檔案資源建設(shè)視角下高校合同創(chuàng)新管理實踐研究

新時期，檔案事業(yè)發(fā)展要求加強檔案資源體系建設(shè)，拓展檔案資源收集范圍。為進一步推進高校檔案資源建設(shè)，確保合同的有效運行與及時歸檔，更好地維護學(xué)校及師生的合法權(quán)益，增強合同在學(xué)校各項工作中的服務(wù)保障能力，適應(yīng)高校內(nèi)部控制制度建設(shè)的相關(guān)要求，我們應(yīng)加強高校合同、協(xié)議等各類契約性文書（即統(tǒng)稱為合同檔案）的收集管理，規(guī)范其歸檔整理，以期全面推進依法治校，促進學(xué)校持續(xù)健康發(fā)展。

一、高校合同檔案創(chuàng)新管理實踐的研究背景

（一） 合同檔案定義

在高校發(fā)展過程中，高校之間、高校與社會之間的聯(lián)動隨著時代發(fā)展不斷加強，簽訂合同、協(xié)議是高校之間、高校與社會之間最常見的聯(lián)系方式，也是最為常見的互動方式。高校之間、高校與社會之間簽訂的合同、協(xié)議種類豐富多樣，有經(jīng)濟合同、有辦學(xué)協(xié)議等；而高校在管理過程中，也會產(chǎn)生大量的校內(nèi)合同與協(xié)議，最常見的采購合同、聯(lián)合辦學(xué)協(xié)議等。這些合同與協(xié)議已成為見證高校發(fā)展的重要憑證，是高校發(fā)展的直接記錄，也是明確高校之間、高校與社會之間權(quán)利與義務(wù)的重要憑證。

合同檔案是指合同從簽訂至終止的整個過程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關(guān)的具有保存價值的其他文件材料。依據(jù)工作實踐，本文將合同檔案定義為“學(xué)校開展教學(xué)、科研及其他活動時，與自然人、法人和非法人組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議，包括但不限于校（院）企合作、科研、培訓(xùn)、服務(wù)、捐贈、物資設(shè)備采購、基建、勞務(wù)等合同?！?/p>

（二） 高校合同管理現(xiàn)存問題

通過對高校合同檔案管理情況的咨詢及調(diào)研分析，發(fā)現(xiàn)各高校普遍存在以下問題：一是合同管理意識欠缺。大部分高校都沒有認識到合同檔案缺乏管理的風(fēng)險，從高校領(lǐng)導(dǎo)層面到合同管理相關(guān)的業(yè)務(wù)部門和人員層面來看，都對合同風(fēng)險缺乏必要的防范意識[1]，對所管理的合同敷衍應(yīng)付，或存在僥幸心理，只是走程序，并未真正履行相應(yīng)的監(jiān)督職能，情況嚴重時會給學(xué)校造成重大損失。二是合同管理制度不完善。制度是保證合同檔案有序、規(guī)范開展的必要保障。但目前大多數(shù)高校并沒有制定統(tǒng)一規(guī)范的合同管理制度，已有的管理制度中關(guān)于合同審核、履行等方面的內(nèi)容不具體，分工不明確，合同管理相關(guān)人員審查把關(guān)不嚴格、履職盡責(zé)不到位，導(dǎo)致一些不必要的糾紛，給學(xué)校造成經(jīng)濟損失。三是合同管理機制不健全。合同管理機制包括合同的監(jiān)管機制與合同的歸檔管理機制。現(xiàn)階段大部分高校都沒有建立合同的監(jiān)管機制以及歸檔管理機制，因此容易出現(xiàn)合同管理混亂、履行效果不佳、維權(quán)意識欠缺等狀況，甚至出現(xiàn)一些無效合同。

二、高校合同檔案規(guī)范化管理的重要意義

（一）維護學(xué)校合法權(quán)益

合同檔案涉及學(xué)校內(nèi)部的管理，加強學(xué)校合同檔案的創(chuàng)新化管理，有助于維護學(xué)校的合法權(quán)益和全面發(fā)展。因此，加強學(xué)校合同檔案的管理，不僅能夠保證學(xué)校合同簽訂質(zhì)量，也保證學(xué)校的經(jīng)濟利益、教師的權(quán)利與義務(wù)，同時，加強學(xué)校合同檔案的規(guī)范化管理，也能夠為學(xué)校的長遠發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

（二）規(guī)范校內(nèi)工作流程

高校合同檔案的管理遵循統(tǒng)一指導(dǎo)監(jiān)督、分類歸口管理、分級審批授權(quán)的工作機制。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實際情況，制定一套切實可行的合同管理制度，完善和規(guī)范對各類合同的規(guī)范化管理，同時加強合同管理各部門之間的配合聯(lián)動，也是完善和規(guī)范校內(nèi)工作流程的重要環(huán)節(jié)。合同檔案中包含例如采購所需的各類申請、批復(fù)、商家信息、產(chǎn)品信息、價格比較統(tǒng)計數(shù)據(jù)等大量原始記錄材料[2]。把這些合同檔案收集好、管理好，也是對學(xué)校的資產(chǎn)采購工作、財務(wù)工作、紀委審計工作的督促與規(guī)范，具有規(guī)范校內(nèi)各環(huán)節(jié)工作流程的重要作用。

（三） 豐富學(xué)校檔案資源

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中強調(diào)要拓展檔案資源收集范圍，因此我們要在原來的檔案資源種類基礎(chǔ)上發(fā)掘有價值的新的檔案，不斷完善與豐富高校檔案資源。高校及高校與社會間合同、協(xié)議簽訂有豐富的種類，包含經(jīng)濟合同與辦學(xué)協(xié)議等。合同檔案的整理歸檔增加了檔案類別，傳統(tǒng)的高校檔案管理類別包括文書類、教學(xué)類、科研類、基建類、人事類、實物類、照片類等，合同檔案可作為單獨一個專題類別進行規(guī)范保管，豐富了學(xué)校檔案資源，也有助于高校檔案部門服務(wù)范圍的拓展與延伸。高校合同檔案資源信息共享除了為歸檔部門提供信息參考憑證外，還可拓展高校檔案部門服務(wù)內(nèi)容。

三、高校合同檔案創(chuàng)新管理實踐策略

（一）整理原則

學(xué)校遵循“防范風(fēng)險和責(zé)任權(quán)利相統(tǒng)一”的原則，將學(xué)校合同事務(wù)交由綜合管理部門、歸口管理部門和承辦部門依各自權(quán)責(zé)進行管理和辦理。合同檔案管理必須遵循一定的整理原則，承辦部門將本年度內(nèi)已經(jīng)簽訂完畢的合同，按照“一案一卷”的方式進行整理，每案均應(yīng)按歸檔目錄完成。按照歸檔要求，合同生效后由檔案館集中統(tǒng)一管理。不同于其他傳統(tǒng)檔案材料等整理歸檔方式，合同作為專題檔案單獨歸檔。

（二） 檔號的確立

不同于文書、教學(xué)等常規(guī)檔案材料，由于合同檔案產(chǎn)生的部門和數(shù)量的不確定性，因此對于檔號的確立有一定的難度。根據(jù)實踐總結(jié)，推薦將合同檔案的檔號確立為“全宗—年度—部門號—案卷號”，例如1—2021—101000—001，1即學(xué)校的全宗號，2021即2021年簽訂產(chǎn)生的合同，101000指學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定的各部門序號（例如101000對應(yīng)的是資產(chǎn)處），001即第1卷。之所以將部門號設(shè)為檔號的一個環(huán)節(jié)，是因為每個部門形成的合同是獨立的，都是從第一卷開始給號，不會存在同時歸檔檔號的沖突，也不需要提前留號，屬于部門內(nèi)流水。

（三）整理方法

一是保證一案一卷，采用“卷”的整理方式。按要求排列后，用黑色水性筆或打號器在每頁的右下角編寫頁號，編號時注意反正頁有字和圖表的頁面都需編號，空白頁不編號，卷內(nèi)的編號為大流水，例如1，2，3……末頁。二是檔案材料不裝訂，結(jié)合按“件”整理的方式，每一卷都要打印一份《卷內(nèi)文件目錄》，附在案卷最上邊，后附《備考表》，中間是完整的排好順序的檔案材料。檔案不裝訂是融合了“件”的整理優(yōu)勢，保護檔案紙質(zhì)材料及后續(xù)檔案材料的增添。三是填寫好《備考表》，將本卷合同有特殊說明情況一并在《備考表》上記錄，因特殊情況未能歸檔的必歸項的缺失情況，必須填寫到備考表中，經(jīng)檢查后，立卷人和檢查人簽字確認，并附在這一卷檔案材料的最后邊。

四、高校合同檔案管理制度體系的建立

（一） 合同歸檔管理制度

1. 歸檔范圍

結(jié)合工作實際，高校合同檔案歸檔范圍應(yīng)包括合同備案管理登記單、合同正本、合同審批單、合同簽訂雙方身份證明材料、與合同事項有關(guān)的批準文件、會議記錄、聯(lián)絡(luò)信函傳真、合同履行情況、合同涉訴材料等，同時合同檔案需按照“一案一卷”的方式立卷歸檔，便于保管和利用。

2. 歸檔流程

高校合同檔案的產(chǎn)生到歸檔是一項系統(tǒng)性很強的工作，涉及部門廣，合同類別多，管理流程復(fù)雜。檔案館需加強合同檔案宣傳，增強各部門合同檔案管理及歸檔工作意識，確保完整而高效地搜集各類合同檔案。高校合同的歸檔在每年上半年下發(fā)合同歸檔通知，收集去年形成的合同及相關(guān)材料。合同涉及單位的兼職檔案員依照歸檔通知立卷后，將每卷合同檔案的卷內(nèi)文件順序按要求排列，再將每卷合同檔案信息按要求著錄到檔案信息管理系統(tǒng)中合同專題的臨時表中，并在案卷首頁前附上《卷內(nèi)文件目錄》，在尾頁后附上《備考表》，整理完畢后將檔案實體移交到檔案館。檔案館檢查接收后再進行打印側(cè)脊、裝盒、上架，最后將系統(tǒng)中的臨時表信息移交歸檔到合同檔案正式表中，代表歸檔完畢。

（二）合同管理監(jiān)管制度

1.全程監(jiān)管——法律事務(wù)辦公室

學(xué)校設(shè)置法律事務(wù)辦公室（簡稱法務(wù)辦）作為學(xué)校合同事務(wù)的綜合管理部門，同時也是合同檔案最重要的監(jiān)管部門。學(xué)校合同管理實行統(tǒng)一指導(dǎo)監(jiān)督、分類歸口管理、分級審批授權(quán)的工作機制。學(xué)校對外簽署合同應(yīng)當遵循“依法依規(guī)、平等互利、協(xié)商一致”的原則。法務(wù)辦對上述合同管理事務(wù)及合同管理制度的實施進行監(jiān)督檢查與責(zé)任追究。法務(wù)辦是合同歸檔監(jiān)管過程中最重要的角色，其主要職責(zé)包括以下幾點：（1）制訂學(xué)校合同管理具體措施，指導(dǎo)和監(jiān)督歸口管理部門、承辦部門制定和完善合同管理細則；（2）對合同進行合法性審查，依法提出法律意見；（3）對合同進行備案管理；（4）負責(zé)學(xué)校合同管理的監(jiān)督、檢查工作。法務(wù)辦將根據(jù)年度檢查報告或日常工作運行，不定期對各單位合同管理及合同履行進展情況進行抽查。

2.自我監(jiān)管——歸口管理部門

歸口管理部門負責(zé)對其主管范圍內(nèi)的合同進行監(jiān)督檢查。學(xué)校歸口管理部門應(yīng)按年度對業(yè)務(wù)主管范圍內(nèi)的合同管理及合同履行進展情況進行檢查和監(jiān)督，并按年度向法務(wù)辦提交上一年度本部門合同管理年度檢查報告。年度檢查報告的內(nèi)容包括但不限于：上一年度本部門合同簽訂數(shù)量、本部門對合同的管理方式、各類合同的履行進展情況以及合同在簽訂和履行過程中產(chǎn)生問題的原因、解決方式和解決結(jié)果等。

3.聯(lián)合監(jiān)管——檔案館會同法務(wù)辦

合同檔案應(yīng)按相關(guān)歸檔要求和歸檔流程向?qū)W校檔案館歸檔。歸檔前檔案館會檢查移交檔案的齊全與完整，同時會同法務(wù)辦提供合同檔案備案登記部門與份數(shù)，進行移交歸檔的催交。在合同檔案移交歸檔管理監(jiān)管過程中，離不開檔案館與法務(wù)辦的密切溝通與配合，保證合同檔案順利、完整的移交歸檔。合同檔案的監(jiān)管制度需要創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式，建立多重聯(lián)合機制[3]，將檔案工作融入各項業(yè)務(wù)的全過程。

五、結(jié)語

加強高校檔案資源建設(shè)是高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，要求我們在實踐管理中，適當?shù)貏?chuàng)新優(yōu)化合同管理模式，滿足檔案管理新要求。各高校須重視合同檔案資源的歸檔管理，因為它不僅是高校推進依法治校的重要方式，是高校內(nèi)部控制體系建設(shè)的重要內(nèi)容，更是檔案資源建設(shè)必不可少的一部分。針對當前高校的合同管理還存在制度不完善、體系不健全等問題，我們應(yīng)積極思考對合同進行標準、科學(xué)、規(guī)范的有效管理措施，不斷完善合同歸檔管理制度與監(jiān)管制度，才能保證合同的合法有效，從而實現(xiàn)合同檔案資源歸檔與利用目的。

參考文獻：

[1] 劉穎. 加強高校合同類檔案管理實踐探索[J]. 浙江檔案， 2021（12）： 60-62.

[2] 李林林. 優(yōu)化學(xué)校合同檔案管理分類的措施探索[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2021（6）： 143-145.

[3] 崔立紅， 楊淑梅， 馬帥章. 創(chuàng)新優(yōu)化合同檔案的管理實踐探析[J]. 機電兵船檔案， 2020（3）： 52-54.

作者單位：遼寧師范大學(xué)檔案館