檔案管理對(duì)高校治理的影響研究

楊敏

摘 要：高校校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案記錄著高校的行政決策全過(guò)程，對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、高效決策有著重要的參考意義。做好校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理優(yōu)化工作，是高校邁向高水平發(fā)展的內(nèi)在要求。文章以西北某所高校為例，通過(guò)對(duì)該校校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理現(xiàn)狀及其對(duì)學(xué)校治理影響因素的研究，提出了優(yōu)化校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理的三條思路，以期使校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案查閱更加方便、管理流程更加清晰、會(huì)議資料更加安全以及參考資料更加多元，切實(shí)為校領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞：校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案；校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)；會(huì)議檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

中圖分類(lèi)號(hào)：G272.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高校檔案肩負(fù)著“存憑、留史、資政、育人”的使命，是高校人文底蘊(yùn)的直觀體現(xiàn)，也是高校行政工作的參考依據(jù)。提升高校檔案工作質(zhì)量對(duì)于服務(wù)高校創(chuàng)新發(fā)展、推動(dòng)校園文化建設(shè)都具有重要意義。在高校檔案中，校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案最具行政功能，它能最直觀體現(xiàn)學(xué)校行政事務(wù)辦理能力和行政管理水平，為校領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理提供證據(jù)和咨詢(xún)資料，加強(qiáng)校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理工作，對(duì)于保存高校歷史記憶、服務(wù)高校創(chuàng)新發(fā)展、推動(dòng)高校管理升級(jí)意義重大。

一、高校校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理現(xiàn)狀

1.高校校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理的基本情況

以西北某高校為例，學(xué)校對(duì)校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理工作還沒(méi)有形成統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議材料大多由學(xué)校行政辦公室負(fù)責(zé)征集、整理留檔，且在行政事務(wù)中，普遍存在重過(guò)程執(zhí)行，輕會(huì)議材料檔案留存的現(xiàn)象。部分會(huì)議結(jié)束后會(huì)議文件被銷(xiāo)毀、散佚、隨意存放，給后期相關(guān)事項(xiàng)查證造成了許多困難，甚至存在重要事件決議泄密的情況。再加之，會(huì)議記錄重要信息漏記、少記，進(jìn)一步加劇了查證困難，為后續(xù)校長(zhǎng)辦公會(huì)決定事項(xiàng)執(zhí)行、督辦增加了阻礙，降低了學(xué)校行政工作效率。

2.高校校長(zhǎng)辦公會(huì)議檔案管理的現(xiàn)狀分析

校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案從會(huì)議召開(kāi)到檔案形成、后期管理一般遵循以下模式。

（1）會(huì)前準(zhǔn)備階段

學(xué)校行政辦公室通過(guò)工作群、OA平臺(tái)、電話等形式下發(fā)會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍及注意事項(xiàng)等，要求上會(huì)各部門(mén)上交議題紙質(zhì)版和電子版，隨通知一并下發(fā)議題上會(huì)材料模板。有議題各部門(mén)（單位）負(fù)責(zé)人與分管校領(lǐng)導(dǎo)溝通，確定上會(huì)議題，分管校領(lǐng)導(dǎo)同部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)就議題情況一同向校長(zhǎng)報(bào)備后簽署提交上會(huì)全套材料。

紙質(zhì)版上會(huì)材料必須包含議題申報(bào)表、上會(huì)申請(qǐng)及議題相關(guān)附件，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)分管校領(lǐng)導(dǎo)須在議題申報(bào)表簽字，如議題涉及財(cái)務(wù)問(wèn)題、法務(wù)問(wèn)題或需要招標(biāo)，還需有分管財(cái)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校法律顧問(wèn)簽字及招標(biāo)辦負(fù)責(zé)人簽字。

學(xué)校行政辦公室根據(jù)各部門(mén)（單位）上交議題的輕重緩急，整理、歸納、排序形成議題單，并列出常規(guī)參會(huì)人員和列席會(huì)議人員報(bào)校長(zhǎng)審示。校長(zhǎng)根據(jù)行程安排，組織相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人召開(kāi)議題審議會(huì)，逐個(gè)對(duì)議題開(kāi)展審議，確定最終上會(huì)議題。學(xué)校行政辦公室將確定上會(huì)的議題紙質(zhì)材料和電子材料各準(zhǔn)備一套，并通知相關(guān)參會(huì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)按時(shí)參會(huì)。

（2）會(huì)中協(xié)調(diào)

學(xué)校行政辦公室負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置、人員協(xié)調(diào)、會(huì)議保密以及會(huì)場(chǎng)材料準(zhǔn)備等，并按照議題單順序做好匯報(bào)人員安排。以西北某高校為例，會(huì)前一天，辦公室負(fù)責(zé)人會(huì)建立會(huì)議群，議題單及注意事項(xiàng)都在群里發(fā)布。會(huì)上采取相關(guān)部門(mén)匯報(bào)，校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)列席部門(mén)、法律顧問(wèn)集體討論決議以及匯報(bào)結(jié)束即離會(huì)的方式推進(jìn)，行政辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，督促各部門(mén)簡(jiǎn)單、清晰匯報(bào)議題，并做好會(huì)議記錄及會(huì)議全過(guò)程錄音。

（3）會(huì)后歸檔及管理

會(huì)議結(jié)束后，學(xué)校行政辦公室回收會(huì)場(chǎng)所有材料，包括但不限于全套上會(huì)紙質(zhì)材料，各部門(mén)匯報(bào)材料，各位領(lǐng)導(dǎo)案頭涉及議題決議的相關(guān)材料等，對(duì)紙質(zhì)材料采用分類(lèi)整理，按照議題單順序，將所有上會(huì)議題紙質(zhì)材料裝訂成冊(cè)，上會(huì)電子版材料做好留存，相關(guān)材料及時(shí)銷(xiāo)毀以防泄密，并對(duì)會(huì)議記錄仔細(xì)檢查，確保無(wú)漏記、錯(cuò)記，以待備查，并形成會(huì)議紀(jì)要。

此種校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理模式比較粗放，因?yàn)樵撔ＰｉL(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議材料管理歸檔并沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)要求，不在檔案館規(guī)定必須歸檔的文件之列，會(huì)后部分材料被整理成冊(cè)，部分被直接銷(xiāo)毀，還有部分因無(wú)人管理丟失，出現(xiàn)了歷史會(huì)議記錄無(wú)處查找、無(wú)人負(fù)責(zé)等管理亂象。

3.校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理中的突出問(wèn)題

目前，該校校長(zhǎng)辦公會(huì)材料管理存在的問(wèn)題是沒(méi)有形成完備的管理模式、缺少規(guī)范性文件、多頭管理或無(wú)人管理以及管理手段原始單一等。存在以上問(wèn)題的原因有，對(duì)校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案重視不夠、缺乏統(tǒng)一的管理模式、學(xué)校重大會(huì)議材料歸檔流程不清晰、會(huì)后材料收集不及時(shí)、分散出去的材料沒(méi)有統(tǒng)一收歸專(zhuān)人管理以及多人手頭保有會(huì)議材料，且各自管理一部分或者無(wú)人管理。同時(shí)，還存在會(huì)議材料查閱隨意、沒(méi)有通過(guò)流程手續(xù)留痕，也未限定查閱知悉范圍，導(dǎo)致部分工作內(nèi)容泄密，會(huì)議文件的管理歸檔工作沒(méi)有跟上時(shí)代步伐，沒(méi)有配套的電子信息管理系統(tǒng)。

二、高校校長(zhǎng)會(huì)議檔案管理對(duì)高校治理的影響

校長(zhǎng)辦公會(huì)議是高校行政議事決策的重要機(jī)制，是貫徹落實(shí)黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制的重要手段之一，會(huì)議的決策水平直接影響高校行政效率，反映高校治理水平，間接影響高校辦學(xué)水平、科研水平、育人水平和建設(shè)水平等長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。校長(zhǎng)辦公會(huì)議決策不可避免需要借鑒過(guò)往議題決策情況，只有在原有決策基礎(chǔ)上不斷推動(dòng)工作向更實(shí)、更細(xì)、更全面落實(shí)，才能逐步提升行政決策水平，科學(xué)決策、科學(xué)管理，推動(dòng)高校不斷向高層次邁進(jìn)。因此，完整保存、規(guī)范管理過(guò)往會(huì)議資料就顯得尤為重要。管理工作不到位，一是會(huì)給查詢(xún)資料設(shè)置門(mén)檻，延長(zhǎng)了辦理時(shí)間，影響行政效率。二是管理不善，或沒(méi)有及時(shí)更新，容易造成決策滯后或失誤，影響學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。三是會(huì)議文件丟失，尤其事關(guān)組織管理、人事調(diào)動(dòng)等重要議題文件丟失，對(duì)于重大行政決策有極大風(fēng)險(xiǎn)。黨的十八大以來(lái)，黨中央高度重視高等教育，各個(gè)高校都大踏步向高層次、高質(zhì)量發(fā)展奮進(jìn)，站在教育轉(zhuǎn)型的風(fēng)口，這些影響因素不消除，限制的是學(xué)校整體發(fā)展水平，影響的是學(xué)校的聲譽(yù)和形象。

三、高校校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理優(yōu)化的思考

如上文所述，會(huì)議檔案留存管理對(duì)高校發(fā)展有著極大影響，學(xué)校應(yīng)該提高重視，多方面思考如何提高校長(zhǎng)辦公會(huì)議檔案管理水平。

1.探索建立數(shù)字化檔案庫(kù)之下的“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)”

首先，建立“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)”的必要性。一是輔助決策。校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供建議參考，可以更高效地解決學(xué)校面臨的各種問(wèn)題；二是創(chuàng)新思維。以往的典型案例在提供參考的同時(shí)，還可以提供更優(yōu)化的思路，激發(fā)校領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新思維和前瞻性視野，推動(dòng)學(xué)校的改革和發(fā)展；三是協(xié)調(diào)資源。校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)有利于直觀呈現(xiàn)學(xué)校人力、物力、財(cái)力各方面資源，以便于重新分配整合，提高學(xué)校的整體效益。

其次，“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)”的一些功能構(gòu)想。一是議題資料共享。會(huì)前，各部門(mén)可以將議題的相關(guān)材料通過(guò)“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)”開(kāi)展交流、共享，以便智囊團(tuán)成員提前了解議題內(nèi)容，做好會(huì)議準(zhǔn)備；二是實(shí)時(shí)討論和意見(jiàn)收集。團(tuán)內(nèi)討論可以實(shí)時(shí)跟蹤記錄，智能歸納整理主旨內(nèi)容、初步意見(jiàn)等，作為學(xué)校的歷史資料存檔，為未來(lái)決策提供參考；三是文件和資料管理。可以設(shè)置文件和資料管理功能，方便管理人員上傳、共享和下載會(huì)議相關(guān)的文件和資料；四是權(quán)限管理。設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理功能，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查看、編輯、刪除會(huì)議檔案信息。同時(shí)，系統(tǒng)還應(yīng)該記錄每個(gè)用戶(hù)的操作行為，方便后續(xù)追溯和管理；五是動(dòng)態(tài)共享。定期梳理推送有關(guān)教育、學(xué)校發(fā)展的各種動(dòng)態(tài)，為校領(lǐng)導(dǎo)提供最新、最準(zhǔn)確的信息和建議。在未來(lái)的發(fā)展中，“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)”還可以不斷拓展其功能和作用，為學(xué)校的發(fā)展提供更加全面、專(zhuān)業(yè)的支持和幫助。

最后，建立“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)”的預(yù)期效果。一方面，智囊團(tuán)成員為校內(nèi)外的專(zhuān)家學(xué)者和行政領(lǐng)導(dǎo)提供專(zhuān)業(yè)、深入的建議和決策支持，使校領(lǐng)導(dǎo)更加全面、準(zhǔn)確地了解學(xué)校的發(fā)展需求和外部環(huán)境的變化，從而做出更加科學(xué)、合理的決策；另一方面，可以實(shí)現(xiàn)查閱人員嚴(yán)格追溯，責(zé)任更加清晰，避免校長(zhǎng)辦公會(huì)決策過(guò)程中推諉扯皮。此外，智囊團(tuán)成員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌驗(yàn)閷W(xué)校的發(fā)展提供有力的支持，提升學(xué)校的整體形象和聲譽(yù)，也有利于激發(fā)成員的工作熱情和創(chuàng)造力。

2.建立校長(zhǎng)辦公會(huì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在高?？傮w檔案管理之下，探索建立校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議材料收集、整理、歸檔規(guī)范。

（1）資料收集。建立完善校長(zhǎng)辦公會(huì)資料收集制度，明確需要收集的資料范圍、收集時(shí)間、收集方式以及具體收集流程等，明確上交材料模板，按照學(xué)校發(fā)展實(shí)際，對(duì)材料歸類(lèi)整理，大體包含資金類(lèi)、人事類(lèi)、制度類(lèi)、學(xué)校重大項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)等。

（2）會(huì)議記錄。明確會(huì)議記錄的內(nèi)容、格式和整理方法，并要注重會(huì)議記錄的查閱、保存、保密工作，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)作出明確要求。

（3）檔案裝訂。根據(jù)不同的檔案類(lèi)型和用途，明確裝訂方式，如活頁(yè)裝訂、鐵環(huán)裝訂等，并制定檔案編頁(yè)、編碼規(guī)范。

（4）檔案移交。明確與檔案館的銜接流程，建立完善的移交制度，明確移交的流程和責(zé)任人，并注重移交材料的完整性和移交過(guò)程中的保密工作。

（5）電子化。建立完善的電子化管理制度，明確電子化管理的范圍、格式和存儲(chǔ)方式，加強(qiáng)電子檔案的安全保障工作。

3.配備校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理專(zhuān)業(yè)人員

校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議材料涉及機(jī)要，可以考慮在學(xué)校行政辦公室收文室或?qū)W校秘書(shū)處設(shè)立專(zhuān)業(yè)崗位，匹配工作人員全程負(fù)責(zé)會(huì)議檔案線上線下管理工作，做好人員工作崗位勝任能力培訓(xùn)，匹配相應(yīng)工作績(jī)效和職稱(chēng)評(píng)審渠道。也可以在綜合考慮學(xué)校人員編制情況的基礎(chǔ)上，通過(guò)招聘、選拔和培養(yǎng)的方式配備校長(zhǎng)辦公會(huì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，負(fù)責(zé)“校領(lǐng)導(dǎo)智囊團(tuán)”線上運(yùn)行管理和全程原始資料收集歸檔。

四、高校校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理優(yōu)化對(duì)高校治理的積極作用

優(yōu)化校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理工作，對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展意義重大，主要體現(xiàn)在：

1.信息檢索、查閱更加便捷，節(jié)省決策時(shí)間

通過(guò)數(shù)字化、信息化、規(guī)范化、分類(lèi)化管理的會(huì)議檔案，可以快速定位、查找和瀏覽所需信息，突破以往查閱材料的時(shí)空及審批限制，為校領(lǐng)導(dǎo)提供更準(zhǔn)確、及時(shí)的信息支持，避免重復(fù)開(kāi)會(huì)，大幅節(jié)省時(shí)間成本。

2.優(yōu)化管理流程，提高學(xué)校檔案管理實(shí)效

優(yōu)化校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理工作，可以通過(guò)制定規(guī)范的檔案管理流程和制度，確保檔案的收集、整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)和備份等環(huán)節(jié)得到有效執(zhí)行，優(yōu)化了管理流程，減少了檔案管理中的錯(cuò)誤和混亂，保證了檔案的完整性和準(zhǔn)確性，提高了學(xué)校檔案管理效率。

3.保障會(huì)議檔案安全，防止決策信息被泄露

校長(zhǎng)辦公會(huì)檔案涉及學(xué)校決策層面信息，通過(guò)一系列加密技術(shù)、權(quán)限控制和備份策略等手段可以有效防止檔案信息被泄露或損壞，既確保了檔案的安全性和完整性，也保障了學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。

4.參考資料更加多元，可以有效提升決策科學(xué)性

長(zhǎng)此以往，隨著校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案的不斷積累更新，校領(lǐng)導(dǎo)可以在了解先前的討論和決策的同時(shí)，從多維度對(duì)比研究，從而在新的會(huì)議中做出更明智的決策。通過(guò)對(duì)會(huì)議檔案的深入分析，也可以更全面地了解學(xué)校的運(yùn)行狀況以及各項(xiàng)政策、決策的實(shí)施效果，有助于校領(lǐng)導(dǎo)在未來(lái)的決策中，更加科學(xué)、合理地制定和實(shí)施政策，提高決策科學(xué)性，更利于決策事項(xiàng)落地落實(shí)。

5.增強(qiáng)高校文化底蘊(yùn)

校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案的留存、管理，記錄了學(xué)校許多歷史性的變革和重要的節(jié)點(diǎn)，本身就是高校文化內(nèi)涵的有機(jī)組成。一方面，參會(huì)人員可以更好地了解學(xué)校的歷史和文化，增強(qiáng)對(duì)學(xué)校的歸屬感和責(zé)任感；另一方面，會(huì)議檔案也可以成為學(xué)校每一屆領(lǐng)導(dǎo)人學(xué)習(xí)和研究的資料，公開(kāi)部分可以用于校園文化宣傳，有利于涵養(yǎng)、塑造學(xué)校文化。

6.做好校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議資料管理可以為行政事務(wù)督查督辦提供依據(jù)

通過(guò)系統(tǒng)、全面地整理和保存會(huì)議資料，可以確保各項(xiàng)工作的連續(xù)性和可追溯性。同時(shí)，也可以和學(xué)校的督察督辦機(jī)制對(duì)接，將會(huì)議決策事項(xiàng)轉(zhuǎn)化成督察督辦事項(xiàng)，下發(fā)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)執(zhí)行，定期上報(bào)落實(shí)結(jié)果，形成督察督辦報(bào)告，進(jìn)一步促進(jìn)各項(xiàng)決策事項(xiàng)落實(shí)。

7.吸引優(yōu)秀人才

校長(zhǎng)辦公會(huì)檔案管理優(yōu)化展示了學(xué)校在管理方面的專(zhuān)業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，可以為學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等方面提供有力支撐，從而推動(dòng)高水平高校建設(shè)和發(fā)展，增強(qiáng)學(xué)校的吸引力，打造品牌效應(yīng)，吸引更多的優(yōu)秀人才和資源向?qū)W校聚集。

五、總結(jié)

校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案優(yōu)化管理可以使學(xué)校決策水平和決策效率大幅提升，使各項(xiàng)工作更高效落實(shí)，提高學(xué)校整體運(yùn)營(yíng)效率。學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案管理工作，配備專(zhuān)人，建立完善的檔案管理制度和信息技術(shù)支持體系，使會(huì)議檔案電子化存儲(chǔ)、系統(tǒng)化檢索，實(shí)現(xiàn)云端協(xié)作共享，并遵循保密原則，利用信息手段做好檔案資料的安全保密工作，確保會(huì)議檔案的完整性、準(zhǔn)確性和合法性。與此同時(shí)，也要高度重視會(huì)議檔案的參考性?xún)r(jià)值，通過(guò)探索建立數(shù)據(jù)分析模型，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持和預(yù)測(cè)預(yù)警，使校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議檔案能夠立足學(xué)校實(shí)際，為工作提供有效的指導(dǎo)和支持，不斷推動(dòng)學(xué)校行政管理工作向更科學(xué)、規(guī)范、精細(xì)的方向邁進(jìn)。

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