檔案搬遷中的保護(hù)策略與管理方法探討

摘 要：在信息技術(shù)高速發(fā)展的新時(shí)期，單位在開展檔案管理工作期間，對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用愈發(fā)廣泛，傳統(tǒng)檔案管理方式發(fā)生較大變化。借助信息技術(shù)，檔案工作效率和水平不僅能夠提高，還可以為檔案保存、查詢與應(yīng)用提供便利。但是，在檔案搬遷期間，由于搬遷方式等因素影響，導(dǎo)致部分陳舊檔案出現(xiàn)丟失、遺漏等問題，影響檔案的利用。基于此，文章以福建省某三甲醫(yī)院綜合檔案室搬遷工作情況為例，對(duì)檔案搬遷中的保護(hù)策略與管理方法展開深入分析。

關(guān)鍵詞：檔案搬遷；保護(hù)策略；管理方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

截至2022年12月，某醫(yī)院綜合檔案室外包數(shù)字化整理文書檔案865卷，共28493件，財(cái)務(wù)檔案18218件，基建檔案62盒，實(shí)物檔案558件。因?yàn)闆]有配套的閱覽室和整理室，且房屋空間較小，年代久遠(yuǎn)，無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理要求，所以醫(yī)院決定新建檔案室，竣工后將檔案資料從原來的檔案室搬遷到新檔案室。由于舊檔案室中存放的資料較多，是醫(yī)院建院以來的智慧成果，是醫(yī)院精神面貌和相關(guān)管理工作的直觀反映。因此，檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)檔案搬遷的重要性，做好檔案搬遷中的保護(hù)和管理工作。

一、檔案搬遷前的保護(hù)與管理

檔案搬遷是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要以搬遷時(shí)間順序?yàn)榛A(chǔ)，將前期準(zhǔn)備、具體搬遷以及搬遷后續(xù)三個(gè)階段工作做到位。其中，檔案搬遷的前期準(zhǔn)備是實(shí)施搬遷的前提和基礎(chǔ)，只有做好準(zhǔn)備工作，檔案搬遷效果才能達(dá)到最佳。在檔案搬遷前期，需要制定合理的保護(hù)和管理措施。

1.成立檔案搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組

圖1 檔案搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組

在檔案搬遷工作推進(jìn)期間，應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)檔案搬遷工作的要求，下設(shè)不同小組，包括檔案出庫(kù)組、進(jìn)庫(kù)組、安全保衛(wèi)組等，具體如圖1所示。各小組要明確工作內(nèi)容，做好責(zé)任分工，制定切實(shí)可行的工作目標(biāo)，并嚴(yán)格依照時(shí)間開展工作，提升檔案搬遷的有序性、合理性和規(guī)范性。

2.檔案搬遷方案與應(yīng)急預(yù)案的制定

為確保檔案搬遷工作順利推進(jìn)，還應(yīng)科學(xué)制定檔案搬遷方案，對(duì)檔案搬遷之前的準(zhǔn)備工作與搬遷過程中的人員、任務(wù)合理分配，明確搬遷過程中的注意事項(xiàng)，科學(xué)安排時(shí)間。在檔案搬遷方案制定過程中，需要周密安排檔案的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)、編號(hào)以及出庫(kù)等多個(gè)環(huán)節(jié)，明確責(zé)任分工。同時(shí)，檔案搬遷期間可能有天氣突變、汽車故障等情況發(fā)生，需要制定切實(shí)可行的應(yīng)急預(yù)案。若有特殊情況發(fā)生，需要立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，保證搬遷期間不會(huì)出現(xiàn)污染、損壞以及被泄密等情況出現(xiàn)。

3.保證新館設(shè)備設(shè)施平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)

檔案室新館建成后，內(nèi)部的設(shè)備設(shè)施應(yīng)該保持在平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，這是檔案搬遷的前提。在對(duì)檔案搬遷前，應(yīng)該加強(qiáng)與基建部門、施工方之間的協(xié)調(diào)，積極溝通館內(nèi)區(qū)域功能布局、確定電源插座、網(wǎng)線接口的位置與數(shù)量，加快推進(jìn)新館設(shè)備設(shè)施的安裝調(diào)試工作，包括各功能用房空調(diào)、智能化設(shè)備等。同時(shí)，邀請(qǐng)專家參與智能設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收工作，如新館除濕、滅火設(shè)備設(shè)施等，經(jīng)過專家組評(píng)審并通過驗(yàn)收后，組織開展后續(xù)工作。

4.科學(xué)規(guī)劃新檔案室材料保存配置

在檔案搬遷方案確定后，結(jié)合新檔案室的建筑結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，在庫(kù)房面積縮小的情況下，科學(xué)規(guī)劃辦公用房、數(shù)字化用房、閱覽室以及整理室。因考慮到舊檔案密集架的磨損老舊問題，且滿足不了現(xiàn)代化數(shù)字檔案的需求，綜合評(píng)估后，醫(yī)院決定利用此次搬遷契機(jī)，采取了重新招標(biāo)采購(gòu)密集架的方案，經(jīng)過與中標(biāo)方的討論，決定采用可適應(yīng)不同規(guī)模和需求的智能密集架控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)密集架的監(jiān)測(cè)、管理和遠(yuǎn)程控制。通過密集架上的液晶界面，可以直觀地了解檔案存放的位置與狀態(tài)。由于施工工人在鋪設(shè)軌道時(shí)，時(shí)間緊、圖方便而采用了地面鋪設(shè)軌道的方式，忽略了庫(kù)房空間狹小，密集架陣列間通道窄的問題，地面鋪設(shè)法不利于推擋車的行進(jìn)及使用，為不影響后期的使用，經(jīng)過協(xié)調(diào)后采用了埋入式開槽的鋪設(shè)方式，滿足了新檔案室材料科學(xué)配置的要求。

二、檔案搬遷過程中的保護(hù)和管理措施

1.合理應(yīng)用檔案搬遷方法

醫(yī)院在開展檔案搬遷工作過程中，由于涉及的檔案種類多、數(shù)量多，所以為保證搬遷工作順利推進(jìn)，需要采取合理且科學(xué)的方式方法。在檔案搬遷期間，采用的是循環(huán)利用紙箱的方式，檔案搬遷階段要反復(fù)利用紙箱，完成檔案裝箱、裝車、入庫(kù)等多個(gè)環(huán)節(jié)，且搬遷要嚴(yán)格按照順序要求，倘若步驟出錯(cuò)，會(huì)給搬遷工作帶來較大麻煩。因此，出于對(duì)檔案安全性等因素的考慮，在具體搬遷期間，應(yīng)該確定檔案的搬遷程序。首先，搬運(yùn)醫(yī)院的重要檔案，如科技檔案等，之后依照全宗順序?qū)︶t(yī)院的文書檔案進(jìn)行搬運(yùn)。其次，對(duì)利用頻率較高的財(cái)務(wù)檔案等進(jìn)行搬運(yùn)。最后，搬運(yùn)基建工程檔案、信息招標(biāo)檔案等其他類目檔案。

2.檔案搬遷線路的選擇

在新檔案室搬遷過程中，應(yīng)用的搬遷方式主要由新舊檔案室的間隔距離決定。醫(yī)院新檔案室位于東面的科教樓，而舊檔案室則位于門診樓地下一層，新舊之間間隔相對(duì)較近，在600m左右，搬遷工作小組在開展檔案搬遷工作期間可以借助專業(yè)搬運(yùn)平板車，將檔案按照全宗、分類依次搬運(yùn)到所在位置。但由于醫(yī)院門診樓是一個(gè)公開場(chǎng)所，人員相對(duì)擁擠、復(fù)雜，所以在檔案搬遷前期與搬運(yùn)公司協(xié)商，選擇了專門的廂貨車等，在確保安全的前提下，再由醫(yī)院內(nèi)部員工與搬運(yùn)工通力合作，有條不紊地對(duì)檔案進(jìn)行搬遷。

3.檔案搬遷人員的選擇

在檔案搬遷期間，搬遷人員是關(guān)鍵，關(guān)系到搬遷工作的開展順利與否。因而，醫(yī)院在組織開展此項(xiàng)工作過程前，專門召開了協(xié)調(diào)會(huì)，抽調(diào)了財(cái)務(wù)、科研等相關(guān)部門人員幫助綜合檔案室一起完成檔案搬遷工作。同時(shí)，為促進(jìn)搬遷效率和質(zhì)量的提高，應(yīng)該對(duì)搬遷人員嚴(yán)格要求，除了要有足夠的力量之外，還要具備良好的責(zé)任意識(shí)。在工作開展前，檔案搬遷工作組需要對(duì)搬遷人員開展系統(tǒng)的培訓(xùn)和教育，結(jié)合梳理出的表格及相關(guān)物資，讓搬遷人員做到全方位了解檔案搬遷線路。在白天工作完成后，及時(shí)總結(jié)與分析，認(rèn)真分析檔案搬遷過程中可能出現(xiàn)的問題，真正做到未雨綢繆。對(duì)于搬遷中出現(xiàn)的各類問題，需要深層次分析原因，有針對(duì)性地制定應(yīng)對(duì)辦法，保證將所造成的影響降到最小。搬遷小組管理人員應(yīng)該合理分配搬遷人員的任務(wù)，將每個(gè)人員的優(yōu)勢(shì)和作用發(fā)揮到最大，確保搬遷人員可以將個(gè)人的長(zhǎng)處充分發(fā)揮出來，切實(shí)做到人盡其用。此外，周密安排各項(xiàng)工作，科學(xué)分工，以便檔案搬遷工作能有序推進(jìn)。

4.增強(qiáng)檔案搬遷過程中的安全性與保密性

檔案搬遷工作在推進(jìn)期間，檔案的安全性和保密性尤為重要。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案搬遷過程的管理和控制。對(duì)于醫(yī)院而言，科研檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、文書檔案是重要內(nèi)容，在搬遷期間需要做好保護(hù)保密工作，保證檔案不會(huì)出現(xiàn)泄密問題。在搬遷期間，需要與搬遷公司簽訂保密協(xié)議責(zé)任書，保證全體搬遷人員的責(zé)任與保密意識(shí)。同時(shí)，重視安全保護(hù)工作，如每一輛廂貨車由3個(gè)人負(fù)責(zé)，其中一人為醫(yī)院內(nèi)部員工，最好是具有檔案專業(yè)知識(shí)的人員，并在兩樓之間配備一定數(shù)量的保安，尤其是在門診樓人員、車輛擁擠的地方。醫(yī)院舊檔案室內(nèi)的監(jiān)控設(shè)施也要保持在正常運(yùn)行狀態(tài)。

5.組織試搬運(yùn)

檔案搬遷工作在準(zhǔn)備階段結(jié)束后，需要安排專門人員開展此項(xiàng)工作。為保證搬遷能順利推進(jìn)，可以先試搬運(yùn)，之后再開展正式搬運(yùn)。對(duì)于舊檔案室內(nèi)準(zhǔn)備銷毀的材料，可以利用試搬運(yùn)的辦法，提前預(yù)測(cè)搬遷期間可能發(fā)生的問題或者突發(fā)情況，有針對(duì)性地制定應(yīng)對(duì)辦法，保證檔案在正式搬遷時(shí)能有效規(guī)避各類問題，提高檔案搬遷效率。同時(shí)，在檔案搬運(yùn)過程中，準(zhǔn)確計(jì)算時(shí)間，確保在正式搬運(yùn)時(shí)，每個(gè)環(huán)節(jié)都能無縫銜接，有序進(jìn)行。

6.正式實(shí)施搬遷

檔案搬遷工作正式開始后，搬遷人員需要以搬遷流程為基準(zhǔn)，有步驟、規(guī)范化開展搬遷工作。檔案運(yùn)輸車在工作過程中，應(yīng)簽車輛運(yùn)輸交接單，其中涵蓋的內(nèi)容有人員驗(yàn)單組簽名、類別以及檔案數(shù)量等，檔案在運(yùn)輸過程中，在搬遷出庫(kù)、運(yùn)輸、入庫(kù)等多個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)該由出庫(kù)發(fā)單組、安全押運(yùn)組等對(duì)搬遷檔案的類別、數(shù)量清單統(tǒng)計(jì)逐一核對(duì)，以便檔案搬遷整個(gè)流程能順利推進(jìn)，不會(huì)有任何差錯(cuò)出現(xiàn)。在正式搬運(yùn)時(shí)，出庫(kù)組要將已經(jīng)下架的檔案依照出庫(kù)、裝車等，繼續(xù)開展下架裝箱工作。入庫(kù)組則要將搬運(yùn)當(dāng)天沒有上架的檔案上架，同時(shí)完成清點(diǎn)登記工作，做好周轉(zhuǎn)箱的收集整理工作，以便后續(xù)檔案搬遷能夠更為便利。每隔一天集中搬運(yùn)一天檔案。搬運(yùn)前一天需要做好準(zhǔn)備工作，搬遷期間的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)該有序展開，倘若某一環(huán)節(jié)需要應(yīng)用大量人員搬遷，領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況靈活分配與安排，以保證搬遷工作在順利開展的同時(shí)，檔案可以始終處在安全狀態(tài)。

7.做好檔案保護(hù)和搶救工作

在檔案搬遷期間，大多會(huì)采取清理和消毒紙質(zhì)檔案的方式，從舊檔案室搬運(yùn)的檔案，應(yīng)該提前消毒才可以上架。可以采用物理消毒方式和化學(xué)消毒方式兩種。若采用化學(xué)消毒方式，需要借助有毒的化學(xué)藥劑直接將蟲體殺死。但此種方式要保證應(yīng)用的合理性，以免對(duì)人體造成傷害。如果采用物理消毒方式，需要將害蟲的生理機(jī)能破壞，將害蟲殺死或保證蟲害不會(huì)再次繁殖，以便害蟲能有效消除。此方法沒有任何毒素，不會(huì)對(duì)環(huán)境造成污染。現(xiàn)階段，應(yīng)用較為廣泛的物理消毒方法有低溫冷凍、氮?dú)鈿⑾x等。某醫(yī)院在檔案保護(hù)與消毒期間，主要借助低溫冷凍方式，對(duì)搬遷后的紙質(zhì)檔案全方位消毒。相比之下，此方法相對(duì)便利，適合對(duì)大批量的檔案進(jìn)行消毒，且不會(huì)對(duì)檔案造成二次污染，也不會(huì)危害人體健康，消毒成本不大，不需要投入太大勞動(dòng)力。此外，檔案在搬遷過程中，會(huì)出現(xiàn)很多模糊不清或者損壞的檔案，針對(duì)此類檔案，需要將搶救性保護(hù)工作落實(shí)好。檔案工作人員可以采取抄寫文件、復(fù)印文件備查等方式，也可以將原件錄入電腦后進(jìn)行保存。尤其是醫(yī)院比較珍貴的檔案，需要做到原文輸入，以保證檔案能得到完整保存。對(duì)于撤出夾雜在文書檔案中的各類照片，可以采取單獨(dú)組卷的方式。如果照片出現(xiàn)變質(zhì)情況，應(yīng)該做好清洗、翻拍等工作，以便原始照片的檔案信息盡可能保留下來。對(duì)于特殊載體的檔案，安排人員做好清理工作。如果是影像檔案，應(yīng)該全方位檢查和鑒定，做好復(fù)制等，以便延長(zhǎng)檔案的利用時(shí)間。檔案在保管過程中還要做好除塵及清潔工作，讓檔案能完整入庫(kù)。

三、檔案搬遷后的保護(hù)和管理

檔案搬遷工作順利完成后，還要將排架檔案的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作落實(shí)到位，調(diào)試新檔案室的空調(diào)、除濕機(jī)等各類設(shè)備設(shè)施，舊檔案室的密集架、柜子、桌椅、復(fù)印機(jī)等固定資產(chǎn)集中拆卸和造冊(cè)登記報(bào)廢。

1.排架檔案的清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)

醫(yī)院檔案全部搬遷到新檔案室且入庫(kù)上架后，相關(guān)人員需要第一時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和清點(diǎn)。因?yàn)闀r(shí)間有限，檔案搬遷過程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)誤差，所以在檔案搬遷工作正式完成后，應(yīng)該對(duì)所有排架檔案進(jìn)行全方位的清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)，并對(duì)舊檔案室的檔案情況逐一、認(rèn)真核對(duì)。針對(duì)存在的亂序情況，應(yīng)該及時(shí)將順序整理好。如果在清點(diǎn)過程中出現(xiàn)缺陷問題，應(yīng)該找出原因并完整記錄好缺卷情況，結(jié)合新檔案室的排架變動(dòng)情況，逐一調(diào)整檔案排架標(biāo)識(shí)，為后續(xù)檔案的查找提供便利。

2.檔案室智能設(shè)備設(shè)施的調(diào)試

為保證檔案室內(nèi)的檔案能完整且安全保存，針對(duì)新檔案室的各類設(shè)備設(shè)施還需要做好調(diào)試工作，滿足檔案的存儲(chǔ)要求。醫(yī)院在新檔案室建設(shè)過程中，對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用較為廣泛，大多采用智能化的設(shè)備設(shè)施。因此，在新檔案室運(yùn)行前，需要做好智能化設(shè)備設(shè)施的驗(yàn)收、調(diào)試工作，以提高檔案管理的有效性。例如，對(duì)智能設(shè)備進(jìn)行防水、防火等運(yùn)行調(diào)試，定期檢查庫(kù)房的溫度、濕度、殺毒等各類設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況。結(jié)合溫度、濕度等數(shù)據(jù)記錄，結(jié)合設(shè)備的具體運(yùn)行狀態(tài)以及運(yùn)行期間出現(xiàn)的各類問題，及時(shí)調(diào)試和維修，確保檔案安全存儲(chǔ)。

3.檔案室空間的確定

在檔案搬遷后，檔案管理人員需要充分把握現(xiàn)代化檔案管理的特點(diǎn)和要求，精準(zhǔn)預(yù)測(cè)后續(xù)檔案歸納的空間布局。在新檔案室區(qū)域的規(guī)劃過程中，應(yīng)該保證布局的合理性、規(guī)范性和科學(xué)性，準(zhǔn)確計(jì)算儲(chǔ)藏架的密度，不僅要滿足當(dāng)下的館藏要求，還應(yīng)將之后醫(yī)院檔案存放問題考慮在內(nèi)，確?，F(xiàn)有檔案做到排序合理。同時(shí)，在醫(yī)院綜合檔案數(shù)量不斷增長(zhǎng)的情況下，還需要結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展情況與需求，預(yù)留未來發(fā)展的空間，以保證規(guī)劃的有效性。部分檔案工作人員在檔案管理期間，通常會(huì)將檔案放在密集架上，未預(yù)留足夠的空間為后續(xù)檔案提供存儲(chǔ)位置，這種方式不能滿足檔案管理的連貫性和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求，使得檔案之間的關(guān)聯(lián)性受到影響，不利于檔案管理工作的深入開展。因此，檔案室的空間要科學(xué)、合理安排。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案搬遷是一項(xiàng)系統(tǒng)、細(xì)致且復(fù)雜的工作，需要把控好每一個(gè)細(xì)節(jié)，整體規(guī)劃與部署，科學(xué)安排與協(xié)調(diào)，唯有如此，檔案在搬遷時(shí)才能得到有效保護(hù)。因此，為保證檔案搬遷工作順利推進(jìn)，相關(guān)人員應(yīng)該結(jié)合具體工作要求，從搬遷前、搬遷中、搬遷后三個(gè)角度出發(fā)，制定切實(shí)可行的檔案保護(hù)和管理對(duì)策，避免檔案出現(xiàn)損壞等問題，提升檔案管理有效性。

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作者單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院

作者簡(jiǎn)介：劉麗琴（1985—），女，漢族，福建莆田人，本科，助理館員，研究方向：綜合檔案管理。