提高企業(yè)現(xiàn)代管理科學(xué)成效的五大實施路徑

隨著現(xiàn)代管理科學(xué)的發(fā)展，人們越來越認(rèn)識到管理的重要性，但是對于管理者本身的成效卻關(guān)注不多，甚至是管理者本人也不例外，并沒有意識到自身成效對企業(yè)的重要性。因此，在企業(yè)經(jīng)營管理中，管理者很容易陷入慣性思維和過去的經(jīng)驗之中，根本無法提升自身工作的成效。

管理者作為企業(yè)經(jīng)營管理的核心，其成效決定了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。但在實際工作中，很多管理者并沒有意識到其重要性，每天都被淹沒在會議和文件之中，無暇顧及和思考涉及企業(yè)發(fā)展最核心的問題，總覺得被工作追趕永遠(yuǎn)無法做完、下屬能力無法達(dá)到要求、上級沒有提供更好的幫助和指導(dǎo)......上述問題產(chǎn)生的根本原因是管理者沒有充分認(rèn)識到提升工作成效的重要性，更不知道如何提升工作成效。管理學(xué)大師德魯克在《卓有成效的管理者》一書中告訴我們，管理者必須富有成效才有存在的價值，而且這種成效跟個體的性格特點、行為習(xí)慣、知識范圍、技術(shù)能力等都無直接關(guān)系，管理者可以通過一定的方法和路徑，尤其在時間管理、成果導(dǎo)向、發(fā)揮長處、聚焦關(guān)鍵和有效決策五個方面的持續(xù)修煉，來提升管理成效，為組織作出更大貢獻(xiàn)。

一、加強時間管理

對于管理者而言，最稀缺的是時間。他們的時間大部分不屬于自己，而屬于業(yè)務(wù)拓展、客戶接待、會議協(xié)調(diào)和各種應(yīng)酬等，真正屬于自己的就是上述工作切割后留下的碎片時間，因此，管理者如果想提高成效，就必須加強時間管理。在時間管理方面，不能依靠直覺，必需借助于科學(xué)的方法和工具，進行系統(tǒng)研究和分析，將時間消耗聚焦于企業(yè)的成果和績效，才能提高時間管理成效。

第一步是記錄時間。養(yǎng)成工作記錄的習(xí)慣，能更好統(tǒng)籌安排工作，還可以進行統(tǒng)計分析，找到提升時間管理的有效途徑。有效的管理者都會對每天的時間進行持續(xù)記錄，包括工作的類別、內(nèi)容、地點、對象、消耗的時間等關(guān)鍵要素。工作的內(nèi)容、對象和消耗的時間比較容易理解，而工作的類別主要是根據(jù)管理者所處行業(yè)、管理職位和職責(zé)，對日常工作進行分析和歸類，例如會議、接待、溝通、簽字等；工作地點主要是記錄管理者工作時，在距離上所產(chǎn)生的時間成本。

第二步是分析時間。有效的管理者會定期對記錄進行分析，最好是每月進行一次分析，每年進行一次總結(jié)。月分析的重點在于，徹底弄清楚三個問題。一是每個工作類別所消耗時間，對于時間消耗最大的前幾類工作，我們必須對每類工作提出兩個疑問，該類工作的存在價值是否還有繼續(xù)的必要、該類工作的成效是否達(dá)到了預(yù)期的效果。二是不同工作對象在管理者所消耗時間中的占比，同樣也需要對時間消耗最大的前幾個對象，逐個提出兩個疑問，其工作是否取得預(yù)期的成效、其工作能否提高效率。三是因工作地點不同在距離上所消耗的時間是多少，對于這些時間的消耗，同樣需要提出兩個疑問，能否改變交通的方式或者統(tǒng)籌出行的頻次以節(jié)約時間、能否對這些時間進行有效利用等。通過分析，管理者對時間花費有比較系統(tǒng)和清晰的認(rèn)識，為后期的優(yōu)化奠定良好基礎(chǔ)。

第三步是優(yōu)化時間。在分析的基礎(chǔ)上，要對時間花費進行優(yōu)化，優(yōu)化的重點在于三個方面。一是剔除無效的時間消耗，其實企業(yè)在實際管理中，往往存在一些流程和環(huán)節(jié)是既有的習(xí)慣和傳統(tǒng)所致，隨著時間和企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，這些流程和環(huán)節(jié)都已經(jīng)成為多余，需要進一步的優(yōu)化，以減少這些不必要的環(huán)節(jié)，從而提高工作效率，同時管理者還需要對企業(yè)的流程和權(quán)限進行審視，按照“層級負(fù)責(zé)”的原則，建立制度化授權(quán)，提高下屬工作積極性和主動性，將管理者從日常的協(xié)調(diào)中解脫出來，才會有更多的時間聚焦于更為重要的事情。二是合并低效的時間消耗，最常見的就是會議管理，對會議進行系統(tǒng)梳理和統(tǒng)籌安排，裁減合并減少會議數(shù)量，集中安排壓縮會議籌備、人員通知和會議銜接的時間，設(shè)立定期會議和無會日等，都是非常有效的會議管理方法。但是在企業(yè)實際管理中，最為直接和有效的方法就是明確會議的時間和限制會議參加對象，在會議時長控制方面，管理者需要根據(jù)會議召開的內(nèi)容，對會議召開的時間長度進行規(guī)定，同時在會議進行期間，還要及時掌握會議的節(jié)奏，防止會議討論主題走偏，討論無關(guān)內(nèi)容，從而影響會議的效率和質(zhì)量；在會議人員控制方面，管理者需要根據(jù)會議召開的內(nèi)容，對參會人員進行嚴(yán)格控制，一方面要避免不必要參會人員參會，減少“陪會”的想象；另一方面也要避免應(yīng)當(dāng)參會人員缺席參會，從而導(dǎo)致會議議題無法有效研究和討論。三是整合碎片化的時間，管理者也應(yīng)該借鑒計算機磁盤碎片整理的原理，定期對自己的時間進行整理和安排。例如，可以充分利用每天早上上班前的時間，對一整天的工作進行計劃安排，結(jié)合不同類型工作的特性進行整合，為自己預(yù)留更多的整段時間，簽字時間、工作匯報時間、員工談心時間等都可以相對集中，以減少對自己工作時間和思考重要事情的反復(fù)打斷。這種對碎片化時間的整合不僅能夠為自己節(jié)約時間，同時也有利于下屬提前制定工作計劃和養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

二、堅持成果導(dǎo)向

成果是企業(yè)存在的前提和基礎(chǔ)，其表現(xiàn)形式是產(chǎn)品和服務(wù)能夠獲得市場認(rèn)可和客戶購買，也是企業(yè)存在的價值。因此，在經(jīng)營管理中，很多管理者容易陷入過程管理誤區(qū)，把時間和精力都投注在過程中，建立各種管控體系、管理制度、操作規(guī)范、流程表單、監(jiān)督程序等，時刻關(guān)注員工有無“按圖作業(yè)”、有無“違反規(guī)定”，沒有思考管理的目的到底是什么，應(yīng)該達(dá)成什么樣的成果，為了實現(xiàn)上述成果應(yīng)該采用管理手段。這種本末倒置的思維，導(dǎo)致管理者的時間和精力錯誤投入到過程而非成果之上。從企業(yè)角度講，再完美的過程，如果無法達(dá)成成果，都是失敗的，因為客戶從來不關(guān)注你的過程和辛苦。因此，作為一名有效的管理者，必須堅持成果導(dǎo)向，所有管理行為和工作，都必須緊緊圍繞創(chuàng)造和滿足客戶需求這一根本目標(biāo)。

實際工作中，由于管理者所處的企業(yè)、部門和崗位的不同，成果也有所區(qū)別，但綜合起來說，管理者的成果主要表現(xiàn)在兩個方面：一是直接成果，包括收入、利潤、市場規(guī)模、客戶滿意度等，直接成果是企業(yè)努力和奮斗的目標(biāo)，也是企業(yè)前進的動力和方向，管理者必須時刻思考管理和工作，是否有利于達(dá)成上述目標(biāo)，如果答案是否定的，就應(yīng)該果斷放棄；二是間接成果，包括執(zhí)行效率、團隊凝聚力、市場敏感性、員工滿意度、創(chuàng)新機制等，間接成果是達(dá)成直接成果的重要支撐和保障，作為非業(yè)務(wù)部門的管理者，可能其管理成果不直接貢獻(xiàn)于收入、利潤等目標(biāo)，但只要能夠?qū)崿F(xiàn)上述間接成果，一樣可以為企業(yè)創(chuàng)造價值。所以，對于有效的管理者而言，思考的出發(fā)點一定是成果而非工作，做正確的事永遠(yuǎn)優(yōu)于正確地做事。面對任何工作，其管理的邏輯起點，不是如何高效的完成，而是如何有效的達(dá)成成果，貢獻(xiàn)意識應(yīng)牢牢鐫刻在管理者的思想深處，時刻根據(jù)對企業(yè)的貢獻(xiàn)去修正和完善管理和工作，以確保對組織的貢獻(xiàn)和價值。

三、善于發(fā)揮長處

個人由于家庭環(huán)境、個性特征、成長經(jīng)歷、教育背景和工作經(jīng)驗的不同，所以各有所長，也各有所短。作為一名管理者，應(yīng)該堅持“揚長避短”的策略，善于發(fā)揮團隊中每個人的特長，正如唐太宗李世民在《帝范》中所言：“如巧匠之制木，直者以為轅，曲者以為輪；長者以為棟梁，短者以為栱角。無曲直長短，各有所施......智者取其謀，愚者取其力；勇者取其威，怯者取其慎......不以一惡忘其善；勿以小瑕掩其功?！钡?，在實際工作中，很多管理者最容易陷入的誤區(qū)就是“短板思維”，面對人才，總把時間和精力投注在其短處上，求全責(zé)備。所以，對于有效的管理者而言，用人的核心在于能否為企業(yè)創(chuàng)造價值，其短處只要不給企業(yè)價值帶來實質(zhì)影響，就非關(guān)注重點。發(fā)揮長處是一個管理者能否創(chuàng)造價值的關(guān)鍵所在。

一是發(fā)揮自己的長處。管理者必須對自己有清醒認(rèn)識，明白自己的性格特征、喜愛偏好、學(xué)習(xí)習(xí)慣、工作方式、知識儲備、技能水平、道德和價值觀等，知道自己的長處、獲取知識的最有效方式、大腦最興奮的時間等等，準(zhǔn)確判斷出自己到底哪些方面高于團隊平均水平。然后，充分利用“異于常人”的長處，聚焦擅長的領(lǐng)域做事，才能在有效的時間內(nèi)，做出最大的貢獻(xiàn)。管理者最忌諱的事，就是為了顯示自己的權(quán)威，對任何事情都評頭論足，在自己不擅長的領(lǐng)域發(fā)表意見或者指導(dǎo)別人，不但容易讓自己陷入被動的窘境，同時也容易形成總是自我感覺良好和自以為是的惡習(xí)。

二是發(fā)揮下屬的長處。正所謂，知人才能善任。管理者也必須對自己的下屬具有清醒的認(rèn)識，充分發(fā)揮其長處。例如，在崗位職責(zé)設(shè)計中，就要摒棄傳統(tǒng)的設(shè)計模式，打破原有的崗位職責(zé)邊界，采用模塊化設(shè)計，將傳統(tǒng)的崗位職責(zé)，進行模塊化的歸類，針對下屬的特點，將不同模塊融入到崗位中，以充分發(fā)揮其長處，達(dá)到揚長避短的效果。同樣，在績效考核中，一方面要設(shè)定能有效激勵其發(fā)揮長處的指標(biāo)，另一方面在結(jié)果判斷上，也要重點關(guān)注其長處是否得到有效發(fā)揮，是否創(chuàng)造了更好的價值。

三是發(fā)揮上級的長處。這是很多管理者最容易忽略的一點，不知道上級擅長什么，只知道他們不擅長什么，同時又對上級的短處耿耿于懷，抱怨不休。作為一名有效的管理者，應(yīng)該清醒的認(rèn)識到，上級所處的位置、接觸的信息、擁有的資源以及其擅長的領(lǐng)域都是自己所不能及的，這些長處恰恰對于自己推動工作具有非常重要的幫助作用，要充分利用上級的長處使自己和團隊的工作更有成效。

四、聚焦關(guān)鍵事件

管理者每天都會面臨不同的事情，緊急的和不緊急的、短期的和長期的、能夠迅速呈現(xiàn)效果的和需要長期堅持的，面對不同的事情，往往容易以急為先，從而使管理者看起來非常地繁忙和努力，但對企業(yè)來講，并不一定有成效。管理者不能用戰(zhàn)術(shù)的勤奮去掩蓋戰(zhàn)略的懶惰，如果不能根據(jù)事情的重要程度進行劃分，永遠(yuǎn)都會陷入麻煩接踵而至的惡性循環(huán)，成效更無從談起。對于管理者來說，必須按照輕重緩急的原則對工作設(shè)定不同的優(yōu)先次序，而且要堅持要事優(yōu)先的原則。在企業(yè)經(jīng)營管理中，所謂的要事就是事關(guān)企業(yè)持續(xù)經(jīng)營和健康發(fā)展的事，換句話說就是如何發(fā)現(xiàn)、創(chuàng)造和滿足客戶的需求，只有抓住關(guān)鍵之事，才能事半功倍。

在聚焦關(guān)鍵事件的過程中，一方面要堅持分級管理、層級負(fù)責(zé)的原則，克服事無巨細(xì)的心態(tài)和親力親為的習(xí)慣，通過制度化的授權(quán)、程序化的管控，抓大放小，充分調(diào)動團隊每個成員的積極性和主動性。同時，管理者還要指導(dǎo)自己團隊中的每個人，使他們在工作的過程中，都能夠聚焦關(guān)鍵事件，充分展示個人的才華，體現(xiàn)個人的價值和對組織的貢獻(xiàn)，在這種理念指導(dǎo)下，團隊才會形成巨大的向心力和凝聚力，也才會創(chuàng)造出更高的績效；另一方面要堅持定期檢討、果斷放棄的原則，選擇一件重要的、有價值的事情比較容易，但是要放棄上述事情，卻是十分困難，尤其是那些奠定了過去的成就和輝煌的事，往往需要管理者付出更大的決心和勇氣，才能中斷和放棄。管理者要養(yǎng)成定期檢討的習(xí)慣，對于自己所從事的事情，不斷進行檢視，看看這些事情隨著時間和環(huán)境的變化，是否還符合當(dāng)初選擇的原則，是否還是自己所從事的事情中的關(guān)鍵，是否對公司還有價值，如果答案是否定的，就必須果斷放棄，轉(zhuǎn)向更有價值的事情，不然投入再多的時間和資源都是一種浪費。

五、進行有效決策

諾貝爾經(jīng)濟學(xué)獎獲得者、管理學(xué)家、決策理論的大師赫伯特·A·西蒙有一句名言，管理就是決策。管理者的本質(zhì)工作就是做出決策。因此，決策成效決定了一個管理者的工作成效。決策的本意就是通過對一系列方案進行分析和比較，從中選出最優(yōu)方案。對于決策來說，有三個關(guān)鍵要素：第一個是目標(biāo)，首先弄清楚決策的目標(biāo)是什么，為什么要做這件事情，對企業(yè)的價值所在，如果沒有目標(biāo)也就迷失了做事的方向，失去了決策的價值和意義，尤其是對于經(jīng)營管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，管理者要善于發(fā)現(xiàn)問題的核心和背后的邏輯，找到其共同點和共通點，通過決策建立一套規(guī)則或制度，形成長效機制，從而提高工作效率，避免類似問題再次發(fā)生；第二個是邊界，決策所受到的約束條件，包括問題產(chǎn)生的假設(shè)條件是什么，解決問題需要哪些資源和條件限制，而這些資源和條件是否具備，或者是在什么情況下才能具備，沒有邊界的決策，猶如空中樓閣，最終都無法落地實施；第三個是策略，在現(xiàn)有資源約束下，達(dá)到目標(biāo)的最優(yōu)策略，不同的策略可能在資源占用、時間消耗、實施路徑等方面各有不同，每個策略都有其優(yōu)缺點，作為一名管理者關(guān)鍵是要在眾多的策略中，選擇出最優(yōu)的策略。所謂最優(yōu)策略的評價標(biāo)準(zhǔn)，就是能夠更好的達(dá)成公司目標(biāo)。

決策不是個人的事，如何在決策中克服偏見，汲取好的建議意見，是提高決策成效的關(guān)鍵。管理者在工作中，都會總結(jié)出一套屬于自己的工作方法、成熟經(jīng)驗、價值判斷等，這些都是取得成就和輝煌的重要基礎(chǔ)，也往往被管理者視為成功法寶。但是，隨著時間和外部條件的變化，往往已經(jīng)不適應(yīng)新情況，如果管理者不能夠根據(jù)新情況、新問題進行創(chuàng)新和改變，最終原有的成功反而成為現(xiàn)在的羈絆，也會成為影響管理有效決策的最大障礙。在決策中，反對意見是管理者保持警醒和激發(fā)想象力的最好助力。作為一名有效的管理者，要保持對反對意見的包容，要明白一項好的決策很多時候都不會是一致意見的產(chǎn)物，而是不同意見的融合，要通過反對意見反思決策依據(jù)是否存在偏見和漏洞，是否能夠落地和執(zhí)行。此外，要從反對意見中汲取靈感，激發(fā)新的思維和方案，使原方案更加優(yōu)化，從而提高決策成效。

六、結(jié)語

作為一名管理者必須充分認(rèn)識到自身工作成效的重要性以及對組織的影響，切實增強提升工作成效的使命感和緊迫性，在日常工作中要注重提升工作和管理成效。管理者工作成效的提升并非生而知之，可以通過后天的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和訓(xùn)練獲得，只是需要管理者找到提升工作成效的路徑和方法，尤其是可以通過在時間管理、成果導(dǎo)向、發(fā)揮長處、聚焦關(guān)鍵和有效決策五個方面的持續(xù)修煉，達(dá)到事半功倍的效果。因此，管理者工作成效的提升，不但事關(guān)自身管理能力提升和個人績效水平，更事關(guān)企業(yè)的整體績效水平和未來健康發(fā)展。

（作者單位：四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院）