新形勢下婚姻檔案管理工作研究

張彩林

摘 要：在新形勢下，深入研究婚姻檔案管理，可以探索出更多有效的管理思路和方案，提高檔案保存、利用水平?；诖?，文章從新形勢下婚姻檔案管理工作的重要性和原則展開論述，提出了做好婚姻檔案整理歸檔、完善婚姻檔案管理制度、加強(qiáng)婚姻檔案管理人員專業(yè)能力、健全配套信息化軟硬件設(shè)備設(shè)施、加強(qiáng)婚姻檔案利用管理和重視婚姻檔案監(jiān)管等措施，希望能夠?yàn)榛橐鰴n案管理工作的開展提供參考。

關(guān)鍵詞：婚姻檔案；檔案管理；檔案歸檔

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

新形勢下，社會(huì)的快速發(fā)展以及法制建設(shè)的日益完善，讓婚姻檔案管理工作的重要性日益凸顯?；橐鰴n案不僅是維護(hù)婚姻雙方合法權(quán)益的重要參考，還是異地落戶、出國探親、買賣房產(chǎn)等居民日常手續(xù)辦理所需信息的重要來源。因此，應(yīng)積極探索新形勢下婚姻檔案管理，不斷歸納和總結(jié)科學(xué)、合理的工作方案，為檔案安全存儲(chǔ)以及高效利用提供有力的支持。

一、新形勢下婚姻檔案管理工作的重要性

在新形勢下，婚姻檔案是記錄婚姻雙方權(quán)利和義務(wù)的重要載體，其中蘊(yùn)含著維護(hù)婚姻法律權(quán)益的重要信息和權(quán)威性憑證，是維護(hù)婚姻法律權(quán)益的基礎(chǔ)，使得婚姻檔案管理成為保障婚姻雙方合法權(quán)益的重要途徑。通過調(diào)取檔案信息，可以為財(cái)產(chǎn)分配、子女撫養(yǎng)等問題的合理解決提供有效、權(quán)威的依據(jù)，避免雙方權(quán)益受損。此外，婚姻作為社會(huì)關(guān)系的重要組成部分，婚姻檔案的穩(wěn)定管理對(duì)于維護(hù)家庭關(guān)系、社會(huì)關(guān)系以及國家法律的尊嚴(yán)至關(guān)重要。在婚姻檔案管理中，檔案的穩(wěn)定留存以及便捷調(diào)用，能夠有效預(yù)防家庭糾紛和社會(huì)矛盾的產(chǎn)生，保證社會(huì)關(guān)系的穩(wěn)定、和諧。

從婚姻家庭研究的角度上來看，婚姻檔案一直以來都是重要的資料。通過對(duì)婚姻檔案的深入研究，可以了解婚姻家庭的發(fā)展趨勢、問題與挑戰(zhàn)，為政府制定相關(guān)政策和法律提供參考依據(jù)，也為社會(huì)學(xué)、心理學(xué)等學(xué)科提供豐富的研究素材，而配套的檔案管理工作，能夠更好地支持研究活動(dòng)的開展，從而助力婚姻家庭研究的進(jìn)展以及相關(guān)政策法規(guī)的建設(shè)。

二、新形勢下婚姻檔案管理工作原則

在新形勢下，為了獲得更好的管理效果，可以考慮在婚姻檔案管理工作中遵循以下幾項(xiàng)原則：

依法依規(guī)原則。應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案法》《婚姻登記條例》等法律法規(guī)，確保檔案管理工作在法治軌道上運(yùn)行。

信息安全原則。應(yīng)高度重視個(gè)人隱私保護(hù)，要采取合理的技術(shù)和管理措施，確保婚姻檔案中的個(gè)人信息不被泄露、濫用或非法獲取。

完整性原則。婚姻檔案是記錄婚姻雙方權(quán)利義務(wù)的重要文件，應(yīng)積極通過建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔等措施，保障檔案內(nèi)容齊全、準(zhǔn)確、無遺漏。

高效原則。新形勢下，應(yīng)注重檔案管理工作的推進(jìn)效率，順應(yīng)其他各個(gè)檔案應(yīng)用領(lǐng)域的發(fā)展，以滿足日漸增加的檔案應(yīng)用需求。

利用便捷原則。婚姻檔案具有重要的參考價(jià)值和研究意義，應(yīng)便于公眾查詢和利用。因此，在管理過程中應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注檔案的利用，為檔案調(diào)取、查閱提供方便。

三、新形勢下婚姻檔案管理工作研究

1.做好婚姻檔案整理歸檔

整理歸檔是婚姻檔案管理中的首要環(huán)節(jié)，其落實(shí)效果直接關(guān)系著檔案質(zhì)量。一般來說，整理歸檔環(huán)節(jié)的核心工作內(nèi)容在于歸集檔案信息，檢查檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確、齊全，確認(rèn)無問題后，再將其統(tǒng)一入庫存儲(chǔ)。但考慮到婚姻檔案管理不僅要確保檔案的安全、完整，還要為后續(xù)的檔案利用提供支持，因此，為了更好地落實(shí)此項(xiàng)檔案管理環(huán)節(jié)，還要在整理歸檔時(shí)注重考慮后續(xù)的使用需求，以提高新形勢下婚姻檔案管理水平。

首先，在整理歸檔過程中，應(yīng)明確整理檔案內(nèi)容。目前，婚姻檔案內(nèi)容主要包括個(gè)人基本信息、婚姻登記日期、婚姻狀態(tài)變更手續(xù)、離婚協(xié)議書、法院判決書和相關(guān)證明材料，如喪偶證明以及歸檔日期與負(fù)責(zé)人員的記錄。其次，為了能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案利用提供完整、準(zhǔn)確的檔案信息，需要對(duì)收集到的材料加以審核，確保其真實(shí)性和完整性，歸檔信息錄入時(shí)，應(yīng)設(shè)置信息核對(duì)、檢查環(huán)節(jié)，確保歸檔的信息準(zhǔn)確無誤，與原始材料一致。同時(shí)，還要檢查檔案的完整性，不得遺漏任何與婚姻檔案相關(guān)的信息。在此過程中，應(yīng)當(dāng)注意確立規(guī)范的工作流程方案，明確規(guī)定各個(gè)步驟的具體內(nèi)容、操作標(biāo)準(zhǔn)，給予工作人員清晰的導(dǎo)向，減少不規(guī)范、疏漏操作出現(xiàn)的概率。最后，為了方便后期的檔案調(diào)取查閱，需要標(biāo)注好檔案的歸檔信息，如歸檔日期、歸檔人員等，并將整理好的檔案存儲(chǔ)到指定的檔案庫中，確保檔案的安全性和可查詢性。在此過程中，要注意有序擺放卷內(nèi)材料，并采用方便調(diào)取查閱的方式，裝訂、固定檔案資料，還要按照婚姻登記時(shí)間，對(duì)檔案予以分類有序存儲(chǔ)。此外，還要制作檔案目錄并單獨(dú)裝訂成冊(cè)，方便查閱調(diào)取。

2.完善婚姻檔案管理制度

配套的管理制度是檔案管理工作開展的主要依據(jù)，通過完善配套制度，可以更有效指引工作人員規(guī)范各項(xiàng)管理操作，有利于新形勢下婚姻檔案管理工作質(zhì)量的提升。為此，在制度建設(shè)上，應(yīng)當(dāng)從檔案建立與歸檔、檔案內(nèi)容與要求、檔案保管與保護(hù)、檔案利用與查詢以及檔案更新與維護(hù)幾項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)入手，根據(jù)實(shí)際需求，制定針對(duì)性的制度條款，讓各項(xiàng)工作能夠有章可循，深入優(yōu)化檔案管理的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。在此過程中，檔案建立與歸檔是檔案形成的開始，嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的建檔、歸檔是保證檔案內(nèi)容權(quán)威性和有效性的前提條件。針對(duì)此環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)完善相應(yīng)的信息審核制度，為各項(xiàng)信息的審核操作提供依據(jù)和指導(dǎo)。而在檔案內(nèi)容與要求方面，制度條款則應(yīng)當(dāng)明確婚姻檔案中包括的材料項(xiàng)目，且應(yīng)在制度中提出對(duì)檔案內(nèi)容的質(zhì)量要求，如內(nèi)容應(yīng)清晰、規(guī)范，易于查詢和利用等。在檔案保管與保護(hù)上，則應(yīng)當(dāng)側(cè)重信息安全方面的考慮，并制定相應(yīng)的安全制度，如防潮、防火、防盜等制度條款。在檔案利用與查詢方面，需要關(guān)注具體的利用查詢流程，并要確保利用查詢行為的合理性和便捷性。因此，在制度建設(shè)上，需要秉承公開、公平、公正的原則，根據(jù)現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定，明確查詢者的身份證明制度、查詢過程監(jiān)管制度以及查詢流程制度等，讓檔案的查詢利用更加安全、便捷。在檔案更新與維護(hù)方面，則要靶向性制定出檔案變更制度、檔案維護(hù)制度等制度內(nèi)容，以指導(dǎo)工作者合理、規(guī)范地落實(shí)檔案更新維護(hù)工作，深入優(yōu)化管理工作效果。

3.加強(qiáng)婚姻檔案管理人員專業(yè)能力

管理人員是婚姻檔案管理工作的主要執(zhí)行者，其專業(yè)能力水平直接決定著管理工作的質(zhì)量和效率。為了獲得更好的工作效果，需要注重提高管理人員的專業(yè)能力，進(jìn)一步優(yōu)化新形勢下的婚姻檔案管理工作。在此過程中，應(yīng)關(guān)注檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，引導(dǎo)管理人員了解檔案的形成、分類、管理等基本過程，熟悉檔案管理的收集、整理、歸檔、保管、利用等基本流程，培養(yǎng)其良好的檔案意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理工作的落實(shí)更加嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致。同時(shí)，也要將婚姻家庭法律法規(guī)融入培訓(xùn)內(nèi)容中，通過讓檔案管理人員深入學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，理解婚姻家庭的法律關(guān)系和權(quán)利義務(wù)，并借此使其掌握婚姻法律法規(guī)在檔案管理中的應(yīng)用方法，確保檔案內(nèi)容的合法性和合規(guī)性。此外，還要重點(diǎn)關(guān)注檔案安全與保密方面的培訓(xùn)，讓管理人員深入了解檔案安全保密制度，認(rèn)識(shí)到婚姻檔案保密的重要性，并逐漸形成較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全保密工作中的問題。通過培訓(xùn)引導(dǎo)檔案管理人員熟悉各類檔案安全保密的技術(shù)手段和管理措施，以更好地預(yù)防泄露檔案信息等問題。在專業(yè)能力的培養(yǎng)中，除了上述內(nèi)容以外，也要注重培養(yǎng)管理人員的持續(xù)學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力，使其能夠更好地適應(yīng)新形勢下的婚姻檔案管理需求。為此，在培訓(xùn)中，應(yīng)持續(xù)向管理人員輸入檔案管理領(lǐng)域新知識(shí)、新技能，引導(dǎo)其關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐和發(fā)展趨勢，積極探索適合本地區(qū)的檔案管理新模式，并鼓勵(lì)其參與檔案管理相關(guān)的學(xué)術(shù)交流和研討活動(dòng)，拓寬視野，激發(fā)創(chuàng)新思維，提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)水平。

4.健全配套信息化軟硬件設(shè)備設(shè)施

信息化建設(shè)是提高檔案管理效率的有效途徑。在信息化建設(shè)中，通過構(gòu)建安全有效的信息查詢系統(tǒng)，可以幫助管理者更快、更準(zhǔn)確地調(diào)取檔案資料，方便查詢和利用。同時(shí)，基于信息軟件系統(tǒng)的檔案數(shù)字化，也在很大程度上減少了檔案內(nèi)容查詢利用對(duì)紙質(zhì)原始檔案的傷害，深入優(yōu)化了檔案管理效果。在此背景下，為了更好地發(fā)揮檔案的社會(huì)功能，應(yīng)健全配套的軟硬件設(shè)備設(shè)施，支持信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，為婚姻檔案更廣泛、便捷、高效的應(yīng)用提供支持。首先，應(yīng)建立婚姻檔案網(wǎng)絡(luò)化共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的跨部門、跨地區(qū)共享，并借助該平臺(tái)，提供遠(yuǎn)程查詢和在線服務(wù)功能，拓寬檔案服務(wù)的覆蓋面，并完善平臺(tái)間的對(duì)接，由此與相關(guān)部門信息共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息即時(shí)共享，利用手續(xù)辦理更加便利。其次，健全信息安全軟件，采用防火墻、殺毒軟件等構(gòu)建配套信息安全防護(hù)體系，并加強(qiáng)信息加密處理軟件程序建設(shè)，完善信息安全審計(jì)系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)檔案信息系統(tǒng)實(shí)施安全檢查和漏洞修補(bǔ)。再次，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)，落實(shí)路由器、交換機(jī)、防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及光纜、雙絞線等傳輸介質(zhì)的安裝配置。同時(shí)，還要健全終端硬件設(shè)備設(shè)施，并考慮檔案管理、利用的實(shí)際需求，選擇性能穩(wěn)定、易于維護(hù)的設(shè)備設(shè)施，并確保其兼容性和可擴(kuò)展性。最后，為了保證婚姻檔案管理信息化管理的穩(wěn)定性，還要做好數(shù)據(jù)中心建設(shè)，并充分考慮數(shù)據(jù)中心的物理環(huán)境，如供電、制冷、防火以及數(shù)據(jù)中心的邏輯架構(gòu)，如虛擬化、容災(zāi)備份等，確保數(shù)據(jù)中心能夠高效、安全和可靠運(yùn)行。

5.加強(qiáng)婚姻檔案利用管理

在日常生活中，公證、遺產(chǎn)繼承、房產(chǎn)買賣、解決經(jīng)濟(jì)糾紛和銀行貸款等事務(wù)的辦理，均需要應(yīng)用到婚姻檔案。為了保證婚姻檔案的順利使用，需要加強(qiáng)婚姻檔案的利用管理，讓各項(xiàng)檔案利用流程得以有序開展，滿足新形勢下日漸增長的檔案利用需求。在婚姻檔案利用管理中，需根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，立足于《婚姻登記條例》《民法典》以及《婚姻登記檔案管理辦法》的要求，做好協(xié)商溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案利用中存在的困難和問題，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，設(shè)置專人負(fù)責(zé)辦理各項(xiàng)檔案利用流程，還要按照管理辦法統(tǒng)一執(zhí)行各項(xiàng)檔案查詢與利用程序，保證檔案利用管理程序合法、規(guī)范。此外，要確立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案利用意識(shí)，記錄每一次查檔人身份證、介紹信、檔案用途等信息，確保檔案利用行為透明可追溯，降低信息被泄露等方面的風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案利用管理效果。對(duì)于線上與各部門之間的檔案信息共享利用，則可以考慮借助用戶權(quán)限管理，根據(jù)用戶需求和工作職責(zé)，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，并對(duì)用戶登錄加以身份驗(yàn)證和訪問權(quán)限控制，確保只有授權(quán)用戶才能訪問相關(guān)檔案信息，同時(shí)記錄用戶操作日志，方便對(duì)用戶行為追溯和審計(jì)。

此外，考慮到群眾在日常生活和工作中，可能有異地檔案查詢的需求，因此，也要積極拓寬服務(wù)渠道，推行“異地查檔、跨館服務(wù)”，深入優(yōu)化檔案利用管理效果。在此過程中，可以將各地的檔案管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，讓檔案管理部門可以以身份證、戶口本、結(jié)婚證等證件為依據(jù)，提出檔案異地查詢申請(qǐng)，并將申請(qǐng)發(fā)送檔案所在的當(dāng)?shù)貦n案館，然后檔案所在檔案館審核申請(qǐng)中包含的信息內(nèi)容，確認(rèn)無問題后，即可通過電子版網(wǎng)絡(luò)發(fā)送、紙質(zhì)版檔案快遞發(fā)送等方式，展開檔案的送達(dá)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)異地查檔、跨館服務(wù)。但應(yīng)當(dāng)注意，婚姻檔案異地查檔、跨館服務(wù)可能涉及不同地區(qū)的政策和規(guī)定，因此在實(shí)際操作中，做好相關(guān)規(guī)定的協(xié)調(diào)，并嚴(yán)格按照流程操作。同時(shí)，也應(yīng)保護(hù)好個(gè)人隱私和信息安全，避免泄露敏感信息?？紤]到異地查檔、跨館服務(wù)的流程可能會(huì)較為復(fù)雜且嚴(yán)格，所以，在服務(wù)渠道、路徑建設(shè)上，應(yīng)提前做好相關(guān)的規(guī)劃，并建立配套的機(jī)制、制度，以支持此項(xiàng)服務(wù)的落實(shí)，深入優(yōu)化檔案利用的靈活性和效率。

6.重視婚姻檔案監(jiān)管

考慮到婚姻檔案具有多種重要的社會(huì)功能，對(duì)于個(gè)人生活與社會(huì)治理，均具有重要意義。為了進(jìn)一步確保婚姻檔案管理工作能夠滿足要求，需重視婚姻檔案的監(jiān)管工作，并不斷完善婚姻檔案監(jiān)管制度，根據(jù)實(shí)際情況和需要加以調(diào)整和優(yōu)化。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)與其他相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與配合，形成合力，共同推進(jìn)婚姻檔案監(jiān)管工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化和高效化。在此過程中，應(yīng)明確檔案管理部門的監(jiān)管責(zé)任，建立健全追責(zé)機(jī)制，并重點(diǎn)加強(qiáng)檔案保密監(jiān)管，明確婚姻檔案的查閱和使用權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門審批流程和手續(xù)的辦理監(jiān)管，防止檔案信息被濫用和泄露。還要注意對(duì)于不再需要保存的婚姻檔案，應(yīng)建立明確的銷毀制度和處理流程。一般來說，銷毀工作應(yīng)在監(jiān)督下開展，并留有相關(guān)的記錄，確保檔案內(nèi)容不被非法獲取和利用。此外，還要定期審核婚姻檔案的內(nèi)容，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。審核工作應(yīng)包括對(duì)檔案內(nèi)容的核對(duì)、核實(shí)以及對(duì)于存在疑問或異常的檔案展開深入調(diào)查和處理，由此提高監(jiān)管工作力度，讓婚姻檔案管理工作的質(zhì)量和效果得到保障，從而為檔案的后續(xù)利用提供有力支持。

四、結(jié)論

綜上所述，新形勢下應(yīng)積極提高婚姻檔案管理水平，深入優(yōu)化婚姻檔案的社會(huì)服務(wù)功能。在婚姻檔案管理中，應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到婚姻檔案的重要性，并做好歸檔、檔案利用支持、監(jiān)管等相關(guān)工作，提高檔案管理效率，規(guī)范檔案管理操作，從而持續(xù)提高婚姻檔案管理工作水平，促進(jìn)婚姻檔案效能的充分發(fā)揮。

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