檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及應(yīng)對策略分析

袁偉

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化成為提升組織決策質(zhì)量、優(yōu)化風險管理、加強知識管理與創(chuàng)新以及提高業(yè)務(wù)流程效率的關(guān)鍵?；诖?，文章簡單分析了檔案管理現(xiàn)代化的重要性，并結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化探索常見問題，深入探討對應(yīng)解決策略，包括動態(tài)更新檔案管理意識、加強引導(dǎo)培訓、建立橫向合作機制以解決協(xié)同困境以及引入專業(yè)人員以解決人員困境、大力開展智能化檔案管理探索等內(nèi)容，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；智能化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理作為組織信息管理的重要組成部分，隨著數(shù)字化和信息化時代的到來，檔案管理現(xiàn)代化成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。然而，在檔案管理現(xiàn)代化的探索過程中，眾多組織面臨著檔案管理意識落后、部門間協(xié)同不力、復(fù)合型人才短缺以及智能化管理水平低下等問題，這類問題必須設(shè)法解決。

一、檔案管理現(xiàn)代化的重要性

1.提升決策質(zhì)量

在信息化時代，數(shù)據(jù)與信息是企業(yè)制定決策的重要依據(jù)。通過采用先進的檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)對歷史數(shù)據(jù)和實時信息的快速檢索與分析，確保決策者能夠基于全面、準確的信息進行判斷。此外，現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)多具備高級分析功能，可對大量數(shù)據(jù)挖掘和分析，進而指導(dǎo)戰(zhàn)略決策。檔案管理的現(xiàn)代化不僅加速了信息的流通速度，還大幅提高了決策的科學性和準確性。

2.優(yōu)化風險管理

隨著法規(guī)要求的日益嚴格，企業(yè)必須確保其操作和檔案管理遵循相關(guān)法律法規(guī)，以避免潛在的法律風險和經(jīng)濟損失?，F(xiàn)代化檔案管理能夠幫助企業(yè)有效監(jiān)控和管理信息存儲、處理和傳輸過程中的合規(guī)性問題，通過設(shè)定訪問權(quán)限、加密敏感信息等措施可確保信息安全。此外，現(xiàn)代檔案管理還能夠依托先進的軟硬件，自動記錄所有文件的處理歷史，為企業(yè)提供必要的審計軌跡，以應(yīng)對法律審查和合規(guī)審計，進一步降低法律風險。

3.加強知識管理與創(chuàng)新

檔案管理的現(xiàn)代化促進了知識的積累、共享和創(chuàng)新，在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的競爭優(yōu)勢越來越依賴于對知識資產(chǎn)的有效管理?，F(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)通過對企業(yè)內(nèi)部文檔、項目報告和研究成果的系統(tǒng)化歸檔，可實現(xiàn)對知識資源的有效整合與共享，進而提高員工獲取相關(guān)知識的效率。同時，通過跨部門的知識流動，也能夠促進創(chuàng)新思維的碰撞和創(chuàng)新項目的孵化，這種情況下檔案管理現(xiàn)代化成為推動企業(yè)持續(xù)創(chuàng)新和維持競爭力的關(guān)鍵因素，理應(yīng)得到重視。

4.提高業(yè)務(wù)流程效率

現(xiàn)代化檔案管理通過自動化的文件處理和流程管理，可顯著提高業(yè)務(wù)流程效率。自動化的文檔處理能夠減少對人工操作的需求，降低錯誤率，并加速文件的處理速度。同時，通過電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）等技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)文檔的電子流轉(zhuǎn)，簡化審批流程，減少紙質(zhì)文件的使用和存儲成本。此外，檔案管理系統(tǒng)的集成化設(shè)計使得不同業(yè)務(wù)模塊能夠共享數(shù)據(jù)和信息，避免出現(xiàn)信息孤島，整體業(yè)務(wù)流程的協(xié)同性和綜合效率自然可隨之提高。

二、檔案管理現(xiàn)代化探索常見問題

1.檔案管理意識落后

在檔案管理現(xiàn)代化探索過程中，部分企業(yè)存在檔案管理意識落后的問題，未能充分認識到檔案管理在保障信息安全、提高工作效率、促進知識共享等方面的價值。具體而言，落后的檔案管理意識表現(xiàn)為對檔案的重要性缺乏足夠的認識，將其視為一項次要的行政工作，而非組織戰(zhàn)略規(guī)劃的一部分。此外，這種觀念還體現(xiàn)在對檔案管理專業(yè)性和系統(tǒng)性要求的忽視上，很多企業(yè)不愿意投入必要的資源來培訓檔案管理人員或升級檔案管理系統(tǒng)。受這種落后的管理意識制約，檔案管理工作往往無法與組織的發(fā)展步伐同步，企業(yè)決策的準確性和執(zhí)行實效性自然會受到影響。

2.部門間協(xié)同不力

部分企業(yè)的不同部門在信息共享、資源配置和工作協(xié)調(diào)方面存在的障礙，檔案管理工作往往會受到負面影響。由于缺乏有效的跨部門溝通機制和統(tǒng)一的檔案管理標準，各部門很容易形成信息孤島，難以實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和信息的高效流通。此外，部門間缺乏協(xié)同還可能導(dǎo)致檔案管理工作重復(fù)或遺漏，影響檔案的完整性，這一系列問題必須設(shè)法解決。

3.復(fù)合型人才短缺

在檔案管理現(xiàn)代化的探索中，復(fù)合型人才的短缺是一個不容忽視的問題。所謂復(fù)合型人才，指的是那些不僅具備人事檔案專業(yè)知識，同時還擁有數(shù)字化系統(tǒng)開發(fā)能力，能夠理解人事檔案管理的全鏈條、全過程及其質(zhì)量要求的專業(yè)人員。這類人才的缺乏，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化進程的有效推進。由于缺乏既懂技術(shù)又通曉管理的復(fù)合型人才，許多組織在實施檔案數(shù)字化、智能化改造項目時遭遇重重困難，無法有效將先進技術(shù)與檔案管理需求相結(jié)合，進而影響了整個項目的順利推進，該現(xiàn)狀必須引起重視。

4.智能化管理水平低下

隨著時代的快速發(fā)展，智能化管理已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化探索的重要方向。但結(jié)合實際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，許多組織在智能化管理水平上仍顯不足，這對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展造成了一定制約。智能化管理水平低下主要表現(xiàn)在兩個方面，一是在技術(shù)應(yīng)用上缺乏深度和廣度，如未能普遍應(yīng)用人工智能、大數(shù)據(jù)分析等先進技術(shù)來優(yōu)化檔案管理流程。二是在智能化策略的制定和執(zhí)行上存在缺陷，缺乏對檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的系統(tǒng)規(guī)劃和持續(xù)投入。這種狀況不僅影響了檔案信息的快速檢索和高效利用，還限制了組織在提高知識管理和決策支持方面的能力。

三、檔案管理現(xiàn)代化優(yōu)化開展

1.動態(tài)更新檔案管理意識，加強引導(dǎo)培訓

檔案管理現(xiàn)代化的有效推進，不僅需要先進的技術(shù)支撐和完善的管理體系，還離不開檔案管理意識的動態(tài)更新。動態(tài)更新檔案管理意識，意味著必須根據(jù)時代發(fā)展的需求，不斷調(diào)整和優(yōu)化對檔案管理的認識，確保其與時俱進，這一過程要求組織領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理的重要性有充分的認識，并將之視為組織戰(zhàn)略發(fā)展中不可或缺的一部分。組織應(yīng)在內(nèi)部建立一種持續(xù)學習和改進的文化，鼓勵所有員工關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的最新發(fā)展趨勢和技術(shù)進步。隨著云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展，檔案管理已從傳統(tǒng)的文件歸檔、保管等物理形態(tài)，轉(zhuǎn)向數(shù)字化、智能化的管理模式，組織應(yīng)定期評估現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的效能，識別技術(shù)升級或流程優(yōu)化的需求，并據(jù)此調(diào)整檔案管理策略。同時，還應(yīng)加強引導(dǎo)培訓。培訓內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理的基礎(chǔ)理論、相關(guān)法律法規(guī)、最新技術(shù)應(yīng)用、檔案信息安全等多個方面。特別是在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用方面，應(yīng)重點培養(yǎng)檔案管理人員對電子文件管理系統(tǒng)的操作能力以及對數(shù)據(jù)分析、云存儲等現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用能力，并加強對檔案管理倫理和檔案信息安全意識的培訓，確保檔案管理工作在遵循法律法規(guī)的同時，也能夠保障信息安全。具體可采取多種方式培訓，如內(nèi)部研討會、在線課程學習、外部專業(yè)培訓等，并鼓勵檔案管理人員參與國內(nèi)外檔案管理領(lǐng)域的學術(shù)交流和技術(shù)研討，以此更好拓寬視野，及時掌握行業(yè)最新動態(tài)和前沿技術(shù)。

2.針對協(xié)同困境，建立橫向合作機制

在檔案管理現(xiàn)代化進程中，跨部門之間的協(xié)同合作是實現(xiàn)信息資源共享、提高工作效率的重要環(huán)節(jié)。針對協(xié)同困境，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建有效的橫向合作機制，以此優(yōu)化部門間的信息流通和資源共享，提高整個組織的運營效率。為實現(xiàn)該目標，可從以下幾個方面入手：

第一，從組織結(jié)構(gòu)調(diào)整角度出發(fā)。企業(yè)應(yīng)當打破傳統(tǒng)的垂直管理模式，引入更為靈活的矩陣管理結(jié)構(gòu)，以便于不同部門之間的交流和協(xié)作。例如，通過設(shè)立跨部門項目組、工作小組、聯(lián)合工作委員會等形式，將不同部門的人員根據(jù)項目需求臨時組合在一起，共同完成特定任務(wù)。這種結(jié)構(gòu)有助于打破部門壁壘，還能促進知識和信息的交流與共享。第二，流程重設(shè)計。企業(yè)需要對現(xiàn)有的工作流程展開全面審視，識別需要跨部門協(xié)作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并通過流程再設(shè)計來優(yōu)化這些環(huán)節(jié)的工作流程。可以考慮引入流程管理軟件來支持跨部門的協(xié)作，確保信息的及時傳遞和反饋，減少工作重復(fù)和延誤。第三，文化塑造。通過鼓勵開放性、合作性和共享精神，鼓勵員工跨部門交流，企業(yè)可建立起一種團隊合作、共同完成任務(wù)的氛圍。此外，還需要通過定期的團隊建設(shè)活動、跨部門交流會等方式，增強不同部門之間的了解和信任，消除可能存在的隔閡和偏見，從而為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

以某歷史悠久的制造業(yè)企業(yè)為例，該企業(yè)的檔案管理方式因時間推移顯得過時且效率低下。為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，該企業(yè)開展了組織文化層面的改革，依托文化重塑項目，將創(chuàng)新、共享、協(xié)作的理念深植于企業(yè)文化之中。在具體實踐中，該企業(yè)通過系列高層研討會和員工大會，廣泛宣傳檔案管理現(xiàn)代化對企業(yè)發(fā)展的重要性，強調(diào)每個員工都是檔案管理和信息共享的責任主體。接著，企業(yè)設(shè)置了一系列機制來鼓勵員工之間的知識共享和協(xié)作，如設(shè)立“最佳協(xié)作團隊”獎項、開展跨部門檔案管理挑戰(zhàn)賽等，并在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，建立依托檔案資料的知識共享平臺，員工可基于該平臺獲取價值較高的檔案資料并展開討論。經(jīng)過一段時間的實施，該企業(yè)的檔案管理效率顯著提高，信息流通更加順暢，企業(yè)決策水平也隨之持續(xù)提高。

3.針對人員困境，引入專業(yè)人員

為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，人員能力的提升和專業(yè)人才的引進不容忽視，企業(yè)可以考慮與高等教育機構(gòu)合作開展專業(yè)人才培養(yǎng)項目，通過建立實習基地、共建研究實驗室、聯(lián)合舉辦研討會等形式，為學生提供更多實踐學習的機會，企業(yè)也能夠在這一過程中引進最新的理論和技術(shù)。例如，通過與本地高校信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)建立長期合作關(guān)系，共同開發(fā)一系列針對檔案數(shù)字化和智能化管理的課程和實訓項目，培養(yǎng)一批既懂檔案管理專業(yè)知識又具備數(shù)字化技能的復(fù)合型人才。這一過程中，單位還應(yīng)在內(nèi)部選拔具有豐富經(jīng)驗和高度專業(yè)技能的員工作為“內(nèi)訓師”，負責開展定期的培訓課程和技能分享會，促進知識和技能的內(nèi)部傳承。同時，通過外部專業(yè)培訓和引進行業(yè)內(nèi)的專家開展專題講座，優(yōu)化團隊的知識更新和技能提升，增強員工的歸屬感和參與感，培訓的針對性和實效性均可由此提升。

以某企業(yè)的相關(guān)實踐為例，該企業(yè)從外部引進了幾位檔案管理領(lǐng)域的資深專家，作為“內(nèi)訓師”，負責制訂培訓計劃和課程體系?！皟?nèi)訓師”不僅擁有豐富的理論知識，還具備深厚的實踐經(jīng)驗，能夠針對企業(yè)的實際需要，提供定制化的培訓。在“內(nèi)訓師”機制實施后，檔案人員的專業(yè)技能和工作效率大幅提升，通過定期的培訓課程、一對一的輔導(dǎo)，檔案相關(guān)人員在檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)分析、電子檔案系統(tǒng)維護等方面的能力得到了顯著提高，單位內(nèi)部的知識傳播和經(jīng)驗分享也同時優(yōu)化，使得團隊溝通協(xié)作得到強化。“內(nèi)訓師”機制的推廣不僅培養(yǎng)了一支高水平檔案管理隊伍，還充分激發(fā)了員工的學習熱情和創(chuàng)新精神，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展注入了新的活力，具有較高的借鑒價值。

4.大力開展智能化檔案管理探索

智能化檔案管理需要聚焦智能收集、智能整理、智能利用三大環(huán)節(jié)，在檔案智能收集階段，可以依托于模式識別和實時轉(zhuǎn)寫系統(tǒng)的技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)對多種類型檔案資料的自動識別和轉(zhuǎn)錄。其中，實時轉(zhuǎn)寫系統(tǒng)能夠在會議或訪談過程中自動將語音內(nèi)容轉(zhuǎn)換為文字記錄，大幅節(jié)省人工轉(zhuǎn)錄的時間和成本。以某單位基于模式識別技術(shù)的智能檔案收集系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)通過高級圖像識別和聲音識別技術(shù)，可自動識別和收集各類檔案資料。具體應(yīng)用中，系統(tǒng)利用圖像識別技術(shù)自動掃描紙質(zhì)文件，通過預(yù)設(shè)的模式匹配算法，識別文件中的關(guān)鍵信息，如日期、標題和文號等，并將這些信息轉(zhuǎn)錄入電子檔案庫中。此外，系統(tǒng)的聲音識別技術(shù)可應(yīng)用于會議記錄的自動轉(zhuǎn)錄，實時捕捉會議中的討論內(nèi)容，并通過語音到文本的轉(zhuǎn)換技術(shù)，自動生成會議記錄文檔。

在檔案智能整理環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)主要依賴機器學習和自然語言處理技術(shù)。前者可通過算法模型的訓練，使計算機系統(tǒng)能夠基于數(shù)據(jù)特征實現(xiàn)自我學習和優(yōu)化，實現(xiàn)對檔案資料的自動分類、標簽生成和摘要提取。例如，對于電子郵件檔案，機器學習模型可以根據(jù)郵件內(nèi)容、發(fā)件人和接收日期等特征，自動歸類和標注重要程度。自然語言處理技術(shù)則用于處理和理解人類語言，使得機器能夠理解檔案內(nèi)容的語義，自動提取關(guān)鍵詞、生成內(nèi)容摘要，甚至展開情感分析，為后續(xù)的檔案檢索和利用提供便利。在檔案智能利用環(huán)節(jié)，可以依托模式識別、機器學習和專家系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案資料的高效檢索和智能推薦。以專家系統(tǒng)為例，其能夠通過模擬專家的決策過程來解決問題，結(jié)合機器學習對檔案內(nèi)容的深入理解和模式識別技術(shù)的精準定位，為用戶提供精確的檔案檢索服務(wù)，用戶可以通過輸入自然語言的查詢指令，系統(tǒng)即可基于內(nèi)容理解和模式匹配，快速返回最相關(guān)的檔案資料。此外，利用用戶行為分析和偏好學習，專家系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的智能推薦，提高檔案利用的便捷性和個性化程度。

四、結(jié)論

隨著技術(shù)的不斷進步和組織需求的日益復(fù)雜化，檔案管理現(xiàn)代化面臨的挑戰(zhàn)將會更加多樣化。展望未來，檔案管理領(lǐng)域需要持續(xù)關(guān)注新興技術(shù)的發(fā)展，如人工智能、區(qū)塊鏈等，探索它們應(yīng)用在檔案管理中的可能性。同時，組織應(yīng)加強檔案管理人才的培養(yǎng)和引進，尤其是復(fù)合型人才的培養(yǎng)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需求。未來的檔案管理將更加智能化、高效化，由此開展的相關(guān)探索必須得到高度重視和大力支持。

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