OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下疾控文書檔案管理的研究

摘 要：隨著電子政務辦公水平逐步提升，OA辦公系統(tǒng)憑借其優(yōu)勢逐漸得到了廣泛推廣應用，能夠極大地提高辦公效率。在疾控中心的文書檔案管理工作中，OA辦公系統(tǒng)的應用帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇，逐漸朝著流程化、規(guī)范化和自動化方向發(fā)展，大幅度提高了文書檔案管理水平?；诖?，文章主要依托OA辦公系統(tǒng)環(huán)境，圍繞疾控文書檔案管理工作展開探討。

關鍵詞：文書檔案管理；OA辦公系統(tǒng)；借閱利用；信息安全

中圖分類號：R197.21;G275.2 文獻標識碼：A

引言

隨著企業(yè)事業(yè)單位電子辦公系統(tǒng)應用水平逐步提高，傳統(tǒng)紙質(zhì)公文檔案逐漸被電子公文檔案代替。目前，各省市地區(qū)的疾控機構(gòu)已經(jīng)基本上實現(xiàn)了辦公自動化，由于公共衛(wèi)生以及突發(fā)公共衛(wèi)生等重大疫情頻繁發(fā)生，加之日常的疾病預防工作繁重，產(chǎn)生了大量的文書檔案資料，這些資料具有極高的科研和記錄價值，做好疾控文書檔案管理工作至關重要。在OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下，疾控文書檔案管理工作發(fā)生了不同程度的變化，如何把握機遇，迎接挑戰(zhàn)，還需要進一步開展文書檔案管理工作，充分發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢。

一、OA辦公系統(tǒng)對疾控文書檔案管理的積極影響

OA辦公系統(tǒng)是企業(yè)事業(yè)單位無紙化辦公的具體表現(xiàn)，可以借助計算機完成工作中文件流轉(zhuǎn)和申報等各項工作。經(jīng)過系統(tǒng)持續(xù)更新完善484e5f34ede9ba319cd1c3979055d35e，目前OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了平臺化應用，對于疾控文書檔案管理也帶來了深遠的影響。

1.實現(xiàn)文書檔案高效管理

OA辦公系統(tǒng)在疾控機構(gòu)文書檔案管理中應用，可以實現(xiàn)檔案資料收集、歸檔、分類、保管和取用等環(huán)節(jié)高效管理，精簡優(yōu)化管理流程，能夠有效規(guī)避紙質(zhì)檔案資料字跡模糊、資料損壞等問題，對推動文書檔案管理規(guī)范化、標準化開展具有重要意義。

2.顯著提高文書檔案信息利用率

疾控文書檔案管理中，依托OA辦公系統(tǒng)可以顯著提高檔案信息利用率。在以往的疾控文書檔案資料管理中，人工勞動強度較大，由于意識偏差或操作失誤，可能導致重要信息被泄露或丟失，消耗大量的時間和精力，難以應對疾控機構(gòu)文書檔案資料日益增長帶來的挑戰(zhàn)。依托于OA辦公系統(tǒng)，疾控文書檔案資料即可傳輸共享，尤其是在移動互聯(lián)網(wǎng)蓬勃發(fā)展背景下，基于智能手機、平板電腦等同樣可以便捷地傳輸資料。此種方式打破了時間和空間的限制，檔案資料查詢較為便捷，能夠有效解決傳統(tǒng)文書檔案查詢檢索難度大等問題，提高了檔案信息利用率。

3.顯著提升文書檔案管理質(zhì)量

現(xiàn)代社會發(fā)展迅猛，公共衛(wèi)生防控壓力逐步增加，疾控文書檔案資料規(guī)模量隨之擴大，極大地增加了文書檔案管理人員的工作壓力，如果只是采用紙質(zhì)檔案管理方式，不僅無法滿足實際工作需求，還會影響整體文書檔案管理質(zhì)量。在OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)輔助文書檔案管理，可以精簡優(yōu)化管理流程，提升疾控文書檔案管理質(zhì)量。同時，還可以建立完善的文書檔案管理體系，實現(xiàn)檔案資料大范圍傳輸和共享，實現(xiàn)文書資源合理開發(fā)和利用。

二、OA辦公系統(tǒng)下疾控文書檔案管理存在的困境

在信息時代背景下，數(shù)據(jù)信息的重要性逐漸得到了人們的廣泛共識，但由于我國的電子文書檔案管理開發(fā)進程緩慢，尤其是疾控文書檔案信息較為封閉，共享程度不足，以至于很多人對于疾控文書檔案資料缺乏正確認知，管理經(jīng)驗不足，導致疾控文書檔案管理工作陷入困境。

1.文書檔案管理制度不完善

目前，在疾控文書檔案管理工作中OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)得到廣泛應用，能夠有效提高檔案管理效率和質(zhì)量。雖然疾控中心已經(jīng)制定了配套的管理制度，但在疾控文書檔案管理方面卻存在制度不完善的情況，即便制定了相應的文書檔案管理制度，卻無法滿足新時期OA辦公系統(tǒng)環(huán)境要求，在實際工作中出現(xiàn)了文書檔案資料未能第一時間歸檔，各部門協(xié)作不到位等問題。例如，有些部門文書檔案保存意識薄弱，未能將文書檔案資料及時留存和移交，隨著時間推移，很多利用價值較高的文書檔案資料可能受損、丟失，給疾控文書檔案管理工作帶來不利影響。

2.網(wǎng)絡安全問題嚴峻

疾控中心作為公共衛(wèi)生事件防控的重要機構(gòu)，隨著信息技術(shù)的廣泛應用，疾控文書檔案資料大規(guī)模增加，這些文書檔案資料中涵蓋了食品或藥品安全信息、疾病預防和治療信息，還有很多患者身份信息等，盡管電子檔案資料管理較為便捷、高效，且檔案資料容易修改、調(diào)整，但其信息安全性卻面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。部分管理人員由于安全意識薄弱，操作不規(guī)范，可能導致重要信息被泄露、丟失或被惡意竊取、篡改，威脅患者身體健康，甚至給社會和諧穩(wěn)定發(fā)展帶來影響。

3.信息化管理水平偏低

疾控中心應用OA辦公系統(tǒng)推進了電子政務的發(fā)展，疾控文書檔案信息化建設進程也隨之加快。但實際上，疾控文書檔案信息化管理中各類資源投入有所不足，較之其他部門缺乏足夠的重視。部分疾控領導和管理人員過分關注疾病防控工作，對文書檔案管理缺乏足夠重視，以至各類資源支持力度有所不足。疾控文書檔案管理人員理念陳舊、滯后，尤其是很多以往紙質(zhì)文書檔案資料需要電子掃描錄入，信息錄入和檢索等環(huán)節(jié)信息化水平不高，不可避免的影響到文書檔案管理信息化建設成效。

4.文書檔案管理標準落后

想要實現(xiàn)疾控文書檔案管理信息化的目標，一個基礎前提是保證檔案管理工作規(guī)范化、標準化開展，能夠正確認識電子文書檔案管理的重要性，可以有效運用信息技術(shù)實現(xiàn)文書檔案資料的收集和存儲。但是受限于現(xiàn)有的文書檔案管理標準落后，未能緊跟電子文書檔案發(fā)展，以至于電子文書檔案管理工作未能有序開展。從實際情況來看，目前疾控中心的文書檔案管理制度標準并不統(tǒng)一，無論是檔案的收集、保管，還是后期的檔案資料利用環(huán)節(jié)，都缺乏統(tǒng)一的標準。另外，疾控中心文書檔案管理計算機軟件標準不統(tǒng)一，市場上開發(fā)的軟件良莠不齊，標準不統(tǒng)一，不可避免地影響到文書檔案信息傳輸和共享。

三、OA辦公系統(tǒng)下疾控文書檔案管理優(yōu)化措施

針對目前疾控文書檔案管理中存在的問題，檔案管理人員應轉(zhuǎn)變滯后理念，提高對OA辦公系統(tǒng)的認知和重視，增加資金投入，完善配套軟硬件設施和制度體系，夯實信息化基礎，提高文書檔案管理水平，對于疾控中心各項工作高水平發(fā)展具有重要意義。

1.加強紙質(zhì)檔案和電子檔案并存歸檔

在OA辦公系統(tǒng)應用背景下，疾控文書檔案管理全過程均基于網(wǎng)絡平臺高效處理。疾控文書檔案資料來源廣泛，包括通知公告、會議安排、疾病防控以及患者身份信息等，這些信息目前全部取消紙質(zhì)文件形式保管，而是推行電子文件形式傳輸、保管和利用，電子公文辦結(jié)實施歸檔，并且將打印的紙質(zhì)文檔用于備份保管。基于OA辦公系統(tǒng)，疾控紙質(zhì)文書檔案和電子文檔并存歸檔，在系統(tǒng)上點擊“歸檔”選項后即可自動將電子文檔流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理人員仔細核對后，將其錄入檔案數(shù)據(jù)庫中保存管理。在通常情況下，文書檔案會復制一份備用檔案，用于查閱和使用，如果一套電子文書檔案感染病毒丟失或被篡改，即可使用另一套備份檔案，避免重要文書檔案信息丟失。此種檔案管理方式主要是在單位部局域網(wǎng)實現(xiàn)各部門的文書檔案流轉(zhuǎn)、管理和保管，充分展現(xiàn)了OA辦公系統(tǒng)中文書檔案高效、便捷處理的優(yōu)勢。

2.優(yōu)化電子文書檔案歸檔流程

以往的文書檔案管理，主要管理對象是紙質(zhì)文件，依據(jù)文件類別、期限整理、編目，裝訂、入庫和利用。引入OA辦公系統(tǒng)后，疾控中心的收發(fā)文等環(huán)節(jié)均基于OA辦公系統(tǒng)，可以實現(xiàn)辦公系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間無縫銜接，文書檔案資料及時傳輸歸檔，保證文件信息一致，最大程度上避免重要文書檔案丟失。具體發(fā)文環(huán)節(jié)主要是疾控中心發(fā)文部門發(fā)起申請，本部門審批，經(jīng)過審批后尋找主管領導審批，然后交由醫(yī)院辦公室領導審核，工作人員將文書檔案編目、蓋章后，按照發(fā)文范圍來發(fā)文。各部門通過對文件簽字確認后，基于OA辦公系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)，及時將電子文件歸檔和保管。在文書檔案整理環(huán)節(jié)，要確保電子文書檔案與紙質(zhì)文書檔案相對應。收文環(huán)節(jié)同樣是基于OA辦公系統(tǒng)下發(fā)，文件流轉(zhuǎn)后第一時間歸檔存儲，并依據(jù)電子文檔歸檔標準和要求及時分類、編號。并將需要歸檔的文檔打印出紙質(zhì)文件，不歸檔的則不需要打印紙質(zhì)文檔，只需要在系統(tǒng)中保管電子文檔即可，并注明并無紙質(zhì)文件留存。如果相關部門需要尋找具體文件資料，可以在OA辦公系統(tǒng)中在線檢索，文檔取用較為便捷。

3.加強電子文書檔案前端控制

電子文書檔案前端控制直接關系到電子文檔是否及時歸檔，基于OA辦公系統(tǒng)文書檔案管理，應充分考慮歸檔模式以及實際工作需要。因此，電子文檔和紙質(zhì)文檔的檔號保持一致，對于一些具有極高保存價值或是需要長期保存的電子公文，應該打印出對應的紙質(zhì)文檔，并將兩種文書檔案同時歸檔。結(jié)合實際工作需求，紙質(zhì)文檔和電子文檔的題名、文號、檔號等內(nèi)容應保持一致，便于文書檔案規(guī)范化保管和利用。同時，基于OA辦公系統(tǒng)中的檔案管理系統(tǒng)可以讓電子檔案自動化歸類，依據(jù)歸檔先后順序自動化歸檔，并生成對應的檔號。除此之外，文書檔案管理應汲取以往工作經(jīng)驗，積極同政府上網(wǎng)工程、辦公自動化等系統(tǒng)建立聯(lián)系，完善文書檔案基礎設施。完善的軟件和基礎設施，離不開應用系統(tǒng)提供支持，推動應用系統(tǒng)建設對于提高文書檔案信息化管理水平具有重要意義。因此，要適當增加資金投入力度，完善配套軟件和硬件設備設施，促進疾控文書檔案管理工作高水平開展。

4.完善配套管理制度體系

為了實現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理，應建立和完善配套的管理制度體系，以約束檔案管理人員工作行為，使各項工作有章可循。盡管目前疾控文書檔案管理已經(jīng)制定了合理的標準，但電子辦公環(huán)境快速發(fā)展，電子文書檔案管理模式尚不完善，要注重實際調(diào)研和經(jīng)驗總結(jié)，依托實際情況修改和完善疾控文書檔案管理制度內(nèi)容，確保各環(huán)節(jié)得到全面管控，推動文書檔案管理規(guī)范化開展。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關規(guī)定，立足疾控機構(gòu)特性，積極推動疾控文書檔案管理制度優(yōu)化完善，確保疾控中心文書檔案收集、分類、歸檔以及人員崗位責任等環(huán)節(jié)有章可循。

同時，還應制定電子文書檔案管理標準，確保電子檔案鑒定和建立等環(huán)節(jié)規(guī)范化、標準化，提高疾控文書檔案信息開發(fā)水平。通過配套的制度和標準建設，能夠有效改善傳統(tǒng)文書檔案管理方式，促使檔案工作朝著規(guī)范化、制度化方向開展。

5.加強文書檔案安全管理

基于OA辦公系統(tǒng)加強疾控文書檔案管理工作，會涉及諸多檔案信息。因此，加強文書檔案安全管理是一項重要工作。OA辦公系統(tǒng)為疾控中心各部門提供了信息傳輸和共享平臺，但系統(tǒng)并非完全安全，不可避免地存在系統(tǒng)漏洞和信息被泄露等風險隱患。如果系統(tǒng)硬件出現(xiàn)故障或是遭受病毒、黑客攻擊，將嚴重威脅文書檔案信息安全，情況嚴重甚至會威脅到社會和諧穩(wěn)定發(fā)展。首先，應確定文書檔案保密等級，對文檔自動加密，文檔查閱和利用時需要提供專門密鑰，首次保存文檔時要加密處理，并定期更改賬戶密碼；其次，設置用戶權(quán)限。將內(nèi)外網(wǎng)之間設置防火墻，用戶依據(jù)所享有的權(quán)限來獲取對應的文書檔案資料。同時，設計屏幕保護程序，避免工作人員離機時被他人看到保密文件；最后，定期使用殺毒軟件系統(tǒng)查殺，加強系統(tǒng)安全防護。如果出現(xiàn)了病毒入侵或黑客攻擊，系統(tǒng)即可發(fā)出警告信息，如果三次操作失誤或是頻繁遭受攻擊，將自動斷開網(wǎng)絡連接，并將本地文件刪除，后期可通過備份系統(tǒng)恢復文件。

四、結(jié)語

綜上所述，基于OA辦公系統(tǒng)的疾控文書檔案管理能夠有效改善傳統(tǒng)文書檔案管理模式不足，優(yōu)化精簡管理流程，實現(xiàn)全過程自動化、高效化管理，在降低管理人員工作強度的同時，還能對檔案資料進行安全保管和高效利用。

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作者單位：江蘇省泰州市興化市疾病預防控制中心