大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息化建設扮演著重要角色。文章從檔案信息化建設的重要性、存在的問題以及創(chuàng)新舉措三個方面展開研究。首先，分析了檔案信息化管理作為戰(zhàn)略目標的重要性，提高檔案管理服務水平以及拓展檔案資源儲備的必要性；其次，探討了檔案信息化建設中存在的問題，如數(shù)據(jù)資源碎片化、數(shù)據(jù)安全性挑戰(zhàn)以及數(shù)據(jù)開放共享難題；最后，提出了加強基礎設施建設、落實信息系統(tǒng)的使用、推進檔案管理現(xiàn)代化以及實現(xiàn)信息共享，支持輔助決策、拓寬數(shù)字化檔案應用渠道、加強數(shù)據(jù)安全和隱私保護等創(chuàng)新舉措，旨在為大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設提供參考和借鑒。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息化建設；數(shù)據(jù)資源碎片化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

在當今信息爆炸的時代，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為推動社會發(fā)展和經(jīng)濟增長的重要驅(qū)動力之一。隨著信息技術的不斷發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)滲透各行各業(yè)的方方面面，檔案管理作為信息化進程中的重要組成部分也不例外。檔案信息化建設在大數(shù)據(jù)時代背景下顯得尤為重要，不僅涉及檔案管理部門的日常工作，還關系國家信息資源的整合和利用效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足信息化時代的需求，而數(shù)字化、網(wǎng)絡化已成為未來檔案管理的必然趨勢。然而，在檔案信息化建設的過程中也面臨著諸多挑戰(zhàn)和問題。為了適應大數(shù)據(jù)時代的需求，必須采取切實可行的創(chuàng)新舉措，如加強基礎設施建設、落實信息系統(tǒng)的使用、推進檔案管理的現(xiàn)代化以及實現(xiàn)信息共享等。

一、檔案信息化建設的重要性

1.檔案信息化管理作為戰(zhàn)略目標的重要性

檔案信息化管理已經(jīng)成為許多國家和組織的重要戰(zhàn)略目標之一。隨著信息技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已無法滿足日益增長的信息處理需求。數(shù)字化檔案管理不僅提高了工作效率，還為信息資源的共享和利用提供了更為便利的途徑。作為戰(zhàn)略目標，檔案信息化管理意味著將檔案管理納入國家信息化建設的整體規(guī)劃之中，充分發(fā)揮檔案在信息資源中的作用，推動社會信息化進程的發(fā)展，不僅有利于提高政府和組織的管理效率，還能夠更好地保護和利用國家和組織的信息資產(chǎn)，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力支撐。

2.提高檔案管理水平

檔案管理水平的提高是檔案信息化建設的重要目標之一。通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設和運用，可以實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和便捷共享，不僅可以大幅提高檔案管理工作的效率，減少了管理人員的工作負擔，還能夠更好地滿足用戶的信息需求，提高了服務水平和用戶滿意度。同時，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還可以提供更多樣化的服務模式，如在線查詢、電子借閱等，為用戶提供更便利的服務體驗。

3.拓展檔案資源儲備

檔案資源的儲備是檔案信息化建設的另一個重要目標。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受限于空間和保存條件，往往難以長期保存和利用。而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設可以將大量檔案信息以電子形式保存，不僅極大地節(jié)約了存儲空間，還能夠更好地保護檔案信息的完整性和安全性。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)跨地域、跨部門的信息共享，為各級政府和組織提供更廣泛的信息資源，為科研和決策提供更為豐富的數(shù)據(jù)支持。因此，拓展檔案資源儲備不僅有利提高信息資源的利用效率，還能夠促進各級政府和組織的協(xié)同合作，推動經(jīng)濟社會發(fā)展的全面提升。

二、檔案信息化建設中存在的問題

1.數(shù)據(jù)資源碎片化

在檔案信息化建設中，數(shù)據(jù)資源碎片化是一個普遍存在的問題。隨著信息量的不斷增加和數(shù)據(jù)來源的多樣化，檔案信息往往分布在不同的系統(tǒng)、部門甚至個人手中，形成了碎片化的數(shù)據(jù)資源。這種數(shù)據(jù)資源的碎片化不僅增加了信息管理的復雜性，還降低了數(shù)據(jù)的整合和利用效率。雖然管理人員往往需要花費大量的時間和精力在數(shù)據(jù)的收集、整合和清理上，但仍然存在信息重復和冗余的問題，影響了數(shù)據(jù)的準確性和可信度。因此，如何有效解決數(shù)據(jù)資源碎片化的問題，提高數(shù)據(jù)的整合和利用效率，成為當前檔案信息化建設中亟待解決的難題。

2.數(shù)據(jù)安全性挑戰(zhàn)

隨著信息技術的不斷發(fā)展和應用，數(shù)據(jù)安全性問題越來越受到人們的關注。在檔案信息化建設中，數(shù)據(jù)安全性挑戰(zhàn)是一個不容忽視的問題。首先，檔案信息被泄露和篡改可能對國家安全和社會穩(wěn)定造成嚴重影響因此，必須加強對檔案信息的安全保護。其次，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)存在著被黑客攻擊、病毒感染等安全風險，一旦發(fā)生安全漏洞可能導致檔案信息被泄露和損壞，對組織和個人的利益造成嚴重損失。此外，數(shù)據(jù)備份和災難恢復機制也是數(shù)據(jù)安全性的重要保障措施，必須加強對檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復工作，確保檔案信息的安全可靠。

3.數(shù)據(jù)開放共享難題

大數(shù)據(jù)時代需要數(shù)據(jù)的開放共享，但檔案信息化建設中存在著數(shù)據(jù)的封閉性和孤立性，給數(shù)據(jù)的開放共享帶來了很大的挑戰(zhàn)。首先，不同部門和單位之間存在著信息壁壘和數(shù)據(jù)孤島，往往缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和共享機制，阻礙了數(shù)據(jù)的跨部門和跨單位的共享和交流；其次，數(shù)據(jù)開放共享涉及數(shù)據(jù)的安全和隱私問題，必須制定嚴格的數(shù)據(jù)管理規(guī)范和安全保護措施，保護用戶的個人隱私和信息安全。此外，還需要建立完善的數(shù)據(jù)開放共享平臺，提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接入和查詢接口，方便用戶獲取和利用檔案信息。因此，如何克服數(shù)據(jù)開放共享的難題，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享和共贏，是當前檔案信息化建設中亟待解決的關鍵問題。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的創(chuàng)新舉措

1.加強基礎設施建設

加強基礎設施建設是推動檔案信息化建設的關鍵步驟之一。為了滿足不斷增長的應用需求，需要采取一系列措施以完善硬件設施和網(wǎng)絡基礎設施。應著重采購和配置各類硬件設備設施，以確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的順利運行，包括高性能的交換機和路由器，用于構建高效的網(wǎng)絡通信環(huán)境以及大容量的存儲設備和備份設備，用于存儲和保護大量的檔案數(shù)據(jù)。此外，還應配置高可靠性的信息安全系統(tǒng)，以保障檔案信息的安全性和完整性。在硬件設備的選擇和配置過程中，需要充分考慮系統(tǒng)的可擴展性和兼容性，以應對未來信息量的持續(xù)增長和技術的不斷更新。同時，還需要重點加強網(wǎng)絡基礎設施的建設，以實現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和共享。

2.落實信息系統(tǒng)的使用

為了落實信息系統(tǒng)的使用，檔案部門可以采取一系列措施，以確保能夠有效運用先進、實用、可靠的檔案管理軟件系統(tǒng)。需要選擇和部署適用于檔案管理需求的先進軟件系統(tǒng)，包括辦公自動化系統(tǒng)和專門的檔案管理信息系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)可以提供基本的辦公支持功能，如文檔處理、電子郵件以及日程安排等；檔案管理信息系統(tǒng)則應具備更加專業(yè)化的功能，如文件管理、檔案檢索以及數(shù)字化存儲等。在選擇軟件系統(tǒng)時，需要充分考慮系統(tǒng)功能的完善性、易用性、擴展性和安全性，確保其能夠滿足檔案管理的綜合業(yè)務和局部業(yè)務需求。還應重點突出軟件系統(tǒng)的高級應用功能，包括即時通信、流程化管理、知識管理、內(nèi)容管理、信息共享、協(xié)同工作以及預警預測等功能。通過這些高級應用功能，可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)信息的快速傳遞和共享，促進工作流程的優(yōu)化和規(guī)范化，提高檔案管理的科學化和智能化水平。同時，還應建立健全技術支持和問題解決機制，及時解決軟件系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題和困難，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和長期可靠性。

3.推進檔案管理的現(xiàn)代化

推進檔案管理的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案信息化建設的重要舉措之一。為了實現(xiàn)這一目標，可以采取一系列措施，以充分利用現(xiàn)代信息技術提供的手段和平臺，改造傳統(tǒng)檔案管理的模式和方式，從而提高檔案管理水平，提升檔案信息的價值和作用。首先，應加強檔案管理流程的數(shù)字化和自動化。傳統(tǒng)的檔案管理流程通常較為煩瑣，包括收集、鑒定、整理、組卷和利用等環(huán)節(jié)。通過引入現(xiàn)代信息技術，可以建立數(shù)字化的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的電子化處理和管理，從而提高工作效率和質(zhì)量。例如，可以利用電子文檔管理系統(tǒng)對檔案文件實行數(shù)字化存儲和管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，減少文件的物理存儲和管理成本；其次，應推廣智能化的檔案管理工具和技術?，F(xiàn)代信息技術，如人工智能、大數(shù)據(jù)分析等已經(jīng)在各個領域得到廣泛應用，同樣也可以應用于檔案管理領域。通過引入智能化的檔案管理工具和技術，可以實現(xiàn)檔案信息的智能化處理和分析，提高檔案管理的科學化水平。例如，可以利用人工智能技術對檔案文件實行自動分類和標注，提高檔案檢索的準確性和效率。利用大數(shù)據(jù)分析技術對檔案信息展開深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)潛在的信息價值和關聯(lián)關系；最后，應加強檔案管理人員的培訓和技能提升。現(xiàn)代檔案管理需要具備跨學科的知識和技能，包括信息技術、數(shù)據(jù)分析、知識管理等方面的能力。因此，應加強對檔案管理人員的培訓和技能提升，提高其應對現(xiàn)代信息技術和工具的能力和素養(yǎng)，從而適應檔案管理工作的現(xiàn)代化需求。

4.實現(xiàn)信息共享，支持輔助決策

實現(xiàn)信息共享并支持輔助決策是推進檔案管理現(xiàn)代化的重要方面。通過信息共享，不僅可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還可以為決策提供更為可靠和全面的信息支持。實現(xiàn)信息共享需要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺和標準化的數(shù)據(jù)交換機制。檔案管理部門可以借助現(xiàn)代信息技術，建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理平臺，集成各類檔案信息資源，并通過標準化的數(shù)據(jù)交換格式和接口，實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和交換，以打破各個系統(tǒng)之間的信息孤島，實現(xiàn)檔案信息的共享和互聯(lián)，提高信息利用效率。檔案管理部門可以制定相關的信息共享政策和規(guī)定，明確信息共享的范圍、內(nèi)容、方式和權限，為信息共享提供制度保障和法律依據(jù)。同時，還應建立信息共享的管理機構和組織，明確責任分工和管理流程，確保信息共享的順暢和安全。此外，還可以利用現(xiàn)代信息技術手段，構建智能化的輔助決策系統(tǒng)和工具。通過數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析以及人工智能等技術，對檔案信息展開深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)潛在的信息價值和關聯(lián)關系，為決策提供更為科學和可靠的參考依據(jù)。例如，可以利用大數(shù)據(jù)分析技術對歷史檔案信息進行分析，發(fā)現(xiàn)歷史趨勢和規(guī)律，為未來決策提供預測和預警。

5.拓寬數(shù)字化檔案應用渠道

在大數(shù)據(jù)時代背景下，拓展數(shù)字化檔案的應用渠道變得至關重要。檔案管理工作人員需要意識到必須改變自身被動服務的理念和方式，積極利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術手段，及時傳遞檔案信息，以充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢。積極應用互聯(lián)網(wǎng)平臺是拓展數(shù)字化檔案應用渠道的重要舉措之一。檔案管理部門可以建立數(shù)字化檔案網(wǎng)站或在線檔案館，通過網(wǎng)絡平臺向公眾提供檔案信息查詢、在線閱覽等服務，實現(xiàn)檔案信息的全方位展示和共享。加強區(qū)域網(wǎng)建設是推進數(shù)字化檔案應用的關鍵之一。區(qū)域網(wǎng)可以連接不同機構和部門的檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的共享和交流。檔案管理部門可以利用區(qū)域網(wǎng)平臺建立檔案信息交流和合作機制，促進檔案資源的共建共享，推動檔案管理工作的協(xié)同開展。同時，積極開展社交媒體和移動應用也是拓展數(shù)字化檔案應用渠道的有效途徑。隨著社交媒體的興起和移動應用的普及，檔案管理部門可以利用某信公眾號、手機App等新媒體平臺，將檔案信息推送給用戶，實現(xiàn)檔案信息的便捷獲取和共享。與相關行業(yè)和領域開展合作也是拓展數(shù)字化檔案應用渠道的重要策略之一。檔案管理部門可以與圖書館、博物館以及研究機構等相關單位開展合作，共建數(shù)字化檔案資源庫，實現(xiàn)檔案信息的跨領域共享和利用，拓展檔案信息的應用范圍和價值。通過積極應用互聯(lián)網(wǎng)平臺、加強區(qū)域網(wǎng)建設、開展社交媒體和移動應用，與相關行業(yè)和領域開展合作、加強宣傳和推廣等措施，可以實現(xiàn)檔案信息的廣泛傳播和共享，充分發(fā)揮檔案信息的價值和作用，推動檔案管理工作向數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化方向邁進。

6.加強數(shù)據(jù)安全和隱私保護

加強數(shù)據(jù)安全和隱私保護在數(shù)字化檔案建設中具有至關重要的作用。隨著信息技術的廣泛應用和數(shù)據(jù)交換的頻繁發(fā)生，檔案信息的安全性和隱私性面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，加強對數(shù)據(jù)安全和隱私保護的管理，已經(jīng)成為數(shù)字化檔案建設中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。（1）加密技術是保障檔案信息安全的重要手段之一。通過對檔案信息實行加密處理，可以有效防止未經(jīng)授權的訪問和竊取。采用先進的加密算法和安全協(xié)議，可以確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的完整性和保密性，有效防范各類網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露等風險。（2）權限控制是保護檔案信息隱私的關鍵措施之一。通過建立嚴格的權限管理機制，對不同用戶或角色的訪問權限實行精細化控制，確保檔案信息的合理使用和保密性。合理設置用戶權限，限制用戶對敏感信息的訪問和操作，有效防止內(nèi)部人員濫用權限和非法獲取檔案信息的行為。（3）建立完善的審計機制也是保障檔案信息安全的重要手段之一。通過對檔案信息的訪問和操作實行全程監(jiān)控和記錄，及時發(fā)現(xiàn)和阻止不正當行為，確保檔案信息的安全性和完整性。審計機制可以幫助檔案管理部門識別潛在的風險和威脅，及時采取應對措施，保障檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和安全管理。

四、結(jié)論

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化檔案的建設和管理具有重要意義。通過檔案信息化建設，可以提高檔案管理和服務水平，拓展檔案資源儲備，促進檔案信息的共享和利用，支持決策更加科學化和智能化。然而，數(shù)字化檔案建設中仍存在著諸多問題，如數(shù)據(jù)資源碎片化、數(shù)據(jù)安全性挑戰(zhàn)等需要進一步解決。為此，需要加強基礎設施建設、落實信息系統(tǒng)的使用、推進檔案管理的現(xiàn)代化、實現(xiàn)信息共享以及拓展數(shù)字化檔案應用渠道等措施。只有不斷創(chuàng)新和完善數(shù)字化檔案管理工作，才能更好地適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型和提升。

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作者單位：河南自然博物館

作者簡介：曹慧（1981—），女，漢族，河南永城人，本科，館員，研究方向：檔案信息化建設。