新媒體環(huán)境下海南省檔案資源開發(fā)利用策略分析

檔案是重要的文化資源，不僅包括各種檔案信息，還囊括與檔案相關(guān)的不同類型的文化產(chǎn)品[1]?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化，主動(dòng)融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，推動(dòng)檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”[2]。隨著各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、AR/VR技術(shù)被逐漸應(yīng)用到檔案資源開發(fā)管理利用工作中，提升了檔案管理工作水平及效率，同時(shí)也帶來了一系列問題及挑戰(zhàn)。開發(fā)和利用好檔案文化資源可以進(jìn)一步凸顯檔案的作用。目前，隨著信息主流傳播方式逐漸從傳統(tǒng)渠道轉(zhuǎn)變?yōu)樾旅襟w渠道，檔案資源開發(fā)利用的方式也應(yīng)該隨之調(diào)整，打造形式多樣的檔案文化產(chǎn)品，提升檔案信息服務(wù)水平[3]。新媒體指通過互聯(lián)網(wǎng)、無線通信網(wǎng)等傳播途徑，利用電腦、手機(jī)、數(shù)字終端等傳播設(shè)備，向公眾提供信息資訊的媒體傳播形態(tài)[4]。與傳統(tǒng)四大媒體不同，新媒體被稱作“第五媒體”，具有融合多媒體、海量存儲、實(shí)時(shí)傳輸?shù)募夹g(shù)特征，低成本、非線性、個(gè)性化與消解權(quán)威的傳播特征，以及多元化、包容性、大眾娛樂與情感交流的文化特征[5]。新媒體技術(shù)可以提升檔案信息的傳播效率，對檔案信息的開發(fā)與利用具有積極作用。新媒體技術(shù)使信息獲取方式逐漸從傳統(tǒng)文本、影像等方式向新媒體方式轉(zhuǎn)變，為檔案資源開發(fā)和利用提供了新的發(fā)展契機(jī)，但同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。

海南是我國最大的經(jīng)濟(jì)特區(qū)，也是全國唯一的熱帶島嶼省份，獨(dú)特的區(qū)域優(yōu)勢造就了海南特色的地域文化。海南省檔案資源具有明顯的地域性、民族性，數(shù)量豐富，文化價(jià)值獨(dú)特。海南省檔案資源包括當(dāng)?shù)厣贁?shù)民族文化檔案資源、紅色文化檔案資源、華僑文化檔案資源等，在自由貿(mào)易港建設(shè)及信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，海南省檔案資源數(shù)據(jù)的保存、開發(fā)與利用面臨新挑戰(zhàn)、新任務(wù)。為適應(yīng)自貿(mào)港建設(shè)背景下海南省檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的需求，2021年《海南省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》中指出，“加快檔案信息化建設(shè)，健全檔案信息化管理體制，建設(shè)數(shù)字化檔案館，全面融入服務(wù)數(shù)字化改革”[6]，為新時(shí)期海南省檔案館信息化、數(shù)字化建設(shè)提供了政策指南。根據(jù)文獻(xiàn)分析可知，目前關(guān)于海南省特色檔案資源開發(fā)利用及檔案信息化建設(shè)的理論研究比較豐富，如王艷楠分析了海南自貿(mào)港建設(shè)背景下特色檔案資源數(shù)據(jù)化平臺建設(shè)路徑，通過政策保障、技術(shù)保障等建立相應(yīng)體系和系統(tǒng)平臺[7]；李梓泉基于供給視角，分析海南醫(yī)學(xué)院檔案信息服務(wù)存在不足，提出強(qiáng)化檔案信息資源的收集管理、加大檔案編研開發(fā)力度等建議[8]；李倩以海南醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院為例，梳理科研項(xiàng)目檔案利用和數(shù)字化現(xiàn)狀，最后提出加強(qiáng)資源建設(shè)、提升服務(wù)能力等科研項(xiàng)目檔案資源開發(fā)利用策略[9]。通過實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)，海南省各類檔案館新媒體技術(shù)應(yīng)用時(shí)間較短、推廣范圍有限、基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)不足，許多檔案管理部門在利用新媒體技術(shù)進(jìn)行檔案開發(fā)和利用時(shí)，容易出現(xiàn)資源開發(fā)不足、利用不到位等問題。

根據(jù)以上分析可知，目前關(guān)于海南省檔案資源開發(fā)利用及數(shù)字化、信息化建設(shè)的理論研究多局限于案例研究方面，缺乏宏觀的研究視角，亦缺少從整體視域上對海南省檔案資源開發(fā)利用及信息化建設(shè)的再審視。為此，本文基于新媒體背景，首先梳理新媒體環(huán)境下海南省檔案資源開發(fā)利用現(xiàn)狀，再分析檔案開發(fā)利用存在的問題并提出對策建議，以期促進(jìn)海南省檔案資源的合理有序共享利用，進(jìn)一步提高海南省檔案館檔案開發(fā)利用工作水平。

一、新媒體環(huán)境下海南省檔案資源開發(fā)利用現(xiàn)狀

為了迎合新媒體時(shí)代要求，我國多個(gè)檔案館都開始建立新媒體傳播渠道，開發(fā)和利用檔案資源?；诤Ｄ鲜?nèi)各個(gè)檔案館新媒體賬號利用情況，對新媒體環(huán)境下檔案資源開發(fā)利用現(xiàn)狀進(jìn)行分析。通過調(diào)查可知，目前利用新媒體渠道的檔案館有海南省檔案館（瓊蘭閣）、海口市城建檔案館、海口市檔案館等。其應(yīng)用新媒體的情況如表1所示。

（一）開發(fā)利用渠道

從表1可知，目前海南省主要檔案館檔案資源新媒體開發(fā)利用渠道主要包括官網(wǎng)、微信公眾號、微博。各檔案館在利用多媒體渠道時(shí)，以官網(wǎng)為主，以微信公眾號為輔，海口市檔案館設(shè)有微博賬號。此外，三個(gè)檔案館均沒有抖音這一當(dāng)前傳播速度最快的新媒體渠道。

（二）開發(fā)利用模式

檔案館可以利用多媒體渠道對現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行開發(fā)及利用。綜合表1中的信息可以了解到，此次調(diào)查的三個(gè)檔案館中，其官網(wǎng)功能一般為查檔、宣傳公示、下載等基礎(chǔ)功能。?？谑袡n案館建立了網(wǎng)絡(luò)展廳，并且利用檔案資源進(jìn)行教育培訓(xùn)；各個(gè)檔案館利用微信公眾號進(jìn)行檔案介紹、查檔、官網(wǎng)推廣等；?？谑袡n案館利用微博開展了新聞發(fā)布和檔案信息的征集工作。其中，?？谑袡n案館的資源開發(fā)和利用較為深入，其他檔案館仍然以傳統(tǒng)檔案資源開發(fā)和利用為主，即宣傳、查檔、下載等，并沒有充分發(fā)揮新媒體技術(shù)的強(qiáng)大功能。

表1 海南省各類檔案館新媒體渠道應(yīng)用情況表

檔案館名稱 應(yīng)用渠道 資源開發(fā)與利用模式

海南省檔案館（瓊蘭閣） 官網(wǎng) 查檔、檔案文化宣傳

微信公眾號 查檔預(yù)約、檔案征集、館藏介紹、要聞播報(bào)、業(yè)務(wù)微課堂、官網(wǎng)鏈接、意見填寫等

?？谑谐墙n案館 官網(wǎng) 檔案流程公示、檔案報(bào)送、檔案下載

微信公眾號 單位介紹、網(wǎng)站鏈接、微展廳、檔案服務(wù)的聯(lián)系方式

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檔案館 官網(wǎng) 查檔、下載、教育培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)展廳

微信公眾號 投訴、數(shù)據(jù)解讀、政策公布與解讀、查檔、圖片展示

微博 新聞發(fā)布、檔案信息征集

二、新媒體環(huán)境下海南省檔案資源開發(fā)利用存在的問題

（一）檔案資源開發(fā)程度不足，影響新媒體技術(shù)應(yīng)用程度

傳統(tǒng)的檔案管理方式較為簡單，無論是種類劃分還是資料呈現(xiàn)形式等，都較為傳統(tǒng)。雖然我國各地、各級檔案館都開始推行檔案館數(shù)字化，但方式多為紙質(zhì)版轉(zhuǎn)為電子版，其資源分類方式、內(nèi)容形式等均沒有變化。這種方式管理簡單、結(jié)構(gòu)單一、檔案儲存量和儲存種類不足，難以滿足新媒體環(huán)境下公眾對于新事物的探索欲、新服務(wù)的渴求欲，以及多層次利用的要求[10]。

除了以上提到的數(shù)據(jù)庫分類、檔案形式、存儲方式等問題外，還存在查詢困難、下載便捷性不足、缺少獨(dú)立數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫備份不足等問題。其中，查詢困難多因系統(tǒng)算法不完善、關(guān)鍵詞提取不足，導(dǎo)致用戶想要通過新媒體渠道查詢相關(guān)檔案時(shí)，只能查詢完整的檔案名稱，檔案資源獲取不足；用戶只能通過官網(wǎng)鏈接下載和獲取檔案資源，并且部分檔案并不支持下載。大部分檔案館缺少獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫備份不足，如微信公眾號內(nèi)只提供官網(wǎng)鏈接或檔案館聯(lián)系方式，卻沒有獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，從而導(dǎo)致用戶無法直接在微信公眾號內(nèi)利用檔案資源，整體便捷性不足，影響了用戶利用檔案資源的積極性，不利于挖掘檔案資源的文化價(jià)值。

（二）新媒體渠道開拓有限，影響檔案資源開發(fā)利用效率

目前，檔案資源開發(fā)主要借助的新媒體渠道為網(wǎng)站、微博、微信、短視頻四種形式[5]。渠道開發(fā)利用情況將會影響檔案資源的開發(fā)效果。綜合利用多個(gè)渠道，建立新媒體網(wǎng)絡(luò)，打造檔案資源一體化技術(shù)應(yīng)用平臺，可以為檔案資源開發(fā)與利用奠定基礎(chǔ)。但從以上調(diào)查結(jié)果可知，多數(shù)檔案館在利用新媒體渠道時(shí)，多是以官網(wǎng)為主，以微信公眾號為輔，其他新媒體渠道則較少應(yīng)用，存在新媒體渠道開拓有限的問題，降低了新媒體技術(shù)同檔案資源開發(fā)利用工作的融合程度。

從以上分析可知，大部分海南省檔案館均沒有采用短視頻、抖音這些渠道進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用。我國抖音用戶數(shù)量眾多，截至2022年三季度，抖音用戶達(dá)8.09億左右，日均活躍用戶量超7億，國內(nèi)人均日使用時(shí)長高達(dá)140分鐘[11]。在新媒體技術(shù)環(huán)境下，高效應(yīng)用短視頻這一傳播方式將會大幅度提升檔案資源傳播效率及效能，擴(kuò)大優(yōu)質(zhì)檔案資源的社會輻射面，持續(xù)提高檔案資源社會影響力，進(jìn)一步放大優(yōu)質(zhì)檔案資源的文化價(jià)值。目前，海南省大部分檔案館只能通過微信公眾號鏈接官網(wǎng)，各渠道并沒有其他關(guān)聯(lián)內(nèi)容，進(jìn)而沒有形成新媒體網(wǎng)絡(luò)傳播矩陣，各個(gè)渠道融合支撐規(guī)模不明顯，降低了檔案資源開發(fā)利用的效率。

（三）新媒體功能應(yīng)用不足，影響檔案資源開發(fā)利用效果

新媒體功能較多，利用這些功能可以加快檔案資源的開發(fā)與利用[12]。海南省檔案館在利用新媒體技術(shù)時(shí)，大部分是利用其基礎(chǔ)功能，如進(jìn)行政策宣傳、查檔服務(wù)等。只有?？谑谐墙n案館利用微信公眾號建立了“微展廳”，通過線上展廳對建筑模型進(jìn)行線上展覽。而其他檔案館基本沒有利用各個(gè)技術(shù)渠道的優(yōu)勢進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用，只是將其作為檔案資源展示、傳輸工具。導(dǎo)致這一問題的主要原因就是各檔案館缺少新媒體管理策略，管理人員對新媒體功能認(rèn)知不全，既沒有結(jié)合各新媒體工具，也沒有針對各渠道的運(yùn)行方式特點(diǎn)制定具有針對性的檔案資源開發(fā)利用策略，降低了檔案資源開發(fā)利用效果。

三、新媒體環(huán)境下海南省檔案資源開發(fā)利用策略

（一）優(yōu)化檔案服務(wù)工作流程，促進(jìn)檔案資源開發(fā)利用

優(yōu)化檔案服務(wù)工作流程，改進(jìn)檔案服務(wù)形式，改善用戶查檔體驗(yàn)。首先，在檔案服務(wù)工作過程中，不僅要將檔案由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)為電子版，同時(shí)還需要對其進(jìn)行再次編輯，將圖片、視頻融入相關(guān)檔案中，豐富檔案展現(xiàn)形式，發(fā)揮新媒體優(yōu)勢，提高檔案趣味性、具象性等，保證查檔人員可以在查詢檔案資料過程中，了解更多延伸內(nèi)容，提高檔案資源開發(fā)和利用效果。其次，與第三方公司合作，引入搜索引擎技術(shù)，優(yōu)化搜索功能，即將原有的鏈接查詢功能轉(zhuǎn)為直接查詢。在此過程中，還需對檔案資源進(jìn)行細(xì)化處理，如增加各類檔案標(biāo)簽、關(guān)鍵詞，從而方便查詢。最后，開放下載功能，用戶在查詢檔案時(shí)同時(shí)還可以下載感興趣的檔案內(nèi)容，方便用戶對檔案資源進(jìn)行再利用。對于加密檔案則可以通過與后臺溝通，在符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)后獲取專屬密鑰進(jìn)行下載，并且允許用戶在非商用的前提下進(jìn)行檔案資源傳播。

（二）開拓多種新媒體渠道，構(gòu)建新媒體網(wǎng)絡(luò)矩陣

為了充分利用新媒體渠道進(jìn)行檔案資源的開發(fā)與利用，需要開拓多種新媒體渠道，從而形成新媒體網(wǎng)絡(luò)矩陣。這樣既可以增強(qiáng)傳播效果，也可以提高檔案資源開發(fā)利用效率。為此，各單位應(yīng)先開設(shè)各新媒體賬號，尤其是短視頻平臺，如抖音等，將檔案編輯為短視頻形式并增加標(biāo)簽，撰寫具有吸引力的文案，緊追熱門話題，開發(fā)檔案相關(guān)內(nèi)容，從而達(dá)到檔案資源深度開發(fā)利用的目的；建立檔案資源開發(fā)利用技術(shù)平臺并實(shí)現(xiàn)各地、各級檔案館檔案資源的互聯(lián)互通，進(jìn)一步提升檔案資源的共享應(yīng)用水平，保證各類檔案資源合理有序流動(dòng)，利用一體化檔案數(shù)據(jù)資源平臺，真正做到檔案服務(wù)工作的“一網(wǎng)通辦、一網(wǎng)查檔”。相對于傳統(tǒng)檔案資源管理模式及基礎(chǔ)信息化檔案資源開發(fā)利用情況，充分利用多媒體功能，更有助于檔案資源開發(fā)利用效果的提升[13]。各個(gè)新媒體技術(shù)渠道之間要形成互助模式，建立新媒體共享矩陣，增強(qiáng)新媒體傳播效果。各渠道內(nèi)應(yīng)該設(shè)置關(guān)聯(lián)內(nèi)容，同時(shí)組建檔案資源互助活動(dòng)，并且互補(bǔ)資源，提高檔案資源開發(fā)利用效率。

檔案管理單位先了解各新媒體渠道的功能，如微信公眾號除了具有基礎(chǔ)檔案查詢、下載、檔案文件公告發(fā)布等功能外，還可以應(yīng)用VR功能進(jìn)行檔案展示等；微博則可以設(shè)立投票來引出檔案內(nèi)容的相關(guān)話題等；抖音可以進(jìn)行檔案館官網(wǎng)鏈接推廣、檔案資源的短視頻創(chuàng)作、通過設(shè)計(jì)單獨(dú)BGM加大檔案的宣傳力度等。

（三）提高檔案資源數(shù)據(jù)治理能力，保證檔案資源信息安全

各項(xiàng)新媒體技術(shù)的迅速迭代為海南省檔案資源的開發(fā)利用帶來了嶄新機(jī)遇，但同時(shí)也帶來了各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，在利用新媒體技術(shù)進(jìn)行檔案開發(fā)利用工作時(shí)，各級檔案館、檔案管理部門還應(yīng)主動(dòng)提高檔案資源風(fēng)險(xiǎn)防控能力，提高數(shù)據(jù)治理能力，保證檔案資源的合理、有序使用。提升檔案數(shù)字化資源安全管理能力及檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施風(fēng)險(xiǎn)防控水平，加大各項(xiàng)安全防控信息技術(shù)在檔案業(yè)務(wù)工作全流程中的應(yīng)用力度，尤其要注重海南省特色檔案資源、科技檔案資源的數(shù)據(jù)安全工作。建立海南省檔案資源信息安全管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)海南各地區(qū)、各級檔案館檔案資源安全信息的有效共享，打通檔案資源安全信息共享壁壘，暢通檔案資源安全信息流通渠道，確保各個(gè)單位及時(shí)獲取海南省內(nèi)檔案資源安全信息工作情況，同時(shí)加強(qiáng)同國家級、國內(nèi)其他地區(qū)檔案信息管理平臺的互聯(lián)互通，及時(shí)獲得上級檔案管理部門的政策指導(dǎo)及同級檔案管理部門的工作經(jīng)驗(yàn)。加快構(gòu)建海南省檔案資源信息安全管理系統(tǒng)的反饋、監(jiān)督、問責(zé)、評價(jià)機(jī)制，鼓勵(lì)社會組織、人民群眾參與到檔案資源信息安全建設(shè)工作中來，充分發(fā)揮人民群眾的力量。

（四）加大人才隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)海南省檔案開發(fā)利用的人力資源基礎(chǔ)

檔案人才隊(duì)伍存在管理層意識不到位、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足及檔案管理工作不規(guī)范等問題[14]。隨著新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，提高檔案管理人員的專業(yè)能力素養(yǎng)和技術(shù)素養(yǎng)已十分迫切。首先，加強(qiáng)檔案管理人員的思想意識建設(shè)，使其明確新媒體技術(shù)對于檔案管理工作的重要性，促使其積極主動(dòng)學(xué)習(xí)及應(yīng)用各項(xiàng)檔案新媒體技術(shù)。再次，優(yōu)化檔案管理人員繼續(xù)教育培訓(xùn)制度，優(yōu)化學(xué)時(shí)管理，設(shè)置特色化的培訓(xùn)課程，尤其要注重增加數(shù)字化培訓(xùn)課程。在檔案管理部門及各級檔案館層面，持續(xù)加大力度引進(jìn)高素質(zhì)檔案人才，增加高學(xué)歷檔案人才的比重，同時(shí)引進(jìn)數(shù)字化檔案技術(shù)人才。完善檔案管理人才職稱評審、人才評價(jià)制度，充分釋放檔案人才活力。在高校及科研院所層面，加大對檔案管理人才的培養(yǎng)，加大對檔案管理人才的數(shù)字化素養(yǎng)培養(yǎng)，高校要設(shè)置特色化的檔案數(shù)字化教育體系，開發(fā)檔案數(shù)字化課程，提升檔案管理人才的數(shù)字化工作水平。

（五）持續(xù)深化檔案管理國際化合作程度，提高海南省檔案資源開發(fā)利用國際化水平

在自貿(mào)港建設(shè)背景下，持續(xù)深化檔案管理的國際化合作程度，提高海南省檔案資源開發(fā)利用國際化水平，已成為海南省各級檔案館的新任務(wù)、新目標(biāo)。國外檔案館已大規(guī)模利用新媒體技術(shù)開展檔案資源管理工作，取得了明顯的效果，充分發(fā)揮了檔案資源的文化價(jià)值和社會價(jià)值，很好地服務(wù)了社會經(jīng)濟(jì)的高質(zhì)量發(fā)展。海南省各級檔案館要積極進(jìn)行國際交流與合作，學(xué)習(xí)國外檔案館數(shù)字化、信息化工作建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，積極引進(jìn)國外新技術(shù)、新模式，在海南省各級檔案館進(jìn)行再創(chuàng)新、再轉(zhuǎn)化。加入國外檔案信息資源管理平臺，保證國際化檔案資源的及時(shí)、高效共享，進(jìn)一步提升海南省特色資源檔案、科技檔案的國際傳播水平及效能，彰顯海南省檔案資源的獨(dú)特文化價(jià)值及精神感召力，但在國際合作過程中，尤其要注重保證檔案信息安全。

結(jié)語

在新媒體環(huán)境下，檔案資源開發(fā)利用工作需要將新媒體技術(shù)與開發(fā)利用的宣傳工作進(jìn)行全面結(jié)合，進(jìn)而達(dá)到提高資源利用率的目的。本文分析了新媒體背景下海南省檔案資源開發(fā)與利用存在的不足，并且提出了相應(yīng)對策建議，以期豐富新媒體背景下海南省檔案開發(fā)利用理論研究成果。但本研究也存在以下不足：僅對海南省檔案館（瓊臺閣）、?？谑袡n案館等檔案資源開發(fā)利用及新媒體技術(shù)應(yīng)用情況進(jìn)行了調(diào)研，對一些特色資源檔案館、高校檔案館、企事業(yè)單位檔案館的資源開發(fā)利用及新媒體技術(shù)應(yīng)用情況調(diào)研不足，可能存在案例分析不足等情況。在后續(xù)研究中，將進(jìn)一步擴(kuò)大調(diào)研范圍，增加調(diào)研對象，旨在進(jìn)一步考證海南省各類檔案館在資源開發(fā)利用及新媒體技術(shù)應(yīng)用工作現(xiàn)狀，進(jìn)一步加深相關(guān)的理論研究及實(shí)踐研究基礎(chǔ)。

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作者單位：中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技信息研究所/海南省熱帶作物信息技術(shù)應(yīng)用研究重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室