分類基礎(chǔ)理論視角下的人事檔案研究

摘 要：人事檔案在黨和國(guó)家選人用人工作中發(fā)揮著重要作用，分類是人事檔案管理的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。文章探討了分類的定義及相關(guān)理論，縱觀人事檔案的分類歷史，分析了當(dāng)下人事檔案分類現(xiàn)狀、分類原則、類目種類及分類方法，針對(duì)存在的問(wèn)題提出應(yīng)對(duì)策略，并展望了人事檔案分類的發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；分類理論；分類原則；分類方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人事檔案，特別是干部、領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案是黨政人才選拔和任命的重要抓手。人事檔案分類作為組織和管理檔案的基本內(nèi)容，一直是研究檔案工作體系的重要組成部分。由于我國(guó)正處于踐行有中國(guó)特色社會(huì)理論、實(shí)現(xiàn)中華民族全面復(fù)興的偉大征程中，人事檔案管理是復(fù)興偉業(yè)的基本組成部分，根基扎實(shí)頂天立地，根基不穩(wěn)地動(dòng)山搖。分類是開(kāi)展人事檔案管理工作的重要著眼點(diǎn)和入手處。因此，有必要對(duì)人事檔案分類相關(guān)的研究與實(shí)踐進(jìn)行深入分析探討。

一、分類的定義及相關(guān)理論

類，表示的是一組性質(zhì)特征相似或相同的事物。換句話說(shuō)，事物根據(jù)其相似或一致的屬性可以被劃分為同一類別，這種劃分既體現(xiàn)了事物之間的差異性，又突顯了它們之間的共通性。類別的概念內(nèi)含著對(duì)立統(tǒng)一的辯證關(guān)系，即通過(guò)對(duì)事物共有的特征進(jìn)行歸納，將原本各異的事物整合為統(tǒng)一的類別。例如，“戶籍卡片”和“任職文件”本是互不相干的兩類材料，但都具有參考利用價(jià)值，利用價(jià)值是它們的同一性，即共同的性質(zhì)特征。因此，可以劃為同一類，即需要?dú)w檔的材料，簡(jiǎn)言之為檔案材料。差異性和同一性，即“異”與“同”，便是類的重要屬性。差異性促進(jìn)“類”具備可分離性，而同一性則使“類”凝聚在一起。掌握類的兩個(gè)基本特征，為人們了解分析改造事物乃至世界打下堅(jiān)實(shí)的認(rèn)知基礎(chǔ)。有關(guān)“類”的概念、理論及實(shí)踐意義是馬克思列寧主義社會(huì)學(xué)研究的一個(gè)重要課題。

分類是我們認(rèn)識(shí)世界的一種基本方式，它幫助我們通過(guò)邏輯思維來(lái)把握事物的本質(zhì)特征。在進(jìn)行分類時(shí)，面臨著兩個(gè)主要任務(wù)：首先，需要根據(jù)事物的不同屬性進(jìn)行區(qū)分，這一過(guò)程在邏輯學(xué)上被稱為“劃分”。其次，相同的事物根據(jù)聚類特征以多種方式進(jìn)行組合和統(tǒng)一，在邏輯學(xué)中稱之“綜合”。

分類是人們認(rèn)識(shí)、了解事物的方式之一，它與人類同時(shí)形成，共同發(fā)展。分類對(duì)人類歷史的發(fā)展具有重大影響，人類社會(huì)進(jìn)步史和科學(xué)研究的發(fā)展史不但拓展和深化了分類的基本理論，還為分類的基礎(chǔ)理論和應(yīng)用理論發(fā)展提出了更高標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)要求。作為一種科學(xué)的方法論，分類具有巨大的發(fā)展空間和廣闊的發(fā)展前景。

中國(guó)作為分類基礎(chǔ)理論的重要發(fā)源地，早在春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期就有了明確的分類理念。春秋戰(zhàn)國(guó)思想家、教育學(xué)荀況在其《正名篇》中提出，“同其所同，異其所異”；同為春秋戰(zhàn)國(guó)思想家的墨翟，也闡述了他“彼”是“彼止于彼”，“此”為“此止于此”的樸素分類觀；戰(zhàn)國(guó)思想家公孫龍認(rèn)為，萬(wàn)事萬(wàn)物既有相同亦有不同；東漢文學(xué)家許慎的“物以類聚，人以群分”為后世廣為引用。

國(guó)外，眾多專家學(xué)者致力于分類研究。英國(guó)哲學(xué)家穆勒認(rèn)為，分類實(shí)際上是一種以合理順序排列事物以方便人類認(rèn)知的方法。英國(guó)博物學(xué)家赫胥黎提出，人們之所以要對(duì)事物進(jìn)行分類，區(qū)分它們之間的差異和相似之處，目的是認(rèn)識(shí)事物，讓事物便于識(shí)別、記憶和理解。在近幾十年的研究中，分類的定義受到了諸如管理學(xué)、應(yīng)用語(yǔ)言學(xué)、社會(huì)心理學(xué)等學(xué)科的廣泛關(guān)注。早期的認(rèn)知心理學(xué)探索基于亞里士多德的經(jīng)典基本理論，將類別闡釋為一種集合，類是這一集合所有個(gè)體都具有的必要特征。具備這些特征的對(duì)象便屬于這一類別，不具備的則劃歸為另外類別。隨著認(rèn)知心理學(xué)的發(fā)展，受眾認(rèn)可與否進(jìn)入了類別定義范疇，即類別是具有一定相似度的個(gè)體所組成的被受眾認(rèn)可和接受的集合。不難看出，類別的產(chǎn)生表明受眾有能力識(shí)別類別中個(gè)體成員的相同特征或特質(zhì)。因此，類別可以定性為表述同在類中所有成員的相同特征或特質(zhì)。有社會(huì)心理學(xué)學(xué)者認(rèn)為分類表達(dá)不僅是認(rèn)知能力，還彰顯著社會(huì)和文化的成就。分類本質(zhì)上是通過(guò)類別方式以多角度、多渠道地區(qū)分和集中歸類標(biāo)的事物，為實(shí)施有效的了解和管理方法奠定基礎(chǔ)。簡(jiǎn)言之，類是具有相同特征、屬性或特質(zhì)的個(gè)體組合。類或類別指的是集合，是群體。

在我國(guó)檔案學(xué)研究領(lǐng)域，檔案分類的基礎(chǔ)是歷史主義和邏輯主義理論的分類概念。檔案實(shí)體的界定和區(qū)分是基于其客觀存在狀態(tài)，這種分類方式體現(xiàn)了一種客觀主義的理念，強(qiáng)調(diào)了檔案實(shí)體的獨(dú)立性和客觀性。歷史主義分類方法落實(shí)在檔案實(shí)體管理工作中，便是常見(jiàn)的全宗原則，即在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，要先考慮它所屬的全宗。基于邏輯主義的分類觀點(diǎn)認(rèn)為要以是否具備檔案的某個(gè)或某些一般特征為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，如來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)、保管期限標(biāo)準(zhǔn)和密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)等。這一分類觀念有利于完整解讀檔案，是檔案有別于其他文獻(xiàn)匯集的顯著特征。實(shí)際上，這兩個(gè)分類理念能夠且必須在檔案研究與實(shí)踐過(guò)程中融會(huì)貫通，配合應(yīng)用。

二、我國(guó)人事檔案分類的發(fā)展歷史時(shí)期

人事檔案的分類已被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中。分類作為完善檔案管理的一種有效方式，行業(yè)內(nèi)外早已有目共睹其卓越成效，尤其對(duì)于內(nèi)容繁復(fù)、數(shù)量龐大的人事檔案來(lái)講，沒(méi)有分類便無(wú)從管理。

早在商代出現(xiàn)的譜牒功能便是早期人事檔案的萌芽，其中的冊(cè)書和薦書最具代表性。我國(guó)早期人事檔案形成于漢代，包括考課、察舉、征辟及獎(jiǎng)懲等材料。譜牒在魏晉南北朝得以充分發(fā)展，當(dāng)時(shí)選官用官的重要依據(jù)材料是譜籍與簿狀。唐代出現(xiàn)了甲歷檔案，包括選解（履歷材料）、家狀（家庭成員信息）、銓注（擬任用意見(jiàn)）和告身（任職文件）等；到了宋朝檔案的數(shù)量和種類較之唐朝量更大、分類更細(xì)，類別主要有家狀和腳色、印紙和考課材料、恩蔭材料、舉狀、差遣狀前貼黃、敕牒和職令狀、人才簿與堂除簿、士籍材料等；明朝人事檔案類別主要有蔭襲材料、科舉材料、選授材料、考課與考察材料、薦舉、軍功、吏進(jìn)材料；清朝的人事檔案分為履歷材料、科舉材料、任免材料、考課材料、更改姓名年齡等材料；民國(guó)實(shí)行“一人一宗”立卷方法，提出凡屬考績(jī)、任免、銓敘、級(jí)俸、遷調(diào)、獎(jiǎng)懲、養(yǎng)考等材料“統(tǒng)歸一宗”；新中國(guó)成立前人事檔案類別主要有履歷材料、自傳材料、鑒定書、考核材料、任免材料、獎(jiǎng)懲材料以及審查材料等。

三、我國(guó)人事檔案分類的現(xiàn)狀

我國(guó)現(xiàn)行的干部人事檔案管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)源起于1940年前后在延安開(kāi)展的審查干部運(yùn)動(dòng)。新中國(guó)成立后，人事檔案研究和管理工作得到長(zhǎng)足發(fā)展。尤其是2014年10月以來(lái)，中共中央組織部對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)的干部人事檔案實(shí)施了專項(xiàng)審核，掀起了檔案研究與管理的新高潮。人事檔案的分類也成為專家和學(xué)者們關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。

1.上層分類

首先，人事檔案作為一種專業(yè)檔案，與普通檔案相對(duì)應(yīng)的部分關(guān)系密切，乃至互相契合或印證。普通檔案一般來(lái)說(shuō)指的是文書檔案。普通檔案中的人事任免、人員調(diào)配、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘等內(nèi)容是人事檔案的重要組成部分。人事檔案中的干部任免審批表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表、聘用審批表及獎(jiǎng)懲審批表等材料與文書檔案中的職務(wù)任免決定、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審及聘用通知、表彰處分通知等文件互為關(guān)聯(lián)、相互印證。

其次，專業(yè)檔案也有分類。專業(yè)檔案是指形成于各類專業(yè)技術(shù)工作中，反映該工作的技術(shù)性內(nèi)容，相應(yīng)的職責(zé)及任務(wù)等，具有保存價(jià)值的文件材料的集合。不同專業(yè)檔案有特定的文件格式和管理標(biāo)準(zhǔn)。專業(yè)檔案種類多樣，僅國(guó)家檔案局第一批、第二批國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄中有明確記載的就有100多種。盡管種類繁多，但其大致可以分為三類：一是以“人”為主題的檔案，如人事檔案、個(gè)人信用檔案、職工醫(yī)保及養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案等；二是以“物”為主題的檔案，如林權(quán)檔案、土地檔案和房地產(chǎn)檔案等；三是以“事”為主題的檔案，如審計(jì)檔案、訴訟檔案和紀(jì)檢檔案等。

2.同層分類

人事檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不同，則劃分類別亦不相同，如根據(jù)對(duì)應(yīng)人員是否參加工作，分為居民檔案和職工檔案。職工檔案根據(jù)是否在職及生存狀態(tài)，分為在職人員檔案、退休人員檔案和死亡人員檔案；按內(nèi)容全面系統(tǒng)及重要程度劃分，分為人事檔案正本與副本；按不同載體進(jìn)行劃分，分為紙質(zhì)檔案、電子檔案（數(shù)字檔案、數(shù)字化檔案）。

3.下層分類

在各級(jí)各類人員的人事檔案中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員，尤其是干部、領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案分類完整、系統(tǒng)地反映出現(xiàn)階段我國(guó)人事檔案的下層分類管理體系。干部人事檔案的分類已從原來(lái)的九大類別發(fā)展為現(xiàn)在的十大類別，從單層類別發(fā)展為雙層類別，干部人事檔案分類越來(lái)越標(biāo)準(zhǔn)、越來(lái)越細(xì)化，歸檔的材料越來(lái)越多維化。例如，第四類第二小類專業(yè)技術(shù)評(píng)聘材料中，要求對(duì)我國(guó)“千人計(jì)劃”和“萬(wàn)人計(jì)劃”入選專家的審批材料進(jìn)行歸檔；第五類政審材料中，明確提出增加干部廉潔守紀(jì)審核結(jié)論性材料、干部人事檔案專項(xiàng)審核和檔案在“入口關(guān)”形成的審核材料；第八類處分材料中，增加領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)報(bào)告隱瞞不報(bào)的處理材料；第十類重要參考材料中，強(qiáng)調(diào)全日制大中專院校畢業(yè)生、全國(guó)高等院校研究生就業(yè)時(shí)形成的就業(yè)通知書和報(bào)到證，在職人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)形成的介紹信，個(gè)別人員所持有的國(guó)（境）外永久居留資格及長(zhǎng)期居留許可證等原件或復(fù)印件存檔備查等，反映出新時(shí)期人事檔案管理工作的新要求與新標(biāo)準(zhǔn)。干部個(gè)人檔案分類及歸檔材料的變化，反映出我國(guó)人事管理制度的時(shí)代特征，體現(xiàn)了社會(huì)的進(jìn)步。人事檔案分類中的下層分類在人事檔案分類研究中占有重要地位，狹義的人事檔案分類指的就是下層分類即人事檔案材料的分類。

四、人事檔案材料的分類

1.分類原則

（1）類別原則。干部人事檔案中的類別原則是人事檔案材料收集和分類的首要原則。1980、1991年實(shí)施的《干部檔案工作條例》和2018年實(shí)施的《干部人事檔案工作條例》，詳細(xì)闡述了各時(shí)期的人事檔案類別體系。目前，我國(guó)干部人事檔案分為十大類目，其中第四、第九大類下分別細(xì)分為四小類。為使干部人事檔案整理及利用工作能夠追本溯源，每位人事檔案專業(yè)工作者都應(yīng)對(duì)人事檔案的類別原則爛熟于心，以類別原則為指導(dǎo)，落實(shí)管理利用人事檔案的工作重任。

（2）系統(tǒng)原則。干部人事檔案是對(duì)干部工作和學(xué)習(xí)活動(dòng)情況的全面、綜合記載，是伴隨干部成長(zhǎng)進(jìn)步經(jīng)歷的多種記錄集合。各種審批表、報(bào)告表和登記表組成的諸多記載之間，有一條隱形的生命線，即系統(tǒng)原則。系統(tǒng)原則是干部人事檔案分類的基本原則之一，只有堅(jiān)持系統(tǒng)原則，才能使干部人事檔案體現(xiàn)出干部培養(yǎng)、進(jìn)步的發(fā)展軌跡。例如，經(jīng)過(guò)公開(kāi)招考進(jìn)入的新錄用公務(wù)員，檔案中需要有考錄、考察和體檢等材料，需要有符合考錄條件的學(xué)歷和工作經(jīng)歷材料。公務(wù)員實(shí)行嚴(yán)格的考核制度，有平時(shí)考核和年度考核，檔案中需要有各年度的年度考核表，年度考核表中需記載有平時(shí)考核結(jié)果，并且年度考核為稱職以上等次的，工資兩年一晉檔，五年一晉級(jí)。公務(wù)員的每一次晉升，都需要有干部任免審批表，并自職務(wù)變動(dòng)的下月起進(jìn)行工資調(diào)整。首任副處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的還應(yīng)進(jìn)行試用期滿考核，檔案中要有領(lǐng)導(dǎo)干部試用期滿考核表。系統(tǒng)原則是各類檔案材料之間形成相互印證關(guān)系的基本原則，也是評(píng)估干部人事檔案材料真實(shí)性和完整性的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。

（3）時(shí)間原則。領(lǐng)導(dǎo)干部的人事檔案全面記載著干部本人的德、能、勤、績(jī)、廉表現(xiàn)情況及組織的考核評(píng)價(jià)意見(jiàn)。干部從參加工作到退休，一生的履職及學(xué)習(xí)經(jīng)歷都收錄在干部人事檔案中。時(shí)間原則一直是干部人事檔案管理利用中廣泛應(yīng)用的工作原則，主要體現(xiàn)在檔案材料的整理分類及審核環(huán)節(jié)。例如，根據(jù)相關(guān)考核規(guī)定，國(guó)家機(jī)關(guān)公務(wù)員及事業(yè)單位工作人員每年初都要對(duì)上一年度工作進(jìn)行考核，形成年度考核表，填寫規(guī)范、程序完整、辦理完畢的年度考核表歸入人事檔案。在人事檔案第三類中，對(duì)各年度的年度考核表進(jìn)行排序、編目及裝訂。由于時(shí)間原則的廣泛應(yīng)用，按時(shí)間先后順序性特征進(jìn)行分類排序的、典型的類別還有第四類中的學(xué)歷材料和第九類中的工資材料。時(shí)間原則是準(zhǔn)確進(jìn)行人事檔案材料分類確保審核檔案材料真實(shí)性以及提高檔案管理利用效率的重要原則。

2.類目種類

干部人事檔案按分類標(biāo)準(zhǔn)不同，可以分為內(nèi)容類目和形式類目；按層次多寡不同，可分為單層類目和多層類目。

（1）內(nèi)容類目。內(nèi)容類目是指反映檔案內(nèi)容，即檔案本質(zhì)屬性的類目。干部人事檔案絕大部分是這類類目，如學(xué)歷材料類、職稱評(píng)審及聘用材料、干部任免材料類等。

（2）形式類目。形式類目指的是反映干部人事檔案材料的外觀形式，而非本質(zhì)內(nèi)容的類目。干部人事檔案材料中這樣的類目，只在歷史上出現(xiàn)過(guò)，如1954年版分類中的登記表類目。

（3）單層類目。單層類目是指只反映某一種類干部人事檔案材料的類目，如第一類履歷材料、第七類表彰材料和第八類處分材料等。干部人事檔案材料十大分類中有8類是單層類目。

（4）雙層類目。雙層類目又稱為類組。它反映的是兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案材料的類別，如第四類和第九類。兩者分別下設(shè)四個(gè)第二層類目。第四類“學(xué)歷學(xué)位、職稱、學(xué)術(shù)、培訓(xùn)等材料”下設(shè)4-1學(xué)歷材料、4-2職稱評(píng)聘材料、4-3專業(yè)技術(shù)成果材料、4-4培訓(xùn)材料；第九類“工資、任免、出國(guó)、會(huì)議等材料”下設(shè)9-1工資材料、9-2任職材料、9-3出國(guó)備案材料、9-4會(huì)議代表材料。雙層類目的設(shè)立目的在保持第一層次類目數(shù)量不變的情況下，增加類目的容納量，維持層次的穩(wěn)定性。

3.人事檔案的分類方法

（1）按名稱歸類。歸檔的人事檔案材料如有準(zhǔn)確的名稱，可首先考慮歸入名稱相對(duì)應(yīng)的類別，如干部履歷表，歸入第一類履歷材料類。

（2）按內(nèi)容歸類。歸檔材料雖然名稱各異，但只要體現(xiàn)某一內(nèi)容，就歸入相應(yīng)內(nèi)容的檔案材料類目中。例如，培訓(xùn)過(guò)程中形成的登記表，無(wú)論其叫作考察表、考核表還是審批表，只要有學(xué)習(xí)內(nèi)容、學(xué)習(xí)成績(jī)及評(píng)語(yǔ)的都可歸入第四類下的第四小類培訓(xùn)材料類中。

（3）綜合研判分類。例如，檔案中的高中畢業(yè)生登記表、家庭情況調(diào)查表、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)表以及體質(zhì)測(cè)試表等材料，判定其所屬類目，主要看后幾份表中有附件一、附件二等字樣，說(shuō)明其是作為高中畢業(yè)生登記表的附件存在的。如果拆開(kāi)附表，將社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)表歸入第三類，家庭情況調(diào)查表拆開(kāi)歸于第五類，體質(zhì)測(cè)試表歸于第十類，勢(shì)必造成材料四分五裂、支離破碎，正確的歸類方法是按其形成時(shí)的狀態(tài)，作為學(xué)歷材料即高中畢業(yè)生的附件統(tǒng)一歸入第4-1類，做好一份材料，附件與正文使用一個(gè)文件編號(hào)，頁(yè)碼連續(xù)編寫。

為此，一是要認(rèn)真研讀、準(zhǔn)確掌握干部人事檔案整理工作細(xì)則和工作條例內(nèi)容，對(duì)歸類的類目、各類目的內(nèi)容做到心中有數(shù)、手到擒來(lái)；二是微觀分析研判每份檔案的形成背景、形成原因和形成時(shí)間等信息，準(zhǔn)確把握其主要內(nèi)容，做到準(zhǔn)確歸類；三是宏觀研究檔案之間的聯(lián)系，避免孤立地就某件檔案就事論事。每份檔案都是在特定的時(shí)間或事件中干部本人經(jīng)歷的真實(shí)記載，要認(rèn)真梳理檔案材料之間的關(guān)系，多方位反映干部履歷全貌。

五、人事檔案材料分類存在問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

1.存在的問(wèn)題

（1）站位不高。檔案分類工作憑經(jīng)驗(yàn)辦事，缺乏對(duì)檔案分類新政策、新規(guī)定的學(xué)習(xí)，專業(yè)站位不高，對(duì)2018年管理?xiàng)l例規(guī)定的新入檔材料心中無(wú)數(shù)，未及時(shí)入檔；對(duì)已入檔材料機(jī)械歸類，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)調(diào)查不深入、結(jié)論依據(jù)材料不充實(shí)。例如，檔案中出現(xiàn)多個(gè)出生年月記載，籠統(tǒng)地按從嚴(yán)掌握原則認(rèn)定為最大年齡，缺少調(diào)查材料；中專報(bào)考大學(xué)，大專學(xué)歷報(bào)考研究生是否符合報(bào)考條件，缺少核實(shí)材料；任職年限不滿規(guī)定年限，缺少破格晉升行政職務(wù)或?qū)I(yè)技術(shù)職務(wù)材料；出現(xiàn)兩個(gè)以上身份證號(hào)等。

（2）歸類不準(zhǔn)。例如，干部提拔職務(wù)時(shí)形成的鑒定材料不應(yīng)歸于第三類，而應(yīng)作為附件附在干部任免審批表后，歸入第9-2類；再如根據(jù)2018年干部人事檔案工作條例規(guī)定，科研成果獲獎(jiǎng)歸入第4-3類，而不是通常認(rèn)為的第7類。

（3）材料不全。例如，有任職材料的缺少工資材料，還有的任職材料批準(zhǔn)時(shí)間與工資執(zhí)行時(shí)間不銜接；有專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉級(jí)工資材料的，缺少專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格及聘用材料等。

2.應(yīng)對(duì)策略

（1）提高認(rèn)識(shí)。分類工作是人事檔案尤其是干部人事檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有正確歸類排序的人事檔案材料才能確保得以妥善管理，高效利用。

（2）配備人員。檔案管理人員需要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)能力，提供設(shè)備設(shè)施，安排專門的辦公空間，使他們有充裕的時(shí)間，以充沛的精力做好檔案材料分類管理工作。

（3）監(jiān)管到位。組織實(shí)施專業(yè)監(jiān)管措施，允許檔案對(duì)應(yīng)人對(duì)自己的檔案實(shí)施管理監(jiān)督。一是尊重檔案對(duì)應(yīng)人的知情權(quán)，提升其檔案素養(yǎng)，讓他們有機(jī)會(huì)、有能力監(jiān)督檔案的分類管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通解決；二是對(duì)包括檔案分類在內(nèi)的檔案研究管理利用全程進(jìn)行行政層面的監(jiān)督和專業(yè)層面的規(guī)范，從根本上解決檔案分類混亂問(wèn)題，打牢檔案分類管理基礎(chǔ)。

六、檔案材料分類發(fā)展趨勢(shì)

1.充實(shí)類目?jī)?nèi)容

例如，第二類自傳材料。部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部檔案中多有自傳材料，建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位、企業(yè)工作人員在退休或提拔重用到一定行政職務(wù)或?qū)I(yè)技術(shù)職務(wù)層次時(shí)，統(tǒng)一組織撰寫自傳，以回顧工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷及思想進(jìn)步歷程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，起到承上啟下、繼往開(kāi)來(lái)的積極作用。

2.多層類目設(shè)置

例如，4-2下設(shè)4-2-1專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審材料，4-2-2專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘用材料，4-2-3專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料，4-2-4專業(yè)技術(shù)論文、論著及專利等成果材料。

3.智能分類標(biāo)引

發(fā)揮人工智能作用，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案材料的標(biāo)題或正文進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，如語(yǔ)義分析、句法分析，逐步提高檔案材料自動(dòng)分類的準(zhǔn)確率，提高檔案管理與利用時(shí)效。

近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)正面臨百年未有之大變局，有關(guān)干部人事檔案中的社會(huì)發(fā)展需求和管理政策規(guī)定也發(fā)生了變化。人事檔案管理的基本要求是材料真實(shí)齊全、分類準(zhǔn)確，如此，人事檔案才能完整體現(xiàn)干部的個(gè)人道德、思想水平及工作能力等基本面貌，才能以人事檔案為依托選拔和任用人才。換言之，干部人事檔案是人才選拔與任用的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)人事檔案分類研究與管理，能夠?yàn)槿耸聶n案管理利用的智能化和社會(huì)化奠定良好基礎(chǔ)。為更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在和預(yù)測(cè)未來(lái)，每位檔案人都有責(zé)任、有義務(wù)更加全面和多視角地完善人事檔案分類理論研究和管理工作，以更好地發(fā)揮人事檔案在人才選拔任用中的作用，為檔案學(xué)理論研究與管理實(shí)踐展示專業(yè)魅力，注入新動(dòng)力，掀起新熱潮。

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作者單位：山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院

作者簡(jiǎn)介：王大偉（1970—），女，漢族，山東泰安人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理。