淺談如何做好電子檔案管理的保密工作

張敏

摘 要：檔案是記錄組織、單位或個人發(fā)展經(jīng)歷過程的數(shù)據(jù)資料，檔案管理工作是一切工作的基礎(chǔ)。文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案等專門檔案是最常見的檔案類型。在檔案中有些記錄了企業(yè)或組織的核心技術(shù)資料，有些記錄內(nèi)容涉及國家機密，一旦檔案被竊取或遺失，都會給企業(yè)或國家?guī)碇卮髶p失。因此，必須增強對檔案管理安全、保密工作重要性的認(rèn)識。隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案正在向電子檔案轉(zhuǎn)變，檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)可以更快捷的傳遞，在方便了廣大用戶的同時，也讓檔案保密、安全工作遇到了新的挑戰(zhàn)。如何在新時代做好檔案保密、安全工作，是每個檔案管理人員亟須思考并解決的問題。文章以電子檔案保密工作重要性為出發(fā)點，針對當(dāng)前電子檔案保密工作中出現(xiàn)的問題展開分析，并提出相應(yīng)的解決辦法，以期提高新時期檔案管理保密工作的水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理；保密工作；有效策略

中圖分類號：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在檔案中所記錄的信息資料，具有完整性和可靠性的特征，具有較大的社會價值和經(jīng)濟價值。目前，信息資源已經(jīng)成為保證企事業(yè)單位具有競爭力的核心資源，能否妥善保管檔案，做好保密工作，彰顯了一個單位或組織的實力。擁有豐富的檔案資源，能讓企事業(yè)單位在市場經(jīng)濟中占據(jù)主動地位，大放異彩。那些缺乏檔案保密意識，檔案資源薄弱的企事業(yè)單位，則在市場競爭中被逐漸淘汰。而涉及國家政策、方針的檔案信息，更是關(guān)乎國家安危，一旦被泄露，將會給國家造成不可估量的損失。由此可見，保密工作是檔案管理工作中的重中之重。

進(jìn)入信息化時代，檔案管理信息化建設(shè)已是時代發(fā)展的要求，也是大勢所趨。檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式向電子化轉(zhuǎn)換勢在必行。檔案管理信息化建設(shè)方便了對檔案資料的收集、整理、分類、儲存及利用，但檔案管理系統(tǒng)的新模式也對檔案保密工作提出了新的挑戰(zhàn)。做好新形勢下檔案保密工作，已經(jīng)成為檔案管理工作者的首要任務(wù)。

一、電子檔案保密工作的重要性

1.電子檔案保密工作是提高檔案管理效率的基礎(chǔ)

檔案保密工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是一項基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案資料通過人工收集、整理、分類及保存，需要耗費大量的人力、物力，檔案管理成本較高，檔案管理人員工作量較大，耗費的時間成本也隨之增加，且檔案管理工作的效率也難以保證。當(dāng)檔案管理進(jìn)入信息化管理模式后，紙質(zhì)檔案通過現(xiàn)代技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子檔案，有效優(yōu)化了檔案管理流程。電子檔案保密工作有力保障了檔案信息資源的安全，提高了檔案管理工作的效率和管理水平。

2.電子檔案保密工作提升了檔案的安全性

檔案管理是一項長期、嚴(yán)密的工作，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理期間，更要求管理人員具有耐心細(xì)致的工作態(tài)度。紙質(zhì)檔案存放除了需要較大的儲存空間外，對外部環(huán)境的要求也相對嚴(yán)格。紙質(zhì)檔案長時間存放，容易出現(xiàn)霉變、破損等情況，造成信息資源的損失。此外，紙質(zhì)檔案管理需要投入大量人力，如果沒有嚴(yán)格的制度管理，極易造成人為原因的檔案泄密情況。因此，電子檔案規(guī)避了紙質(zhì)檔案易破損的短板，在為用戶帶來方便快捷服務(wù)的同時，也有效規(guī)避了人為原因的泄密情況。電子檔案保密工作，有效提升了檔案管理工作的安全性。

3.電子檔案保密工作是提高檔案資源利用率的保障

檔案管理工作有信息收集、整理、分類、歸檔、轉(zhuǎn)移以及利用等諸多環(huán)節(jié)，工作內(nèi)容多且相對瑣碎，對管理人員的工作能力有較高要求。檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)就是為了提高檔案的利用率，實現(xiàn)信息資源共享。將信息技術(shù)融入檔案管理各環(huán)節(jié)中，簡化工作流程，通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案資料自動收集、分類、歸檔，并可通過搜索關(guān)鍵字快速查詢。在管理人員授權(quán)的情況下，可以在網(wǎng)上查詢及利用電子檔案，方便了廣大用戶，提高了檔案資源的利用率，實現(xiàn)資源共享。

二、電子檔案保密工作存在的問題

1.檔案保密工作相關(guān)法律法規(guī)不健全

在《中華人民共和國憲法》第53條規(guī)定：“中華人民共和國公民必須遵守憲法和法律，保守國家秘密?！北Ｃ芄ぷ鞯闹匾员娝灾?，國家以法律的形式明文規(guī)定，有力保證了我國各行各業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，但也要清楚地認(rèn)識到，雖然我國保密法已制定并實施多年，但在細(xì)節(jié)上還不是很健全，導(dǎo)致在開展檔案管理信息化建設(shè)后，對電子檔案的保密工作沒有詳細(xì)的法律法規(guī)作為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和參考依據(jù)，說明當(dāng)前的保密法律法規(guī)已無法適應(yīng)時代發(fā)展的需求，應(yīng)進(jìn)一步完善，否則將對電子檔案保密工作的順利開展產(chǎn)生不良影響。

2.電子檔案管理人員缺乏應(yīng)有的保密意識

在早期保密工作的管理意識形態(tài)中，回避原則已經(jīng)成為檔案管理人員的慣性思維，不聽、不看、不動的思想意識也保留到電子檔案保密工作當(dāng)中。這種思想深深影響了保密工作的質(zhì)量，容易出現(xiàn)人為因素的信息被泄露。在企事業(yè)單位中，因缺乏應(yīng)有的檔案保密意識而出現(xiàn)的安全問題更為突出，如儲存重要文件的電腦不設(shè)置安全密碼、電腦出現(xiàn)故障隨意交由外部人員修理、使用鏈接不確定是否安全的網(wǎng)絡(luò)發(fā)送文件等，都極易發(fā)生電腦被入侵、文件被盜取的嚴(yán)重安全事故。由此可見，電子檔案管理人員要增強保密意識，從思想上重視檔案信息安全工作，采取有效的安全防范技術(shù)，杜絕發(fā)生泄漏電子檔案信息的情況。

3.信息環(huán)境中潛藏的安全隱患

信息化時代，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是最為重要的兩項信息技術(shù)，很多信息技術(shù)都以二者為基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)也是建立在計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，形成電子檔案，并保存于計算機，再通過網(wǎng)絡(luò)傳送。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，“網(wǎng)絡(luò)黑客”是企事業(yè)單位信息資源被盜取的主要幕后黑手，也是電子檔案保密工作中需要重點防范的對象。此外，各種木馬病毒通過網(wǎng)絡(luò)種植于計算機當(dāng)中，盜取或破壞檔案信息的事件也頻繁發(fā)生。另外，通過電子檔案儲存空間小的特性，利用U盤拷制信息資源的盜取行為，則是較為嚴(yán)重的手段。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案保密工作面臨著新的挑戰(zhàn)，作為檔案管理人員要時刻提高警惕，確保檔案信息資源安全。

4.檔案管理人才隊伍建設(shè)滯后，后續(xù)人才儲備不足

當(dāng)前，部分企事業(yè)單位的檔案管理部門亟須專業(yè)能力強、精通管理工作、熟練操作計算機的復(fù)合型人才。我國企事業(yè)單位檔案管理人員大多由人事或辦公室等部門人員兼任，對檔案管理業(yè)務(wù)不熟，缺乏專業(yè)的檔案管理專業(yè)技能、數(shù)字化管理技術(shù)以及計算機理論知識與操作能力，更缺乏保密意識。

受傳統(tǒng)檔案管理觀念和專業(yè)能力水平的影響，檔案管理部門中部分管理人員未能有效掌握先進(jìn)的信息化管理方式，使其在實際工作中仍然采用較為傳統(tǒng)的方式，現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)能力和管理水平，不能滿足信息化檔案保密工作的要求。

電子檔案管理對工作人員數(shù)量的需求有所降低，但對人員素質(zhì)的要求在不斷提升，參與電子檔案管理的工作人員專業(yè)性不足，很大程度上影響了檔案保密工作的質(zhì)量。其中，有些工作人員欠缺對數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的了解，對最新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)、信息分析原理等不熟悉，導(dǎo)致其在利用信息管理平臺時工作效率緩慢，遇到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全出現(xiàn)問題時，不能及時處理問題，進(jìn)一步導(dǎo)致電子檔案的安全性受到威脅。人才儲備是檔案管理服務(wù)水平不斷提高、檔案利用方式不斷優(yōu)化的內(nèi)在動力。如今，電子檔案的管理與服務(wù)逐漸強調(diào)應(yīng)用性與復(fù)合性，其不僅要求相關(guān)從業(yè)人員要有基本的檔案管理服務(wù)素養(yǎng)，同時也要求相關(guān)從業(yè)人員掌握一定的電子信息類的專業(yè)知識，以應(yīng)對逐漸多元化、精細(xì)化的社會需求。因此，人員專業(yè)素養(yǎng)與市場需求之間的矛盾日益尖銳，亟須加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。

三、信息化環(huán)境下做好檔案保密工作的策略

1.加強網(wǎng)絡(luò)安全體系建設(shè)

企事業(yè)單位要對電子檔案保密工作予以重視，明確各部門職責(zé)劃分，在檔案管理部門設(shè)置安全監(jiān)管部，專門負(fù)責(zé)電子檔案保密工作。在檔案管理中，按保密級別對檔案資料予以歸類劃分，對重點保密級別檔案應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)監(jiān)管。針對網(wǎng)絡(luò)中的安全隱患，檔案管理部門還應(yīng)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管系統(tǒng)，對外來黑客入侵及時作出反應(yīng)并予以阻止。在保密職責(zé)上應(yīng)落實到個人，并完善安全系統(tǒng)，在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施上要加大資金投入，以此提升檔案保密工作的質(zhì)量，確保檔案信息資源的安全。

2.明確檔案管理人員職責(zé)，加強檔案管理制度建設(shè)

企事業(yè)單位要增強檔案管理人員保密意識，時刻保持警惕，確保檔案信息資源的安全。檔案管理人員要有保密意識，注重檔案管理各環(huán)節(jié)操作流程的規(guī)范性，杜絕出現(xiàn)檔案資料隨意擺放，無人看管的現(xiàn)象。

加強檔案管理團隊的制度化建設(shè)，按照檔案的重要性劃分等級，不斷優(yōu)化保密團隊的配置。在開展企業(yè)檔案管理時，應(yīng)成立具有專業(yè)素養(yǎng)的保密工作團隊。做好制度層面的建設(shè)，制定相關(guān)規(guī)章制度，將責(zé)任落實到個人。此外，企業(yè)還應(yīng)加大檢查力度，隨時抽查保密工作，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)嚴(yán)肅處理。同時，國家也對檔案管理保密工作出臺了相關(guān)政策，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)相應(yīng)的法律法規(guī)，對檔案采取層級劃分，并根據(jù)不同層級采用不同安保措施，預(yù)防在檔案查閱和使用時的安全問題。

3.劃分檔案密級，針對密級檔案開展特殊管理

（1）企事業(yè)單位要按檔案內(nèi)容的關(guān)鍵性、重要性、保密性，將檔案劃分為密級和非密級

針對密級檔案，要設(shè)置專人負(fù)責(zé)，專門存放，通過設(shè)置密碼鎖、訪問權(quán)限，甚至是通過人臉識別才能訪問。對密級檔案，應(yīng)挑選具有職業(yè)操守、思想覺悟高、保密意識強的工作人員負(fù)責(zé)，避免人為因素出現(xiàn)檔案信息被泄露。

（2）重視密級檔案管理流程

密級檔案除了專人專項負(fù)責(zé)外，企事業(yè)單位要重視日常密級檔案的管理工作。密級檔案的收集、整理、分類、保存的各個環(huán)節(jié)，都要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并嚴(yán)格遵循規(guī)章制度落實工作。尤其是密檔借閱環(huán)節(jié)，一定要制定嚴(yán)格的審批制度，監(jiān)管整個借閱過程，嚴(yán)禁發(fā)生拷貝、外借、歸檔不及時等情況。應(yīng)在日常管理工作中將網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管作為常態(tài)化檢查，及時發(fā)現(xiàn)漏洞并予以修補，避免出現(xiàn)檔案被泄露的情況。

（3）及時合理調(diào)整檔案密級

檔案的保密級別會隨著時間而有所變化，一些密級檔案會隨著時代發(fā)展變成普通檔案，而新的檔案又轉(zhuǎn)變?yōu)槊芗墮n案。因此，企事業(yè)單位要不定期按照時間、保密規(guī)范以及涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整密檔，降低過期不具有特殊性的檔案保密級別，補充新的保密檔案，實施嚴(yán)格監(jiān)管。

4.加強對電子檔案的科學(xué)管理

當(dāng)今的企事業(yè)單位普遍實現(xiàn)了辦公自動化，電子檔案已代替了原有的紙質(zhì)文檔，傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公已被無紙辦公所取代，要求企事業(yè)單位應(yīng)加強對電子檔案的科學(xué)管理。信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的工作模式，原來需要手動抄錄的資料已被計算機、打印機取代，人工存檔、專門儲存檔案的庫房也被大容量計算機硬盤替代。信息技術(shù)給企事業(yè)單位辦公帶來了方便、快捷和高效。但網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的缺陷十分明顯，辦公系統(tǒng)依賴于網(wǎng)絡(luò)，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，就會導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，電子檔案會出現(xiàn)未及時保存而丟失的情況。企事業(yè)單位應(yīng)對電子檔案開展科學(xué)管理，嚴(yán)格執(zhí)行分離制度，不僅分離使用計算機內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)，還要物理分離電子檔案存儲載體、計算機及互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)電子檔案的安全管理。

5.加強檔案保密工作團隊的建設(shè)

信息技術(shù)給企事業(yè)單位辦公帶來了便利性，但技術(shù)操作還要依靠專業(yè)人才。電子檔案的保密工作，因其特殊的工作性質(zhì)，決定了該項工作人員需要較高的綜合素質(zhì)和工作能力。首先，電子檔案保密工作人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)的基礎(chǔ)知識，還要有豐富的計算機及網(wǎng)絡(luò)知識和操作能力，更為關(guān)鍵的是，要具備強烈的保密意識和較強的責(zé)任心；其次，企事業(yè)單位要注重檔案保密團隊的建設(shè)，加強檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，普及《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)知識，尤其要組織一支專門維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全的團隊，預(yù)防黑客等不法分子通過網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取機密檔案。通過加強檔案保密團隊的建設(shè)，保障企事業(yè)單位電子檔案信息安全。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案資源具有保密性、真實性和服務(wù)性的特點，具有極高的社會價值和經(jīng)濟價值，已經(jīng)成為企事業(yè)單位在市場經(jīng)濟競爭中生存和發(fā)展的關(guān)鍵，由此也引來了不法分子的窺視。進(jìn)入信息化時代，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，使企事業(yè)單位辦公更加方便、快捷、高效外，也對檔案保密工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的威脅。面對網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊，企事業(yè)單位要通過加強內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)建設(shè)、強化檔案管理制度、對密級檔案特殊防護(hù)以及加強電子檔案保密團隊建設(shè)等手段來防范。同時，企事業(yè)單位也應(yīng)加強對保密法律法規(guī)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強工作人員保密意識，確保電子檔案保密工作的順利開展，有效保障檔案信息資源安全。

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