略識檔案檢索工具

一、什么是檔案檢索工具

目前我國的綜合性檔案館大多館藏數(shù)量浩繁，想從這浩如煙海的檔案中迅速鎖定某一份檔案，必須借助科學(xué)、高效的檔案檢索工具。檔案檢索工具是打開檔案寶庫大門的“鑰匙”，簡單來說，就是以一定形式揭示和介紹館藏，報道、提供檔案信息和線索，科學(xué)管理和利用檔案的一種工具。

二、檔案檢索工具的作用

（一）實現(xiàn)檔案查找的關(guān)鍵

提供檔案查找的線索和手段，用戶根據(jù)需要，通過檢索工具迅速定位、查找所需的檔案材料，檢索工具直接關(guān)系到檔案利用服務(wù)的效率。

（二）宣傳報道的橋梁

對外宣傳、報道館藏情況、檔案價值，提升檔案服務(wù)社會效果和社會影響力。

（三）對外交流的工具

通過館際交流、聯(lián)合編制檔案檢索工具，各檔案機(jī)構(gòu)可以了解彼此的館藏情況，交換信息、資源共享。

（四）提高工作效率的必要手段

直接反映館藏實體檔案管理體系、揭示館藏，是檔案人員熟悉館藏、開展各種業(yè)務(wù)活動必不可少的工具。

三、常用的檔案檢索工具

檔案檢索工具的種類有很多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可以進(jìn)行不同的分類，常見的檢索工具按照檢索范圍的不同來劃分，大體有以下三類。

（一）以全部館藏檔案為對象的檢索工具

主要有《檔案館指南》《全宗名冊》《索引》等?！稒n案館指南》是一種以文章敘述的方式、全面介紹檔案館概況及其所保存檔案情況的報道型工具書；《全宗名冊》是一種全面揭示館藏全部全宗情況的書本式檢索工具；《索引》是提取或摘錄文件或案卷中所反映的某些特征，注明出處、并按某種特定順序排列而成的檢索工具，常見的有人名索引、地名索引、文號索引、檔案存放位置索引等。

（二）以一個全宗檔案為對象的檢索工具

主要有《全宗卷》《全宗指南》《案卷目錄》《文件級目錄》《全引目錄》等。

《全宗卷》是全宗檔案管理的重要工具，由記錄和說明立檔單位及其檔案的歷史和管理現(xiàn)狀的有關(guān)材料組合而成，因而也被稱為“檔案的檔案”。內(nèi)容構(gòu)成包括全宗介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類和綜合全宗卷。

《全宗指南》又稱“全宗介紹”，是一種以文章敘述形式介紹某一全宗立檔單位歷史、全宗歷史，揭示檔案內(nèi)容與成分的檢索工具。

《案卷目錄》就是登記案卷的名冊，對整個全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類、立卷、系統(tǒng)整理，依次編號、登記，就形成了案卷目錄。

《文件級目錄》包括卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件目錄。卷內(nèi)文件目錄是指按照排列順序揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容和成分的列表，通常放置在案卷的首頁。歸檔文件目錄是根據(jù)歸檔文件的分類方案和排列順序，系統(tǒng)而全面地組織起來，以揭示檔案文件全貌的一種檢索工具。傳統(tǒng)上以“卷”為單位整理的檔案需要同時編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，2000年以后以“件”為單位整理的文書檔案，只需編制歸檔文件目錄。

《全引目錄》又稱“案卷文件目錄”“卷內(nèi)文件目錄匯集”，它是將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編在一起的一種檢索工具。

（三）以館藏中特定主題相關(guān)的檔案材料為對象的檢索工具

主要有《專題目錄》《人名目錄》《照片目錄》等，特點是可以打破全宗限制，把同一問題或同一類別的文件條目組織在一起，實現(xiàn)按主題搜索檔案材料，有利于解決一些專業(yè)問題，進(jìn)行科學(xué)研究。

四、河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）常用檔案檢索工具編制和使用情況

作為一個館藏豐富的省級綜合性國家檔案館，根據(jù)日常管理和利用工作的需要，省檔案館（省方志辦）已陸續(xù)編制了許多種檔案檢索工具，初步形成了一個檢索體系。

（一）手工檢索工具

1.供工作人員內(nèi)部使用的檢索工具：（1）全宗卷。省館堅持規(guī)范整理全宗卷，常態(tài)化收集和充實全宗卷內(nèi)容，隨著檔案業(yè)務(wù)工作的深入開展，持續(xù)豐富完善全宗卷，充分發(fā)揮好全宗卷在管理檔案工作中的“檔案”作用。（2）庫房索引。為方便管理和查找檔案，編制有“庫房全宗存放位置一覽表”“庫房全宗位置索引圖”等索引。

2.利用者直接使用的檢索工具：（1）檔案館指南。我館2021年編輯出版了新版《河北省檔案館指南》，是目前熟悉我館館藏檔案基本情況最為直接、快速的手段。（2）案卷目錄和文件目錄。我館館藏已整理過的全宗均有案卷目錄或文件目錄，是我館最多最基本的檢索工具，目前查檔利用大多依靠它進(jìn)行檢索。目前革命歷史檔案文件級目錄分為開放和控制使用目錄兩種。（3）專題目錄。有“抗洪檔案”“領(lǐng)袖在河北”“商震檔案”“氣象檔案”“印章檔案”“照片檔案”等專題檔案目錄。近幾年，為提高利用效率，省館利用室工作人員積極探索，整理制作了“河北省檔案館民生類檔案目錄索引”“烈士信息名錄”等專題檔案目錄和索引，極大地方便了利用者的專項查詢需求。

（二）計算機(jī)檢索系統(tǒng)

為實現(xiàn)檢索方式的多樣化，省檔案館（省方志辦）從20世紀(jì)80年代開始機(jī)讀目錄著錄和目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，目前省館主要應(yīng)用的機(jī)檢系統(tǒng)有“檔案信息利用中心系統(tǒng)”“數(shù)字閱覽室管理系統(tǒng)”，可提供清代、革命歷史、民國、建國后等各個時期的部分檔案案卷級和文件級目錄檢索，可實現(xiàn)館藏開放的革命歷史檔案和部分現(xiàn)行檔案原文查看、下載服務(wù)，有很高的檢索效率，并且查找速度比手工查找要快得多。

在眾多檢索工具中，代表未來發(fā)展趨勢的是計算機(jī)檢索系統(tǒng)，它能全、準(zhǔn)、快、便地查找出所需檔案信息，并保證較高的檢全率、檢準(zhǔn)率和檢索速度，但是我館目前較多使用的還是案卷目錄、文件目錄等傳統(tǒng)的手工檢索工具。因此，今后在完善充實手工檢索工具的同時，必須繼續(xù)努力做好各種檔案基礎(chǔ)工作，比如目錄著錄標(biāo)引規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化、電子目錄建設(shè)等，爭取早日實現(xiàn)向現(xiàn)代化檢索過渡，為提升省館（辦）檔案業(yè)務(wù)水平夯實基礎(chǔ)。

作者單位：河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）