數(shù)字化視域下事業(yè)單位檔案管理提升對策研究

[摘 要]本文針對數(shù)字化時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和問題，提出了一系列有效的對策，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。本文從在數(shù)字化時(shí)代開展檔案管理工作的意義為出發(fā)點(diǎn)，分析了數(shù)字化視域下事業(yè)單位檔案管理存在的問題，針對這些問題提出了提高事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平的有效策略，旨在為事業(yè)單位提高數(shù)字化檔案管理水平提供理論依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；事業(yè)單位；檔案管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和數(shù)字化時(shí)代的到來，檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位管理中不可或缺的一部分。良好的檔案管理不僅可以提高工作效率，還可以保障工作質(zhì)量和管理安全。然而，在數(shù)字化視域下，事業(yè)單位檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)和問題，需要制定相應(yīng)的對策來提升管理

水平。

一、開展檔案管理工作對事業(yè)單位的意義

（一）簡化工作流程

在事業(yè)單位內(nèi)部，涉及大量的文件、資料、信息等需要妥善管理和保存。而傳統(tǒng)的人工管理方式往往效率較低，易出現(xiàn)文件遺失、信息混亂等問題。因此，開展檔案管理工作對于簡化事業(yè)單位的工作流程至關(guān)重要。首先，檔案管理的數(shù)字化能夠使得文件檢索更加便捷高效。傳統(tǒng)的手工管理方式往往需要大量的人力物力去進(jìn)行文件的整理、存儲和檢索，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)則可以通過關(guān)鍵詞檢索、分類存儲等功能，迅速找到所需文件，節(jié)省了大量的時(shí)間成本[1]。其次，數(shù)字化檔案管理可以降低檔案管理的成本。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要購買大量的文件柜、存儲設(shè)備以及耗費(fèi)人力去維護(hù)。而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)則可以將文件數(shù)字化存儲在服務(wù)器上，節(jié)省了大量的空間成本，同時(shí)也減少了紙張、墨盒等耗材的使用，降低了管理成本。最后，數(shù)字化檔案管理還可以提高工作的靈活性和效率。在傳統(tǒng)的手工管理方式下，檔案只能在固定的地點(diǎn)和時(shí)間被訪問，而數(shù)字化檔案管理則可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地、跨部門共享的功能，使得工作人員可以更加靈活地處理工作，提高了工作的效率。

（二）提高工作質(zhì)量

在事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)中，工作質(zhì)量直接關(guān)系到其服務(wù)水平、行政效能以及對社會(huì)的責(zé)任履行程度。開展檔案管理工作對提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量具有重要意義，這涉及檔案管理的專業(yè)性、規(guī)范性以及信息安全性等方面。首先，檔案管理的規(guī)范性能夠提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，由于文件管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，容易導(dǎo)致文件錯(cuò)亂、遺失、丟失等問題，進(jìn)而影響到工作的正常開展。而引入專業(yè)的檔案管理制度和規(guī)范，通過數(shù)字化手段對文件進(jìn)行分類、歸檔、備份、銷毀等管理操作，能夠保障文件的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性，有效提升了工作質(zhì)量。其次，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備較高的信息安全性，可以保護(hù)重要信息的安全性和完整性，從而提高了事業(yè)單位工作的保密性和完整度。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，可以通過權(quán)限管理、加密技術(shù)等手段，對文件進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制和安全防護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員篡改、竊取或破壞文件信息，保障了文件的安全性。

（三）拓寬管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往局限于紙質(zhì)檔案的存儲和管理，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)則為管理方式的拓寬提供了廣闊的空間。首先，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)使得管理方式更加靈活、多樣。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式受限于物理空間和時(shí)間，檔案只能在特定地點(diǎn)和特定時(shí)間內(nèi)被訪問和管理。而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化存儲和共享，工作人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地訪問和管理檔案，極大地提高了管理的靈活性和便利性。其次，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)拓寬了管理方式的信息化程度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備了強(qiáng)大的信息處理和管理功能，可以對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理、智能化分析和統(tǒng)計(jì)，為管理決策提供更加全面和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。例如，系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析歷史檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)工作中的潛在問題和趨勢，為管理者提供科學(xué)的決策依據(jù)，進(jìn)一步提升了管理的精確性和效率。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還拓寬了管理方式的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在文件遺失、損壞、泄密等安全隱患，而數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以通過加密、權(quán)限控制等技術(shù)手段，對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的安全保護(hù)，防止文件的非法篡改、竊取和泄露，有效保障了信息的安全性和完整性。

二、數(shù)字化視域下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）相關(guān)人員檔案管理意識薄弱

在事業(yè)單位中，存在著相關(guān)人員檔案管理意識薄弱的問題，這給檔案管理工作帶來了一系列的挑戰(zhàn)和隱患。首先，由于相關(guān)人員對檔案管理的意識不強(qiáng)，容易導(dǎo)致對檔案的管理工作缺乏重視。他們可能會(huì)忽視檔案管理的重要性，以致檔案管理工作變得隨意和混亂，甚至出現(xiàn)檔案丟失、錯(cuò)亂等情況。例如，一些工作人員可能會(huì)隨意更改文件的存放位置、遺失重要文件，或者沒有及時(shí)更新檔案信息，導(dǎo)致檔案的完整性和準(zhǔn)確性受到威脅。其次，在沒有形成良好的檔案管理意識的情況下，即便有相關(guān)的檔案管理規(guī)范和制度，工作人員也可能不會(huì)嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作，而是根據(jù)個(gè)人的主觀意愿或臨時(shí)需要進(jìn)行處理檔案，容易造成管理規(guī)范的混亂和失效[2]。例如，一些工作人員可能會(huì)將機(jī)密文件存放在不安全的地方，或者未按照規(guī)定的程序進(jìn)行文件的歸檔和備份，導(dǎo)致檔案管理工作的失控和混亂。最后，在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展到了需要數(shù)字化管理的階段，而如果相關(guān)人員對數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性缺乏認(rèn)識，容易導(dǎo)致檔案管理工作的滯后和落后。例如，一些工作人員可能仍然堅(jiān)持使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，而未能及時(shí)跟進(jìn)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下、信息傳遞不及時(shí)、處理不便捷等問題。

（二）缺乏數(shù)字型檔案管理人才

在數(shù)字化視域下，事業(yè)單位普遍存在著缺乏數(shù)字型檔案管理人才的問題，這一問題給檔案管理工作帶來了一系列挑戰(zhàn)和難題。首先，缺乏數(shù)字型檔案管理人才使得事業(yè)單位難以適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的要求和發(fā)展。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變，對檔案管理人員的素質(zhì)和能力提出了更高的要求。然而，現(xiàn)實(shí)中很多事業(yè)單位的檔案管理人員仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理水平上，缺乏數(shù)字化檔案管理的相關(guān)知識和技能，導(dǎo)致無法有效地應(yīng)對數(shù)字化檔案管理的挑戰(zhàn)，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其次，缺乏數(shù)字型檔案管理人才也制約了數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用和推廣。數(shù)字化檔案管理涉及信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多方面的知識，需要檔案管理人員具備一定的技術(shù)水平和專業(yè)能力才能有效的操作和應(yīng)用。然而，由于缺乏數(shù)字型檔案管理人才，事業(yè)單位往往無法充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理技術(shù)的優(yōu)勢，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用受到一定的阻礙，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。最后，缺乏數(shù)字型檔案管理人才還容易造成檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，涉及大量的機(jī)密和重要信息，需要專業(yè)人士負(fù)責(zé)信息安全和保護(hù)工作，防止信息泄露、篡改等安全問題發(fā)生。然而，如果事業(yè)單位缺乏數(shù)字型檔案管理人才，就無法有效保障檔案信息的安全性，可能會(huì)給單位帶來不可預(yù)測的風(fēng)險(xiǎn)和損失。

（三）檔案管理數(shù)字化水平低，缺乏安全性

由于檔案管理數(shù)字化水平低，事業(yè)單位可能采用的是傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，其功能較為簡單、界面不友好、操作復(fù)雜等，難以滿足復(fù)雜多樣的檔案管理需求。例如，一些數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可能只能實(shí)現(xiàn)簡單的檔案存儲和檢索功能，而無法支持?jǐn)?shù)據(jù)分析、權(quán)限管理等高級功能，導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量無法得到有效提升。缺乏安全性是檔案管理數(shù)字化水平低的一個(gè)重要表現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中存儲著大量的機(jī)密和重要信息，包括個(gè)人隱私、企業(yè)機(jī)密等，如果系統(tǒng)缺乏有效的安全保護(hù)措施，容易受到黑客攻擊、病毒感染等安全威脅，導(dǎo)致檔案信息泄露、篡改等問題。此外，檔案管理數(shù)字化水平低還可能導(dǎo)致信息化管理水平低下[3]。在數(shù)字化時(shí)代，信息化管理已成為事業(yè)單位提高管理效率、服務(wù)水平和競爭力的重要手段，而檔案管理作為信息化管理的重要組成部分，其數(shù)字化水平低意味著信息化管理的整體水平也較低。

三、提高事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水平的有效策略

（一）定期組織培訓(xùn)，提高相關(guān)人員檔案管理意識

為了提高事業(yè)單位相關(guān)人員的檔案管理意識，定期組織培訓(xùn)是一種非常有效的策略。培訓(xùn)旨在向相關(guān)人員傳達(dá)檔案管理的重要性、方法和標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠正確理解檔案管理工作的意義，并具備相關(guān)的知識和技能來進(jìn)行檔案管理工作。首先，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理的基本知識。通過介紹檔案管理的基本概念、原則、流程和方法，讓相關(guān)人員了解檔案管理的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，建立起正確的檔案管理觀念。例如，培訓(xùn)可以介紹檔案的分類、歸檔、檢索、保管和銷毀等基本流程，使相關(guān)人員能夠清楚地了解如何正確處理和管理檔案[4]。其次，培訓(xùn)內(nèi)容還應(yīng)包括數(shù)字化檔案管理的知識。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理已成為事業(yè)單位檔案管理的重要方式，相關(guān)人員需要了解數(shù)字化檔案管理的基本原理、技術(shù)和方法。培訓(xùn)可以介紹數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的基本功能、操作方法和安全保護(hù)措施，使相關(guān)人員能夠熟練地運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行工作。此外，培訓(xùn)還應(yīng)包括檔案管理的法律法規(guī)和政策。相關(guān)人員需要了解檔案管理的法律法規(guī)和政策，明確檔案管理的法律責(zé)任和義務(wù)，遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。培訓(xùn)還可以介紹國家和地方檔案管理的法律法規(guī)和政策，讓相關(guān)人員了解檔案管理工作的法律依據(jù)和要求，增強(qiáng)其法律意識和規(guī)范意識。

（二）引入數(shù)字化人才，健全檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

為了提升事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平，引入數(shù)字化人才并健全檔案管理隊(duì)伍至關(guān)重要。首先，事業(yè)單位可以通過人才引進(jìn)、外包等方式，引入具備數(shù)字化檔案管理專業(yè)知識和技能的人才。這些人才應(yīng)當(dāng)具備良好的信息技術(shù)背景，熟悉數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作和應(yīng)用，了解數(shù)字化檔案管理的相關(guān)政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。他們可以擔(dān)任數(shù)字化檔案管理的技術(shù)支持、系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)分析等職責(zé)，為事業(yè)單位提供專業(yè)的技術(shù)支持和服務(wù)，提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的使用效率和管理水平。其次，事業(yè)單位可以通過內(nèi)部培訓(xùn)、外部合作等方式，提升現(xiàn)有檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理能力。針對已有檔案管理人員，可以開展針對性的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其了解數(shù)字化檔案管理的基本概念、技術(shù)和方法，掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作技巧，提高其數(shù)字化檔案管理能力和水平。此外，還可以與外部專業(yè)機(jī)構(gòu)或高校合作，開展數(shù)字化檔案管理相關(guān)課程或研修班，提供更加系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的數(shù)字化能力。再者，事業(yè)單位應(yīng)該建立健全的人才激勵(lì)機(jī)制和培養(yǎng)體系，為數(shù)字化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)提供持續(xù)的動(dòng)力和支持。可以通過提供良好的薪酬待遇、晉升機(jī)會(huì)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、技術(shù)交流等方式，吸引和留住數(shù)字化人才，激發(fā)其積極性和創(chuàng)造性。同時(shí)，還應(yīng)該建立健全的職業(yè)發(fā)展通道和人才培養(yǎng)計(jì)劃，為數(shù)字化人才提供廣闊的發(fā)展空間和成長平臺，使其在事業(yè)單位的檔案管理領(lǐng)域得到充分發(fā)展和

提升。

（三）健全檔案管理機(jī)制，提升數(shù)字化水平

要提升事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平，事業(yè)單位需要健全檔案管理機(jī)制。首先，事業(yè)單位需要建立完善的檔案管理制度和規(guī)章制度。這些制度應(yīng)當(dāng)包括檔案管理的基本原則、組織架構(gòu)、職責(zé)分工、工作流程、權(quán)限管理、安全保障等內(nèi)容，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和義務(wù)，規(guī)范檔案管理工作的開展[5]。例如，制定檔案管理手冊、規(guī)范檔案管理流程，明確各部門的檔案管理職責(zé)和操作規(guī)范，提高檔案管理工作的規(guī)范性和統(tǒng)一性。其次，事業(yè)單位需要建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善和優(yōu)化系統(tǒng)功能。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化檔案管理的核心工具，應(yīng)當(dāng)具備便捷地存儲、檢索、分享、安全等功能，以滿足不同部門和人員的需求。例如，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持多種文件格式的存儲和檢索、權(quán)限控制、版本管理、數(shù)據(jù)備份等功能，保障檔案信息的安全性和完整性，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

結(jié)束語

展望未來，隨著數(shù)字技術(shù)的不斷進(jìn)步和數(shù)字化檔案管理理念的不斷深化，我們有信心通過健全管理機(jī)制、培養(yǎng)專業(yè)人才、推廣數(shù)字化技術(shù)等措施，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理水平。相信在全體工作人員的共同努力下，數(shù)字化檔案管理將為事業(yè)單位帶來更高效、更安全、更便捷的管理體驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]鄭濮馨.如何做好事業(yè)單位人事檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2024（1）：47-49.

[4]王珊.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法分析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（36）：54-56

[5]李莎莎.數(shù)字化背景下推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作提升的策略[J].四川勞動(dòng)保障，2023（12）：12-13.

作者簡介：安茜雯（1988— ），女，漢族，湖北武漢人，長江武漢航道局，助理館員，本科。

研究方向：檔案信息化。