精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用研究

摘 要：精細化管理模式是一種以提高管理效率、降低管理成本、提升管理質(zhì)量為目標的管理模式。隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理在維護人才資源、促進人才流動和激勵人才等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文章基于精細化管理模式，對在事業(yè)單位人事檔案管理中的優(yōu)勢展開分析，從人事檔案管理流程、人事檔案信息管理、人事檔案安全保護以及人事檔案服務(wù)質(zhì)量四個方面提出了應用路徑，并對精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用效果實施了評估，以期提高事業(yè)單位人事檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：精細化管理；事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著社會的發(fā)展和科技的進步，事業(yè)單位人事檔案管理工作也在不斷改革和創(chuàng)新。人事檔案是記錄和反映事業(yè)單位工作人員工作業(yè)績、能力和素質(zhì)的重要依據(jù)，對事業(yè)單位的人力資源管理、人員選拔任用以及人力資源市場的招聘和配置具有重要意義。精細化管理模式作為一種現(xiàn)代化的管理理念和方法，是一種以提高管理效率、降低管理成本、提升管理質(zhì)量為目標的管理模式，在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用也越來越廣泛。然而，當前事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀并不樂觀，存在較多的問題，如管理效率低下、檔案信息不準確、檔案材料缺失以及檔案安全性無法得到保障等。因此，文章基于精細化管理模式，為提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率，保障人事檔案的安全，提升人事檔案服務(wù)質(zhì)量提供有益的借鑒。

一、精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的優(yōu)勢

1.進一步提高人事檔案管理的效率

首先，精細化管理模式能夠提高人事檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的管理模式下，人事檔案管理往往需要耗費大量的人力和物力，且在管理過程中容易出現(xiàn)漏洞和失誤。而精細化管理模式則可以通過建立科學的管理體系，明確分工和職責，優(yōu)化管理流程，提高工作效率，從而提高人事檔案管理的效率。例如，可以采用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理，提高人事檔案的查詢、統(tǒng)計、分析等工作的效率；其次，精細化管理模式能夠降低人事檔案管理成本。在傳統(tǒng)的管理模式下，人事檔案管理需要耗費大量的人力和物力，且在管理過程中還會產(chǎn)生大量的廢品和冗余信息，導致管理成本不斷上升。而精細化管理模式則可以通過優(yōu)化管理流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和步驟，降低管理成本。例如，可以采用標準化、規(guī)范化的管理方式，減少人工操作的錯誤和失誤；最后，精細化管理模式能夠提高人事檔案管理的質(zhì)量。在傳統(tǒng)的管理模式下，人事檔案管理往往存在信息不準確、不完整以及不及時等問題，導致人事檔案管理的質(zhì)量不高。而精細化管理模式則可以通過建立科學的管理體系，明確分工和職責，規(guī)范管理流程，提高管理質(zhì)量。例如，可以采用定期檢查、審計、評估等方式，對人事檔案實施及時、準確、全面的檢查和評估，提升人事檔案管理的質(zhì)量。

2.進一步保障人事檔案的安全

精細化管理模式是指通過制定詳細的工作流程、標準化的操作規(guī)范和嚴格的責任制度，實現(xiàn)對每個環(huán)節(jié)的精細化管理。首先，在人事檔案的收集環(huán)節(jié)，精細化管理模式要求對檔案來源開展嚴格審核，確保檔案的真實性和完整性。從次時，對檔案的收集過程實施監(jiān)控，防止檔案遺失或被惡意篡改；其次，在人事檔案的整理環(huán)節(jié)，精細化管理模式要求對檔案實施分類、編碼、編號等管理，確保檔案的有序存放。同時，對檔案的查閱、借閱等權(quán)限實施嚴格控制，防止檔案被非法泄露；再次，在人事檔案的歸檔環(huán)節(jié)，精細化管理模式要求對檔案的存放位置、環(huán)境條件等實施嚴格控制，確保檔案的安全。同時，建立檔案的定期檢查、盤點等制度，確保檔案的完整性和準確性；最后，在人事檔案的使用環(huán)節(jié)，精細化管理模式要求對檔案的使用權(quán)限實施嚴格控制，防止檔案被泄露。同時，對檔案的查閱、借閱等行為實施監(jiān)控，確保檔案的保密性。

3.進一步提升人事檔案服務(wù)質(zhì)量

精細化管理模式在人事檔案管理中可以提升服務(wù)質(zhì)量。首先，建立完善的人事檔案管理制度，包含檔案的分類、歸檔、查閱、保管以及銷毀等方面的內(nèi)容，確保檔案管理工作的規(guī)范性和有序性；其次，加強人事檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，包含人事檔案信息的采集、存儲、管理以及查詢等方面的內(nèi)容，確保人事檔案信息的準確性和完整性；再次，加強人事檔案工作人員的培訓和管理，包含業(yè)務(wù)培訓、職業(yè)道德以及工作規(guī)范等方面的內(nèi)容，確保工作人員能夠提供高效、優(yōu)質(zhì)的人事檔案服務(wù)；最后，建立完善的人事檔案服務(wù)質(zhì)量評估機制，包含評估的標準、方法、程序等方面的內(nèi)容，確保評估結(jié)果的客觀性和公正性。

二、精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的具體應用

1.在優(yōu)化人事檔案管理流程中的應用

優(yōu)化人事檔案管理流程是精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的重要體現(xiàn)。主要從以下三個方面開展：一是梳理人事檔案管理流程。明確各個環(huán)節(jié)的責任和流程，為優(yōu)化流程提供基礎(chǔ)。簡化流程，減少重復工作、優(yōu)化工作流程、簡化審批流程等。優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)，簡化操作流程、提高數(shù)據(jù)錄入速度、提高數(shù)據(jù)查詢效率等；二是明確責任。明確人事檔案管理人員的職責，確保能夠按照職責要求完成工作。建立人事檔案管理制度，規(guī)范人事檔案管理流程和操作規(guī)范，確保人事檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。加強人事檔案管理人員的培訓，提高工作能力和素質(zhì)，確保能夠勝任工作；三是提高效率。采用信息化管理，提高人事檔案管理效率和準確性。建立人事檔案信息共享平臺，實現(xiàn)人事檔案信息共享，提高人事檔案管理效率和準確性。優(yōu)化審批流程，提高人事檔案管理效率和準確性。

2.在加強人事檔案信息管理中的應用

人事檔案信息管理是精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。加強人事檔案信息管理，一是建立完善的人事檔案管理制度，人事檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、使用以及銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保人事檔案管理的規(guī)范性和科學性。提高人事檔案信息的準確性和完整性，加強對人事檔案信息的更新和維護，及時更新人事檔案信息。建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，具備人事檔案信息的采集、存儲、處理、分析和輸出等功能，確保人事檔案信息的有效利用和管理；二是完善信息管理系統(tǒng)。加強信息管理系統(tǒng)的智能化和自動化水平，實現(xiàn)人事檔案信息的自動采集、處理和分析，提高人事檔案信息管理的效率和準確性。加強信息管理系統(tǒng)的安全性和可靠性，確保人事檔案信息的安全和可靠；三是提高信息管理水平。加強對信息管理人員的培訓和考核，提高信息管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力。建立完善的信息管理制度，包括信息采集、處理、存儲、使用、銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保信息管理的規(guī)范性和科學性。加強對信息管理系統(tǒng)的監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決信息管理中存在的問題，提高信息管理水平；四是確保信息安全。加強人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護，包括網(wǎng)絡(luò)防護、數(shù)據(jù)防護以及訪問控制等，確保人事檔案信息的安全。建立完善的信息安全管理制度，包括信息采集、處理、存儲、使用、銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保信息安全的規(guī)范性和科學性。

3.在強化人事檔案安全保護中的應用

人事檔案安全保護是人事檔案管理中最為重要的一環(huán)。一是加強人事檔案的安全管理。加強人事檔案的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理，規(guī)范人事檔案的使用流程，避免發(fā)生人事檔案被泄露、篡改、丟失等問題。還需要采用先進的安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)安全、身份認證等技術(shù)，提高人事檔案的安全防護能力。建立完善的安全管理制度，明確人事檔案的安全責任、安全措施、安全流程等，確保人事檔案的安全管理有章可循；二是增強安全意識。加強人事檔案安全知識的宣傳和培訓，增強員工的檔案安全意識，使其能夠更好地保護人事檔案的安全。建立人事檔案安全責任制，明確各級領(lǐng)導和工作人員在人事檔案安全方面的責任，加強人事檔案安全管理的執(zhí)行力度以及人事檔案安全考核，對人事檔案安全管理制度執(zhí)行情況開展考核，提高人事檔案安全管理的執(zhí)行效果。

4.在提升人事檔案服務(wù)質(zhì)量中的應用

一是提升人事檔案服務(wù)質(zhì)量。提升服務(wù)質(zhì)量是事業(yè)單位人事檔案管理的核心。首先，要明確服務(wù)質(zhì)量的標準和要求，在精細化管理模式下，事業(yè)單位人事檔案管理應遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和政策，以規(guī)范、準確、真實、完整、安全為基本要求，確保人事檔案的質(zhì)量和可靠性；其次，要優(yōu)化服務(wù)流程，簡化服務(wù)環(huán)節(jié)，提高服務(wù)效率。例如，可以采用電子化管理、網(wǎng)絡(luò)化查詢等方式，提高人事檔案查詢的便捷性和準確性；最后，要注重服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進，定期對服務(wù)質(zhì)量實施評估和反饋，以不斷提高服務(wù)質(zhì)量。

二是完善服務(wù)質(zhì)量體系。完善服務(wù)質(zhì)量體系是提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。在精細化管理模式下，事業(yè)單位人事檔案管理應建立完善的服務(wù)質(zhì)量體系，包括服務(wù)標準、服務(wù)流程、服務(wù)評價等。服務(wù)標準應明確人事檔案管理的基本要求、服務(wù)內(nèi)容和質(zhì)量要求等，為服務(wù)質(zhì)量的提高提供基礎(chǔ)。服務(wù)流程應優(yōu)化服務(wù)環(huán)節(jié)，簡化服務(wù)流程，提高服務(wù)效率。服務(wù)評價應建立科學的評價體系，定期對服務(wù)質(zhì)量實施評估和反饋，以提升服務(wù)質(zhì)量。

三是保障服務(wù)質(zhì)量。保障服務(wù)質(zhì)量是實現(xiàn)人事檔案管理高效和穩(wěn)定的重要保障。在精細化管理模式下，事業(yè)單位人事檔案管理應采取多種措施，保障服務(wù)質(zhì)量。首先，要加強人員培訓和管理，增強人員素質(zhì)和服務(wù)意識。其次，要建立健全安全管理制度，確保人事檔案的安全和保密。再次，要建立完善的應急預案，應對突發(fā)情況，保證人事檔案管理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。最后，要加強對服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決服務(wù)質(zhì)量問題，以提升服務(wù)質(zhì)量。

三、精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用效果評估

1.應用效果的評估指標體系

一是管理效率。管理效率是衡量精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中應用效果的重要指標。管理效率包括檔案整理速度、檔案查詢速度以及檔案更新速度等方面。通過提高檔案整理速度和查詢速度，可以縮短人事檔案管理時間，提高人事檔案管理效率；二是管理質(zhì)量。管理質(zhì)量是衡量精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中應用效果的另一個重要指標。管理質(zhì)量包括檔案的完整性、準確性、及時性等方面；三是管理安全性。管理安全性是衡量精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中應用效果的另一個重要指標。管理安全性包括檔案的保密性、完整性以及安全性等方面；四是服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量包括服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等方面。通過建立完善的服務(wù)流程和服務(wù)標準，可以提高服務(wù)態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量，縮短服務(wù)時間，提高服務(wù)效率。

2.應用效果的定量分析

首先，精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用，可以有效提高管理效率。在傳統(tǒng)的管理模式下，人事檔案管理工作往往需要耗費大量的人力和物力，而且容易出現(xiàn)管理漏洞，而精細化管理模式則注重細節(jié)管理，通過制定詳細的管理流程和標準，對人事檔案實施精細化管理，從而大幅提高了管理效率；其次，精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用，可以有效提升管理質(zhì)量。傳統(tǒng)的管理模式往往存在信息不準確、不完整等問題，影響了人事檔案的利用價值。精細化管理模式則注重信息的準確性和完整性，通過制定詳細的信息記錄和查詢制度，確保人事檔案信息的準確性和完整性。此外，精細化管理模式還注重對人事檔案的定期檢查和更新，確保人事檔案信息的實時性和時效性；再次，精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中的應用，可以有效提高管理水平。傳統(tǒng)的管理模式往往存在管理混亂、責任不明確等問題，影響了人事檔案管理的規(guī)范性和科學性。精細化管理模式則注重規(guī)范管理，通過制定詳細的管理制度和流程，對人事檔案管理實施規(guī)范化管理，從而提高了管理水平。

3.應用效果的定性分析

本次調(diào)研以河南省R事業(yè)單位為例，對其人事檔案管理實施精細化管理模式。該事業(yè)單位在實施精細化管理模式之前其人事檔案管理存在一些問題，如檔案資料混亂、管理效率低下等。在實施精細化管理模式后，人事檔案管理工作得到了明顯改善，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）檔案資料的管理更加規(guī)范。精細化管理模式的應用使得該事業(yè)單位的人事檔案資料得到了規(guī)范化管理，使得檔案資料更加清晰、完整、準確。通過實施精細化管理模式，檔案管理更加注重細節(jié)，檔案資料的分類、整理、歸檔等工作更加精細化，從而提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。

（2）管理效率得到明顯提升。精細化管理模式使事業(yè)單位的人事檔案管理工作更加高效，更加注重流程的優(yōu)化和細節(jié)的處理，使檔案管理工作的流程更加簡潔、高效，從而提高了管理效率。

（3）管理效果得到較好提升。精細化管理模式的應用使人事檔案管理效果得到了明顯提升。通過實施精細化管理模式，R事業(yè)單位的人事檔案管理工作更加注重細節(jié)的處理，使得檔案資料更加準確、完整、清晰，從而提升了管理效果。

四、結(jié)語

精細化管理模式在事業(yè)單位人事檔案管理中具有重要的應用價值，它能夠有效提高管理效率、質(zhì)量、安全性和服務(wù)質(zhì)量，為事業(yè)單位人事檔案管理提供了一種新的、更加科學的管理模式。相較于傳統(tǒng)的管理模式，如何更好地適應事業(yè)單位人事檔案管理的特點和要求，如何提高管理人員的素質(zhì)和能力值得深入研究。只有不斷探索和實踐，才能更好地實現(xiàn)精細化管理的目標。

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作者單位：河南省科學技術(shù)館

作者簡介：張欣（1987—），女，漢族，河南鄭州人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。