數(shù)字化時(shí)代高校學(xué)籍檔案管理策略與趨勢(shì)分析

摘要：信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得我國各行業(yè)都迎來了全新的發(fā)展。數(shù)字化技術(shù)的廣泛運(yùn)用有利于形成更為完善的信息化工作體系，并可以有效提高工作效率。在高校學(xué)籍檔案管理過程中應(yīng)用信息技術(shù)，符合“互聯(lián)網(wǎng)+教育”發(fā)展的基本要求，但就其實(shí)際應(yīng)用情況來看，也存在著一些問題亟待解決。因此，本文首先對(duì)數(shù)字技術(shù)對(duì)高校學(xué)籍檔案管理的積極作用進(jìn)行分析。通過探究高校學(xué)籍檔案管理常見問題，提出高校學(xué)籍檔案管理策略與發(fā)展趨勢(shì)。希望這些策略能為高校提供更加具有針對(duì)性的數(shù)字檔案管理模式，利用先進(jìn)技術(shù)手段降低傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)，有效提升檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；高校；學(xué)籍檔案管理；趨勢(shì)

信息技術(shù)與教育教學(xué)領(lǐng)域的相互融合表明，網(wǎng)絡(luò)化授課、網(wǎng)絡(luò)化指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)等已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，其在我國高校發(fā)展與建設(shè)過程中發(fā)揮的積極作用毋庸置疑。但從信息技術(shù)在學(xué)籍檔案管理過程中的實(shí)際應(yīng)用情況來看，存在不夠深入的問題，比如高校缺乏相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)缺乏配套的制度作為約束和保障等，都會(huì)直接制約高校學(xué)籍檔案管理的整體發(fā)展，不利于信息化管理模式的應(yīng)用。尤其在當(dāng)前高校不斷擴(kuò)招且學(xué)生數(shù)量不斷增加的背景下，高校更加需要對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行信息化管理，這樣才能夠提高學(xué)籍檔案管理的效率，有效促進(jìn)高校的綜合發(fā)展。

一、數(shù)字技術(shù)對(duì)高校學(xué)籍檔案管理的積極作用

（一）有利于提高學(xué)籍檔案管理效果

高校學(xué)籍檔案的管理是高等教育信息化管理的關(guān)鍵組成部分。這些檔案不僅記錄了學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)和行為表現(xiàn)，而且全面反映了學(xué)生在大學(xué)期間的成長(zhǎng)和發(fā)展。縱觀傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理工作不難發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)時(shí)候管理人員都是依據(jù)每個(gè)班級(jí)學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行純?nèi)斯す芾?。但是現(xiàn)階段高校學(xué)生數(shù)量不斷增加，學(xué)籍檔案管理工作也呈現(xiàn)出比較零散的特點(diǎn)，這就導(dǎo)致了檔案管理信息很難實(shí)現(xiàn)高度融合，為此孤島效應(yīng)的出現(xiàn)成為常態(tài)。不僅影響信息技術(shù)的后期應(yīng)用，也會(huì)使得管理者在日常管理過程中面臨非常龐大的工作量，不利于檔案管理效果的體現(xiàn)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用為高校學(xué)籍檔案管理帶來了革命性的變化。通過構(gòu)建一個(gè)集中的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，可以顯著提升檔案的存儲(chǔ)、檢索和使用效率。該平臺(tái)可以為不同的院系設(shè)置定制化的訪問入口，確保學(xué)生檔案信息的快速定位和便捷訪問。此外，平臺(tái)能夠根據(jù)不同學(xué)生的特定需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息的個(gè)性化分類管理，從而優(yōu)化檔案信息的組織結(jié)構(gòu)，提高管理的針對(duì)性和效率。

（二）有利于節(jié)省人力以及物力資源

在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理中，確實(shí)存在著諸多挑戰(zhàn)，包括信息搜集的耗時(shí)性、分類與分析的復(fù)雜性、存儲(chǔ)與管理的空間和成本問題。紙質(zhì)檔案不僅占用大量物理空間，而且易受損壞，不利于長(zhǎng)期保存。相比之下，數(shù)字化檔案管理提供了一種高效、經(jīng)濟(jì)且安全的解決方案。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)通過電子化存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)，極大地減少了對(duì)人力資源的依賴，降低了經(jīng)濟(jì)和時(shí)間成本。系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)信息進(jìn)行分類、索引和分析，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。此外，數(shù)字化檔案易于搜索和檢索，使得信息查詢變得更加快捷和便利。

（三）有利于推進(jìn)高校管理向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變

引入信息技術(shù)對(duì)高校學(xué)籍檔案管理的革新，對(duì)提升高校整體的信息化水平和現(xiàn)代化發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。學(xué)籍檔案作為高校管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠極大提升管理效率和信息處理能力。通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，管理人員不僅能夠快速處理和分析大量數(shù)據(jù)，還能夠通過持續(xù)學(xué)習(xí)和實(shí)踐，增強(qiáng)自身的信息技術(shù)能力。數(shù)字化技術(shù)的引入還能激發(fā)管理人員對(duì)新技能的學(xué)習(xí)興趣，促使他們不斷探索和應(yīng)用新興技術(shù)，如大數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算和人工智能等，進(jìn)一步推動(dòng)高校信息化建設(shè)向更深層次發(fā)展。這不僅優(yōu)化了高校內(nèi)部管理流程，也為高校的教育教學(xué)、科研創(chuàng)新和人才培養(yǎng)提供了堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理常見問題

（一）缺乏完善的數(shù)字化系統(tǒng)作為保障

在學(xué)籍檔案管理方面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理目標(biāo)，高校必須依托信息化系統(tǒng)作為支撐與保障。盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理提供了新的可能性，但許多高校尚未能充分利用這些技術(shù)?，F(xiàn)有的數(shù)字化管理系統(tǒng)可能未能完全滿足高校的特定需求，導(dǎo)致信息孤島和數(shù)據(jù)安全問題。此外，管理人員可能缺乏必要的技術(shù)培訓(xùn)，無法充分發(fā)揮數(shù)字化工具的潛力。因此，從整體上看，這些高校的檔案管理工作效果并不顯著。另外，雖然一些高校已經(jīng)建立起相應(yīng)的系統(tǒng)，但由于長(zhǎng)時(shí)間未有效利用，這些系統(tǒng)缺乏必要的維護(hù)和更新，諸多功能得不到展現(xiàn)，學(xué)籍檔案管理工作的開展也會(huì)流于形式。

（二）沒有相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理制度作為約束

在數(shù)字化時(shí)代背景下，學(xué)籍檔案管理的轉(zhuǎn)型對(duì)管理者提出了新的挑戰(zhàn)和要求。數(shù)字化管理流程的實(shí)施，相較于傳統(tǒng)檔案管理，更加依賴于技術(shù)能力和系統(tǒng)支持。為了適應(yīng)這一變化，高校必須建立一套規(guī)范的管理制度和體系，以確保數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的有效性和科學(xué)性?，F(xiàn)實(shí)中許多高校的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理制度尚不完善，缺乏明確的目標(biāo)和方向，管理過程也不夠科學(xué)。這導(dǎo)致了數(shù)字化管理的潛力未能充分發(fā)揮，影響了管理效率和質(zhì)量。

（三）相關(guān)管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)和能力有待提升

在數(shù)字化時(shí)代，學(xué)籍檔案管理亟需管理人員具備先進(jìn)的專業(yè)素養(yǎng)和信息素養(yǎng)。管理人員不僅要熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，以適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的流程，還需具備跨學(xué)科的綜合能力，如統(tǒng)計(jì)學(xué)和管理學(xué)知識(shí)，以及對(duì)數(shù)據(jù)安全的深刻理解。此外，持續(xù)學(xué)習(xí)的能力對(duì)于跟上信息技術(shù)的快速發(fā)展至關(guān)重要。管理人員應(yīng)不斷更新知識(shí)和技能，以適應(yīng)不斷變化的技術(shù)環(huán)境和教育需求。同時(shí)，對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的了解也是確保檔案管理合規(guī)性的關(guān)鍵。高校應(yīng)投資于專業(yè)培訓(xùn)和教育，以提升管理人員的這些能力，確保學(xué)籍檔案管理的效率和質(zhì)量，支持教育和研究的持續(xù)進(jìn)步。然而，大量的研究和調(diào)查表明，許多高校在學(xué)籍檔案管理過程中普遍存在管理者專業(yè)素質(zhì)偏低的情況。這些管理者既不具備數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用能力，也不具備跨學(xué)科知識(shí)掌握本領(lǐng)，因此經(jīng)常出現(xiàn)無法滿足數(shù)字化檔案管理工作要求的情況。

三、數(shù)字化時(shí)代高校學(xué)籍檔案管理策略分析

（一）打造健全且完善的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)

在數(shù)字化時(shí)代，高校學(xué)籍檔案管理工作的開展需要有健全和完善的管理系統(tǒng)作為保障。首先，高校需要做好相應(yīng)的資金安排，因?yàn)閷W(xué)籍檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)往往需要投入大量資金，這對(duì)于后期系統(tǒng)引進(jìn)具有很大幫助。其次，在引入信息化系統(tǒng)之前，需要針對(duì)學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行綜合分析與評(píng)估，并根據(jù)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的實(shí)際需求設(shè)置相應(yīng)的模塊。比如在數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的實(shí)踐中，高校可以采取模塊化管理策略，以適應(yīng)不同院系和需求的多樣性。通過為每個(gè)院系或管理需求設(shè)計(jì)特定的管理模塊，可以提高檔案管理的針對(duì)性和效率，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。這種定制化的解決方案能夠更好地滿足不同院系的特點(diǎn)和要求，從而提升整體的管理質(zhì)量和服務(wù)水平。同時(shí)，高校應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。這包括對(duì)系統(tǒng)內(nèi)核的更新、功能的升級(jí)和用戶界面的優(yōu)化。通過安排專業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，可以及時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行中的問題，提升系統(tǒng)的可靠性和易用性。

除此之外，高校在建立信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)后，應(yīng)著手將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，以確保檔案信息的完整性和可訪問性。這一轉(zhuǎn)換過程可以通過兩種主要方式實(shí)現(xiàn)：一是利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子圖像，二是應(yīng)用光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)將圖像中的文字轉(zhuǎn)換為可搜索和編輯的文本。在此過程中，高校需重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、安全性和長(zhǎng)期存儲(chǔ)解決方案，同時(shí)確保電子檔案格式與信息化管理系統(tǒng)的兼容性，并為管理人員提供必要的技術(shù)培訓(xùn)。通過這些措施，高校能夠高效地管理和利用學(xué)籍檔案，提升教育服務(wù)的質(zhì)量和效率。

（二）建立與之對(duì)應(yīng)的管理制度作為保障

為提升學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性和效率，制定一套全面的管理制度至關(guān)重要。這些制度應(yīng)當(dāng)明確界定學(xué)籍檔案管理的工作流程、職責(zé)分配以及操作方法，以減少實(shí)際操作中的不規(guī)范行為。在構(gòu)建這些制度之前，必須對(duì)信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，包括但不限于管理流程的優(yōu)化、崗位職責(zé)的具體化以及崗位內(nèi)容的明確化。通過對(duì)管理流程的梳理、崗位職責(zé)的劃分和崗位內(nèi)容的細(xì)化，可以確保每位工作人員都清楚自己的任務(wù)和責(zé)任，從而提升整個(gè)檔案管理的透明度和責(zé)任感。此外，制度還應(yīng)當(dāng)包括監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制，確保管理制度得到有效執(zhí)行，并能夠根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整和完善。在體系建設(shè)過程中，需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化與調(diào)整，確保其具有較強(qiáng)的可操作性，同時(shí)剔除從前滯后的制度體系。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展速度不斷加快，這也為高校相關(guān)工作的開展敲響了警鐘，高校需要及時(shí)創(chuàng)新與完善學(xué)籍檔案信息化管理工作。動(dòng)態(tài)分析學(xué)籍檔案管理制度建設(shè)的弊端和不足，并據(jù)此進(jìn)行及時(shí)調(diào)整與完善，這將是未來工作的重點(diǎn)。

（三）提高相關(guān)管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)

為了更好地提高高校學(xué)籍檔案管理的有效性，這要求我們重視管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升和數(shù)字化信息素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先，高校應(yīng)定期開展專業(yè)培訓(xùn)，涵蓋最新的信息化系統(tǒng)操作和檔案管理知識(shí)，以確保管理人員能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)。其次，鼓勵(lì)管理人員參與實(shí)地考察和交流活動(dòng)，通過學(xué)習(xí)其他高校的成功經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)知識(shí)和技能的共享。此外，建立激勵(lì)機(jī)制，通過定期考核和獎(jiǎng)懲措施，激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)動(dòng)力和工作熱情。同時(shí)，高校應(yīng)提供必要的技術(shù)支持，幫助管理人員解決技術(shù)難題，并建立反饋機(jī)制，收集他們的意見和建議，不斷優(yōu)化管理流程。通過這些措施，可以培養(yǎng)一支既具備專業(yè)技能又能夠適應(yīng)數(shù)字化挑戰(zhàn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，從而提高高校學(xué)籍檔案管理的整體水平。

四、數(shù)字化時(shí)代高校學(xué)籍檔案管理趨勢(shì)分析

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，高校在學(xué)籍檔案管理工作的開展和推進(jìn)過程中，也必然會(huì)呈現(xiàn)出信息化發(fā)展的趨勢(shì)和特點(diǎn)。因此，高校學(xué)籍檔案管理將朝向智能化、數(shù)字化和綜合化三個(gè)主要方向發(fā)展。發(fā)展趨勢(shì)的實(shí)施，將極大地提升學(xué)籍檔案管理的效率和質(zhì)量，滿足教育現(xiàn)代化的需求，為高校的教學(xué)、科研和行政管理提供強(qiáng)有力的信息支持。

（一）智能化發(fā)展趨勢(shì)

未來高校學(xué)籍檔案管理的智能化發(fā)展趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，這一轉(zhuǎn)變得益于多項(xiàng)前沿技術(shù)的應(yīng)用。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用使得檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸，促進(jìn)了資源共享，有效解決了信息孤島問題。區(qū)塊鏈技術(shù)的引入則為檔案信息的安全性和存儲(chǔ)效率提供了新的解決方案，確保了數(shù)據(jù)的不可篡改性和透明性，為學(xué)籍信息的更新和維護(hù)提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。智能化已經(jīng)成為高校學(xué)籍檔案管理的重要發(fā)展方向，它將極大地提升管理效率和質(zhì)量，為高校的教學(xué)、科研和行政管理提供強(qiáng)有力的信息支持。高校應(yīng)積極擁抱技術(shù)變革，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理向智能化轉(zhuǎn)型。

（二）數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型在高校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用，正逐漸簡(jiǎn)化和規(guī)范管理流程。利用數(shù)字化技術(shù)，復(fù)雜的檔案信息可以被轉(zhuǎn)換成電子格式，便于存儲(chǔ)和檢索。通過為每份檔案分配唯一識(shí)別碼或二維碼，可以進(jìn)一步提高檔案的可追溯性和管理的便捷性。這種方法不僅減少了紙質(zhì)文檔的使用，還降低了傳統(tǒng)管理方式中的復(fù)雜性和出錯(cuò)率。

（三）綜合性發(fā)展模式

綜合性發(fā)展趨勢(shì)在高校學(xué)籍檔案信息管理中表現(xiàn)為跨部門合作的加強(qiáng)，打破了以往獨(dú)立管理的局面，顯著提升了信息共享的效率，從而有效緩解了信息孤島的問題。在這一背景下，數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用不僅提高了檔案管理的工作效率，還促進(jìn)了人事、教育等不同部門間的協(xié)同，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的多部門調(diào)用，使得學(xué)籍檔案的功能不再局限于作為學(xué)歷證明，而是在學(xué)生的未來發(fā)展中發(fā)揮更廣泛的作用。此外，信息技術(shù)的應(yīng)用也優(yōu)化了檔案轉(zhuǎn)出流程。通過自動(dòng)化的分類和篩選機(jī)制，檔案轉(zhuǎn)出變得更加快捷和準(zhǔn)確，減少了人為錯(cuò)誤的可能性，提升了檔案處理的質(zhì)量和效率。這一流程的改進(jìn)，不僅提高了檔案的可用性和安全性，也為高校提供了更加精細(xì)化和個(gè)性化的服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這一綜合性發(fā)展目標(biāo)，高校需要構(gòu)建一個(gè)集成化的檔案信息管理平臺(tái)，確保所有相關(guān)部門都能夠訪問和共享信息。同時(shí)，高校還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升他們對(duì)數(shù)字化工具的熟練度，確保他們能夠充分利用這些工具來提高工作效率。此外，高校還應(yīng)制定明確的信息共享政策和操作規(guī)程，確保信息流通的合規(guī)性和安全性。

五、結(jié)束語

綜上所述，高校學(xué)籍檔案管理工作的開展直接影響著高校的各項(xiàng)工作推進(jìn)，其不僅是保障高校平穩(wěn)運(yùn)行的前提，也關(guān)系到了學(xué)生在未來的發(fā)展。鑒于此，高校要引入信息化系統(tǒng)和技術(shù)手段，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案信息進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理，提升高校管理工作的整體水平和效率。

作者單位：李繼宇 廣西醫(yī)科大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院培訓(xùn)科

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