數(shù)字檔案管理發(fā)展趨勢的復(fù)雜性分析

習(xí)近平總書記指出，數(shù)字技術(shù)正以新理念、新業(yè)態(tài)、新模式全面融入人類經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明建設(shè)各領(lǐng)域和全過程，給人類生產(chǎn)生活帶來廣泛而深刻的影響[1]。數(shù)字化進(jìn)程帶給檔案生存與發(fā)展前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理需要把握數(shù)字時(shí)代的特征，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，充分調(diào)動(dòng)存量資源、積極挖掘增量資源，促進(jìn)檔案事業(yè)做大做強(qiáng)。

一、數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀分析

數(shù)字技術(shù)廣泛影響人類社會(huì)，宏觀方面，數(shù)字化社會(huì)的發(fā)展正書寫新時(shí)代的歷史，檔案記錄職責(zé)發(fā)揮重要長遠(yuǎn)的作用，檔案正在從“模擬態(tài)”到“數(shù)字態(tài)”再到“數(shù)據(jù)態(tài)”，檔案管理的理論依據(jù)、內(nèi)容類型、產(chǎn)生模式、實(shí)踐方法都發(fā)生了復(fù)雜性變革；介觀方面，政府監(jiān)管、法律保障調(diào)節(jié)各類主體規(guī)范有序運(yùn)行，檔案發(fā)揮保存職責(zé)，對(duì)主體間的行為和活動(dòng)產(chǎn)生的信息進(jìn)行科學(xué)長期保存，提供社會(huì)治理的依據(jù)和參考；微觀層面，各行業(yè)主體進(jìn)行適應(yīng)性變革，檔案管理受到數(shù)字化變革的影響，從紙質(zhì)實(shí)體發(fā)展到數(shù)字化多元化融合發(fā)展，打破時(shí)空界限，從事后轉(zhuǎn)入事前管理，通過機(jī)器學(xué)習(xí)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)時(shí)采集、深度挖掘、聚類分析、模擬仿真等技術(shù)的運(yùn)用，發(fā)現(xiàn)全域全程數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性，探究發(fā)展規(guī)律提前預(yù)測，建立大數(shù)據(jù)資源庫，有效開發(fā)潛在價(jià)值。從微觀史學(xué)角度，檔案管理緊跟數(shù)字化潮流收集普通人的歷史，公眾既消費(fèi)了檔案資源又提供了海量信息。

二、基于復(fù)雜性的數(shù)字檔案管理特征分析

數(shù)字檔案管理是人機(jī)系統(tǒng)，人與技術(shù)、機(jī)器共同協(xié)作完成檔案整理加工一系列工作，其中人發(fā)揮主體作用，具有主觀能動(dòng)性，檔案資料、技術(shù)工具、機(jī)器載體、操作場所則是客體存在，是人實(shí)踐和活動(dòng)的對(duì)象，數(shù)字技術(shù)為主體客體間的交織影響提供了廣闊的平臺(tái)，重塑了相互作用的邏輯關(guān)系，在檔案內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)的整合重組中，時(shí)空關(guān)系呈現(xiàn)非線性、非程序化、動(dòng)態(tài)變化的特點(diǎn)，研究數(shù)字檔案管理的復(fù)雜性特征，以便于提出應(yīng)對(duì)之策。

（一）存在復(fù)雜性

當(dāng)今紛繁復(fù)雜的國際社會(huì)，國家將數(shù)據(jù)信息視為潛在的戰(zhàn)略資源。信息社會(huì)，各行業(yè)各領(lǐng)域都有規(guī)模龐大的文件實(shí)物和電子資料、數(shù)據(jù)資源，需要進(jìn)行有效管理?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，極大提高了公眾對(duì)知識(shí)信息存取的渴求。公眾對(duì)信息獲取、資料存檔的需求日益高漲，對(duì)檔案服務(wù)的要求也與日俱增。2021年，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，積極探索知識(shí)管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在存檔信息深層加工和利用中的應(yīng)用[2]。各種終端產(chǎn)生的電子文件、數(shù)字內(nèi)容、生活記錄、社交信息、行蹤軌跡等非線性的分散信息，其數(shù)量大、內(nèi)容雜、結(jié)構(gòu)非線性、潛在價(jià)值巨大以及可讀取、易共享、低私密、高風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)，讓檔案管理機(jī)構(gòu)在獲取、整理、保存等存檔實(shí)施過程中，做好理念創(chuàng)新，調(diào)整固有流程，革新組織結(jié)構(gòu)，探索科層級(jí)到扁平化的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，檔案資源調(diào)配管理進(jìn)行跨領(lǐng)域、跨部門協(xié)作配合，需注意其中的技術(shù)壁壘、標(biāo)準(zhǔn)不一、載體接軌、防護(hù)安全等現(xiàn)實(shí)問題。

（二）知行復(fù)雜性

根據(jù)資源保存理論，技術(shù)對(duì)人們思維和行為的影響是動(dòng)態(tài)化互動(dòng)式的階段過程。個(gè)體在與周圍環(huán)境進(jìn)行信息傳遞過程中，外界因素的影響，個(gè)體間的數(shù)字鴻溝，信息的可得性和獲取方式、擁有資源的精準(zhǔn)度、豐滿性、前瞻性都有差異。個(gè)體在面對(duì)新技術(shù)的挑戰(zhàn)，首先感知資源損失，無法獲得收益。在面對(duì)數(shù)字技術(shù)時(shí)，有良好經(jīng)濟(jì)社會(huì)資源、綜合素質(zhì)較高的檔案管理工作者，會(huì)采取接納或吸收新的檔案資源，進(jìn)而更新改造已有資源的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，這一階段資源收益效應(yīng)促使個(gè)體強(qiáng)化資源動(dòng)機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，轉(zhuǎn)化新資源，提高自身資源利用率。而資源匱乏、對(duì)外界確定敏感性，應(yīng)變能力和變革條件缺乏的個(gè)體，則會(huì)采取消極對(duì)待的方式，當(dāng)出現(xiàn)資源損失加劇，個(gè)體會(huì)放任、抵觸甚至反抗。建設(shè)檔案人才，既需要提供先進(jìn)技術(shù)學(xué)習(xí)資源和交流平臺(tái)，又需要加強(qiáng)心理素質(zhì)建設(shè)，提高專業(yè)能力，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，打造堅(jiān)強(qiáng)有力的高素質(zhì)隊(duì)伍。

（三）發(fā)展復(fù)雜性

檔案管理涉及收集、鑒定、整理、保存、利用這些工作環(huán)節(jié)，需要從整體的性質(zhì)、結(jié)構(gòu)、功能考慮使用的延續(xù)性和空間性。面對(duì)環(huán)境不確定性、構(gòu)成因素不規(guī)則、運(yùn)行有時(shí)混亂無措，需要建立一個(gè)圍繞中心、層次分明、合理分工、開放有序、張弛有度、要素充分、安全便捷的共享交互系統(tǒng)，調(diào)整要素分布和運(yùn)動(dòng)統(tǒng)一協(xié)調(diào)。檔案管理機(jī)構(gòu)在主體多元參與、社會(huì)多方共治中發(fā)揮主導(dǎo)作用，充分開發(fā)知識(shí)學(xué)習(xí)、信息參考、憑證依據(jù)、智慧決策、宣傳教育、文化傳承等服務(wù)功能，還要從檔案事業(yè)發(fā)展的全局角度考慮，在頂層設(shè)計(jì)和政策制度制定上，變被動(dòng)的接收保管為主動(dòng)收集治理，綜合運(yùn)用技術(shù)手段，及時(shí)跟進(jìn)社會(huì)發(fā)展，在應(yīng)收盡收上體現(xiàn)智慧收集，將檔案專業(yè)化服務(wù)分享給社會(huì)，各方共同記錄、主動(dòng)收集形成集成化數(shù)字信息服務(wù)平臺(tái)，努力把檔案資源打造成數(shù)據(jù)信息知識(shí)資源，在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中從邊緣部門到基礎(chǔ)部門，對(duì)外交流合作要充分挖掘展示豐富海量的檔案資源、文化資源、非遺資源。

三、基于復(fù)雜性的數(shù)字檔案管理趨勢悖論分析

在技術(shù)不確定性影響下，外部先進(jìn)技術(shù)的適用性、轉(zhuǎn)化率，內(nèi)部已有技術(shù)的融合性、跟進(jìn)性，都存在相互沖突又關(guān)聯(lián)的關(guān)系，打破固定模式、觸及既定利益，檔案管理系統(tǒng)處在矛盾與悖論中，這需要不斷學(xué)習(xí)知識(shí)和創(chuàng)新技術(shù)，縮短差距和擺脫依賴，平衡對(duì)立統(tǒng)一的關(guān)系，形成整體協(xié)同發(fā)展。

（一）技術(shù)應(yīng)用和風(fēng)險(xiǎn)防控碰撞中適應(yīng)

應(yīng)對(duì)復(fù)雜性數(shù)字技術(shù)帶來檔案領(lǐng)域復(fù)雜性，以大數(shù)據(jù)為代表的科學(xué)技術(shù)在民生領(lǐng)域發(fā)揮先行的優(yōu)勢，織羅事物間泛在關(guān)聯(lián)，在人機(jī)互動(dòng)中深度解析每個(gè)人，人們?cè)谥貥?gòu)的世界中嵌入到不同應(yīng)用場景。網(wǎng)絡(luò)化、智能化推動(dòng)存檔技術(shù)、檔案管理方式充分滿足人們的需求，人們不斷拓展自身局限性邊界，但也逐漸產(chǎn)生了技術(shù)依賴和思維惰性。智能化使人們更加依賴直覺，影響了思考力、記憶力和判斷力，異化了認(rèn)同、虛化了歸屬感，在技術(shù)誘惑中迷失自己。技術(shù)偽造、未知監(jiān)控、信息安全等技術(shù)不平等日益加重，人在“信息繭房”透明化存取個(gè)人數(shù)字信息，在算法視野里私人信息變成了各種類型數(shù)據(jù)。國家相繼出臺(tái)網(wǎng)絡(luò)安全法、數(shù)據(jù)安全法、個(gè)人信息保護(hù)法等法律保護(hù)個(gè)人信息安全[3]，數(shù)字檔案管理平臺(tái)在強(qiáng)化以政府監(jiān)管為中心、法律為準(zhǔn)則的組織運(yùn)作基本原則上，充分保障個(gè)人安全，自主采取分布式存檔行為，更好地提供方便有效的檔案信息服務(wù)。

（二）行為活動(dòng)與思維活動(dòng)在實(shí)踐中統(tǒng)一

傳統(tǒng)社會(huì)的思維慣性和行為模式需要適應(yīng)數(shù)字監(jiān)管體系，人們的認(rèn)知經(jīng)驗(yàn)隨之不斷更新。網(wǎng)絡(luò)化的泛在聯(lián)系不斷發(fā)展，產(chǎn)生的1+1>2的系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性因素涌現(xiàn)，算法依賴、AI助手促進(jìn)數(shù)字檔案資源的規(guī)模化和多元化整合，文件檔案、聲像檔案、口述檔案等固有檔案形式在數(shù)字時(shí)空重塑生存法則、再造發(fā)展路徑。檔案管理增加智慧性，在數(shù)據(jù)分析用戶特點(diǎn)基礎(chǔ)上，提供體驗(yàn)感受式場景沉浸化服務(wù)，在精準(zhǔn)的信息對(duì)接下，提供點(diǎn)對(duì)點(diǎn)業(yè)務(wù)。人的自主思維越來越強(qiáng)，決策行為出現(xiàn)多樣化、差異化。檔案工作者和用戶界限被打破，個(gè)人參與到檔案實(shí)際管理中，面對(duì)信息形態(tài)多樣，數(shù)量激增，實(shí)體化檔案擴(kuò)大為虛擬、臨時(shí)性檔案，傳統(tǒng)重視文件形成來源、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r(shí)關(guān)注過程、目的、背景的動(dòng)態(tài)化管理。

（三）傳統(tǒng)式與數(shù)字化的檔案范式在發(fā)展中融合

特里·庫克認(rèn)為，西方的檔案工作經(jīng)歷證據(jù)、記憶、認(rèn)同、社會(huì)四個(gè)范式，從開始的官方檔案證據(jù)保留，到為歷史研究鑒定價(jià)值，逐步關(guān)注人民歷史和個(gè)人記憶，發(fā)展到檔案工作者作為中介人促進(jìn)檔案記憶資源多元認(rèn)同，現(xiàn)在的數(shù)字社會(huì)，每個(gè)人都是檔案的保管員，檔案機(jī)構(gòu)需要與社會(huì)共建共享檔案[4]，四個(gè)范式相互影響，共同構(gòu)成檔案體系。檔案管理的數(shù)字化發(fā)展體現(xiàn)在范式革命上，其證據(jù)屬性是記錄社會(huì)生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)的重要憑證，承載社會(huì)信任度，為社會(huì)治理背書；其記憶屬性強(qiáng)調(diào)數(shù)字媒介、人機(jī)交互助力下集體行動(dòng)軌跡記錄保存；其認(rèn)同屬性體現(xiàn)在資源交流增強(qiáng)社會(huì)歸屬感，數(shù)字人文與技術(shù)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)對(duì)檔案資源進(jìn)行集中整合利用，挖掘文化因素，帶動(dòng)情感共鳴；其社會(huì)屬性體現(xiàn)各主體自主決策、協(xié)同合作，以人為本共建參與式檔案大環(huán)境。微軟公司的MyLifeBits項(xiàng)目就旨在“存儲(chǔ)一生中的所有信息”，提供決策依據(jù)，增強(qiáng)軟實(shí)力，傳承記憶遺產(chǎn)。檔案管理嵌入式社會(huì)治理中發(fā)揮憑證和社會(huì)功能，提升人們對(duì)國家的認(rèn)同感，如紹興市越城區(qū)檔案館通過建立村級(jí)檔案“智治”助力防控農(nóng)村基層治理風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案單套制單位南京市建鄴區(qū)采用區(qū)塊鏈技術(shù)建立檔案聯(lián)盟鏈等[5]。

四、基于復(fù)雜性的檔案管理調(diào)控策略

數(shù)字檔案管理與外部世界有信息、能量、物質(zhì)之間的交流。信息是指檔案資源，能量是指自身運(yùn)行體系的構(gòu)成因素、擁有的外在社會(huì)資源，物質(zhì)是指載體、材料和媒介。在數(shù)字信息的傳播影響下，技術(shù)極大推動(dòng)了檔案管理與社會(huì)各行業(yè)的交流互鑒，促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展，但因技術(shù)陷阱的風(fēng)險(xiǎn)，仍需綜合優(yōu)化系統(tǒng)調(diào)控，才能發(fā)揮檔案管理整體效能。

（一）數(shù)字信息的傳播與檔案管理的應(yīng)對(duì)

根據(jù)創(chuàng)新擴(kuò)散理論，創(chuàng)新在人們的溝通交流、信息傳播、資源共享的擴(kuò)散過程中，隨著時(shí)間變化，逐步形成新的集體創(chuàng)新認(rèn)知。數(shù)字化加速信息的社會(huì)傳播，人們對(duì)信息的接收、整理、加工進(jìn)而轉(zhuǎn)化可吸收利用的資料，檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)揮中介作用，既可以獲取整合發(fā)布第一手的信息7a83faa4741057b7ece825b7b799d0fa937453186f9059dc050dc9bd546e355f資源，又可以組織公眾、提供場地、運(yùn)用媒介進(jìn)行信息資源自主開發(fā)，在公眾讀取檔案信息過程中，潛移默化地引導(dǎo)認(rèn)知、情感、行為的傾向性發(fā)展。國家“十四五”規(guī)劃指出，加快建設(shè)數(shù)字社會(huì)步伐，營造良好數(shù)字生態(tài)，構(gòu)筑全民暢享的數(shù)字生活。檔案具有公共性、公益性、社會(huì)性，其資源、管理、服務(wù)都需要覆蓋大眾，運(yùn)用數(shù)字技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)等一系列高科技手段，可以延展信息傳遞的渠道，打通個(gè)人獲取使用的最后一公里，檔案管理部門可以縮短人們獲取信息的路徑，豐富人們共享信息的方式，提供人們表達(dá)訴求的入口和保存?zhèn)€人信息的場所。

（二）技術(shù)陷阱的影響與系統(tǒng)運(yùn)行的平衡

檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)思維與人文價(jià)值，在數(shù)字化便利與“數(shù)字鴻溝”摩擦中融合，智能紅利和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)在矛盾中并存。一方面，數(shù)字技術(shù)一定程度上解放了大腦和身體，模式化的存檔程序增進(jìn)了人們的便捷感，可視化的存檔流程增強(qiáng)了人們的秩序（下轉(zhuǎn)35頁）（上接23頁）感，數(shù)字人文和交互媒介豐富了存檔內(nèi)容和方式，如名人檔案中應(yīng)用知識(shí)圖譜。另一方面，原始數(shù)據(jù)的采集、保存、傳輸過程中產(chǎn)生了損耗流失和安全風(fēng)險(xiǎn)問題，不同主體間信息知識(shí)落差也帶來了不平等現(xiàn)象。這需要政府、社會(huì)、專業(yè)機(jī)構(gòu)和市場共同努力，調(diào)控?cái)?shù)字社會(huì)外部與檔案管理內(nèi)部系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)平衡，平衡產(chǎn)生秩序，非平衡孕育變化，在適配原則下開展調(diào)控，以信息安全為基礎(chǔ)，系統(tǒng)輸入和系統(tǒng)輸出形成相互循環(huán)影響，采用反聵機(jī)制消除系統(tǒng)自身熵增以及外部干擾，通過政策獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和法律懲罰機(jī)制，進(jìn)行正反饋和負(fù)反饋，政策和法律實(shí)施具有滯后性，需要在系統(tǒng)容錯(cuò)范圍內(nèi)采取諸如檔案機(jī)構(gòu)主動(dòng)作為、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)積極行動(dòng)等事后控制機(jī)制，但反饋機(jī)制超過系統(tǒng)承受范圍產(chǎn)生失衡，這就需要前饋機(jī)制發(fā)揮作用預(yù)防系統(tǒng)不良輸出，如政府監(jiān)管的保障機(jī)制、行業(yè)提醒預(yù)警機(jī)制等[3]。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程，社會(huì)發(fā)生深刻變化，檔案管理系統(tǒng)作為發(fā)展的縮影，體現(xiàn)出來的主體和客體復(fù)雜性，需要從系統(tǒng)復(fù)雜性角度進(jìn)行辯證統(tǒng)一的分析，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制。

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作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)衛(wèi)生健康宣傳教育中心