精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

高萌

摘 要：檔案管理是醫(yī)院重要的基礎(chǔ)性工作之一，在臨床診療、科學(xué)研究、提高醫(yī)療效率等方面都發(fā)揮著重要作用。精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理中的重要手段和方式，主要應(yīng)用于企業(yè)管理領(lǐng)域，逐步拓展到各行各業(yè)。檔案工作是一項(xiàng)煩瑣、細(xì)致的系統(tǒng)性工作，引入精細(xì)化管理的理念、思路和辦法，可以有效提高醫(yī)院檔案管理效率。文章結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，提出了檔案管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化和信息化的“四化”總要求，從崗位職責(zé)、運(yùn)行管理、開發(fā)利用和安全保障四個(gè)方面設(shè)計(jì)了醫(yī)院檔案管理應(yīng)用框架，并提出了相應(yīng)的推進(jìn)措施，希望能為各地醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理工作提供一定參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；精細(xì)化管理；應(yīng)用；策略

中圖分類號(hào)：G271；R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展中最珍貴、最有力的見證，是醫(yī)院在醫(yī)療運(yùn)行、科研教學(xué)、設(shè)備設(shè)施、基建項(xiàng)目、財(cái)務(wù)管理和安全生產(chǎn)等方面最真實(shí)的記載，是醫(yī)院歷代職工辛勤付出和智慧的結(jié)晶。近年來，隨著各大醫(yī)院特別是三甲醫(yī)院接診量的持續(xù)增加，快速有效制作、保存、管理和使用各類病歷資料，已成為醫(yī)院自身管理水平的重要標(biāo)志。在新醫(yī)改背景下，國(guó)家對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也提出新要求，從2013年開始，醫(yī)院門（急）診病歷的保管年限不少于15年、住院病歷不少于30年，對(duì)醫(yī)院檔案管理也提出了更加細(xì)化和具體的要求。

但目前，不少醫(yī)院特別是中小規(guī)模醫(yī)院，還存在著重視不足、理念滯后、管理粗放以及人才缺乏等問題，亟待改善。精細(xì)化管理是現(xiàn)代科學(xué)管理的重要分支，核心理念就是嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、規(guī)范，精益求精、追求完美，這與醫(yī)院檔案管理工作目標(biāo)一致、邏輯相通，將精細(xì)化管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域，可以發(fā)揮事半功倍的作用?！蛾P(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》也明確提出，公立醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)發(fā)展模式由粗放式向精細(xì)化轉(zhuǎn)變。新時(shí)期，推動(dòng)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理已成為一項(xiàng)十分重要的工作。

一、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理概述

1.精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化管理起源于20世紀(jì)50年日本豐田公司的“精益思想”，前期主要應(yīng)用于企業(yè)管理領(lǐng)域，后逐步擴(kuò)展到政府和組織管理中。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)全過程的精益求精，努力把每個(gè)環(huán)節(jié)做好、每個(gè)細(xì)節(jié)做優(yōu)，提高整體效率。精細(xì)化管理通過標(biāo)準(zhǔn)化的流程、嚴(yán)格的管理要求、透明的信息交流、高效的溝通協(xié)調(diào)，以此全面提升工作效能。

2.醫(yī)院檔案精細(xì)化管理主要內(nèi)容

檔案精細(xì)化管理內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案管理工作沒有明顯區(qū)別，主要包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、編研以及利用等，涵蓋檔案收、管、存、用的主要環(huán)節(jié)，但要求更加嚴(yán)格、更加規(guī)范以及更加細(xì)致。同時(shí)，對(duì)于檔案管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、成本控制以及新技術(shù)應(yīng)用等方面也提出了精細(xì)化目標(biāo)。在管理方式方法上，醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，可以引入企業(yè)管理模式，如精益生產(chǎn)法、5S現(xiàn)場(chǎng)管理法、目視化管理法、OEC管理法以及全員設(shè)備精細(xì)維護(hù)管理法等，分別應(yīng)用于檔案收集管理、檔案設(shè)備管理維護(hù)等環(huán)節(jié)。

3.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的意義

首先，提高工作效率。醫(yī)療檔案數(shù)量多、種類雜，日常工作量大，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。將精細(xì)化管理理念全面融入檔案管理的收集、分類、歸檔、保管、開發(fā)和利用全過程中，通過全新管理模式與管理方法可以進(jìn)一步規(guī)范工作程序，優(yōu)化工作流程，減少工作梗阻，提高日常工作效率；其次，保障檔案安全。醫(yī)療檔案關(guān)乎生命健康，容不得半點(diǎn)馬虎大意，將精細(xì)化管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，可以加強(qiáng)檔案從生產(chǎn)到保管再到查閱利用全過程的安全管理，確保醫(yī)院檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、專業(yè)性；最后，助力檔案開發(fā)利用。醫(yī)療檔案具有彌足珍貴的價(jià)值，依托精細(xì)化管理有助于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的歸集分類、編研開發(fā)與綜合利用，最大化釋放檔案資源價(jià)值，助力醫(yī)院發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理應(yīng)用框架設(shè)計(jì)

1.頂層設(shè)計(jì)：系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、信息化

（1）系統(tǒng)化。黨的二十大提出，堅(jiān)持系統(tǒng)觀念，把握事物本質(zhì)發(fā)展原理。醫(yī)院檔案管理工作涉及部門多，應(yīng)用范圍廣，本身就是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作。首先，將精細(xì)化管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中要建立系統(tǒng)意識(shí)，把握全局與局部、當(dāng)下與長(zhǎng)遠(yuǎn)的關(guān)系，既要保障眼下工作，也要兼顧未來發(fā)展；其次，要科學(xué)制定檔案管理年度計(jì)劃、中長(zhǎng)期計(jì)劃，優(yōu)化整體系統(tǒng)與各子系統(tǒng)關(guān)系。通過建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案工作聯(lián)席會(huì)議制度，明確各部門職責(zé)，加強(qiáng)檔案管理部門與各業(yè)務(wù)科室溝通聯(lián)系，提高整體工作效率。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是精細(xì)化管理的核心內(nèi)容，也是檔案管理工作的關(guān)鍵。醫(yī)院要依托相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求，通過機(jī)制建設(shè)，建立完善的檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)體系、電子文件管理與數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。針對(duì)未歸檔的檔案，嚴(yán)格按照編碼、分類、掃描、裝訂和歸檔的流程，及時(shí)歸檔整理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦結(jié)，同步實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理。對(duì)已歸檔的檔案按業(yè)務(wù)類型分類、排序、裝盒和入柜，并同步完善檔案管理臺(tái)賬，提高借閱效率。按照“十防”標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，科學(xué)配備電子監(jiān)控、溫濕控制、掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、防磁柜以及噴淋滅火等設(shè)備設(shè)施，確保檔案的安全性、真實(shí)性。

（3）精細(xì)化。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精是精細(xì)化管理的宗旨和目的，也是醫(yī)院檔案管理的重要方面。醫(yī)院要從設(shè)施建設(shè)、制度機(jī)制、現(xiàn)場(chǎng)管理以及人員管理等多方面入手，提高精細(xì)化管理水平。細(xì)化管理員崗位職責(zé)、檔案借閱利用、檔案整理編目和檔案室消防安全制度，推行檔案專人專管、定期檢查，對(duì)檔案目錄、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、裝盒和編號(hào)全面細(xì)化檢查，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)各類檔案庫(kù)存、接收、銷毀以及利用等，全面提高檔案精細(xì)化管理水平。此外，還要對(duì)照最新管理規(guī)定，定期組織醫(yī)院檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)，夯實(shí)精細(xì)化管理基礎(chǔ)。

（4）信息化。推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程，不僅可以大幅提高效率，還有助于更好地實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。醫(yī)院要結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)相關(guān)軟件、硬件設(shè)備設(shè)施投入，加快推進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)，數(shù)字化掃描檔案資料，科學(xué)分類、整理和保存，完善電子文件歸檔機(jī)制，優(yōu)化電子檔案管理流程，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收?？茖W(xué)界定“雙套制”保管范圍，確保重要資料雙重安全，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)增量電子化與存量數(shù)字化。還要進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)各類檔案數(shù)字化管理，充分發(fā)揮檔案信息資源在提高醫(yī)院診療水平、醫(yī)療質(zhì)量和深化醫(yī)院改革中的重要作用，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展留下更多可查、可尋、可靠的歷史記錄。同時(shí)，還要積極運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案服務(wù)模式與服務(wù)方法，更好地服務(wù)患者，圍繞醫(yī)院中心工作、圍繞臨床一線，發(fā)揮醫(yī)院檔案更大的價(jià)值。

2.模式架構(gòu)：崗位職責(zé)、運(yùn)行管理、開發(fā)利用、安全保障

（1）明確崗位職責(zé)。精細(xì)化管理理論實(shí)際上是一種將管理責(zé)任具體化、明確化的管理模式。因此，進(jìn)一步明確崗位職責(zé)，確保責(zé)任到人、工作到人以及人崗匹配就顯得尤為關(guān)鍵。醫(yī)院檔案包括患者病歷、醫(yī)療設(shè)備檔案、科研課題檔案、會(huì)計(jì)資料、人力資源檔案以及工程檔案等，數(shù)量多、分類細(xì)、專業(yè)性強(qiáng)、保管要求高，其收集、保管、整理、使用以及開發(fā)利用等對(duì)于管理人員也有著不同要求，醫(yī)院要結(jié)合自身實(shí)際，科學(xué)設(shè)置檔案崗位，堅(jiān)持因需設(shè)崗、因崗選人，確保資源最優(yōu)配置，最大化發(fā)揮人力資源價(jià)值。

（2）科學(xué)運(yùn)行管理?？茖W(xué)運(yùn)行管理是指在檔案精細(xì)化管理中，要合理安排工作職責(zé)，規(guī)范流程，確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，避免多頭管理、交叉扯皮、效率低下等問題。要進(jìn)一步加強(qiáng)過程管理，堅(jiān)持“誰(shuí)形成、誰(shuí)立卷、誰(shuí)整理”的原則，從源頭夯實(shí)檔案工作精細(xì)化基礎(chǔ)，確保各類檔案資料收集完整、齊全、準(zhǔn)確。堅(jiān)持制度管人、標(biāo)準(zhǔn)化辦事，將精細(xì)化管理觀念貫穿檔案收集、整理、分類、保管和使用的全過程，確保精益求精，每個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，不出問題。同時(shí)，還要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，全面開展檔案管理工作自查自糾，對(duì)于在管理中出現(xiàn)的問題，建立工作臺(tái)賬，閉環(huán)整改落實(shí)到人，確保整改到位。

（3）抓好開發(fā)利用。開發(fā)利用是發(fā)揮檔案價(jià)值的重要手段。醫(yī)院要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案目錄的編排、檔案內(nèi)容的科學(xué)分類，有條件的醫(yī)院可以依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等，建立線上檔案查詢、預(yù)約等服務(wù)，整合檔案信息資源，為醫(yī)院科研、用戶借閱提供更多便利。探索引入?yún)^(qū)塊鏈、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，打造醫(yī)療記錄管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)患者病歷、醫(yī)療記錄的共建共享。要進(jìn)一步提高檔案部門協(xié)調(diào)服務(wù)能力，對(duì)于醫(yī)院重大課題、重大項(xiàng)目，要安排檔案人員配合，協(xié)助科研人員開展研究和實(shí)驗(yàn)，助力醫(yī)院技術(shù)研發(fā)，提高醫(yī)療診療能力，并圍繞醫(yī)院歷史文化稟賦、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等，加強(qiáng)檔案的編研開發(fā)利用，發(fā)揮資政育人、文化傳播的作用，服務(wù)于醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

（4）保障檔案安全。保障檔案安全是精細(xì)化管理的底線。第一，要加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全管理，加強(qiáng)防火、防盜管理，確保檔案安全。電子檔案室要配置恒定溫濕度儲(chǔ)存環(huán)境，建立硬件監(jiān)測(cè)和軟件防火墻、殺毒系統(tǒng)，并加強(qiáng)日常巡查管理，確保消防、防盜預(yù)警系統(tǒng)、電水線路以及機(jī)電設(shè)備設(shè)施等正常運(yùn)行。第二，加強(qiáng)數(shù)字簽章、數(shù)字簽名管理，確保電子檔案準(zhǔn)確完整、不被篡改，保管、使用安全。第三，加強(qiáng)檔案接收、使用安全管理，嚴(yán)格檔案審核標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案制式，統(tǒng)一核定編號(hào)，對(duì)檔案的接收嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真逐卷審查，確保歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，杜絕虛假材料、填寫不規(guī)范材料入檔，保證歸檔材料的真實(shí)性、可靠性、規(guī)范性和完整性。第四，加強(qiáng)對(duì)檔案整理數(shù)字化外包公司的監(jiān)督管理，與企業(yè)簽訂保密協(xié)議書，保障檔案安全。第五，加強(qiáng)值班值守，嚴(yán)格落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)帶班、干部值班、保安24小時(shí)值守制度，確保檔案館的安全。

三、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理應(yīng)用的推進(jìn)措施

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，高位推進(jìn)檔案管理精細(xì)化工作

火車跑得快，全靠車頭帶。推動(dòng)檔案精細(xì)化管理工作，離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。醫(yī)院要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立以院長(zhǎng)為組長(zhǎng)、主管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)人為成員的醫(yī)院檔案精細(xì)化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，高位部署推進(jìn)，確保檔案工作時(shí)時(shí)處處有人管、有人抓，形成工作有要求、有布置、有檢查的良好格局。要將檔案精細(xì)化管理納入醫(yī)院整體戰(zhàn)略規(guī)劃中，科學(xué)制訂短期目標(biāo)與長(zhǎng)期規(guī)劃，有力有序推進(jìn)，確保工作順利開展。還要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作精細(xì)化管理的宣傳教育，引導(dǎo)廣大干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要意義，增強(qiáng)全院人員的檔案收集和保管意識(shí)，為檔案工作開展奠定良好基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，完善精細(xì)化管理頂層設(shè)計(jì)

沒有規(guī)矩，不成方圓。制度是一個(gè)組織內(nèi)成員共同遵守的行為規(guī)范，保證組織有效運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)既定目標(biāo)的達(dá)成。醫(yī)院要在《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《歸檔文件管理細(xì)則》等國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、部門規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、自身實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化醫(yī)院檔案的各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案收集到歸檔再到利用，都要制定明確具體的工作標(biāo)準(zhǔn)與流程規(guī)范，確保工作有章可循。嚴(yán)格按照要求執(zhí)行有關(guān)保密工作規(guī)定，履行檔案借閱程序、控制借閱范圍。還要定期召開專門協(xié)調(diào)會(huì)，研究標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)中存在的困難、問題，打通工作堵點(diǎn)，確保規(guī)章制度落實(shí)到位，并將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化納入醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化的大盤子中，一體化部署推進(jìn)。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)工作監(jiān)督檢查，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作。

3.加強(qiáng)督導(dǎo)考核，確保檔案精細(xì)化管理落到實(shí)處

推動(dòng)檔案精細(xì)化管理，需要持續(xù)用力、久久為功。因此，督導(dǎo)考核工作就顯得尤為重要，醫(yī)院要進(jìn)一步加強(qiáng)督導(dǎo)考核工作，將檔案管理情況納入部門績(jī)效考核，要求各部門按要求及時(shí)規(guī)范移交各類檔案資料，并檢查各部門上報(bào)的歸檔資料，不符合歸檔要求的立即退回整改，形成檔案管理自覺化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的長(zhǎng)效機(jī)制。由檔案管理部門牽頭，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，定期對(duì)各部門文書材料、報(bào)表記錄、各類檔案等展開專項(xiàng)檢查，發(fā)現(xiàn)問題下發(fā)整改通知，責(zé)令限期完成。還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案部門、醫(yī)院檔案館（室）的專項(xiàng)考核與督導(dǎo)檢查工作，細(xì)化、量化考核指標(biāo)，提高針對(duì)性，充分發(fā)揮督導(dǎo)考核的指揮棒作用。

4.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)精細(xì)化管理工作基礎(chǔ)

一方面，醫(yī)院要通過大學(xué)生招聘、人才引進(jìn)等方式，進(jìn)一步充實(shí)檔案人才隊(duì)伍，夯實(shí)工作基礎(chǔ)。同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員，要給予醫(yī)務(wù)人員同等職務(wù)晉升待遇，引導(dǎo)廣大青年干部積極投身醫(yī)院檔案工作，不斷優(yōu)化醫(yī)院檔案管理人才建設(shè)；另一方面，組織全體醫(yī)務(wù)人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，切實(shí)提高檔案工作的自覺性，為做好檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)加大對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷改進(jìn)工作方法，確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案是打開過去的密碼，是服務(wù)未來的鑰匙。精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，要堅(jiān)持以系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化和信息化為總要求，優(yōu)化醫(yī)院管理、組織方式，將管理責(zé)任具體化、明確化，工作內(nèi)容科學(xué)量化。同時(shí)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，切實(shí)提高檔案開發(fā)利用和服務(wù)保障水平，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

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