檔案保密與合理利用之間的平衡關系探討

李婷

摘 要：檔案保密和合理利用是檔案工作的兩大基本職責，需要相互平衡、相互促進。一方面，檔案中蘊含大量涉及國家安全、商業(yè)秘密和個人隱私的敏感信息，必須實施嚴格保密措施，防止被泄密和濫用；另一方面，檔案資源是國家寶貴的信息資源，應當在安全前提下充分開放利用，發(fā)揮其應有價值。實現檔案保密與合理利用的平衡，需要遵循合法合規(guī)、社會效益最大化、透明公開和科技創(chuàng)新等原則，通過健全法律法規(guī)、完善制度機制、推進數字化建設和鼓勵技術創(chuàng)新等舉措，不斷提高檔案保密與服務的能力水平。同時，還要加強人才培養(yǎng)，提升從業(yè)人員的業(yè)務素質，為檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供智力支撐。只有妥善處理好檔案保密與利用的關系，堅持安全第一和高度公開利用相統(tǒng)一，才能充分發(fā)揮檔案在政府決策、經濟建設和文化傳承等領域的重要作用。

關鍵詞：檔案保密；合理利用；平衡原則

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

檔案作為見證歷史的重要實物證據，記錄著國家、機構和個人的重大活動和發(fā)展歷程。它承載著寶貴的信息資源，對于保存歷史文化、服務決策管理和增進公眾知情權等具有重要價值。然而，檔案中也蘊含著一些國家秘密、商業(yè)機密和個人隱私等內容，如果處理不當，可能會危及國家安全、社會穩(wěn)定和公共利益。檔案保密旨在通過相關制度和措施，防止涉密檔案內容被泄露或非法利用，維護國家安全和當事人的合法權益。合理利用則是在保密前提下，充分發(fā)揮檔案作為社會化治理工具的價值，最大限度地為公眾服務，提高檔案資源的社會效益。兩者既是矛盾統(tǒng)一體，又相輔相成、不可或缺。

當前，我國檔案事業(yè)正面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。一方面，社會各界對檔案資源的需求與日俱增，需要不斷拓展檔案開放利用領域。另一方面，信息時代的到來，也給檔案保密和信息安全帶來了新的風險隱患。如何在保密與利用之間達成平衡，既能確保國家安全和公共利益，又能滿足公眾獲取信息的需求，成為擺在檔案工作者面前的一大課題。本文就檔案保密與合理利用的內涵、平衡原則以及推進途徑展開了深入探討，旨在為推動我國檔案事業(yè)的科學發(fā)展貢獻一份力量，讓檔案在維護國家利益和服務社會之間發(fā)揮更大的價值和作用。

一、檔案保密與合理利用的內涵

1.檔案保密的內涵

檔案保密是指對涉及國家安全、商業(yè)秘密和個人隱私等重要內容的檔案資料實行嚴格管控，防止被泄密或濫用，維護國家利益和公共利益。具體包括兩層內涵：一是對未公開的檔案資料予以嚴密保管，限制接觸和利用范圍。二是對已公開的檔案資料，仍需對涉密部分內容實行刪減或遮蓋。檔案保密工作貫穿檔案的全生命周期，包括收集、館藏和利用等各個環(huán)節(jié)。在收集和館藏階段，需要建立嚴格的保密制度和技術手段，確保檔案信息的安全；在利用階段，需要對申請者的身份和用途審查把關，對可能存在的泄密風險實施防范。

2.合理利用的內涵

合理利用是指在遵循相關法律法規(guī)、尊重檔案主體權益的前提下，為社會公眾充分開放檔案資源，實現檔案的最大化價值。其內涵包括兩方面：一是對已解密的檔案資源實行適度開放利用。二是在必要的保密審查基礎上，積極推進相關檔案資源的解密開放。合理利用檔案資源是發(fā)揮檔案資源價值的重要途徑。檔案蘊含著珍貴的歷史信息和文化內涵，不僅是國家的寶貴財富，還是公眾有權了解和利用的客觀資源。檔案部門有責任在保護檔案安全的同時，努力擴大檔案資源的利用面，為政府決策、學術研究等提供服務和支撐。同時，合理利用檔案資源需要體現公開透明的原則。檔案管理者要主動公開利用程序、條件和范圍，接受社會監(jiān)督；對解密檔案要依法及時向公眾開放，保障公眾的知情權和監(jiān)督權。通過適度開放檔案資源，充分釋放其內在價值，造福經濟社會發(fā)展。

3.做好檔案保密與合理利用平衡的意義

做好檔案保密與合理利用之間的平衡，對于維護國家安全、促進社會穩(wěn)定、推動經濟發(fā)展以及推進檔案事業(yè)現代化都具有重要意義。一是通過建立健全保密制度和措施，能夠最大限度地避免涉及國家秘密、商業(yè)秘密以及個人隱私等重要內容的檔案資料被泄露，從而有力維護國家核心利益和社會公共秩序。二是適度合理利用非物質文化遺產等檔案資源，不僅有助于加強政務公開的透明度，提高公眾對政府決策的理解和信任度，還有利于充分挖掘檔案價值，將其轉化為經濟社會發(fā)展的智力支持和文化資源。三是科學處理好檔案保密和利用兩大職能，可以最大化發(fā)揮檔案信息資源的綜合效益。一方面，要嚴格保護好涉密內容。另一方面，要積極拓展檔案開放利用領域，使之在知識傳播、文化傳承和決策參考等方面發(fā)揮更大作用。例如，黃河流域珍貴的木版年畫、皮影戲等非物質文化遺產檔案，既要對一些技藝世家的秘籍實行保密，也要合理開放其他文字、圖像等檔案資料，為弘揚傳統(tǒng)文化營造良好環(huán)境。做好檔案保密與合理利用的平衡，不僅關系到國家安全和社會穩(wěn)定，還是充分發(fā)揮檔案綜合價值、推動檔案事業(yè)高質量發(fā)展的必由之路。

二、檔案保密與合理利用之間平衡的原則

1.合法合規(guī)原則

檔案保密和利用活動必須嚴格遵守相關法律法規(guī)及政策的規(guī)定，操作應當由專業(yè)人員依照規(guī)定的權限和程序開展，不能隨意決定保密或開放內容及程度。合法合規(guī)是檔案保密和利用的前提和基礎，任何行為都必須有法可依、有章可循。保密和利用活動涉及國家安全、社會利益和公民權利，必須在法治軌道上運行，做到決策程序合法、操作流程規(guī)范、內容界限明確。只有這樣，才能確保檔案保密和利用在法律軌道上運行，避免濫用職權、違法違規(guī)的情況發(fā)生。合法合規(guī)原則要求檔案保密和利用工作必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，包括憲法、檔案法和保密法等。檔案工作涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要內容，必須按照嚴格的權限和程序操作，決不能擅自決定保密或開放的內容和程度。

2.社會效益最大化原則

在尊重檔案主體權利的基礎上，統(tǒng)籌考慮國家安全、公共利益和個人權益，實現各方利益的最大化。同時，應注重對檔案資源的深入挖掘和高效利用，為經濟社會發(fā)展作出貢獻。檔案保密和利用涉及國家、社會和個人多方利益，需要在不同利益主體之間權衡和平衡，努力實現社會整體效益最大化。一方面，要保護國家秘密和公民隱私，維護國家安全和社會穩(wěn)定。另一方面，也要為公眾提供知情權和監(jiān)督權，推動決策透明和政務公開。此外，檔案資源蘊含豐富的歷史信息和文化價值，是國家寶貴的信息資源。深度開發(fā)利用檔案資源，可以為政策決策提供依據，為學術研究提供素材，為文化傳承提供內容，從而推動經濟社會持續(xù)健康發(fā)展。

3.透明公開原則

檔案保密及審查的流程、內容范圍應保持適度透明，避免不當保密和盲目保密。同時，對已解密的檔案資源應主動公開利用，保障公眾的知情權和社會監(jiān)督權。檔案保密的對象、范圍和標準應當對外公開，保密審查的程序也應當公開透明，接受社會監(jiān)督，有利于防止濫用職權和暗箱操作，確保保密工作在陽光下運行。同時，對于涉及公共利益的政務信息，應當秉承公開為常態(tài)、不公開為例外的原則，主動向公眾推送信息，接受輿論監(jiān)督。解密后的檔案資源是國家的寶貴財富，應為社會所共享。此外，還要通過多種方式宣傳推介、開放利用已解密的檔案資源，讓更多公眾獲知并參與檔案利用，最大限度地發(fā)揮檔案的社會價值。

4.科技創(chuàng)新原則

科技創(chuàng)新原則要求檔案工作與時俱進，緊跟信息時代的發(fā)展趨勢，主動擁抱新技術、新理念，通過科技手段不斷提高檔案保護和服務水平。在當前大數據、人工智能、云計算等新興技術蓬勃發(fā)展的時代，檔案領域必須與時俱進，勇于創(chuàng)新，努力推進檔案事業(yè)的科技化、智能化、現代化進程?？萍紕?chuàng)新原則要求在檔案保密和利用工作中大力應用新技術、新手段。利用大數據分析和人工智能技術，可以實現檔案內容的智能識別、加工和編目，大幅提高檔案處理效率；利用云存儲和區(qū)塊鏈技術，可以實現檔案安全保存和溯源管理；利用虛擬現實技術，可以為公眾提供身臨其境的檔案瀏覽和利用體驗?？萍紕?chuàng)新原則還要求在檔案管理理念和工作方式上與時俱進、不斷創(chuàng)新，并要加強頂層設計，優(yōu)化工作流程，建立健全符合新時代特點的檔案管理體系。同時，還要與其他行業(yè)加強交流合作，學習借鑒先進理念和管理模式。

三、關于進一步推進檔案保密與合理利用的意見建議

1.健全檔案保密和利用相關法律法規(guī)

第一，盡快推動《檔案法》的實施工作，特別是涉及信息安全、利用管理等內容。實施《檔案法》是當務之急。建議在實施過程中，特別是信息安全、檔案利用管理等新內容，與時俱進，完善檔案法律法規(guī)實施細則。具體包括：規(guī)定檔案信息系統(tǒng)的安全保護要求；明確機密檔案的解密程序和標準；對檔案開放利用的程序和方式作出規(guī)范要求；涉及檔案數字化、網絡傳輸等新環(huán)節(jié)、新問題等。

第二，制定配套的部門規(guī)章和操作規(guī)范，細化保密審查、解密、開放利用等環(huán)節(jié)要求?！稒n案法》作為上位法，側重原則性規(guī)定，具體操作層面需由部門規(guī)章和規(guī)范性文件進一步細化。建議各檔案主管部門制定保密審查辦法、解密利用辦法、開放服務細則等，對審查對象、程序、標準等作出明確規(guī)范，為操作層面提供可執(zhí)行的規(guī)范依據和操作指引。

第三，形成法律法規(guī)的有效銜接，統(tǒng)一檔案工作管理標準。要注意檔案法規(guī)體系與其他相關法規(guī)的有效銜接，形成系統(tǒng)完備的法規(guī)體系。例如，與《保密法》、信息公開條例等相銜接，明確保密審查與公眾知情權的關系。同時，加強上位法與地方性法規(guī)、部門規(guī)章的統(tǒng)一協(xié)調，避免出現法律分化和沖突，確保全國檔案工作管理標準統(tǒng)一。

2.完善保密審查和利用服務制度

一是建立統(tǒng)一的保密審查機制，明確審查范圍、原則和責任主體。要建立統(tǒng)一的保密審查管理機制，制定明確的審查范圍、原則和標準，并明確審查主體和責任。首先，對政務檔案等公共檔案資源實行統(tǒng)一審查，對機構內部檔案資源由本單位負責審查。其次，審查對象原則上為未經審查的檔案。最后，審查原則包括保密原則、公開原則、利益平衡原則等。

二是對開放利用的檔案實行分級分類管理，制定利用審批制度。建議對已解密開放檔案實行分級分類管理，制定相應的利用審批制度。例如，可以將檔案分為機密級、內部級和公開級等，分別規(guī)定不同級別檔案的利用方式、利用對象范圍，對重點項目利用實行審批備案制度。同時，要建立利用情況的跟蹤反饋機制，加強對利用行為的監(jiān)管。

三是加強檔案保管和利用人員的職業(yè)培訓，提高其業(yè)務素質。專業(yè)人才隊伍是保密審查和利用服務工作的重要基礎，要持續(xù)加大人才培養(yǎng)力度。重點培養(yǎng)保密審查、利用服務、數字化加工等復合型人才，提高從業(yè)人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，切實提高工作質量和服務水平。

3.積極推進檔案數字化和開放力度

一是繼續(xù)加大數字化建設投入，提高檔案信息化水平。數字檔案是大勢所趨，要繼續(xù)加大數字化建設力度，深入推進重要檔案的數字化轉換，打造統(tǒng)一的數字檔案資源庫和服務平臺，并加強基礎設備設施建設，擴大數字化項目范圍，提高資源獲取能力等。同時，要加強數字檔案資源管理，建立健全流轉管理、權限管理、版本管理等制度。

二是擴大解密檔案的范圍和數量，豐富檔案開放服務供給。繼續(xù)推進檔案解密工作，擴大解密檔案的范圍和數量，不斷豐富開放服務的檔案資源供給?？梢远ㄆ诠冀饷苊洠鲃庸_重要解密檔案。同時，建立解密檔案的專門利用通道和綠色審批渠道，為公眾開放利用創(chuàng)造便利。

三是大力開展檔案科普宣傳活動，增強公眾檔案意識。加大宣傳力度，普及檔案知識，增強公眾檔案意識，提高檔案資源的利用效率。除了利用傳統(tǒng)媒體外，還可以發(fā)揮新媒體優(yōu)勢，借助新興技術開展多元化宣傳。同時，要加強與學校等機構的合作，將檔案教育納入課程體系。

4.大力支持新技術在檔案領域的應用

一是運用大數據技術，實現檔案數據集成和資源開放共享。充分運用大數據技術整合各類異構數據，實現檔案數據集成和跨層級、跨系統(tǒng)的資源整合共享。建設全國統(tǒng)一的檔案資源大數據平臺，匯聚分布在各地的珍貴檔案資源，實現互聯網時代的檔案開放共享。二是引入人工智能技術，提高檔案管理和利用的智能化水平。大力引入人工智能技術，可以在檔案內容自動識別、智能加工編目和智能檢索利用等多方面發(fā)揮作用，大幅提高檔案管理和利用的效率和水平。例如，開發(fā)智能化管理平臺，實現檔案管理和服務流程的自動化操作，開發(fā)智能檢索利用系統(tǒng)，滿足公眾個性化檔案服務需求等。三是加強與相關科研單位合作，積極探索新技術與檔案工作融合。鼓勵檔案部門與高校、科研院所等單位開展密切合作，跟蹤學習新技術動態(tài)，結合檔案工作實際，共同探索新技術在檔案領域的創(chuàng)新應用。例如，區(qū)塊鏈技術在檔案溯源防偽方面的應用、虛擬現實/增強現實技術在檔案展示中的運用等，為檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展注入新動力。

四、結語

檔案保密和合理利用是一對矛盾統(tǒng)一體，做好二者平衡是加強和創(chuàng)新社會治理的需要，是全面建設法治國家的應有之義，也是順應時代發(fā)展理念的必然選擇。我們應當立足國情實際，堅持合法合規(guī)、社會效益最大化、透明公開和科技創(chuàng)新原則，完善相應法律制度，強化保密審查，加大開放力度，大力支持新技術應用，不斷探索實現檔案資源保護和利用雙贏的新路徑。只有找準保密與利用的平衡點，才能充分發(fā)揮檔案的綜合價值，書寫檔案事業(yè)的發(fā)展新篇章。

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