新形勢下公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)研究

摘 要：檔案不僅是歷史記錄以及各類知識的綜合載體，還是關(guān)鍵且不可或缺的信息資源。在新形勢下，受各類發(fā)展因素的影響和限制，為保證各級公立醫(yī)院順利實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，大力開展檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作已經(jīng)成為必然趨勢。當(dāng)前，雖然多數(shù)公立醫(yī)院意識到了落實(shí)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作的重要性，也相應(yīng)地采取了一系列建設(shè)措施，但其體現(xiàn)的成效卻不顯著，普遍存在一些需要完善的問題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)腳步?；诖?，文章針對新形勢下公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)展開研究，深入分析檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性以及現(xiàn)階段存在的建設(shè)問題，并在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)科學(xué)、有效的建設(shè)策略，以期為相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；公立醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

檔案管理主要是指各級單位的檔案室對各類檔案資料以及信息開展直接性管控工作，并在此基礎(chǔ)上提供多樣性使用服務(wù)，以此為各類業(yè)務(wù)運(yùn)行提供參考依據(jù)。檔案管理工作環(huán)節(jié)主要涵蓋檔案信息的獲取整理、存儲保管、鑒定分析和利用等，能夠?yàn)楦骷壒⑨t(yī)院的可持續(xù)建設(shè)發(fā)展提供助力。在國務(wù)院頒布并實(shí)施的《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》中，不僅為公立醫(yī)院的未來發(fā)展方向提供了重要指導(dǎo)，還明確了檔案管理屬于公立醫(yī)院管理體系中的核心組成部分。由此可見，檔案管理工作的高效落實(shí)與推進(jìn)，對公立醫(yī)院提高綜合管理水平以及實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展有著極強(qiáng)的促進(jìn)作用，所以各級公立醫(yī)院為切實(shí)保證自身的發(fā)展，應(yīng)積極開展檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作，并對其給予高度重視，確保檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作能夠真正落實(shí)。

一、新形勢下公立醫(yī)院落實(shí)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作的重要性

1.切實(shí)維護(hù)檔案信息的安全與完整

公立醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展過程中會涉及和生成海量的數(shù)據(jù)信息，為使這些信息可以被妥善保管且方便后續(xù)使用，相關(guān)人員會對其整理并編制成檔案資料，導(dǎo)致公立醫(yī)院的檔案體量呈現(xiàn)出持續(xù)增多的趨勢。同時，針對這些檔案的管理步驟也逐漸復(fù)雜。在此情況下，受檔案資料眾多的影響，一旦某個管控步驟產(chǎn)生問題或出現(xiàn)異常行為，便會顯著提高檔案資料遺失、損壞、被惡意篡改等事件的發(fā)生概率，從而難以保證檔案資料的完整性以及安全性，還會限制檔案服務(wù)價值的體現(xiàn)。但是，在高效落實(shí)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作后，不僅可以嚴(yán)格規(guī)范工作人員的檔案管理行為，還可以規(guī)范檔案使用行為，讓一切檔案活動均在規(guī)范化制度的監(jiān)控下，規(guī)避上述問題的產(chǎn)生，切實(shí)維護(hù)檔案信息的安全與完整。

2.保證各項(xiàng)檔案管理工作順利落實(shí)

公立醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容主要涵蓋信息資料獲取、鑒別分析、整理歸檔、分類儲存以及開發(fā)利用等，且每一項(xiàng)內(nèi)容都對應(yīng)著專門的工作流程與方法，互相之間具備緊密的聯(lián)系，如果某一工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題或執(zhí)行不到位，便會造成一系列連鎖反應(yīng)，從而嚴(yán)重影響后續(xù)檔案管理工作的順利落實(shí)，拉低公立醫(yī)院的檔案管理水平。但是，在科學(xué)落實(shí)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作后，上述問題便可迎刃而解，規(guī)范化的管理工作能夠保證每一項(xiàng)檔案管理工作環(huán)節(jié)受到監(jiān)督約束，使其只有在真正滿足工作目標(biāo)的情況下，才被允許開展下一項(xiàng)管理工作，可以切實(shí)保證各項(xiàng)檔案活動的運(yùn)行均具備科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性以及規(guī)范性，從而真正提升公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，助力醫(yī)院檔案管理水平的提高。

二、新形勢下公立醫(yī)院在檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作中存在的問題

1.檔案管理規(guī)范化建設(shè)意識薄弱

從公立醫(yī)院檔案管理角度分析，檔案管理人員應(yīng)具備一定的組織能力，可以對醫(yī)院檔案管理工作的落實(shí)以及全部業(yè)務(wù)活動的順利推進(jìn)起到輔助作用。但是，多數(shù)公立醫(yī)院的檔案管理人員都未充分體現(xiàn)出自身的價值，認(rèn)為檔案管理只是收納和整理各類資料，并未對其給予一定關(guān)注，嚴(yán)重限制了檔案服務(wù)價值的發(fā)揮，導(dǎo)致上述問題出現(xiàn)的主要原因是公立醫(yī)院檔案管理人員沒有對檔案管理規(guī)范化建設(shè)形成深刻且正確的認(rèn)知，不了解檔案管理規(guī)范化建設(shè)的意義，沒有具備相應(yīng)的建設(shè)意識，在日常工作期間被動執(zhí)行各項(xiàng)工作，并沒有主動發(fā)掘自身承擔(dān)以及應(yīng)該履行的職責(zé)，從而使得公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作一直未取得顯著成效。

2.檔案管理制度落后，不具備規(guī)范化屬性

當(dāng)前，盡管多數(shù)公立醫(yī)院已制定檔案管理制度，科學(xué)規(guī)范檔案管理人員的工作行為，但受公立醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展覆蓋面的持續(xù)擴(kuò)增以及醫(yī)療服務(wù)項(xiàng)目不斷添加的影響，檔案管理類型和數(shù)量也呈現(xiàn)出明顯的上升趨勢，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理制度難以實(shí)現(xiàn)新形勢下公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)，管理理念和模式也無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求，加之部分公立醫(yī)院的制度革新以及規(guī)范化建設(shè)意識薄弱，未積極優(yōu)化和整改管理制度，使得現(xiàn)階段開展的檔案管理工作不具備科學(xué)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)合理的制度支持，嚴(yán)重阻礙公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)腳步。

3.檔案信息化管理力度不足

在科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，通過引入先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)積極開展信息化建設(shè)工作，不僅能夠有效推動公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，還能顯著提高公立醫(yī)院的檔案管理水平，促進(jìn)公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。但是，從實(shí)際角度分析，多數(shù)公立醫(yī)院的檔案管理人員不具備信息化建設(shè)意識，也未對檔案信息化管理給予高度重視，即便開展了信息化建設(shè)工作，也只是基于部分軟件落實(shí)表面工作，使得檔案管理工作的信息化發(fā)展緩慢。不僅如此，還有部分公立醫(yī)院的檔案管理人員認(rèn)為，信息化管理只是簡單且基礎(chǔ)的工作，并不需要具備專業(yè)技術(shù)能力，僅憑各類網(wǎng)絡(luò)平臺的使用即可實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，不僅不具備正確的信息化管理意識，還未保持熱情的管理態(tài)度，即便開展了信息化管理工作也會因落實(shí)不到位而無法取得相應(yīng)的成效，嚴(yán)重阻礙了公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)腳步。

三、新形勢下公立醫(yī)院檔案規(guī)范化建設(shè)策略

1.科學(xué)革新檔案管理人員的工作模式

第一，各級公立醫(yī)院應(yīng)該積極制定針對性較強(qiáng)且滿足新形勢需求的檔案管理制度，加大管控力度，主動開展專業(yè)人才培訓(xùn)教育工作。具體來講，在革新檔案管理工作模式期間，醫(yī)院應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員高度關(guān)注管控內(nèi)容，主動且快速研習(xí)和探索科學(xué)先進(jìn)的檔案管理理念與模式，利用科學(xué)完整、合理有效的規(guī)范化檔案管理制度，不斷深化檔案管理人員的規(guī)范化建設(shè)意識，提高其管理能力，并制定公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展戰(zhàn)略方案，建立健全醫(yī)院管理體系。不僅如此，公立醫(yī)院檔案管理人員還需要具備優(yōu)化以及改進(jìn)檔案管理細(xì)節(jié)的能力，保證各項(xiàng)檔案管理工作均可被落到實(shí)處，真正加快規(guī)范化建設(shè)腳步。

第二，在科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，公立醫(yī)院檔案管理人員還應(yīng)該積極研習(xí)有關(guān)科學(xué)技術(shù)的理論知識以及實(shí)踐技巧，熟練掌握各類軟件以及網(wǎng)絡(luò)平臺的操作方法，并基于此制定信息化管理制度，有效豐富檔案管理模式的革新內(nèi)容并加大革新力度，從而為公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.建立健全規(guī)范化檔案管理制度

第一，在新形勢背景下，各級公立醫(yī)院需要對現(xiàn)階段的檔案管理制度予以整改和優(yōu)化，使其具備更強(qiáng)的規(guī)范性。公立醫(yī)院可以制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)檔案資料均可被規(guī)范化儲存以及使用。同時，檔案管理人員還應(yīng)該全面貫徹落實(shí)真實(shí)、公平的理念，積極參與培訓(xùn)教育工作，熟練掌握統(tǒng)一的檔案歸檔模式，防止檔案管理工作出現(xiàn)良莠不齊的現(xiàn)象。

第二，提前完成規(guī)劃工作，優(yōu)化檔案管理工作體系。具體來講，公立醫(yī)院可以根據(jù)我國檔案局頒布并實(shí)施的“十四五”戰(zhàn)略規(guī)劃，制定有針對性的醫(yī)院檔案管理規(guī)范化方案，掌握公立醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與需求。公立醫(yī)院可以參考《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等內(nèi)容，打造院級檔案管理規(guī)范化體系，以此有效維護(hù)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。例如，相關(guān)管理人員可以在制度制定階段明晰差異性檔案資料的基礎(chǔ)規(guī)格，清楚掌握電子檔案的訪問瀏覽步驟和相關(guān)系統(tǒng)操作需求。

第三，公立醫(yī)院可以對檔案資源的立卷歸檔予以嚴(yán)格管控，依照檔案資料的種類，明晰其相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與方式，以此實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理。首先，依照《中華人民共和國檔案法》《全國文書檔案分類編目指南》等要求以及公立醫(yī)院實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的規(guī)范化檔案分類制度，對全部檔案資源精細(xì)劃分和歸檔；其次，依照檔案資源的種類，開展針對性的存儲工作，如把紙質(zhì)檔案存儲在專門且獨(dú)立的檔案柜中，并進(jìn)行封裝處理，防止其受到外界因素的破壞或者把電子檔案存儲在公立醫(yī)院指定的服務(wù)器中，從而切實(shí)維護(hù)醫(yī)院檔案資源的安全；最后，清楚掌握并熟練操作檔案的立卷歸檔基礎(chǔ)形式以及步驟，以此保證全部檔案資料均被合理規(guī)范的儲存，促進(jìn)公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第四，公立醫(yī)院應(yīng)該明確劃分檔案管理部門各職能崗位的職責(zé)權(quán)限，界定各崗位人員應(yīng)該承擔(dān)和履行的職責(zé)以及權(quán)力。同時，還需要合理打造完善的管理體系，組建專項(xiàng)檔案規(guī)范化管理團(tuán)隊(duì)，且該團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該綜合考慮醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展實(shí)況和檔案管理實(shí)況，積極召開專題會議，激發(fā)工作人員的責(zé)任感，從而確保每一項(xiàng)檔案管理工作均能夠被規(guī)范落實(shí)，且取得相應(yīng)的成效。

3.加大檔案信息化管理力度，維護(hù)檔案信息安全

首先，加大硬件網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)力度。為保證公立醫(yī)院檔案管理工作具備完善的管理設(shè)備設(shè)施，應(yīng)盡可能地為每位檔案管理人員配備內(nèi)、外網(wǎng)臺式計(jì)算機(jī)、筆記本電腦以及移動存儲設(shè)備設(shè)施等。同時，還要保證內(nèi)、外網(wǎng)設(shè)備設(shè)施均可獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn)，互不干擾。此外，還應(yīng)該科學(xué)打造專門獨(dú)立的電子檔案儲存室，升級電腦內(nèi)存，擴(kuò)大容量，加快其運(yùn)行速度，并安裝光纖，構(gòu)建覆蓋面廣、運(yùn)行速度快以及安全且穩(wěn)定的辦公網(wǎng)絡(luò)。

其次，重視檔案資料的安全管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，并在保密規(guī)范的約束下落實(shí)各項(xiàng)管理工作，以此有效規(guī)避檔案信息被泄露、丟失等問題。同時，針對檔案資料的借閱，管理人員需要嚴(yán)謹(jǐn)對待并執(zhí)行有關(guān)手續(xù)，借出的檔案資料必須及時登記并歸檔、核實(shí)。不僅如此，離開檔案室時還需要封閉檔案柜，并做好安全防范措施。在銷毀檔案過程中，必須登記造冊且需要在監(jiān)管人的陪同下辦好簽字手續(xù)。

最后，檔案室應(yīng)妥善完成防塵、防高溫以及防強(qiáng)光等安全保護(hù)工作，切實(shí)維護(hù)檔案資料的安全。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)與考核

為推動公立醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，應(yīng)從多方面著手加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)與考核。首先，醫(yī)院要建立常態(tài)化的檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)崗位需求及人員能力，制定有針對性的年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理的基本理論、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)流程以及信息化應(yīng)用等方面，同時，還要緊跟檔案管理領(lǐng)域的前沿動態(tài)，適時開展新知識、新技能的培訓(xùn)。其次，創(chuàng)新培訓(xùn)形式，采取集中授課、案例分析、實(shí)操演練以及經(jīng)驗(yàn)交流等多樣化方式，提高培訓(xùn)的針對性和實(shí)效性。再次，醫(yī)院要將培訓(xùn)與考核相結(jié)合，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)能力測試，客觀評估培訓(xùn)成效?？己私Y(jié)果應(yīng)作為員工職稱晉升、績效評定的重要依據(jù)強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任心與使命感。最后，醫(yī)院還應(yīng)鼓勵檔案管理人員主動學(xué)習(xí)，積極參加行業(yè)協(xié)會、專業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)交流活動，不斷拓寬視野、更新知識和提升能力。持之以恒地加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)與考核，才能鍛造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，為新形勢下公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。

四、結(jié)語

綜上所述，在新形勢背景下，檔案管理是各級公立醫(yī)院綜合管理體系中的重要組成部分，其不僅可以為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動提供參考依據(jù)，保證其順利、穩(wěn)定運(yùn)行，還能夠有效推動公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展，從而助力醫(yī)院真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)建設(shè)目標(biāo)。因此，積極落實(shí)公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)工作至關(guān)重要且勢在必行。鑒于此，各級公立醫(yī)院管理人員應(yīng)高度重視檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，主動革新管理理念與模式，綜合考慮自身管理實(shí)況、發(fā)展經(jīng)營實(shí)況、發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)以及社會發(fā)展趨勢等因素，制定出針對性較強(qiáng)且科學(xué)、全面的檔案管理規(guī)范化建設(shè)方案，確保各項(xiàng)建設(shè)工作落到實(shí)處并取得成效，以此有效提高公立醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化建設(shè)效率與質(zhì)量，促進(jìn)公立醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者單位：福州大學(xué)附屬省立醫(yī)院

作者簡介：何麗鋒（1979—），女，漢族，福建永泰人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。