險狀況和突發(fā)狀況的預(yù)先設(shè)定，如自然災(zāi)害、人為破壞或者技術(shù)故障，應(yīng)急計劃中需詳述相應(yīng)的處置措施和恢復(fù)計劃，在緊急情況下能夠快速且有效動用資源和指導(dǎo)員工采取措施，保護檔案資料的安全，建立此類應(yīng)急響應(yīng)機制不僅有助于企業(yè)應(yīng)對日常檔案管理中的挑戰(zhàn)，還能在關(guān)鍵時刻迅速作出反應(yīng)，保護關(guān)鍵信息資源免受損害。

2.加強檔案信息化建設(shè)

在當今信息化時代，企業(yè)需順應(yīng)環(huán)境變化，主動推動檔案管理從傳統(tǒng)方式向數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這一過程包括把紙質(zhì)檔案電子化以及采用大數(shù)據(jù)、云服務(wù)等新興技術(shù)，提高管理效率與安全性。在推動檔案信息化的同時，企業(yè)應(yīng)重視安全問題。一方面，實行多重安全驗證措施至關(guān)重要，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問系統(tǒng)，使用加密技術(shù)保護存儲與傳輸中的數(shù)據(jù)至關(guān)重要，以防數(shù)據(jù)被非法竊取或篡改；另一方面，定期備份數(shù)據(jù)也是必需的，這樣在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞時，能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。嚴格執(zhí)行權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能接觸敏感信息，可以大幅降低信息被泄露的風險。同時，加強詳盡的日志記錄，幫助追蹤數(shù)據(jù)的每一次訪問與修改，對于后續(xù)的審計與責任追蹤非常有效，采用這些方法，企業(yè)就能建立一個堅固的安全防護體系，有效保障檔案信息的安全和完整性。

3.提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員在保護檔案安全中扮演著至關(guān)重要的角色，對保障檔案機密性和完整性具有直接作用。因此，加強其培訓(xùn)對于任何組織來說都是極為重要的。通過定期組織培訓(xùn)，無論是內(nèi)部還是外部的、培訓(xùn)，都能顯著提高檔案管理人員的專業(yè)知識和技能水平，使他們熟練掌握各種管理標準和操作流程，不僅能提高工作效率，還能大幅減少操作錯誤帶來的風險。同時，企業(yè)還應(yīng)關(guān)注提高檔案管理者對潛在風險的感知能力以及應(yīng)對緊急情況的處理技巧，通過實施模擬演練和案例分析等教學方式，可以有效培養(yǎng)檔案管理人員的快速反應(yīng)能力和準確判斷力，使其能在緊張的環(huán)境下做出正確的決策，以此最大限度地降低損失，保障重要資料的安全。采取這些全面的培訓(xùn)策略，企業(yè)能夠構(gòu)建一支既敏感又冷靜的檔案管理團隊，對于增強檔案安全的防護極為關(guān)鍵，該團隊將有效為企業(yè)構(gòu)建一道堅固的檔案安全防護屏障。

4.建立檔案風險評估與監(jiān)控機制

企業(yè)應(yīng)建立一個全方位的檔案風險評估系統(tǒng)，便于定期深度評估檔案管理的風險，并準確定位任何潛在的不足之處，通過定期展開評估，企業(yè)可以保持對檔案管理現(xiàn)狀的持續(xù)了解，并針對問題改進措施。此外，實施一個高效的監(jiān)控機制也是至關(guān)重要的，該機制應(yīng)能持續(xù)跟蹤檔案的最新狀況與變化，及時發(fā)現(xiàn)并處理異常，提升問題處理速度，保障檔案的完整和安全。同時，在科技迅猛發(fā)展的今天，企業(yè)也應(yīng)利用大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代技術(shù)提高檔案管理的智能化水平，這些現(xiàn)代技術(shù)能夠高效處理和分析大量檔案數(shù)據(jù)，并提供更為精確的風險預(yù)警。通過采用先進的技術(shù)工具，企業(yè)可以大幅度提高風險管理的準確度和效率，進一步加強檔案管理的安全性。

四、結(jié)束語

在當前經(jīng)濟高速發(fā)展的背景下，構(gòu)建一套高效的企業(yè)檔案風險管理系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的重要保障。企業(yè)檔案不僅承載著企業(yè)的歷史和文化傳承，還是企業(yè)持續(xù)發(fā)展和競爭優(yōu)勢的核心要素。因此，打造一個科學、高效的檔案風險管理框架對于保障信息的安全，提高企業(yè)的運營效力至關(guān)重要。通過引入最新的管理理念和技術(shù)手段，可以有效開展風險辨識、評估及處理，確保檔案的完整性、可靠性與安全性。展望未來，隨著科技的不斷進步和管理方法的持續(xù)優(yōu)化，期待企業(yè)檔案風險防控系統(tǒng)能夠更加完善和智能化，為企業(yè)提供堅實的信息保障和風險管理支持，共同致力于提高企業(yè)檔案管理水平，幫助企業(yè)在高質(zhì)量發(fā)展的道路上穩(wěn)步前進。

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作者單位：深圳市萬科發(fā)展有限公司

作者簡介：黃會（1989—），女，漢族，陜西漢中人，本科，館員，研究方向：城市建設(shè)工程檔案管理。