信息化時(shí)代智慧檔案管理平臺(tái)的資源建設(shè)研究

摘 要：信息化時(shí)代的到來，為檔案管理的建設(shè)提供了更多的思路和機(jī)遇，如何提供更加方便、高效的檔案管理成為檔案資料建設(shè)管理的重點(diǎn)。研究主要通過物聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)對(duì)智慧檔案管理平臺(tái)展開介紹，分析檔案管理平臺(tái)的主體結(jié)構(gòu)，并根據(jù)不同結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)使用不同的技術(shù)對(duì)平臺(tái)模塊搭建。同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)的智能化高效率運(yùn)行，還對(duì)管理平臺(tái)的智能化運(yùn)行過程進(jìn)行了設(shè)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)更加高效、穩(wěn)定的智能化檔案資源管理平臺(tái)。對(duì)于建設(shè)過程中存在的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量以及智能化不足等問題，研究使用自然語言處理技術(shù)、射頻識(shí)別技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，以此搭建更加完善和高效的智慧檔案管理平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；智慧；數(shù)據(jù)；資源

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

在信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)與信息儼然已經(jīng)成為最為寶貴的資源之一。檔案管理作為一種特殊的信息管理方式，其重要性日益增加。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息數(shù)據(jù)快速獲取和高效利用的需求。因此，搭建智慧檔案管理平臺(tái)，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案資源管理的重要舉措。智慧檔案管理平臺(tái)利用先進(jìn)的信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效整合與管理，大幅提升了檔案信息的可訪問性、可利用性，為檔案用戶提供了更加便捷、高效、智能的檔案服務(wù)。

然而，隨著智慧檔案管理平臺(tái)的快速發(fā)展與應(yīng)用，其資源建設(shè)也面臨著諸多問題。研究從信息化角度出發(fā)，通過不同的信息技術(shù)及技術(shù)理念，以建設(shè)更加安全、高效的智慧檔案資源管理平臺(tái)，解決傳統(tǒng)檔案資源管理平臺(tái)的不足，提高檔案管理和使用的效率及其安全性，更加適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的腳步。

一、智慧檔案信息化管理平臺(tái)搭建

智慧檔案管理平臺(tái)主要的任務(wù)是接收來自不同組織、單位和團(tuán)體的檔案資料，并展開科學(xué)的規(guī)劃和智能管理。根據(jù)不同的資料來源，可以將檔案資源劃分為三類源，即個(gè)人、機(jī)構(gòu)和互聯(lián)網(wǎng)。如圖1所示智慧檔案資源管理平臺(tái)建設(shè)路徑。

從圖1可以看出，檔案管理平臺(tái)分為三個(gè)主體部分，首先，是檔案資源的轉(zhuǎn)移。該部分的資源主要來源于組織或者機(jī)構(gòu)等；其次，是檔案資源的收集。這部分檔案來源是通過個(gè)人或團(tuán)體的投稿，主體收集方式是通過互聯(lián)網(wǎng)；最后，檔案來源主體是互聯(lián)網(wǎng)通過網(wǎng)絡(luò)爬蟲等資源收集技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收集管理。

圖1 智慧檔案管理平臺(tái)資源建設(shè)

檔案的轉(zhuǎn)移需要組織和機(jī)構(gòu)通過平臺(tái)的NLP技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，該技術(shù)還會(huì)對(duì)傳輸?shù)臋n案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，使得輸入平臺(tái)的檔案達(dá)到一致的標(biāo)準(zhǔn)，方便平臺(tái)的管理。RDF技術(shù)是該部分中重要的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，能夠明確檔案類型、字符大小以及對(duì)檔案的傳輸模板等規(guī)定，以實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

而檔案的采集是通過個(gè)人或團(tuán)體使用互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)網(wǎng)上檔案管理平臺(tái)以及搭建檔案管理App等移動(dòng)終端系統(tǒng)檔案投遞模塊，設(shè)立檔案采集服務(wù)、擴(kuò)展檔案收集渠道，并通過人工智能技術(shù)將檔案存儲(chǔ)在云端系統(tǒng)，以更加方便、快捷地完成檔案采集工作。

另外，檔案的收集是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)中大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和歸檔，并使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)智能感知，通過網(wǎng)絡(luò)爬蟲等技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和整理，篩選出更具價(jià)值和收集意義的檔案數(shù)據(jù)。

二、檔案資源的智能化管理

在檔案的轉(zhuǎn)移和采集過程中，通過信息化手段提升檔案資源利用和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以更好地對(duì)有用的檔案資源實(shí)行管理和收集，搭建更為完整的檔案管理平臺(tái)，由此實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)利用。如圖2所示，智能化檔案管理的技術(shù)及主體結(jié)構(gòu)。

從圖2可以看出，智慧檔案資源管理需要管理的資源有數(shù)字化的文件檔案、紙質(zhì)檔案和從網(wǎng)絡(luò)等不同渠道收集的檔案數(shù)據(jù)等幾個(gè)方面。通過NLP技術(shù)、RDF技術(shù)、語音設(shè)備技術(shù)和爬蟲技術(shù)等對(duì)檔案資源進(jìn)行整理和挖掘，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和利用則通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。當(dāng)出現(xiàn)檔案資源利用時(shí)，使用機(jī)器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)對(duì)平臺(tái)中的檔案數(shù)據(jù)拆解，使其能夠重新被讀取。此外，還應(yīng)搭建特殊的智慧檔案平臺(tái)，如建立搜索模塊和專欄數(shù)據(jù)庫等。

圖2 智能化檔案管理的技術(shù)及主體結(jié)構(gòu)

1.檔案資源的智能化數(shù)據(jù)收集

檔案的數(shù)據(jù)管理和收集需要滿足信息化管理平臺(tái)的信息和數(shù)據(jù)要求，對(duì)于檔案資源的管理需要使用更加信息化和數(shù)據(jù)化的目錄，檔案的數(shù)據(jù)化是通過智能技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行處理和讀取，通過整體的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和記錄，從而對(duì)檔案資源進(jìn)行更深層次的挖掘。

NLP技術(shù)主要功能是使計(jì)算機(jī)能夠理解、解釋和生成自然語言文本，包括對(duì)語言語法、語義、語用等的理解和分析。NLP技術(shù)還能將實(shí)體的檔案轉(zhuǎn)化為機(jī)器識(shí)別語言，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的全文資源搜索，提高對(duì)檔案的搜索查詢效率。檔案資源的管理需要保障資源的準(zhǔn)確性、可控性等因素，保障資源都能夠被檢索、查詢和更改。

首先，由于NLP技術(shù)還存在一些缺陷，對(duì)于檔案資源的質(zhì)量管理需要先明確檔案管理平臺(tái)的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，使用能夠分析檔案資源的工具。

其次，搭建資源質(zhì)量管理模塊，使得不同類型、不同數(shù)據(jù)規(guī)則的檔案都能夠在詞、字、語句上得到更加專業(yè)的修訂。

最后，提升NLP技術(shù)的性能，實(shí)現(xiàn)更加高效的檔案資源翻譯。同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)出現(xiàn)質(zhì)量問題的檔案資源，需要設(shè)立一個(gè)資源預(yù)警系統(tǒng)，當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題時(shí)能夠及時(shí)預(yù)警和糾正。

2.具備特色資源管理平臺(tái)建設(shè)

具備平臺(tái)特色的檔案資源是通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化、信息化管理與數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)發(fā)掘的過程。主要是使用大量的數(shù)據(jù)檔案資源通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)展開更深層次的開發(fā)和使用，將不同的檔案資料相關(guān)聯(lián)。

同時(shí)，將不同的檔案數(shù)據(jù)聯(lián)系成完整的資料圖譜，再通過多元化的信息手段完善檔案數(shù)據(jù)的過程。由于傳統(tǒng)的檔案管理是通過單一的檔案與網(wǎng)絡(luò)檔案管理相互轉(zhuǎn)換的，使得檔案的管理僅局限于實(shí)體檔案與電子檔案之間，對(duì)于資源的共享和使用還存在許多不足之處。

因此，在智慧檔案資源管理平臺(tái)中可以使用無線射頻技術(shù)（Radio Frequency Identification，RFID）進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。智慧檔案的保存時(shí)間決定了檔案資源的使用長短。因此，在管理平臺(tái)中應(yīng)開發(fā)檔案的長時(shí)間管理模塊，以提升檔案的保存期限。通過信息技術(shù)，還應(yīng)搭建檔案平臺(tái)的異地資源備份庫，以保障檔案資源能夠更加長久有效地保存和數(shù)據(jù)修復(fù)，確保檔案管理平臺(tái)的信息安全。

3.檔案資源管理平臺(tái)的信息感知服務(wù)

信息感知智慧檔案管理平臺(tái)是指平臺(tái)能夠通過人與人之間、檔案與人之間、檔案與資料庫之間形成相互感應(yīng)。管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)感知是以平臺(tái)服務(wù)為核心，管理用戶的核心檔案，并將檔案信息存儲(chǔ)和智慧管理。檔案資源用戶服務(wù)需要能夠在信息技術(shù)的支持下，對(duì)用戶資料感知和分析，搭建用戶檔案使用數(shù)據(jù)庫，并引入檔案關(guān)鍵詞、關(guān)聯(lián)詞等熱門詞匯搜索功能，提高用戶搜索的效率。

此外，還可以通過對(duì)用戶信息的感知，搭建用戶畫像，建立更加智能的服務(wù)系統(tǒng)。而檔案資料的感知需要平臺(tái)能夠?qū)ψ陨淼臋n案資料感知，能夠感知檔案資源的所存位置、所存數(shù)量。在對(duì)檔案數(shù)據(jù)開展資源共享時(shí)，能夠有效地對(duì)檔案位置和信息獲得感知，從而避免資源浪費(fèi)，同時(shí)也能夠幫助需要者更加快速、有效地查找和使用檔案。如圖3所示，智慧檔案資源管理平臺(tái)框架。

圖3 智慧檔案資源管理平臺(tái)框架

從圖3可以看出，對(duì)于檔案資源的用戶感知主要是通過數(shù)據(jù)挖掘和RFID技術(shù)感知。其中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠?qū)n案用戶的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)挖掘，RFID技術(shù)則能夠識(shí)別、分析用戶的行為。通過數(shù)據(jù)挖掘和行為分析將用戶的狀態(tài)和意圖標(biāo)準(zhǔn)化，再通過用戶長期的操作建立用戶畫像系統(tǒng)。

檔案資源的感知?jiǎng)t是通過RFID技術(shù)和數(shù)據(jù)庫搭建資源平臺(tái)的信息管理標(biāo)簽，通過這些標(biāo)簽對(duì)不同位置的檔案標(biāo)定，以提高標(biāo)簽的查找效率。圖書館使用檔案資源管理系統(tǒng)直接查閱，能夠更加簡單、快捷地感知和查詢檔案，不僅提高了檔案查詢的效率，還增強(qiáng)了對(duì)檔案的保護(hù)。

首先，在檔案管理平臺(tái)的管理過程中需要按照制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案的數(shù)據(jù)模式化，提升檔案資源的質(zhì)量。其次，需要簡化檔案的數(shù)據(jù)資源，使用不同的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案用戶的智能管理和服務(wù)。

三、智慧檔案管理平臺(tái)資源建設(shè)的探討與分析

檔案資源的數(shù)據(jù)化分析是搭建智慧檔案管理平臺(tái)的重要基礎(chǔ)。檔案的整理收集、保存、鑒別和使用，通過智能化數(shù)據(jù)和技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)分析、保護(hù)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。此時(shí)的檔案數(shù)據(jù)并不只是單一的文字和數(shù)據(jù)信息，其主要內(nèi)容還是通過智慧化、智能化的應(yīng)用，提升檔案知識(shí)的可視化和信息化的應(yīng)用。以智慧工具作為檔案管理基礎(chǔ)，以檔案資源作為主體資源導(dǎo)向，促進(jìn)檔案資源的信息化建設(shè)，需要不同的單位和組織共同努力，確保檔j6d/rodHr4uzcSJ3cOLcgLm9KIOJ5Ojv8+MeBU2A98w=案資源管理能夠高效、有序開展。此外，統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)能夠加快檔案資源信息的結(jié)構(gòu)化構(gòu)建，提升平臺(tái)用戶的使用體驗(yàn)。

以共享為主的檔案資源管理，能夠通過新興的信息技術(shù)提升檔案的多元化管理方式，保證檔案的智能化流通，并規(guī)定檔案的共享標(biāo)準(zhǔn)和共享模型，能夠?yàn)椴煌慕M織和個(gè)人提供更加安全可行的檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的多角度流通。此外，通過檔案的匯總管理能夠保障檔案數(shù)據(jù)的安全傳輸，防止檔案在使用中出現(xiàn)的安全問題。因此，應(yīng)搭建安全的異地備份信息庫，確保檔案在保管期間不出現(xiàn)信息被泄露、丟失、損毀等安全問題時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，提升檔案管理的安全性。同時(shí)，還應(yīng)使用檔案預(yù)警系統(tǒng)，進(jìn)行檔案保護(hù)和預(yù)警，保障檔案數(shù)據(jù)的安全保存和高效使用，提升檔案用戶的服務(wù)體驗(yàn)。

四、結(jié)論

通過不同檔案資源管理角度開展分析，使用多樣化的信息管理技術(shù)，搭建更加全面的信息化檔案資源管理平臺(tái)，并對(duì)當(dāng)前檔案管理中檔案數(shù)據(jù)整理、資源挖掘和資源收集中存在的問題展開分析，以建設(shè)更加全面和多樣化的檔案資源管理平臺(tái)。同時(shí)，使用不同的信息技術(shù)和資源管理方法完善和改進(jìn)信息化檔案資源管理平臺(tái)，建設(shè)更加高效和準(zhǔn)確的檔案資源管理平臺(tái)，為智能化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)提供了更加有效的方案。研究中還存在一些不足，如目前搭建的智能檔案資源管理平臺(tái)還只是一些理論的分析和設(shè)計(jì)，未來還將通過不同的技術(shù)搭建更加完善的管理平臺(tái)。

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作者單位：1.來賓市興賓區(qū)城北街道辦退役軍人服務(wù)站；

2.合山市河里鎮(zhèn)鄉(xiāng)村建設(shè)綜合服務(wù)中心；

3.來賓市興賓區(qū)城北街道社會(huì)治安綜合治理中心

作者簡介：譚偉勛（1982—），男，壯族，廣西合山人，本科，館員，研究方向：檔案管理；吳少娥（1987—），女，壯族，廣西合山人，本科，助理農(nóng)藝師，研究方向：農(nóng)業(yè)管理；丁大遠(yuǎn)（1984—），男，壯族，廣西來賓人，專科，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理。