公立醫(yī)院院長(zhǎng)辦公會(huì)的現(xiàn)狀分析與思考

摘 要：院長(zhǎng)辦公會(huì)是醫(yī)院管理工作的決策機(jī)構(gòu)。論文通過對(duì)院長(zhǎng)辦公會(huì)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以醫(yī)院實(shí)踐為基礎(chǔ)，思考提高院長(zhǎng)辦公會(huì)效率的策略，提出相關(guān)改進(jìn)措施，以期為提高醫(yī)院管理效能、優(yōu)化相關(guān)制度和推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展提供策略。

關(guān)鍵詞：院長(zhǎng)辦公會(huì)；優(yōu)化管理；效率

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Analysis and Thoughts of the Current Situation of the President's Office Meeting in Public Hospital

LAI Mengyu YU Ye

（Shanghai General Hospital， Shanghai 200080， China）

Abstract：The president's office meeting is the decision-making body of hospital management. Based on the analysis of the current situation of the president's office meeting， this paper considers the strategies to improve the efficiency of the president's office meeting and puts forward relevant improvement measures to provide strategies for improving the management efficiency of the hospital， optimizing the relevant system and promoting the modernization of the hospital.

Key words： president's office meeting；optimal management；efficiency

院長(zhǎng)辦公會(huì)是醫(yī)院日常管理工作的決策機(jī)構(gòu)。會(huì)議由院長(zhǎng)組織召開，院領(lǐng)導(dǎo)和匯報(bào)工作的各部門負(fù)責(zé)人參加，為貫徹落實(shí)上級(jí)部門指示、醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、醫(yī)院年度重點(diǎn)工作，聽取醫(yī)療、科研、采購、后勤等各個(gè)部門的重要工作。匯報(bào)者和其他列席人員由院長(zhǎng)根據(jù)匯報(bào)議題確定，是研究、審議和決定醫(yī)院重要事項(xiàng)的最高行政會(huì)議， 對(duì)解決醫(yī)院工作的重大問題及全院?jiǎn)T工普遍關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題起到重要作用。1996 年中紀(jì)委召開的第六次全會(huì)公報(bào)提出“三重一大”制度，其基本含義為重大事項(xiàng)決策、重要干部任免、重要項(xiàng)目安排、大額資金使用，必須經(jīng)集體討論做出決定。2017年《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見》提出，公立醫(yī)院“三重一大”的重要事項(xiàng)須由醫(yī)院黨組織會(huì)議研究討論，確保黨組織的意圖在決策中得到充分體現(xiàn)。2018年6月中共中央辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)公立醫(yī)院黨的建設(shè)工作的意見》，明確公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)體制由原來的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制轉(zhuǎn)變?yōu)辄h委領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制。因此，明確決策主體的決策范圍和形式，提出“三重一大”決策事項(xiàng)清單建議等，顯得尤其重要。本研究通過分析醫(yī)院院長(zhǎng)辦公會(huì)的運(yùn)行現(xiàn)狀，對(duì)現(xiàn)有問題進(jìn)行思考，探討如何保障院長(zhǎng)辦公會(huì)與“三重一大”醫(yī)院決策制度有效落實(shí)，以期為提高公立醫(yī)院管理效率提供參考。

1 院長(zhǎng)辦公會(huì)運(yùn)行現(xiàn)狀

歸納分析醫(yī)院2021—2023年院長(zhǎng)辦公會(huì)相關(guān)數(shù)據(jù)，將院長(zhǎng)辦公會(huì)運(yùn)行的現(xiàn)狀歸納為如下四個(gè)方面：

1.1 院長(zhǎng)辦公會(huì)議題基本情況

2021—2023年， 醫(yī)院共召開147次院長(zhǎng)辦公會(huì)，議題總數(shù)920個(gè)。結(jié)果顯示，2021年到2023年，每年的院長(zhǎng)辦公會(huì)次數(shù)均為49次，但是議題總數(shù)逐年減少。2022年較2021年議題數(shù)降低8.8%；與2022年相比，2023年辦公會(huì)次數(shù)減少13.8%（見表 1）。

分析原因，主要是院長(zhǎng)辦公會(huì)的效率在逐漸提升。在醫(yī)院管理不斷優(yōu)化的過程中，通過流程改進(jìn)和有效溝通，各級(jí)負(fù)責(zé)人能夠更有效地在不同部門和層級(jí)之間共享信息。一些問題可能在更低級(jí)別的會(huì)議或通過其他溝通渠道解決，而不需要在院長(zhǎng)辦公會(huì)上進(jìn)行討論。辦公會(huì)議題數(shù)量的減少，一方面體現(xiàn)了醫(yī)院在管理中辦事效率的提升；另一方面也說明各部門之間的合作和決策分權(quán)可能減少院領(lǐng)導(dǎo)層面的會(huì)議，讓更多的決策在更低層次上被迅速解決。

1.2 每次辦公會(huì)平均議題數(shù)

2021—2023年醫(yī)院院長(zhǎng)辦公會(huì)單次會(huì)議審議的議題數(shù)最少為1個(gè)，2021年、2022年的單次會(huì)議最多審議17個(gè)議題，2023年的單次會(huì)議最多審議16個(gè)議題。2021年到2023年院長(zhǎng)辦公會(huì)平均審議議題數(shù)分別為6.96個(gè)、6.35個(gè)和5.47個(gè)（見表 2）。結(jié)果顯示，與前2年相比，2023年僅有一次會(huì)議的議題數(shù)量超過11個(gè)，且議題數(shù)量不超過7個(gè)的比例為81.6%。合理控制單次會(huì)議的議題數(shù)量有益于控制每次會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)，提高辦公會(huì)效率。

1.3 “三重一大議”題數(shù)占比

醫(yī)院深入貫徹落實(shí)黨委領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，凡屬“三重一大”事項(xiàng)（重大決策事項(xiàng)、重要人事任免事項(xiàng)、重大項(xiàng)目安排事項(xiàng)和大額度資金使用事項(xiàng)），必須提交醫(yī)院黨委會(huì)集體審議決策。屬于醫(yī)院院長(zhǎng)辦公會(huì)議事范圍內(nèi)的“三重一大”事項(xiàng)，須先經(jīng)過院長(zhǎng)辦公會(huì)充分討論研究，形成初步共識(shí)和意見后再提交黨委會(huì)審議決策。2021—2023年院長(zhǎng)辦公會(huì)議題中屬于“三重一大”的議題數(shù)量占比如圖1所示。圖1顯示，“三重一大”議題數(shù)量占比逐年增加。與2021年相比，2023年“三重一大”議題占比上升11.9%。由此可見，“三重一大”事項(xiàng)在醫(yī)院發(fā)展中扮演越來越重要的角色，提醒管理者更加嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，不斷健全管理機(jī)制。

1.4 院長(zhǎng)辦公會(huì)常見問題

院長(zhǎng)辦公會(huì)在醫(yī)院的行政決策中起重要作用，會(huì)議效率也在不斷提高，但仍有一些不足之處。結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，將院長(zhǎng)辦公會(huì)在運(yùn)行中存在的主要問題總結(jié)如下：第一，提交議題材料不及時(shí)，不少部門存在臨時(shí)性上報(bào)議題的情況，導(dǎo)致會(huì)議材料準(zhǔn)備和研究的時(shí)間不足；第二，匯報(bào)時(shí)重點(diǎn)不夠突出，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)討論研究時(shí)間延長(zhǎng)，效率降低；第三，會(huì)后的督辦和監(jiān)督機(jī)制尚不健全，無法對(duì)議題的執(zhí)行情況進(jìn)行及時(shí)反饋。第四，對(duì)部分“三重一大”的議題沒有進(jìn)行提前準(zhǔn)備和前期調(diào)研工作，導(dǎo)致倉促上會(huì)。

2 對(duì)提高院長(zhǎng)辦公會(huì)效率的思考

通過對(duì)辦公會(huì)常見問題和運(yùn)行情況進(jìn)行認(rèn)真分析，結(jié)合院務(wù)辦公室的工作經(jīng)驗(yàn)，我們認(rèn)為提高院長(zhǎng)辦公會(huì)的效率須從會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行把控。

2.1 會(huì)前準(zhǔn)備充分

首先是辦公會(huì)的議題征集。院務(wù)辦公室要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，做好辦公會(huì)議題征集工作，應(yīng)盡早通知會(huì)議時(shí)間和議題征集時(shí)限，請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人盡快與分管院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后確定上會(huì)議題，確保會(huì)議內(nèi)容和議程。通知各部門按規(guī)定要求準(zhǔn)備有關(guān)的上會(huì)議題材料，并在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)上交。如有涉及多個(gè)部門的議題， 要提醒各部門之間進(jìn)行積極主動(dòng)的溝通協(xié)調(diào)，力求意見一致后提交議題。此外，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)職能部門的督促工作，院辦對(duì)各部門提交的材料要嚴(yán)格把關(guān)，要求做到簡(jiǎn)要、清晰、重點(diǎn)明確。尤其是“三重一大”的議題，申報(bào)部門要組織好相關(guān)工作小組，認(rèn)真分析和研討內(nèi)容，形成供領(lǐng)導(dǎo)決策的參考意見，并在會(huì)前同步匯報(bào)給院辦和黨辦。

其次是做好會(huì)議安排。收集各部門議題后，將議題內(nèi)容進(jìn)行整理，精簡(jiǎn)議程。議題的數(shù)量也需要進(jìn)行把控，避免單次的議題數(shù)量過多。院長(zhǎng)辦公會(huì)在半天時(shí)間內(nèi)安排4到6個(gè)議題較為合適，從統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，2023年的議題數(shù)量控制較前有較好的提升。提前將會(huì)議議程通知到各位參會(huì)人員，以便各位領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員熟悉會(huì)議流程和內(nèi)容，有助于各參會(huì)者更好地對(duì)議題內(nèi)容進(jìn)行討論分析，提出更有意義的建議。在制定會(huì)議議程時(shí)，注意控制會(huì)議時(shí)間，合理分配各議題的匯報(bào)時(shí)間與討論分析時(shí)間，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行，并及時(shí)做出決策，避免在某個(gè)問題上花費(fèi)過多時(shí)間。

2.2 會(huì)中提高效率

目前院長(zhǎng)辦公會(huì)采用面對(duì)面會(huì)議形式，充分進(jìn)行交流與討論。院領(lǐng)導(dǎo)需要仔細(xì)傾聽各職能部門負(fù)責(zé)人的議題匯報(bào)、相關(guān)工作開展中遇到的難題，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)給予支持和指導(dǎo)的工作。各職能部門負(fù)責(zé)人則需要將工作中遇到的醫(yī)療、后勤保障、人事、信息、科教等制度或文件向院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行詳盡的匯報(bào)，并提供切實(shí)可行的實(shí)施方案。如會(huì)議中出現(xiàn)意見不一，各方應(yīng)進(jìn)行充分討論與商議，最終做出明確決議，并做好會(huì)議記錄。

此外，可以通過使用在線協(xié)作工具、視頻會(huì)議軟件等技術(shù)工具，以便參與者能夠在不同地點(diǎn)參與會(huì)議，提高靈活性。推進(jìn)會(huì)議信息化可提高效率，可以使用電子設(shè)備代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)版議題材料進(jìn)行提案，數(shù)字化會(huì)議也可以減少紙質(zhì)文件的使用。會(huì)議的信息化不僅更加環(huán)保，且電子設(shè)備便于審閱和修改，可進(jìn)一步提升院長(zhǎng)辦公會(huì)的效率。會(huì)議信息化過程中需要注意滿足部門在會(huì)前進(jìn)行議題討論申請(qǐng)?zhí)峤坏墓δ?，同時(shí)強(qiáng)化分管領(lǐng)導(dǎo)的審核功能，設(shè)置各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)。對(duì)“三重一大”議題進(jìn)行突出提示并嚴(yán)格把關(guān)，并與黨委會(huì)系統(tǒng)對(duì)接，院長(zhǎng)辦公會(huì)后可直接對(duì)接提交至黨委會(huì)辦公系統(tǒng)。此外，通過線上會(huì)議系統(tǒng)可以對(duì)議題材料進(jìn)行準(zhǔn)確歸類和篩選，便于查找議題，同時(shí)也保證了議題的溯源和信息化檢索工作，加速院長(zhǎng)辦公會(huì)的數(shù)字化建設(shè)。在實(shí)施電子化辦公的過程中，確保采取適當(dāng)?shù)陌踩胧?，保護(hù)敏感信息，符合隱私法規(guī)和組織內(nèi)部的安全政策。未來醫(yī)院也將致力于探索辦公會(huì)議的線上一體化系統(tǒng)建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院議事決策體系的一體化管理。

2.3 會(huì)后督辦落實(shí)

建立有效的會(huì)后督辦機(jī)制對(duì)于醫(yī)院管理和運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要。院長(zhǎng)辦公會(huì)結(jié)束后應(yīng)及時(shí)發(fā)布正式文件，并予以公示。院長(zhǎng)辦公會(huì)對(duì)匯報(bào)的議題應(yīng)做到應(yīng)辦即辦，可當(dāng)場(chǎng)解決的問題立即處理。對(duì)于短時(shí)間內(nèi)無法解決的議題，會(huì)后應(yīng)由院辦進(jìn)行督促，限時(shí)解決；涉及多部門合作的議題，會(huì)后盡快統(tǒng)籌解決。為有效進(jìn)行會(huì)后督辦落實(shí)，辦公會(huì)線上系統(tǒng)須同步設(shè)計(jì)相關(guān)內(nèi)容。議題審議通過后即可隨時(shí)查閱決議內(nèi)容，借助線上會(huì)議督辦平臺(tái)，兩辦的工作人員向議題相關(guān)部門下發(fā)督辦任務(wù)，監(jiān)督其限期完成。此外，在監(jiān)督過程中設(shè)立反饋機(jī)制，確保問題能夠得到及時(shí)的反饋，以進(jìn)一步提高辦事效率，形成閉環(huán)管控體系。

3 總結(jié)

本研究對(duì)醫(yī)院院長(zhǎng)辦公會(huì)的現(xiàn)狀進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解其運(yùn)行現(xiàn)狀并探討存在的問題。在公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展背景下，提高院長(zhǎng)辦公會(huì)效率是一項(xiàng)重要任務(wù)。下一階段要通過不斷完善院長(zhǎng)辦公會(huì)的運(yùn)營(yíng)機(jī)制，切實(shí)提高醫(yī)院管理體系的現(xiàn)代化水平，推動(dòng)醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展。

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基金項(xiàng)目：2023年度中國(guó)民族衛(wèi)生協(xié)會(huì)定向課題（CNHA-2023-D-04）

作者簡(jiǎn)介：賴夢(mèng)宇，上海市第一人民醫(yī)院院務(wù)辦公室科員，博士；俞曄（通信作者），上海市第一人民醫(yī)院院務(wù)辦公室主任，教授。