論企業(yè)檔案管理體制的“新”

李有芬

摘 要：改革開放之后的中國在發(fā)展歷程中達到了前所未有的高度，各行各業(yè)都取得了不同程度的進步，在此基礎(chǔ)上，中小型企業(yè)相繼成為推動我國國名經(jīng)濟發(fā)展不可小覷的力量，而由此滋生的檔案管理問題卻越發(fā)嚴重。文章從企業(yè)檔案管理的定義入手，討論了當今企業(yè)在檔案管理工作中的問題，并提出了一些改革建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；改革；中小型企業(yè)

0 引言

中國社會主義市場經(jīng)濟不斷深化，不同類型的企業(yè)在這一大背景下相繼出現(xiàn)，加大的刺激了不同領(lǐng)域市場規(guī)模的不斷擴大，相應(yīng)的，這些企業(yè)所擁有的龐大人員系統(tǒng)的檔案在數(shù)量和種類上都達到了一定的高度。當今時代是信息化膨脹的時代，大量的信息對商業(yè)圈乃至整個社會來說都是無比寶貴的財富。由此，各企業(yè)在組織、生產(chǎn)、決策等方面都或多或少受檔案信息的影響，企業(yè)在檔案信息需求量上的表現(xiàn)也反映了一個企業(yè)在檔案工作中的關(guān)注力度在整個企業(yè)管理工作中所占的比重?？v觀當前我國企業(yè)的檔案管理工作，依然有不少問題橫生，適當?shù)貙芾眢w制進行改革勢在必行，改革優(yōu)化后的企業(yè)檔案管理可以更好地企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，從此種層面上來講，對企業(yè)檔案管理體制進行改革工十分有必要。

1 企業(yè)檔案管理體制

當前，各企業(yè)在國家檔案局的統(tǒng)一指導(dǎo)下實行統(tǒng)一的檔案管理體制，《檔案法》和《檔案法實施辦法》在近幾年被相繼頒布并得以實施，各企業(yè)的檔案管理工作也開始步入正軌，同時，一些企業(yè)為順應(yīng)時代發(fā)展而進行的整頓行為給企業(yè)檔案管理工作帶來新的發(fā)展契機，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也開始將注意力放在檔案管理工作上，這些無疑都給企業(yè)機構(gòu)、人員和設(shè)備等方面帶來了新的改觀動力，自此，專業(yè)門類檔案的統(tǒng)一管理、集中管理基本得以實現(xiàn)，且建立了實行以科技檔案為主體，集企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)、財務(wù)、行政管理及黨群等各類檔案于一身的綜合檔案室。[1]在這些企業(yè)中，很多企業(yè)的檔案室都是由管理層在管理企業(yè)各項事宜中進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，儼然發(fā)展成為企業(yè)內(nèi)部的一個獨立機構(gòu)，且多數(shù)有條件的大中型企業(yè)身在還在原來的基礎(chǔ)上建立了獨立的企業(yè)檔案資料信息中心和企業(yè)檔案館來開展檔案管理方面的工作。

伴隨著各企業(yè)檔案管理工作的陸續(xù)完善，國家檔案局、中央各專業(yè)主管部門以及地方各級檔案行政管理部門開始將目光放置在企業(yè)檔案工作的宏觀管理上，并針對不同的門類和層次制定出適應(yīng)企業(yè)檔案管理的相關(guān)標準，企業(yè)檔案管理工作也隨之邁向更加標準化、規(guī)范化的道路。但一些企業(yè)承包制度的不徹底和管理層目光的短淺促使他們只單一追求在承包期內(nèi)的經(jīng)濟利潤最大化，對企業(yè)檔案管理工作置之不理的不良現(xiàn)象非常普遍，甚至有相當一部分企業(yè)已經(jīng)削弱或取消了檔案的相關(guān)管理工作。除此之外，由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)涵養(yǎng)達不到要求，在為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)的主動性上也不夠積極，現(xiàn)階段的多數(shù)企業(yè)特別是一些中小型企業(yè)更是置檔案管理方面的工作于不顧，甚至有“邊緣化”的傾向。

2 企業(yè)檔案管理體制中的問題

（1）企業(yè)檔案管理不足。我國經(jīng)濟體制改革程度不斷朝著深度方向發(fā)展，各企業(yè)、政府主管部門的結(jié)構(gòu)性質(zhì)都發(fā)生了翻天覆地的變化，企業(yè)也已經(jīng)脫離政府而不再依附于政府存在，相反的，它已經(jīng)轉(zhuǎn)型成自主經(jīng)營、自負盈虧、自我發(fā)展的獨立經(jīng)濟實體。繼政府各部門在機構(gòu)結(jié)構(gòu)上的精簡、合并后，許多負責企業(yè)的主管部門被整理，這更大大減少了政府在企事業(yè)檔案管理工作上的監(jiān)督、指導(dǎo)力度；由于一些企業(yè)在檔案管理工作上重視不夠，在企業(yè)整頓過程中撤銷檔案管理主管部門的現(xiàn)象時有發(fā)生，這無疑也加大了對現(xiàn)有檔案管理體制的沖擊。[2]“條塊”結(jié)合的檔案管理體制一直是企業(yè)大力推崇的，然而基于目前環(huán)境背景下卻顯得并不是太適應(yīng)，而且越來越嚴重的弊端隨著時間的增長而逐漸暴露，主要表現(xiàn)為企業(yè)檔案管理工作中的不協(xié)調(diào)、雙重標準、要求矛盾等問題。政府的相關(guān)檔案行政部門和企業(yè)的檔案主管部門相互結(jié)合本來應(yīng)該是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體制的突出特征，然而二者缺其一的現(xiàn)象卻確使得企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)了滯納。因此，盡快改革企業(yè)檔案管理體制成為一個亟待解決的關(guān)鍵問題。

（2）私營企業(yè)的增多給管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。在諸多非公有制企業(yè)中，私營企業(yè)的檔案管理工作目前還處于初級階段，建檔工作滯后、管理不規(guī)范等問題比較嚴重，且無管理人員、無工作制度、無庫房、無設(shè)備設(shè)施等是其最基本的特征，這些性質(zhì)的存在足以說明現(xiàn)有的檔案管理體制在迎合私營企業(yè)發(fā)展需要上還有很多不足。自中國開展改革開放的工作以來，民營企業(yè)的檔案管理工作就一直是國家和地方主管機關(guān)管理和過問的“盲點”，如今民營企業(yè)數(shù)量與規(guī)模都得到了前所未有的壯大，檔案管理工作上的諸多問題給現(xiàn)存體制帶來了極大的挑戰(zhàn)。

3 企業(yè)檔案管理體制的改革

（3）強化管理，依法治檔。對檔案進行集中統(tǒng)一管理是《檔案法》規(guī)定的基本管理原則，企業(yè)若想實現(xiàn)長足發(fā)展的遠大目標，加大檔案信息開發(fā)力度是必行之路。這也就要求各企業(yè)在當前檔案管理工作的基礎(chǔ)上加大人、財、物等各方面的投入，另外，必須將檔案管理工作納入企業(yè)行政管理的日程，有必要讓公司上層領(lǐng)導(dǎo)者專門負責，與企業(yè)的競爭機制和科學(xué)合理的規(guī)章制度相結(jié)合也是提升企業(yè)檔案管理體制的一個有效途徑。[3]企業(yè)應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行管理工作，加強監(jiān)督力度，必要時也可配備專業(yè)的執(zhí)法監(jiān)督人員，并明確各人員的工作職責，落實工作范圍。

（2）加大工作積極性和自主性。企業(yè)檔案管理工作的自主性是企業(yè)適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，其組織形式和管理形式都由企業(yè)根據(jù)自身的實際發(fā)展情況而自主選擇。自主性在組織形式上具體表現(xiàn)為企業(yè)的檔案工作的決定，主要是從使用各類檔案進行綜合性的管理機采用檔案與書刊資料共同進行綜合性管理兩個方向做出選擇；表現(xiàn)在檔案的管理形式上則是在集中型管理、分級保管與集中保管結(jié)合型等類型中擇優(yōu)。企業(yè)檔案管理在提高自主能動性的同時，還要進一步加強檔靈活性。畢竟我國目前依然處于多種所有制形式并存的時代背景下，這決定了企業(yè)檔案管理工作絕不能實行一刀切，實踐證明，原有的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理機制的靈活多樣性加上宏觀管理、微觀放活的管理原則是可行的。

（3）堅持企業(yè)檔案管理信息一體化?，F(xiàn)階段的多數(shù)企業(yè)實行單一的檔案信息管理體制，朝檔案分散管理模式和集中管理模式的兩個極端傾向比較嚴重。這兩者中，分散管理模式指企業(yè)將各種類型的檔案獨立的保存于各隸屬部門；而集中管理模式則是將企業(yè)的財務(wù)、生產(chǎn)技術(shù)文秘等各類型的檔案材料集中到一起實行統(tǒng)一的管理。[4]毫無疑問的，這兩種管理模式不管是在內(nèi)容上，還是在信息量的提供上，都有著嚴重的滯后性和局限性，在適應(yīng)企業(yè)不斷深化改革需要方面有很大的困難，另外，企業(yè)的檔案信息訴求也是一個不可避免的難題。所以，新形勢下的企業(yè)檔案管理必須實現(xiàn)信息一體化。

4 結(jié)論

存在于當代歷史洪流中的各企業(yè)，其企業(yè)性質(zhì)、行業(yè)特點以及決策者的意識等諸多因素都對企業(yè)檔案管理體制的改革和確立構(gòu)成影響。企業(yè)的不斷擴張和深化給企業(yè)檔案管理部門帶來更多的、新的挑戰(zhàn)。企業(yè)決策者提高檔案管理工作的意識度、建立適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展的檔案管理體制是值得各企業(yè)深入研討的重要課題。

參考文獻：

[1] 王萍.論新時期企業(yè)檔案管理體制的現(xiàn)狀與改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（9）：27-28.

[2] 陳惠，吳珊珊.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制改革之探討與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（3）：13-14.

[3] 王蘇月.企業(yè)檔案管理體制的變革與思考[J].機電兵船檔案，2010（2）：5-9.

[4] 李兆明.關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討[J].檔案學(xué)研究，2006（1）：23-27.