鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作創(chuàng)新方法

摘 要：近年來，隨著我國社會快速發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的服務(wù)功能與發(fā)展水平均得到了前所未有的進(jìn)步，特別是在醫(yī)療體制全面改革與推進(jìn)背景下，農(nóng)村醫(yī)療事業(yè)更是不斷進(jìn)步，為群眾提供了高質(zhì)量、高水平的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理也是不可忽視的重要組成部分，這項(xiàng)工作的開展主要是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作中的各項(xiàng)醫(yī)療活動進(jìn)行真實(shí)記錄，具有深遠(yuǎn)的指導(dǎo)意義。為推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的順利開展，文章將進(jìn)一步對相關(guān)問題展開研究，并提出創(chuàng)新對策，希望在引導(dǎo)檔案管理工作規(guī)范化開展的背景下，實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作科學(xué)、穩(wěn)定開展。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院；檔案管理；創(chuàng)新；探索

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理工作中，檔案管理起到了非常關(guān)鍵的作用，是醫(yī)院管理的主要組成部分。采取科學(xué)、合理和規(guī)范化的手段不僅會對管理工作的效率產(chǎn)生很大的影響，還會促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展，尤其是在醫(yī)療行業(yè)不斷發(fā)展的背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要想在激烈的市場競爭中獲取更大發(fā)展，就更需要不斷提高自身檔案管理水平，只有保證檔案管理工作不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，才能帶動其他工作的順利開展。為此，文章將詳細(xì)論述鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的創(chuàng)新思路與方法，希望能夠?yàn)楹罄m(xù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作的開展提供有效幫助。

一、開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的主要意義

目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院是中國農(nóng)村地區(qū)最基礎(chǔ)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，從某種程度而言，衛(wèi)生院的健康發(fā)展將直接影響農(nóng)村地區(qū)群眾的身體健康與生活水平。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院不僅肩負(fù)著農(nóng)村患者身體健康和醫(yī)療診斷的根本任務(wù)，還直接影響著當(dāng)?shù)厝罕娚畹男腋Ｖ笖?shù)，是達(dá)成農(nóng)村地區(qū)小康發(fā)展的重要基礎(chǔ)。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在日常的檔案管理工作中可以精準(zhǔn)、詳細(xì)地記錄農(nóng)村地區(qū)人口發(fā)展的健康動態(tài)，具有很強(qiáng)的后續(xù)治療針對性和指導(dǎo)性。

第一，記錄個人健康信息，主要包括病史、診療記錄，便于個性化治療。

第二，方便健康監(jiān)測和疾病預(yù)防，通過檔案可以及時發(fā)現(xiàn)健康問題，

第三，改善醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，檔案信息有助于醫(yī)生更好地了解患者情況。

第四，能夠?yàn)檠芯亢凸残l(wèi)生決策提供數(shù)據(jù)支持，檔案中的數(shù)據(jù)可以用于疾病控制和預(yù)防策略的制定。

此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院健康檔案的構(gòu)建可以為農(nóng)村地區(qū)人口疾病預(yù)防提供重要的資料信息。全面分析鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案信息，對其開展有效管理，將會對整個醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生重大的作用。因此，在對鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的檔案開展管理的同時，還要把此項(xiàng)工作作為開展農(nóng)村基層衛(wèi)生工作的起點(diǎn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作應(yīng)該始終秉承為群眾服務(wù)的基本要求和任務(wù)。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的主要問題

研究發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)大多數(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院目前把重點(diǎn)放在了醫(yī)療、人事和行政方面，對于檔案工作還沒有一個準(zhǔn)確的認(rèn)知，也使得此項(xiàng)工作的開展沒有建立健全檔案管理制度與工作體系，從而出現(xiàn)了以下管理問題：

1.對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作重視度不夠

長久以來，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作始終缺乏必要的關(guān)注度，這是由于在許多情況下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作并未與醫(yī)院的主要工作相聯(lián)系，一些工作人員，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的領(lǐng)導(dǎo)，誤以為開展檔案管理工作是沒有必要的，只需要確保在實(shí)際工作中不會出現(xiàn)檔案遺失就行了。甚至認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)專門的工作，和鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的主要業(yè)務(wù)沒有任何關(guān)系，對檔案的管理工作只需要符合上級機(jī)關(guān)的工作要求就行了。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理者的工作重心是怎樣開展醫(yī)學(xué)治療，對檔案工作的認(rèn)識還比較片面，不能充分發(fā)揮檔案信息在衛(wèi)生工作中的作用，導(dǎo)致許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案信息不能充分被利用，再加上一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作沒有準(zhǔn)確的認(rèn)識，造成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作滯后和過于保守。長久以來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)目前的醫(yī)療發(fā)展需要了。

2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理人力資源有限

當(dāng)前，許多地區(qū)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的人力資源非常有限，工作人數(shù)不夠，常常把臨退休或者工作能力不強(qiáng)的人分配到檔案管理部門，由于這種不合理的工作分配方式，使得檔案的真正功能無法得到充分利用，在一定程度上導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人才匱乏，阻礙了整個工作的正常開展。此外，一些單位在對檔案管理制度落實(shí)過程中，雖然制定了規(guī)章制度，但是在具體操作中仍然存在很多問題，檔案管理無法做到統(tǒng)一性和規(guī)范性開展，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理效果不佳，導(dǎo)致檔案利用率也難以得到提高，這些問題的出現(xiàn)會在不同程度上影響檔案管理工作的順利開展，不利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作信息化建設(shè)。

3.檔案管理技術(shù)與方法存在滯后性

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作中，由于受場地條件的制約與影響，在檔案的處理與存儲方面還出現(xiàn)了許多問題。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理設(shè)備設(shè)施仍然存在明顯落后的問題，采用的工作方法和手段也無法順應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，導(dǎo)致很多工作內(nèi)容與技術(shù)無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展步伐，長此以往，檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展必然會受到嚴(yán)重影響。

4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理人員綜合素質(zhì)欠佳

目前，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還沒有建立完善的檔案管理體系，在工作過程中，常常會出現(xiàn)檔案分類不合理、資料收集不完整的情況。因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的總體工作效能低下，缺少管理制度的制約，導(dǎo)致了檔案管理工作混亂。另外，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的管理者沒有接受過專門的業(yè)務(wù)知識訓(xùn)練，也沒有系統(tǒng)的文件引導(dǎo)。所以，業(yè)務(wù)水平十分有限，很多工作人員只能憑借經(jīng)驗(yàn)開展工作，綜合素質(zhì)存在明顯不足。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的創(chuàng)新舉措

1.建立健全現(xiàn)代檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理和應(yīng)用自覺性提升

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在實(shí)際工作中應(yīng)該正確理解管理制度的意義，建立健全檔案管理體系，確保衛(wèi)生院檔案管理工作規(guī)范化開展。在制定檔案管理制度時，要確保檔案管理制度始終滿足國家檔案法律法規(guī)的要求，并按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的業(yè)務(wù)特色建立一套更為科學(xué)和全面的檔案管理系統(tǒng)制度。比如按照門診特殊病、就醫(yī)登記、醫(yī)保住院、醫(yī)保門診以及醫(yī)?；鹬Ц兜阮愋烷_展分類歸檔，建立歸檔臺賬、入庫記錄。制定《檔案管理制度》《立卷歸檔制度》《檔案人員崗位責(zé)任制度》《檔案借、查、閱制度》《檔案工作流程》等一系列規(guī)章制度，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院業(yè)務(wù)檔案管理工作逐步走向制度化、科學(xué)化。

在健全、嚴(yán)密的檔案管理制度下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要引導(dǎo)和培養(yǎng)員工創(chuàng)新檔案管理意識，要嚴(yán)格落實(shí)“人人都要管檔案，事事都要有檔案”的總體要求，在促進(jìn)我國檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，全面提高檔案資源的綜合利用率。在開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作時要時刻按照規(guī)定開展工作，充分調(diào)動所有員工的工作熱情，使檔案管理與醫(yī)療管理、行政管理工作相結(jié)合，從而使其在醫(yī)院管理工作中更好地發(fā)揮作用。

2.更新檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施，加強(qiáng)系統(tǒng)化的指導(dǎo)和培訓(xùn)

在工作過程中，為了確保檔案工作的質(zhì)量，必須不斷升級硬件設(shè)備設(shè)施，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方式方法，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的水平，促進(jìn)我國的檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展。在對硬件設(shè)備設(shè)施升級的同時，醫(yī)院還需要適時調(diào)整檔案管理設(shè)備設(shè)施，如要配備充足的檔案管理場地和溫度、濕度控制設(shè)備設(shè)施，使其不會被周圍的環(huán)境所影響。同時，在軟件更新過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還要加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化技術(shù)，在現(xiàn)代計算機(jī)、信息技術(shù)的引領(lǐng)下，建立一個完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，這種方法既可以豐富檔案文件的存儲形式，又可以促進(jìn)檔案文件的自動化管理，是提高檔案信息利用的一個關(guān)鍵措施。

另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要主動引導(dǎo)和培訓(xùn)檔案管理人員，讓他們有足夠的學(xué)習(xí)環(huán)境和機(jī)遇，并定期組織各科室相互交流，以提高檔案管理人員的職業(yè)能力和知識水平。在此期間，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院通過開展系統(tǒng)的培訓(xùn)，不僅能夠有效提高工作人員的專業(yè)技能與工作水平，還能為檔案管理工作的順利開展提供必要幫助。

3.加強(qiáng)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院網(wǎng)絡(luò)管理體系的構(gòu)建，強(qiáng)化檔案資源的有效開發(fā)與應(yīng)用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心（站）應(yīng)當(dāng)采取各種形式的數(shù)據(jù)收集，并對其開展動態(tài)的數(shù)據(jù)更新。已經(jīng)建成電子病歷的區(qū)域要確保所有患者所獲得的醫(yī)療保健信息能納入電子病歷中，并確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性。

一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在工作過程中，要主動構(gòu)建完整的管理體制，如在院長的直接帶領(lǐng)下，以科室主任為主體，以檔案管理員為特定工作人員，形成一個完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行工作內(nèi)容的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理。此類網(wǎng)絡(luò)管理體系的構(gòu)建不僅能夠加強(qiáng)各部門的有效溝通，還能切實(shí)提升工作人員積極性，有助于檔案管理工作整體效率和質(zhì)量的提升。此外，為方便參保人員的查詢，在規(guī)范整理的基礎(chǔ)上建立標(biāo)準(zhǔn)化醫(yī)保檔案存儲和信息化管理平臺，還可以通過案卷檔號、文號、責(zé)任者、日期和頁號等，可以多維度條件檢索，真正實(shí)現(xiàn)“記錄一生、跟蹤一生、保障一生、服務(wù)一生”的目標(biāo)。

另一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理部門要主動指導(dǎo)、激勵檔案工作者加強(qiáng)對檔案資源的挖掘，通過擴(kuò)大信息資源的收集途徑，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各部門的信息資源得以共享，檔案資源能夠得到充分的開發(fā)與利用。從一定意義上來說，對檔案資源的開發(fā)與管理，就是讓檔案信息資源更加充實(shí)。因此，必須確保檔案資源的有效使用，從而達(dá)到最大的發(fā)展，才能為后續(xù)檔案利用工作的開展提供更為全面的幫助。

4.提升管理人員的檔案意識

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理人員的檔案意識往往會對整個工作的開展產(chǎn)生直接影響。所以，增強(qiáng)其檔案意識，也是目前最為重要的一項(xiàng)工作，要時刻以科學(xué)的管理體制為指引，在確保檔案管理人員專業(yè)化程度的前提下，充分提高檔案的利用率。在開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作中，要注重完善檔案管理體制，用制度的規(guī)范性來指導(dǎo)檔案管理人員的工作，提高員工的管理觀念和實(shí)際運(yùn)用能力，使其能夠更好地處理人事、醫(yī)療、行政和檔案管理工作之間的聯(lián)系，為以后的檔案管理工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

5.做好檔案信息的保護(hù)工作

醫(yī)療機(jī)構(gòu)對檔案的保密工作十分重視，在處理檔案時，特別是借助計算機(jī)對檔案處理后，一定要注重檔案的保密，避免檔案信息被泄露。信息化時代，使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以省去傳統(tǒng)人工管理，使檔案的整理、查詢等更為便捷、高效。

6.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理水平

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院編制有限，人員少，經(jīng)費(fèi)緊張，其檔案管理人員身兼多職，承擔(dān)多項(xiàng)事務(wù)。管好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各種檔案，特別是病案檔案，檔案管理人員不僅要具備醫(yī)療專業(yè)知識，還要學(xué)習(xí)鉆研檔案基本理論和業(yè)務(wù)知識，愛崗敬業(yè)，有良好的職業(yè)道德。醫(yī)院可以安排他們到省內(nèi)外著名的醫(yī)療機(jī)構(gòu)參觀學(xué)習(xí)、交流，取人之長，補(bǔ)己之短，發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，克服缺點(diǎn)，能夠不斷豐富自己的知識，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平。特別是能夠獨(dú)立管好、用好病案檔案，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院醫(yī)療事業(yè)的全面發(fā)展，為患者謀利，為子孫后代造福。

7.做實(shí)項(xiàng)目服務(wù)，增強(qiáng)群眾獲得感

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心要充分發(fā)揮居民健康檔案的作用，通過各種途徑，提高和充實(shí)健康檔案的內(nèi)容，將提供的醫(yī)療服務(wù)記錄在檔，促進(jìn)該系統(tǒng)與醫(yī)院、專業(yè)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、體檢中心等部門的聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到動態(tài)連續(xù)管理的目的。還要加強(qiáng)宣傳，為了切實(shí)提高電子健康檔案的利用率，確保不低于40%的居民能夠通過“居民健康”手機(jī)App輕松查詢個人基本信息、重點(diǎn)人群服務(wù)、健康體檢以及隨訪記錄等重要信息，不僅簡化了居民獲取健康信息的流程，能夠隨時隨地了解自己的健康狀況，還提高了電子健康檔案的利用率。

另外，在建立健全電子衛(wèi)生記錄系統(tǒng)、建立和傳遞信息的整個流程中，都要按照國家有關(guān)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展，與新農(nóng)合、城鎮(zhèn)醫(yī)保等醫(yī)療保障體系對接，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保、醫(yī)療、醫(yī)藥信息的后臺統(tǒng)籌管理，使居民在跨機(jī)構(gòu)、跨區(qū)域就醫(yī)的過程中能夠得到有效的利用。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的順利開展不僅是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院發(fā)展的重要基礎(chǔ)，還為后續(xù)診療工作的開展提供了精準(zhǔn)方向。作為最基礎(chǔ)的農(nóng)村醫(yī)療機(jī)構(gòu)，必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視與投入，與時俱進(jìn)，不斷優(yōu)化和完善檔案管理體系和技術(shù)手段，更加高效地開發(fā)和應(yīng)用檔案資源。通過全面提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作質(zhì)量和效率，可以不斷推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院整體工作的穩(wěn)定開展。

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作者單位：莒縣嶠山鎮(zhèn)衛(wèi)生院

作者簡介：房杰祥（1981—），女，漢族，山東日照人，本科，館員，研究方向：檔案管理。