關(guān)于事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的探討

摘 要：檔案管理數(shù)字化的核心目標(biāo)是深層強(qiáng)化信息資源的可訪問(wèn)性以及可持續(xù)性。因?yàn)閿?shù)字化檔案能夠方便、快捷地實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)、備份以及傳遞，并在顯著降低紙質(zhì)檔案物理管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，科學(xué)、精準(zhǔn)地規(guī)避各類檔案信息風(fēng)險(xiǎn)，讓其充分發(fā)揮價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展。所以，為有效促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，落實(shí)檔案管理數(shù)字化極為關(guān)鍵。當(dāng)前，雖然大多事業(yè)單位意識(shí)到了檔案管理數(shù)字化的重要性，也相應(yīng)采取了一系列數(shù)字化管理措施，但其體現(xiàn)的成效卻并不顯著，普遍都存在一些需要完善的問(wèn)題，阻礙了事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)的腳步。基于此，文章針對(duì)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化展開(kāi)研究，深入分析事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的基本原則以及現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)科學(xué)、有效的優(yōu)化措施，以期為相關(guān)工作人員提供價(jià)值參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案管理具備較強(qiáng)的復(fù)雜性、煩瑣性以及廣泛性，其涵蓋的管理類目主要有信息獲取、組織、存儲(chǔ)、維護(hù)、檢索、處理、應(yīng)用，能夠?yàn)楦骷?jí)組織機(jī)構(gòu)以及單位的信息資源提供高效、規(guī)范、有序以及可持續(xù)的管理手段，從而保證相關(guān)單位的建設(shè)發(fā)展切實(shí)符合法律法規(guī)、行政、歷史、文化等要求標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)為電子數(shù)據(jù)檔案，并基于此儲(chǔ)存、處理以及應(yīng)用的過(guò)程，其不僅可以有效提高檔案管理效率以及質(zhì)量，還對(duì)各級(jí)單位的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)有著顯著的推動(dòng)作用。事業(yè)單位是我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要組織，其經(jīng)營(yíng)管理成效可以對(duì)社會(huì)發(fā)展起到強(qiáng)烈影響，加之檔案管理是綜合管理體系中的核心組成部分，其管理體系的革新又決定著檔案管理水平，因而為助力事業(yè)單位真正且順利地實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)，應(yīng)積極落實(shí)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，并確保各項(xiàng)數(shù)字化工作落到實(shí)處，以此有效提升事業(yè)單位的檔案管理效果。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化基本原則

1.需求牽引、成本效益原則

首先，目錄優(yōu)先級(jí)。主要是指最先考慮檔案目錄的數(shù)字化，從而切實(shí)滿足檢索標(biāo)準(zhǔn)。目錄的優(yōu)先順序可以充分體現(xiàn)其在成本效益層面，因?yàn)槿臄?shù)字化建設(shè)需要大量的人力、物力等資源支撐，且建設(shè)進(jìn)展遲緩，所以為有效解決該問(wèn)題，應(yīng)該最先實(shí)現(xiàn)文件目錄的數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，以此快速達(dá)成計(jì)算機(jī)檢索，取得初步成效。

其次，緊急優(yōu)先級(jí)。事業(yè)單位在發(fā)展經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)于某時(shí)段內(nèi)需要完成特定的特殊性任務(wù)，便在該領(lǐng)域?qū)ξ募褂眯纬闪似惹行枨蟆Ｒ虼?，各?jí)事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，應(yīng)優(yōu)先將緊急性文件資料予以數(shù)字化，從而保證事業(yè)單位的各項(xiàng)緊急任務(wù)順利完成。

最后，獨(dú)立優(yōu)先級(jí)。是指事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作過(guò)程中，應(yīng)該先將最具價(jià)值效能的檔案數(shù)字化，從而切實(shí)滿足收藏標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，完成數(shù)字化的原始檔案也無(wú)須調(diào)用原件便可應(yīng)用，能夠顯著加大對(duì)原始檔案的保護(hù)力度以及提高收藏水平。

2.安全與保密原則

第一，事業(yè)單位在落實(shí)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中應(yīng)該積極制定檔案信息安全保密機(jī)制，打造健全完善的安保體系，并全面覆蓋人、物、技術(shù)以及管理等多角度的檔案安全，以此有效降低檔案資源遺失或被泄露等風(fēng)險(xiǎn)概率。

第二，檔案管理數(shù)字化階段，事業(yè)單位還需要關(guān)注檔案資料的安全，嚴(yán)格規(guī)避傳統(tǒng)載體檔案以及數(shù)字化信息被泄露、損壞等問(wèn)題。具體來(lái)講，事業(yè)單位可以從保證傳統(tǒng)載體安全、高度重視數(shù)字站點(diǎn)安全、規(guī)范人員的檔案管理行為以及制定檔案流動(dòng)安全記錄機(jī)制等多層面，提高事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位落實(shí)檔案管理數(shù)字化存在的問(wèn)題

1.數(shù)字化檔案管理設(shè)備設(shè)施有待完善

站在實(shí)際角度分析，多數(shù)事業(yè)單位都秉承與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展原則，積極落實(shí)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，精準(zhǔn)把握數(shù)字化機(jī)遇與資源，并在檔案管理工作中有效引入數(shù)字化管理設(shè)備設(shè)施，從而顯著提升事業(yè)單位整體的檔案管理質(zhì)量和效率。但受各類條件因素的影響，事業(yè)單位在落實(shí)檔案管理數(shù)字化工作期間通常都會(huì)面臨諸多問(wèn)題。

首先，針對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理數(shù)字化硬件設(shè)備設(shè)施，其性能普遍有待完善，且先進(jìn)性不足。具體來(lái)講，大部分事業(yè)單位應(yīng)用的數(shù)字化檔案管理設(shè)備為計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)以及打印掃描一體化等，有著運(yùn)行周期長(zhǎng)、效率緩慢、兼容性較弱等問(wèn)題，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)成效并不顯著，檔案管理水平也遲遲得不到有效提高，加之設(shè)備修繕以及引進(jìn)力度比較薄弱，使事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化作用效能被嚴(yán)重弱化，阻礙了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

其次，多數(shù)事業(yè)單位應(yīng)用的檔案管理數(shù)字化設(shè)備設(shè)施存在滯后性。硬件設(shè)備設(shè)施屬于事業(yè)單位有效取得檔案管理數(shù)字化成效的關(guān)鍵條件，對(duì)事業(yè)單位檔案管理水平的提高有著直接影響。但依照實(shí)際情況分析，盡管大部分事業(yè)單位積極采購(gòu)并配置了相應(yīng)的數(shù)字化管理設(shè)備設(shè)施，但受專業(yè)程度有限的影響，其在硬件層面上普遍都存在落后以及老化等現(xiàn)象，且設(shè)備的運(yùn)行效率也較低，不僅無(wú)法滿足事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)要求，還極大程度上限制了檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

最后，部分事業(yè)單位存在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后的情況，特別是針對(duì)數(shù)字化檔案機(jī)房的建設(shè)，其實(shí)際建設(shè)效果與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)有著強(qiáng)烈差別，不僅不具備完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，還沒(méi)有依照檔案管理數(shù)字化實(shí)況制定相應(yīng)的預(yù)案以及打造應(yīng)急裝備，加大了事業(yè)單位觸發(fā)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的概率，對(duì)事業(yè)單位順利、穩(wěn)定落實(shí)檔案管理工作造成重重阻礙，還限制了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2.不具備科學(xué)、規(guī)范的檔案管理數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，雖然多數(shù)事業(yè)單位意識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的重要性，也相應(yīng)地采取了一系列數(shù)字化建設(shè)管理措施，但其成效卻并不顯著，主要原因便是在落實(shí)過(guò)程中未制定針對(duì)且完善的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，使得執(zhí)行的各項(xiàng)數(shù)字化建設(shè)管理工作不被約束，也沒(méi)有正確且規(guī)范的數(shù)字化指導(dǎo)，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)無(wú)法充分體現(xiàn)價(jià)值。具體來(lái)講，受事業(yè)單位部分檔案管理人員數(shù)字化建設(shè)意識(shí)薄弱的影響，對(duì)檔案管理數(shù)字化不夠重視，面對(duì)數(shù)字化建設(shè)工作也只是敷衍了事的態(tài)度，導(dǎo)致管理制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)不完善，沒(méi)有科學(xué)規(guī)定數(shù)字化建設(shè)成效、數(shù)字化程度、管理業(yè)績(jī)等要求，也未提出可量化的標(biāo)準(zhǔn)，使得現(xiàn)行的檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在嚴(yán)重的盲目性、隨意性，弱化了檔案管理數(shù)字化的價(jià)值作用。

三、完善新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效路徑

1.引進(jìn)科學(xué)的數(shù)字化硬件設(shè)備設(shè)施，優(yōu)化檔案管理數(shù)字化配置

為科學(xué)打造積極、和諧穩(wěn)定的檔案管理數(shù)字化建設(shè)環(huán)境以及數(shù)字化管理氛圍，在此基礎(chǔ)上保證事業(yè)單位可以取得顯著的數(shù)字化建設(shè)成效，各級(jí)事業(yè)單位需要主動(dòng)引進(jìn)科學(xué)、先進(jìn)的數(shù)字化硬件設(shè)備設(shè)施，并積極爭(zhēng)取政府部門(mén)的專項(xiàng)補(bǔ)貼資金，加大檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)的資金資源投入力度，從而為事業(yè)單位高效落實(shí)檔案管理數(shù)字化工作提供優(yōu)質(zhì)條件，保證其順利、穩(wěn)定推進(jìn)。

首先，事業(yè)單位需要通過(guò)云存儲(chǔ)等手段，對(duì)原有設(shè)備中的數(shù)據(jù)信息予以備份處理，并在新引進(jìn)的設(shè)備正式投入使用后，及時(shí)完成全部檔案數(shù)據(jù)信息的下載及傳輸工作，從而有效保證檔案資料的完整性以及精準(zhǔn)性。

其次，事業(yè)單位的檔案管理人員需要根據(jù)特定的頻率按時(shí)對(duì)設(shè)備設(shè)施開(kāi)展調(diào)試管理工作，特別是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)維工作，務(wù)必引起高度重視，應(yīng)嚴(yán)格謹(jǐn)慎地落實(shí)相關(guān)維護(hù)工作，盡可能規(guī)避檔案管理數(shù)字化設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)突發(fā)故障等意外情況。普遍來(lái)講，各級(jí)單位的檔案管理數(shù)字化工作會(huì)對(duì)檔案信息資料的錄入、存儲(chǔ)、瀏覽等制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，為了保證檔案管理工作的順利推進(jìn)，應(yīng)認(rèn)真維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)屬性，確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全性以及穩(wěn)定性。

最后，除了科學(xué)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理數(shù)字化設(shè)備設(shè)施之外，事業(yè)單位還需要打造優(yōu)質(zhì)、高效的檔案管理環(huán)境，以此為各類檔案管理數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。具體來(lái)講，事業(yè)單位需要依照檔案管理實(shí)況構(gòu)建契合度較高的檔案管理室，規(guī)范、合理安置數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，科學(xué)防火、防盜、防蟲(chóng)，保證檔案管理數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的安全。此外，對(duì)于檔案利用，相關(guān)管理人員應(yīng)妥善完成登記工作，全面、細(xì)致地記錄借閱人、借閱時(shí)間、檔案類別名稱、借閱期限等信息，從而有效規(guī)避檔案信息丟失以及遺漏等問(wèn)題。

2.制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理數(shù)字化制度和標(biāo)準(zhǔn)

制度和標(biāo)準(zhǔn)屬于保證各項(xiàng)管理工作能夠順利落實(shí)和推進(jìn)的關(guān)鍵條件。事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)綜合考慮單位的發(fā)展實(shí)況以及檔案管理實(shí)況，根據(jù)當(dāng)前的數(shù)字化建設(shè)成果，明確檔案管理的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

第一，事業(yè)單位需要以檔案信息資源的數(shù)據(jù)化獲取、分類、整合、處理、分析等工作為出發(fā)點(diǎn)，依照自身的檔案管理實(shí)力制定針對(duì)有效、切實(shí)可行的數(shù)字化建設(shè)方案以及管理策略，為事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的指導(dǎo)基礎(chǔ)。

第二，針對(duì)檔案查閱制定嚴(yán)格且細(xì)致的制度。面對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部存在較強(qiáng)差異性的管理部門(mén)以及崗位，需要科學(xué)設(shè)置不同的查閱權(quán)限，并在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格規(guī)范審批步驟，從而切實(shí)保障檔案信息的安全性。

第三，為保證檔案管理數(shù)字化工作的執(zhí)行效率，需要制定嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、科學(xué)完善的問(wèn)責(zé)追責(zé)制度，并將該制度真正落到實(shí)處，約束每一位檔案管理人員，督促其積極端正工作態(tài)度，要求其將各項(xiàng)檔案管理數(shù)字化工作真正落實(shí)并取得成效，一旦發(fā)現(xiàn)不正當(dāng)管理行為，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況懲處，從而有效降低檔案信息被泄露、丟失等風(fēng)險(xiǎn)概率，提高事業(yè)單位的檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

3.構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代社會(huì)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的主導(dǎo)趨勢(shì)，為提高事業(yè)單位的檔案管理水平，相關(guān)工作人員應(yīng)全方位落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化管理步驟，通過(guò)智能化、低碳以及綠色建設(shè)方法，搭建極具智能的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建“數(shù)字化+標(biāo)準(zhǔn)化”的檔案管理創(chuàng)新態(tài)勢(shì)，從而真正實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案事業(yè)的數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

首先，在打造智能化檔案中央控制系統(tǒng)過(guò)程中，鑒于檔案室的儲(chǔ)存條件在一定程度上可以直接影響紙質(zhì)檔案的使用周期，所以需要配備恒溫恒濕一體機(jī)、空氣監(jiān)測(cè)質(zhì)量?jī)x表、空調(diào)和空氣消毒等設(shè)備，科學(xué)管控檔案室的溫度、濕度、二氧化碳和灰塵等，從而有效延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)以及使用壽命，優(yōu)化檔案儲(chǔ)存管理?xiàng)l件。

其次，事業(yè)單位還需要在打造智能檔案室時(shí)合理配備智能安防系統(tǒng)，以此有效維護(hù)檔案信息資源的安全性。在以往傳統(tǒng)檔案管理模式下，一旦出現(xiàn)火災(zāi)、檔案資料遺失、檔案信息被泄露等問(wèn)題，便會(huì)給事業(yè)單位造成嚴(yán)重?fù)p失，甚至阻礙事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。但是，在安裝配備了智能安防系統(tǒng)后，該系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)且全面檢測(cè)一切危險(xiǎn)因素，只要檢測(cè)到異常情況便會(huì)第一時(shí)間報(bào)警，并將相關(guān)信息提供給管理人員，為數(shù)字化檔案的安全提供堅(jiān)實(shí)保障。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)字化培訓(xùn)

在新時(shí)代背景下，加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)字化培訓(xùn)勢(shì)在必行。首先，可通過(guò)定期組織專題講座，邀請(qǐng)行業(yè)專家傳授最新的數(shù)字化檔案管理理念及技術(shù)。其次，鼓勵(lì)檔案管理人員參與相關(guān)的在線課程與培訓(xùn)項(xiàng)目，掌握數(shù)據(jù)分析、信息安全等核心技能。再次，可建立內(nèi)部學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，讓員工分享實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與創(chuàng)新思路。同時(shí)，組織參觀先進(jìn)單位，學(xué)習(xí)借鑒成功經(jīng)驗(yàn)。此外，可設(shè)立技能考核機(jī)制，將數(shù)字化能力納入績(jī)效評(píng)估體系，激勵(lì)員工持續(xù)學(xué)習(xí)。但是培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)緊跟技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，涵蓋大數(shù)據(jù)應(yīng)用、人工智能等前沿領(lǐng)域。最后，可采用“以老帶新”的方式，讓經(jīng)驗(yàn)豐富的員工指導(dǎo)新人，促進(jìn)知識(shí)傳承。通過(guò)多樣化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)方式，不斷提升檔案管理人員的數(shù)字化素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理數(shù)字化對(duì)事業(yè)單位提高綜合管理水平以及加快可持續(xù)發(fā)展有著顯著的促進(jìn)作用。事業(yè)單位作為我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要部門(mén)，其綜合管理成效可以對(duì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步起到?jīng)Q定性影響。檔案管理屬于事業(yè)單位綜合管理體系中的核心組成部分，落實(shí)檔案管理數(shù)字化對(duì)于事業(yè)單位至關(guān)重要且勢(shì)在必行。因此，各級(jí)事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)，主動(dòng)革新檔案管理理念以及模式，精準(zhǔn)掌握數(shù)字化管理資源以及機(jī)遇，制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理數(shù)字化制度，建立健全檔案管理數(shù)字化體系，充分體現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的價(jià)值，以此有效提高事業(yè)單位的檔案管理水平，助力其真正實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

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作者單位：棗莊市中醫(yī)醫(yī)院