供銷合作社檔案信息化管理開展路徑與創(chuàng)新探析

摘 要：供銷合作社是一個將供應(yīng)與銷售融為一體的單位，其對供應(yīng)與銷售來說有著積極的意義，保障了二者之間的協(xié)調(diào)性，維護(hù)了二者的合法權(quán)益，并在此基礎(chǔ)上使供銷合作活動能有序、高效地開展，進(jìn)而讓城市與鄉(xiāng)鎮(zhèn)之間增進(jìn)了交流。需要注意的是，供銷合作社在開展各項活動的過程中，需要加強對檔案管理的重視，而檔案對供銷合作社的各項工作來說，具有重要的作用，能夠提供有效的依據(jù)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，諸多領(lǐng)域與信息技術(shù)產(chǎn)生了一定的融合，并推動了部分產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型升級。文章對供銷合作社檔案管理信息化開展路徑與創(chuàng)新進(jìn)行了分析。相關(guān)人員可以利用信息技術(shù)，使供銷合作社的檔案管理更加智能化、信息化，從而提高管理的效能，為供銷合作社各項活動的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：供銷合作社；檔案管理；信息化發(fā)展

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

信息化時代，只有加強管理效能，創(chuàng)新管理意識，才能促進(jìn)供銷合作社檔案管理工作有序開展，使供銷合作社的檔案管理機制實現(xiàn)優(yōu)化與升級。為此，供銷合作社檔案管理人員要有責(zé)任意識，認(rèn)識檔案管理的重要性，增強服務(wù)意識與管理意識，以創(chuàng)新思維優(yōu)化管理路徑，并引入信息技術(shù)提高管理效能，進(jìn)一步拓展供銷合作社的檔案服務(wù)領(lǐng)域，滿足檔案管理的實際需求。

一、供銷合作社檔案管理信息化工作開展的意義

供銷合作社需要樹立高效的服務(wù)意識，加強對成員社體制的優(yōu)化，以便于促進(jìn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村的發(fā)展，提高農(nóng)民的生活品質(zhì)，使供銷合作社成為農(nóng)業(yè)服務(wù)中最為有效的助力。為了完成這些目標(biāo)，開展各項管理工作是不可缺少的內(nèi)容。在供銷合作社開展各項管理工作時，通常會出現(xiàn)十分豐富的信息與資料，為了保障管理工作的效能，管理人員需要全面整合與剖析這些信息與資料，并做好存儲和記錄工作。此外，在供銷合作社的管理過程中，不可避免地會出現(xiàn)一些問題，為了能及時解決問題，開展追溯工作是十分重要的環(huán)節(jié)，這就需要查閱與問題相關(guān)的資料。

由此可見，供銷合作社中的各項檔案信息對于解決工作中遇到的問題有著積極的意義。同時，供銷合作社管理工作中還涵蓋了豐富的人事檔案，為了提高管理效能，及時了解工作人員的具體情況，可以引入高效的信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案的信息化管理，并對調(diào)整員工的工作方向、保障工作的有序性、提高供銷合作社整體的工作效率與質(zhì)量都有著促進(jìn)作用。

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息技術(shù)與多個領(lǐng)域展開結(jié)合，使用信息技術(shù)提高行業(yè)的工作效率已經(jīng)成為一種常態(tài)。供銷合作社也應(yīng)緊跟時代腳步，在檔案管理中引入信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)，有效提高供銷合作社檔案管理工作的效率與質(zhì)量。由此可見，探討與創(chuàng)新檔案管理信息技術(shù)路徑，對供銷合作社的未來發(fā)展是十分必要的。

二、供銷合作社檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題

目前，供銷合作社在檔案管理中積極引入了信息技術(shù)，促使檔案管理工作走向信息化的路徑。但是，根據(jù)實際的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，仍存在一些問題，具體如下：

1.缺乏檔案管理信息化意識

信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理模式不同，是一種新型且高效的管理模式，為了促進(jìn)檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合，供銷合作社管理人員需要樹立檔案管理信息化意識以及新型的管理理念。但是，根據(jù)我國供銷合作社檔案管理的現(xiàn)狀來看，可以發(fā)現(xiàn)供銷合作社在檔案管理方面仍缺乏一定的信息化管理意識，主要表現(xiàn)在：首先，受到傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，供銷合作社檔案管理人員沒有意識到信息技術(shù)對檔案管理的重要性，缺乏對信息技術(shù)的認(rèn)識，并且在對檔案信息進(jìn)行整合時，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，收集、整理較為隨意，檔案管理信息化效能也由此受到影響，最終使檔案管理趨于形式化。其次，缺乏管理信息化意識，檔案管理人員在日常工作中整合的檔案資料并不全面，其真實性難以得到充分保障，導(dǎo)致后續(xù)的檔案信息資源開發(fā)利用受到影響，無法起到應(yīng)有的0f2a4deda8a3b7ebaaa88d8459ab952a1e650c3fafe0865a4fb559fb81323b60作用。由此可見，供銷合作社檔案管理人員應(yīng)樹立良好的信息化管理意識，有效提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

2.資金投入少，缺乏信息化管理設(shè)備設(shè)施

在開展檔案管理工作的過程中，任何單位都需要投入一定的資金，以便于檔案管理工作能夠有序開展因此，供銷合作社開展檔案信息化管理也需要一定的資金作為支撐，才能使檔案信息化管理工作順利運行。但是，根據(jù)我國目前供銷合作社的檔案管理現(xiàn)狀來看，一些供銷合作社并沒有在檔案管理工作中投入適量的資金，特別是在縣級或縣級以下的供銷合作社，一些領(lǐng)導(dǎo)人員將供銷業(yè)務(wù)等工作作為重心，并沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，且部分領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對檔案管理信息化的了解，因而在檔案管理信息化的設(shè)備設(shè)施購買方面沒有提供相應(yīng)的資金支持。在開展檔案管理信息化建設(shè)時，相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施是不可缺少的，一旦缺少了信息化設(shè)備，檔案信息管理的效能就會受到影響，無法保障檔案信息的真實性，導(dǎo)致供銷合作社檔案資料無法發(fā)揮作用與價值，最終影響供銷合作社的管理效率與質(zhì)量的提升。

3.檔案管理制度不完善

在供銷合作社檔案管理工作中，檔案管理制度是不可缺少的一部分，能夠?qū)芾砉ぷ髌鸬揭欢ǖ囊龑?dǎo)作用，提高檔案管理工作的規(guī)范化，因此，完善檔案管理相關(guān)制度十分重要。但根據(jù)我國供銷合作社檔案管理信息化的現(xiàn)狀來看，可以發(fā)現(xiàn)一些供銷合作社的檔案管理制度并不完善。首先，供銷合作社沒有構(gòu)建一套完善的檔案管理信息化工作流程，制度可行性較低，對檔案管理工作的各項要求沒有明確的規(guī)定，致使檔案管理信息化工作出現(xiàn)形式化的趨勢，管理的質(zhì)量與效率較低。其次，供銷合作社的檔案管理信息化管控機制不完善，在面對復(fù)雜的檔案資料時，無法精準(zhǔn)地驗證信息來源，難以保障供銷合作社檔案信息的精確性，一旦出現(xiàn)信息錯誤，就會使檔案管理工作的安全性受到影響。

總之，在供銷合作社檔案管理工作中，信息化管理是重要的組成部分，若是沒有完善的管理制度作為支撐，管理人員所使用的計算機等信息技術(shù)很容易出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息安全性降低，如信息化管理系統(tǒng)受到病毒干擾、黑客入侵等情況，無疑會增加供銷合作社檔案信息化管理的風(fēng)險，使檔案管理的整體效率與質(zhì)量受到不利的影響。

4.檔案管理人員缺乏專業(yè)能力，缺乏信息化團(tuán)隊建設(shè)

檔案管理人員是供銷合作社檔案管理工作的主體，對于有效開展檔案管理工作具有重要作用。但是，根據(jù)對我國供銷合作社的檔案信息化管理現(xiàn)狀分析，可以發(fā)現(xiàn)部分供銷合作社的檔案管理人員缺乏專業(yè)能力，其中一部分管理人員年齡較大，沒有理解信息技術(shù)對檔案管理的重要性，無法掌握全面的信息化管理理念與管理技術(shù)，如計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，這部分管理人員無法有效發(fā)揮新興技術(shù)的作用與價值。同時，還有一部分的供銷合作社缺乏專業(yè)的檔案管理人員，所選用的檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)能力，素質(zhì)水平較低，并且單位在引入檔案管理人才時缺乏積極的態(tài)度，導(dǎo)致供銷合作社檔案管理信息化的效能受到限制。為此，供銷合作社應(yīng)及時意識到這一問題，以便于有效提高檔案管理人員的工作能力和綜合素質(zhì)。

檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是信息化時代發(fā)展的要求。供銷合作社檔案管理信息化建設(shè)工作需要一支專業(yè)信息化團(tuán)隊。當(dāng)前，供銷合作社檔案管理團(tuán)隊缺乏專業(yè)的能力已是普遍現(xiàn)象，作為供銷合作社的管理人員，除了要在內(nèi)部員工內(nèi)挖掘、培養(yǎng)有潛力的優(yōu)秀員工外，還應(yīng)在社會上招聘熟練掌握檔案管理及信息化技術(shù)的綜合性高端人才。但就目前實際情況來看，供銷合作社缺乏對部人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，也忽視了從社會招聘高端人才，由此導(dǎo)致在檔案管理信息化建設(shè)中缺乏既熟悉檔案管理又熟練掌握信息化技術(shù)的團(tuán)隊，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、供銷合作社檔案管理信息化工作的優(yōu)化措施

目前，供銷合作社檔案管理信息化工作中仍存在著一些問題，只有針對具體問題，以創(chuàng)新的思維對其展開分析，并采取相應(yīng)的措施，才能優(yōu)化檔案管理信息化工作，從而提高檔案管理信息化效能。

1.增強檔案管理信息化意識

在我國信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，諸多領(lǐng)域引入了信息技術(shù)，使很多傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)實現(xiàn)了轉(zhuǎn)型升級。供銷合作社在開展檔案管理工作時，若想積極引入信息技術(shù)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，需要增強工作人員的檔案管理信息化意識。為此，可以采取這些措施：首先，可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺來加強對檔案管理信息化的宣傳，如某信公眾號、某博平臺、某音短視頻等，這些平臺的用戶較多，能夠有效提高宣傳力度。在宣傳過程中，可以充分表現(xiàn)信息技術(shù)對檔案管理的作用、優(yōu)勢、意義等，使供銷合作社工作人員認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案管理的重要性，為樹立工作人員檔案管理信息化意識奠定良好的基礎(chǔ)。其次，要規(guī)范供銷合作社在收集、整合信息中的工作形式，并加強對檔案信息資源的管理與存儲，保障檔案信息的真實性與時效性。此外，供銷合作社應(yīng)根據(jù)各個部門對信息資料的實際需求，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合理整合，以獲得相應(yīng)的信息化檔案，充分發(fā)揮供銷合作社檔案信息資源的優(yōu)勢。

2.投入充足的資金，完善檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施

為了促進(jìn)供銷合作社檔案管理信息化工作的開展，資金是不可缺少的一部分因此，供銷合作社應(yīng)適當(dāng)提高資金投入，購買性能較好的檔案管理信息化設(shè)備，以便提高供銷合作社在檔案管理方面的效能。在購買設(shè)備時，采購人員應(yīng)選擇信譽度高的廠家，并仔細(xì)檢查信息化設(shè)備的性能，在設(shè)備數(shù)量達(dá)標(biāo)的同時，確保設(shè)備的質(zhì)量能夠滿足檔案管理信息化工作開展的需求。在購入檔案管理信息化設(shè)備后，管理人員要定期對其檢查與保養(yǎng)，及時更換存在質(zhì)量問題的設(shè)備。對于計算機的系統(tǒng)程序，檔案管理人員也及時更新，以便為檔案管理信息化的順利開展提供保障。此外，還應(yīng)加強與其他供銷合作社之間的交流與合作，實現(xiàn)管理經(jīng)驗上的共享與交流，進(jìn)而形成一套完善的區(qū)域供銷合作社檔案管理信息化體系，確保供銷合作社檔案管理的效能與質(zhì)量獲得顯著提升。

3.完善檔案管理制度

檔案管理制度在供銷合作社的檔案管理信息化工作中具有獨特的指導(dǎo)作用，能夠保障管理工作的有效性與全面性。首先，供銷合作社需要完善檔案管理信息化工作制度，明確檔案管理工作的各項要求，以此來規(guī)范檔案管理人員的工作行為，提高檔案管理信息化工作的效能。其次，供銷合作社可以完善檔案管理信息化管控機制，并對各種信息資料的來源渠道進(jìn)行整合，以此來提高檔案信息數(shù)據(jù)的安全性與全面性。最后，供銷合作社可以打造信息化管理安全系統(tǒng)，發(fā)揮信息技術(shù)的價值與作用，以此來增強信息化管理安全系統(tǒng)的整體性能。同時，為了擴(kuò)充系統(tǒng)存儲的容量，工作人員可以利用擴(kuò)展模塊，在確保存儲系統(tǒng)具有拓展功能的同時，發(fā)揮在線擴(kuò)容功能，并提高系統(tǒng)保護(hù)檔案資料的安全性。此外，檔案工作人員還可以對防火墻、大數(shù)據(jù)等技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，以此來提高供銷合作社檔案管理系統(tǒng)的綜合性能。

4.提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力，加強信息化團(tuán)隊建設(shè)

工作人員作為開展檔案管理工作的主體，自身專業(yè)能力的高低對檔案的管理效能有著直觀影響。為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，供銷合作社需要在管理工作人員方面加以重視，提高檔案管理人員的專業(yè)能力。首先，加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。有些供銷合作社的管理層沒有認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，配置的檔案管理人員老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，還有一部分供銷合作社的檔案管理人員缺乏專業(yè)能力，管理效能較低。為此，供銷合作社領(lǐng)導(dǎo)層需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，鼓勵檔案管理人員對信息化管理知識進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，確保能理解、掌握信息技術(shù)的相關(guān)知識和操作技能。對于年齡較大的管理人員，供銷合作社可以定期舉行培訓(xùn)會，意識到信息技術(shù)對檔案管理的獨特作用，鼓勵他們積極學(xué)習(xí)計算機、大數(shù)據(jù)等技術(shù)應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)有序開展。其次，供銷合作社可以向檔案管理人員提供專門的學(xué)習(xí)平臺，要求管理人員完成學(xué)習(xí)平臺上的各項任務(wù)，以此來幫助他們理解信息化管理理念，提高管理人員的實踐能力，使他們能夠?qū)⑺鶎W(xué)知識應(yīng)用到檔案管理信息化的工作當(dāng)中。最后，供銷合作社要加強對人才的引入，要重視從社會上招聘檔案管理和信息化技術(shù)復(fù)合性人才，以高薪待遇引進(jìn)高端人才，并提高人才工作的積極性，以此來滿足檔案管理信息化建設(shè)中人力資源的具體需求。在引入信息化管理人才后，供銷合作社還需要重視相應(yīng)的培訓(xùn)工作，使檔案管理工作人員的專業(yè)能力獲得進(jìn)一步提高，打造一支由內(nèi)部優(yōu)秀骨干和社會招聘高端人才相結(jié)合的信息化檔案管理團(tuán)隊，通過管理人員綜合素質(zhì)的提升，減少工作中的失誤，從而有效提高檔案管理信息化的質(zhì)量與效率。

四、結(jié)語

在我國信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，將其融入供銷合作社的檔案管理中具有獨特的意義，不但能完成檔案管理信息化建設(shè)，為傳統(tǒng)的檔案管理模式注入新的活力，還能夠滿足時代發(fā)展的需求，進(jìn)一步提高檔案管理的效能。目前，部分供銷合作社在檔案管理信息化建設(shè)方面還存在一定的問題。因此，供銷合作社應(yīng)增強檔案管理信息化意識，投入充足的資金，完善檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施，確保檔案管理制度的全面性與有效性，提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力，進(jìn)而實現(xiàn)供銷合作社的高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：無棣縣供銷合作社聯(lián)合社

作者簡介：劉軍華（1969—），男，漢族，山東濰坊人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。