企業(yè)檔案館（室）檔案開發(fā)利用工作的方法

市場經(jīng)濟(jì)的實(shí)質(zhì)是效益經(jīng)濟(jì)，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的任何活動(dòng)都要服從于效益原則。服務(wù)是檔案的宗旨，服務(wù)是檔案的最終目的和歸宿，只有抓好檔案服務(wù)，讓檔案發(fā)揮出真正功能，產(chǎn)生實(shí)實(shí)在在的效益，才能使社會(huì)、企業(yè)各方面滿意，檔案工作才會(huì)有地位、有形象、有出路。企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)中不可或缺。近年來，公司累計(jì)利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)兩億元，而且還以翔實(shí)的資料和權(quán)威的原始憑證解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

一、企業(yè)檔案館（室）檔案利用工作的意義、目的和對(duì)象

1.企業(yè)檔案利用工作對(duì)于企業(yè)檔案工作和企業(yè)各項(xiàng)工作具有重要意義。（1）檔案利用工作是企業(yè)檔案工作的根本目的。企業(yè)之所以進(jìn)行檔案工作，就是要通過檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作，直接提供檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。檔案利用工作是企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)中心任務(wù)，是企業(yè)檔案工作服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作的基本點(diǎn)。

（2）檔案利用工作是企業(yè)檔案工作最富有活力的工作環(huán)節(jié)。檔案利用工作是企業(yè)檔案工作進(jìn)步的杠桿和動(dòng)力，也是企業(yè)對(duì)檔案工作的需要和企業(yè)檔案工作改革發(fā)展和提高的最直接的反映。這就需要我們企業(yè)檔案人員不斷提高修養(yǎng)，研究探索，努力開創(chuàng)企業(yè)檔案利用工作的新局面，因?yàn)槠髽I(yè)檔案利用工作無論是利用的方式、內(nèi)容和對(duì)象都是豐富多彩的，都是不斷變化的，都是可以不斷開拓創(chuàng)新的。

（3）檔案利用工作是企業(yè)發(fā)揮檔案作用、實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的主渠道。通過有效的利用檔案，充分發(fā)揮檔案的憑證依據(jù)作用、參考咨詢作用、傳播知識(shí)作用、宣傳教育作用等，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案工作投入的回報(bào)，這是企業(yè)檔案管理價(jià)值實(shí)現(xiàn)的主要形式，獲得檔案及檔案工作的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，檔案利用工作對(duì)企業(yè)檔案工作的發(fā)展具有重大影響。

2.企業(yè)檔案利用工作的目的。就是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)，保持企業(yè)的歷史聯(lián)系，通過檔案利用水平的提高，提高企業(yè)檔案整體水平。

3.企業(yè)檔案利用的對(duì)象。企業(yè)檔案具有一定的保密性，不對(duì)外開放。企業(yè)檔案一般不直接對(duì)外提供利用，企業(yè)對(duì)外提供利用檔案需經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，企業(yè)檔案一般只對(duì)企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)上級(jí)主管單位提供利用。

二、企業(yè)檔案館（室）常用檢索工具及其編制

檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案資料的重要手段，也是檔案科學(xué)管理和提供利用所依賴的主要工具。檔案檢索工具對(duì)于檔案管理和提供利用關(guān)系密切，也是檔案工作人員從事檔案管理工作不可缺少的。

1.全宗指南。全宗指南是介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書，又稱為全宗介紹。全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成，其結(jié)構(gòu)形式如下：

（1）封頁。封頁即全宗指南的封面。封頁項(xiàng)目包括：全宗指南名稱、時(shí)間、全宗號(hào)。

（2）正文。全宗指南的正文包括全宗構(gòu)成者沿革、全宗內(nèi)檔案情況簡介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹三個(gè)組成部分。

（3）備注。備注部分的內(nèi)容包括本全宗指南的編制情況、有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補(bǔ)充說明，需要解釋的名詞、事件及問題，全宗指南編制后，全宗內(nèi)檔案的增加、調(diào)整、遺失、銷毀等的說明，檢索工具編制情況以及其他有關(guān)問題的說明。

2.案卷目錄、案卷文件目錄（全引目錄）、文件目錄。（1）案卷目錄。是企業(yè)檔案館（室）普遍使用的最基本的檔案檢索工具。它是以案卷為單位揭示和介紹檔案基本內(nèi)容和情況的索引式檔案檢索工具。其主要項(xiàng)目有順序號(hào)、案卷標(biāo)題、檔案起止時(shí)間、保管期限、頁數(shù)等。

（2）案卷文件目錄（全引目錄）。是將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄合二為一，從而揭示檔案內(nèi)容和成分的檢索工具，是企業(yè)檔案館（室）較為實(shí)用的一種文件級(jí)目錄。其特點(diǎn)是能夠直接檢索到文件標(biāo)題，打破了案卷與文件之間的分隔界限，使用方便，準(zhǔn)確程度高。

（3）文件目錄。包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、檔號(hào)等。

三、企業(yè)檔案館（室）檔案利用的方法

1.提供利用。企業(yè)檔案館（室）根據(jù)利用者提出的檔案利用需求，努力提供檔案或有關(guān)檔案信息的利用方式。企業(yè)檔案提供利用的主要途徑有閱檔室查閱檔案、檔案借出、局域網(wǎng)絡(luò)查檔等。企業(yè)檔案提供利用的方法主要包括調(diào)閱、借閱、電話查詢、網(wǎng)上查詢等，下面具體闡述幾種檔案提供利用的方法。

（1）借閱。就是在閱檔室向利用者提供檔案查閱的一種檔案利用方式，這是檔案利用的基本方式。企業(yè)檔案館（室）應(yīng)配有專門的閱檔室，檔案利用者必須在閱檔室查閱檔案。檔案人員應(yīng)注意熱情、周到地服務(wù)和檔案的安全。為維護(hù)閱檔室正常秩序，確保檔案安全，需要建立健全必要的規(guī)章制度，其內(nèi)容主要包括檔案的借閱手續(xù)、借閱的對(duì)象、利用范圍、批準(zhǔn)權(quán)限等。企業(yè)科技檔案管理工作人員，應(yīng)不僅具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且了解和掌握專業(yè)生產(chǎn)知識(shí)，這樣能更好地熟悉館藏檔案的內(nèi)容和成分，工作起來才能得心應(yīng)手，有利于幫助工程技術(shù)人員迅速查找需要的科技檔案，易于和科技人員的溝通，便于和工程技術(shù)人員的交流，有利于實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用。筆者現(xiàn)在在綜合檔案室已工作22年，既熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，又熟悉生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，熟悉館藏。筆者公司員工查找科技檔案時(shí)（如設(shè)備檔案、基建檔案、小型基建檔案等）很多情況下綜合檔案室只有我才能為他們找到，得到員工的稱贊。公司一些工程技術(shù)人員和員工對(duì)筆者說：“多虧你在這，不然我們很難找到需要的圖紙資料！”

（2）借出。企業(yè)檔案一般不允許借出企業(yè)檔案館（室），只有在特殊情況下才可借出，但也不能超出企業(yè)內(nèi)部。為確保檔案安全，需要建立健全必要的檔案外借制度，主要包括檔案外借的手續(xù)、批準(zhǔn)權(quán)限、范圍和要求等，特別是對(duì)檔案利用的對(duì)象、利用的場所等要提出限制。因?yàn)楫?dāng)檔案借出后，該檔案顯然已不在檔案人員的控制范圍內(nèi)，檔案的安全失去保證，這是比較危險(xiǎn)的，因此檔案的外借對(duì)象和利用場所必須是可靠的，否則檔案是不允許外借的。檔案借出利用的時(shí)間不宜過長，借出檔案時(shí)應(yīng)履行登記簽字手續(xù)，在借閱登記簿上記錄借閱人姓名、單位、借閱時(shí)間等信息。檔案借出后檔案人員要注意及時(shí)催還，對(duì)歸還檔案的卷內(nèi)文件情況要細(xì)致檢查，認(rèn)真清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有丟失、拆散、污損、涂改等情況，要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)檔案規(guī)章制度嚴(yán)肅考核處理。

（3）電子郵件、電子文件檔案推送等查閱。檔案利用者提出檔案利用要求后，檔案人員可以通過企業(yè)局域網(wǎng)電子郵箱將電子文件檔案發(fā)送給檔案利用者。公司清華紫光檔案管理軟件可進(jìn)行檔案推送服務(wù)，檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動(dòng)服務(wù)方式，突破了傳統(tǒng)的檔案被動(dòng)利用模式，通過檔案人員對(duì)檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時(shí)有效地發(fā)揮了檔案信息資源的價(jià)值。

（4）電話查閱。電話查閱是利用者通過電話提出查檔要求，檔案人員提供相應(yīng)的查檔服務(wù)的一種檔案利用方式。

（5）檔案網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。就是企業(yè)檔案館（室）利用企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)上面建立檔案查詢網(wǎng)站的一種現(xiàn)代化的檔案利用形式。公司在內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。2014年1月24日，公司圖形信息系統(tǒng)已在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上線運(yùn)行，包括設(shè)備圖紙、技術(shù)手冊(cè)、參數(shù)報(bào)表、設(shè)備維保等信息，并集成了其他生產(chǎn)和設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，方便了設(shè)備資料查閱和管理，提高生產(chǎn)技術(shù)基礎(chǔ)管理水平。綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）及2017年以前的生產(chǎn)檔案（包括重大技術(shù)改造項(xiàng)目檔案、發(fā)電機(jī)組檢修檔案等）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統(tǒng)里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統(tǒng)查閱綜合檔案室2臺(tái)1000MW發(fā)電機(jī)組檔案等的電子文件。筆者認(rèn)為，電子檔案最好是采用紙質(zhì)檔案掃描件，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案掃描件才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致，這樣檔案用戶可以放心地不用到檔案室查閱檔案原件，只要通過局域網(wǎng)絡(luò)查閱檔案室的電子檔案就可以。這樣既可以方便檔案用戶，又可以有效保護(hù)檔案室的檔案原件。企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)必須注意企業(yè)檔案利用的保密問題，因?yàn)槠髽I(yè)檔案屬于控制使用的范圍，只限于企業(yè)工作的查詢利用。同時(shí)，還要注意數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和控制，防止數(shù)據(jù)的篡改。

2.開發(fā)利用。企業(yè)檔案館（室）針對(duì)企業(yè)和社會(huì)的實(shí)際需要，利用保管檔案的優(yōu)勢，發(fā)掘館（室）藏，通過各種形式主動(dòng)地報(bào)道或提供利用檔案的內(nèi)容或信息的方式，是企業(yè)檔案館（室）檔案利用的較高層次的工作，對(duì)企業(yè)檔案人員的要求較高。檔案人員必須具有較高的業(yè)務(wù)和文字水平，熟悉館（室）藏，了解企業(yè)中心工作，根據(jù)實(shí)際工作需要，認(rèn)真選擇專題和利用方式，積極開發(fā)檔案信息資源，較為常用的主要有以下幾種形式。

（1）檔案編研。就是企業(yè)檔案館（室）及其檔案人員根據(jù)企業(yè)工作的實(shí)際需要，充分利用館（室）藏檔案，將有關(guān)檔案資料信息編印成冊(cè)，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)的一種檔案利用形式，主要包括檔案目錄（索引）、文件匯編、組織沿革、參考資料等。如我們檔案室堅(jiān)持調(diào)查研究，確立實(shí)用、可行的編研課題，做好經(jīng)常性的資料匯編工作，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各項(xiàng)管理需要。公司檔案管理人員編研完成了《征地文件匯編》、《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》、《科研成果匯編》等編研材料，同時(shí)還編制了多種多冊(cè)檔案檢索工具，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。

（2）參與性研究利用。是指企業(yè)檔案館（室）或檔案人員直接參與企業(yè)中心工作或業(yè)務(wù)等工作，利用檔案及其信息，直接提供利用或共同研究，完成工作任務(wù)的一種方式。企業(yè)檔案館（室）的參與性研究利用的好處是檔案人員能有效地發(fā)揮檔案的作用，將企業(yè)工作與檔案工作直接聯(lián)系起來，優(yōu)勢互補(bǔ)。但參與性研究利用對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求較高，占用檔案人員精力和時(shí)間較多，如果處理不好，直接影響檔案工作，甚至?xí)绊懙狡渌ぷ?。例如公司檔案管理人員與有關(guān)部門合作完成了《徐州發(fā)電廠大事記》、《徐州發(fā)電廠志》等編研材料，再如1997年、2005年、2015年筆者公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，公司編委先后調(diào)閱了綜合檔案室大量檔案資料（89-073-45、92-601-01、02等），為廠志的順利完成立下汗馬功勞。

（3）檔案資料專題信息服務(wù)。就是企業(yè)檔案館（室）及時(shí)地根據(jù)企業(yè)的實(shí)際工作需要，充分利用館（室）藏檔案或資料，將有關(guān)檔案信息編印成冊(cè)，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)的一種檔案利用形式，主要包括專題目錄（索引）等。

四、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用案例

近年來，公司進(jìn)一步深入貫徹實(shí)施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

案例分析一：徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部土建專業(yè)工程師朱某利用公司征地檔案。2018年3月7日，徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部土建專工朱某來到檔案室要求查閱徐州電廠#1、#2灰場等處征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議等征地檔案。自90年代以來，企業(yè)檔案工作伴隨國有企業(yè)改革力度的加大而在改革的進(jìn)程中逐步健全與發(fā)展起來，為用戶服務(wù)是企業(yè)檔案工作的最終目的，為此要采取各種有效的方式向用戶提供服務(wù)，檔案信息是企業(yè)檔案的隱含資源，提供檔案信息的利用是企業(yè)檔案工作的根本前提。檔案是公司彌足珍貴的歷史文化財(cái)富，是徐州公司建廠40余年來徐電人砥礪奮進(jìn)、篤行不怠、奮輯爭先、賡續(xù)前行的寶貴歷史記憶，徐州公司科技檔案凝結(jié)著徐州公司廣大科技人員和科技檔案管理人員的心血和汗水，包括2×1000MW建設(shè)工程基建檔案、征地檔案、重大技改檔案等，各種各類，類型繁多復(fù)雜，且由于歷史的原因，徐州公司建廠40余年以來由于原能源部等火電企業(yè)檔案分類表數(shù)次修改調(diào)整補(bǔ)充等原因，科技檔案的目錄代號(hào)等數(shù)次修改，火電企業(yè)檔案人員對(duì)檔號(hào)不重新改變調(diào)整原因就是為了保持企業(yè)檔案的延續(xù)性，如03-003-004（銅山縣、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠關(guān)于電力修造廠轉(zhuǎn)讓、土地納稅以及徐州市區(qū)征地等問題的通知，報(bào)告）、0400-8001-004（國華徐電2×1000MW建設(shè)工程可行性研究報(bào)告審查意見及會(huì)議紀(jì)要）等，在一定程度上增加了科技檔案管理的繁難程度，徐州公司科技檔案管理絕非普通人想象的那樣易學(xué)簡單，科技檔案管理人員要求中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱，遵紀(jì)守法，熱愛檔案工作，堅(jiān)持不怠地努力學(xué)習(xí)鉆研科技檔案管理業(yè)務(wù)、知識(shí)和技能及電力生產(chǎn)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，勤奮工作默默堅(jiān)守任勞任怨，逐步成長為一名技能水平高超的科技檔案管理專家。上述朱某需要查閱的科技檔案徐州公司檔案室只有筆者才能為他準(zhǔn)確、迅速地查找調(diào)卷，筆者快速進(jìn)行檔案檢索調(diào)卷，調(diào)出征地檔案案卷0300-8030-008、009（銅山縣革委會(huì)、徐州電廠關(guān)于徐州電廠#1、#2灰場等處征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議）等2卷，朱某認(rèn)真仔細(xì)查閱科技檔案案卷，徐州公司征地檔案具有重要的憑證作用。

案例分析二：徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部技術(shù)監(jiān)督專業(yè)人員張某利用公司百萬機(jī)組設(shè)備監(jiān)造檔案。設(shè)備監(jiān)造檔案包括監(jiān)造日志、監(jiān)造工作總結(jié)等，2020年7月6日，生產(chǎn)技術(shù)部張某來到檔案室找到筆者，為做好徐州公司技術(shù)監(jiān)督工作，需要查閱徐州公司百萬機(jī)組汽輪機(jī)設(shè)備、鍋爐設(shè)備等設(shè)備監(jiān)造檔案，筆者熟悉館藏，立即調(diào)出0401-909-001（國華徐電2×1000MW建設(shè)工程1號(hào)汽輪機(jī)設(shè)備監(jiān)理報(bào)告）、0401-909-019（國華徐電2×1000MW建設(shè)工程1號(hào)爐質(zhì)量問題記錄匯總）等案卷5卷，張某查閱這些檔案可以了解百萬機(jī)組設(shè)備制造時(shí)監(jiān)造總結(jié)、監(jiān)造報(bào)告、質(zhì)量問題記錄等，有助于做好技術(shù)監(jiān)督工作，消除設(shè)備缺陷。

（作者單位：國家能源集團(tuán)江蘇電力有限公司國能徐州發(fā)電有限公司檔案室）